衛(wèi)生計生檔案管理工作初探

齊俠

【摘要】本文對當(dāng)前衛(wèi)生計生系統(tǒng)檔案管理工作中存在的問題進(jìn)行了分析探討，并在此基礎(chǔ)上，提出了加強(qiáng)衛(wèi)生計生檔案管理工作的一些對策與建議。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；衛(wèi)計檔案；衛(wèi)生檔案；計生檔案

目前，隨著全國各地區(qū)衛(wèi)生系統(tǒng)與計生系統(tǒng)的合并，衛(wèi)生計生檔案管理工作也進(jìn)入了一個新的階段，可以說，機(jī)遇與挑戰(zhàn)并存。對于在新形勢下如何開展衛(wèi)生計生檔案管理工作，是兩機(jī)構(gòu)合并后檔案管理人員需要認(rèn)真面對的一項重要課題。

一、當(dāng)前衛(wèi)生計生系統(tǒng)檔案管理工作中存在的問題

（一）對衛(wèi)生計生檔案管理工作的重視不足

衛(wèi)生計生檔案是衛(wèi)生計生行政管理機(jī)構(gòu)在進(jìn)行各項職能活動時形成的具有保存價值的歷史資料，是衛(wèi)生計生工作開展以及政策的制定的重要依據(jù)，具有十分重要的參考價值。由于目前的衛(wèi)計單位尚處于機(jī)構(gòu)合并的初始階段，各項工作千頭萬緒，使得檔案管理工作的重要性被忽視，檔案管理工作沒有進(jìn)入單位的議事日程，從單位領(lǐng)導(dǎo)到直接的檔案管理人員，都對檔案管理工作的重視程度不夠，導(dǎo)致在現(xiàn)階段檔案管理工作的發(fā)展嚴(yán)重滯后。

（二）檔案管理制度不健全

檔案管理制度不健全是目前衛(wèi)生計生單位檔案管理中存在的主要問題之一，對于單位檔案管理工作的有序開展十分不利。具體表現(xiàn)為：檔案管理范圍不明確、檔案分類不合理、歸檔要求不嚴(yán)謹(jǐn)、檔案的查閱及借閱程序不規(guī)范、檔案的保管不規(guī)范等。衛(wèi)生計生單位檔案管理制度不完善、不健全，與單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作不重視，單位檔案管理水平不高等有著直接的關(guān)系。此外，由于兩機(jī)構(gòu)合并，原先各機(jī)構(gòu)檔案管理制度與現(xiàn)有機(jī)構(gòu)設(shè)置不匹配，也沒有根據(jù)現(xiàn)單位實際情況進(jìn)行必要的調(diào)整，也是形成衛(wèi)生計生單位檔案管理制度不健全的一大因素。

（三）檔案管理專業(yè)人才缺乏

檔案管理是一項需要專業(yè)技能才能勝任的工作。目前，衛(wèi)生計生單位的檔案管理人員主要分為兩種，一種是專職負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員；一種是兼職負(fù)責(zé)檔案管理的。從人員的綜合素質(zhì)來看，無論是專職還是兼職檔案管理人員，在專業(yè)知識與技能方面都存在一定的欠缺。很多的兼職檔案管理人員并不具備專業(yè)的檔案管理知識與技能，即便是專職的檔案管理人員，也往往并非檔案管理專業(yè)出身。檔案管理專業(yè)人才的缺乏，已經(jīng)成為提升衛(wèi)生計生單位檔案管理水平的瓶頸。

（四）檔案管理的信息化程度不高

衛(wèi)生計生檔案管理的信息化程度不高主要體現(xiàn)在兩個方面，一是檔案資料的數(shù)字化、信息化不規(guī)范，轉(zhuǎn)化技術(shù)水平低，效率不高；二是檔案信息化建設(shè)不全面，檔案網(wǎng)站服務(wù)功能不完善，檔案利用服務(wù)較差。檔案信息化建設(shè)是利用信息技術(shù)提高檔案管理工作的現(xiàn)代化水平，更好的實現(xiàn)檔案信息的社會化服務(wù)。衛(wèi)生計生檔案管理的信息化程度不高，在很大程度上影響了衛(wèi)生計生檔案管理的效率以及檔案的有效利用。

二、加強(qiáng)衛(wèi)生計生檔案管理工作的對策

（一）提高對衛(wèi)生計生檔案管理工作的重視程度

衛(wèi)生計生檔案的重要性及其價值是毋庸置疑的，其對于地區(qū)衛(wèi)生計生工作的開展具有重要的參考價值。以當(dāng)前衛(wèi)生計生檔案管理中出現(xiàn)的問題來說，提高對檔案管理工作的重視程度是關(guān)鍵，是提升衛(wèi)生計生檔案管理工作成效的基礎(chǔ)，只有思想上引起重視，才有在行動上落實到位。加強(qiáng)對衛(wèi)生計生檔案管理的重視，關(guān)鍵是要單位領(lǐng)導(dǎo)層高度關(guān)注檔案管理工作，將檔案管理工作納入議事日程，只有從上向下形成重視檔案管理的氛圍，才能更好地落實檔案管理的各項工作。

