事業(yè)單位檔案管理工作優(yōu)化途徑解析

摘 要：針對事業(yè)單位檔案管理工作的相關(guān)內(nèi)容，分析事業(yè)單位檔案管理中存在的問題，包括檔案信息化程度較低、檔案管理體系不完善等，再針對問題提出相應(yīng)的解決措施，得出完善檔案管理體系、重視對人員的培訓(xùn)等結(jié)論，以進(jìn)一步提高企業(yè)單位檔案管理水平，為提高事業(yè)單位工作能力奠定基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理

作者簡介：趙秋英，女，秦皇島市勞動就業(yè)服務(wù)企業(yè)管理處助理檔案員，研究方向，檔案管理。

[中圖分類號]：G27 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]：A

[文章編號]：1002-2139（2016）-21--01

檔案管理是對檔案的實體和檔案信息進(jìn)行收集、整理、保管等提供利用服務(wù)活動的總稱，是國家檔案在事業(yè)單位最直接的表現(xiàn)形式。目前，工作是事業(yè)單位現(xiàn)代化管理中的重要組成部分，并對事業(yè)單位工作效率產(chǎn)生重要影響。但在實際上，受多種因素影響，事業(yè)單位在開展單位檔案管理時存在管理不到位、管理方式落后等問題，影響了事業(yè)單位各項工作的開展。本文將以此為背景，對事業(yè)單位檔案管理工作的相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行分析。

一、事業(yè)單位檔案管理中存在的問題

1.信息化水平較低

隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，信息技術(shù)已經(jīng)被廣泛一應(yīng)用在各項工作中，并有效提高了社會生產(chǎn)能力。但從事業(yè)單位檔案管理工作來看，信息化水平較低時事業(yè)單位檔案管理中普遍存在的一種問題，其突出表現(xiàn)為以下幾方面：（1）信息化技術(shù)的應(yīng)用水平有限。在檔案管理中，一大批新的技術(shù)被應(yīng)用，包括edoc文檔管理系統(tǒng)、teamdoc文檔管理軟件等，這些系統(tǒng)具有強(qiáng)大的文檔管理能力，但事業(yè)單位在系統(tǒng)應(yīng)用過程中，只是開發(fā)應(yīng)用了這些系統(tǒng)的基礎(chǔ)部分，包括檔案儲存信息登記、檔案查找等，系統(tǒng)中很多新的功能沒有得到應(yīng)用，在一定程度上影響了事業(yè)單位檔案管理的整體水平。（2）檔案管理人員的信息水平不高。事業(yè)單位的檔案管理人員均接受過系統(tǒng)的檔案管理培訓(xùn)，但是對于檔案管理系統(tǒng)，很多檔案管理人員不能熟練的對系統(tǒng)進(jìn)行操作；系統(tǒng)運(yùn)行過程中存在的問題也得不到及時解決，最終影響了事業(yè)單位檔案管理的信息化水平。

2.檔案管理體系不完善

當(dāng)前很多事業(yè)單位不具備完整的檔案管理體系，所制定的檔案管理體系存在盲目照搬的現(xiàn)象，導(dǎo)致所制定的檔案管理體系不能滿足事業(yè)單位檔案管理要求，產(chǎn)生不良影響。在這種情況下檔案管理人員不能按照規(guī)定展開工作，對整個檔案管理工作產(chǎn)生不良影響。例如，由于檔案管理體系不完善，當(dāng)前管理人員在工作中不能按照相關(guān)規(guī)定將收集到的資料進(jìn)行歸檔、保存，在檔案整理過程中，檔案沒有按照按照擺放，導(dǎo)致檔案日常管理工作異?；靵y。

二、事業(yè)單位開展檔案管理的策略分析

1.制定科學(xué)的事業(yè)單位檔案管理體系

對事業(yè)單位而言，制定科學(xué)的事業(yè)單位檔案管理體系是保證檔案管理工作順利開展的保證，因此在檔案管理過程