（二）完善檔案管理各項規(guī)章制度

制度是用來規(guī)范人的行為的準(zhǔn)則，只有完善的規(guī)章制度，才能更好地規(guī)范人的行為，確保檔案管理工作有條不紊地進(jìn)行。目前衛(wèi)生計生檔案管理制度不健全的問題，歸根結(jié)底是因為衛(wèi)生計生單位檔案管理水平的問題。因此，完善檔案管理制度，首先要提高單位的檔案管理水平，要建立檔案管理的專職機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)檔案管理工作，要從檔案的收集、整理以及歸檔等各個環(huán)節(jié)加強(qiáng)制度建設(shè)，要明確檔案管理的范圍以及檔案管理部門的職責(zé)，要建立科學(xué)合理的檔案分類標(biāo)準(zhǔn)、歸檔要求，要規(guī)范檔案查閱及借閱的流程，對檔案的保管要制度嚴(yán)格的規(guī)章制度，確保檔案資料的完整性與準(zhǔn)確性。

（三）加強(qiáng)檔案管理專業(yè)人才的培養(yǎng)與引進(jìn)

衛(wèi)生計生檔案管理水平的提高，關(guān)鍵是要加強(qiáng)檔案管理專業(yè)人才的培養(yǎng)與引進(jìn)。以目前衛(wèi)生計生單位檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)來看，雖然基本可以滿足檔案管理的要求，但面對網(wǎng)絡(luò)新形勢下檔案管理的新問題、新情況，應(yīng)對能力明顯不足，這已經(jīng)成為了目前衛(wèi)生計生單位提升檔案管理水平的關(guān)鍵問題。從提高人員專業(yè)素質(zhì)的角度來說，加強(qiáng)檔案管理專業(yè)培訓(xùn)是有效的應(yīng)對措施。無論是對專職檔案管理人員還是兼職檔案管理人員，從單位實際需求出發(fā)，為其提供具有針對性的檔案管理專業(yè)培訓(xùn)，可以有效的提升檔案管理的專業(yè)水準(zhǔn)，尤其是對檔案信息化建設(shè)，加強(qiáng)培訓(xùn)可以確保檔案管理人員適應(yīng)新形勢下檔案管理發(fā)展的趨勢，更好的完成單位的檔案管理工作。此外，衛(wèi)生計生檔案信息化建設(shè)的要求，也對檔案管理人員的綜合素質(zhì)提出了更高的要求，單單依靠對現(xiàn)有檔案管理人員的培訓(xùn)，不足以完全滿足檔案信息化建設(shè)的要求。因此，引進(jìn)具有專業(yè)檔案管理知識與技能的人才對于完善衛(wèi)生計生單位檔案管理人才結(jié)構(gòu)具有十分重要的意義，必須要加強(qiáng)重視。

（四）加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)

檔案管理的信息化建設(shè)是利用計算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)來加強(qiáng)檔案資源信息的收集、整理、存儲及開發(fā)利用，對于推動我國社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展具有十分重要的作用。目前，檔案管理的信息化已經(jīng)成為檔案管理技術(shù)發(fā)展的趨勢，也是實現(xiàn)檔案資源共享的重要途徑。衛(wèi)生計生檔案管理水平與效率的提高，需要加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)。一方面是加強(qiáng)信息化硬件設(shè)施的投入，包括檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和檔案數(shù)字化設(shè)備，確保信息化建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施滿足要求。基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是檔案信息傳輸、交換和資源共享的基礎(chǔ)條件，只有建設(shè)先進(jìn)的檔案信息網(wǎng)絡(luò)，才能充分發(fā)揮檔案信息化的整體效益。另一方面要加強(qiáng)檔案信息化的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)及信息資源建設(shè)，做好電子檔案的基礎(chǔ)性工作。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的重要內(nèi)容，是對電子文件的形成、歸檔和電子檔案信息資源標(biāo)識、描述、存儲、查詢、交換、網(wǎng)上傳輸和管理等方面，制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范及格式，對于確保計算機(jī)管理的檔案信息和網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行的安全、暢通，具有十分重要的意義。檔案信息資源建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和核心，其開發(fā)和利用是檔案信息化建設(shè)取得成敗的關(guān)鍵，也是衡量檔案信息化水平的一個重要標(biāo)志。其主要內(nèi)容是檔案的數(shù)字化和電子文件的采集和接收，主要形式包括檔案目錄中心數(shù)據(jù)庫建設(shè)、各種數(shù)字化檔案全文及專門數(shù)據(jù)庫建設(shè)。此外，檔案管理信息化建設(shè)還包括對檔案管理人員的信息化培訓(xùn)，使之成為既懂檔案業(yè)務(wù)，又熟悉信息技術(shù)的復(fù)合型人才，以適應(yīng)信息化的檔案管理模式。

三、結(jié)束語

總的來說，衛(wèi)生計生檔案管理工作要取得成效，首先要重視檔案管理工作，尤其是要得到單位領(lǐng)導(dǎo)的重視；其次，要建立健全檔案管理的各項規(guī)章制度，確保檔案管理工作在章可循；第三，要加強(qiáng)檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)的培訓(xùn)，吸收引進(jìn)具有檔案管理專業(yè)知識與技能的人才；第四要加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)，用信息化技術(shù)促進(jìn)檔案管理水平的提高。雖然目前衛(wèi)生計生檔案管理中存在著諸多的問題，但只要在上述四個方面做好，必能取得長足的發(fā)展。

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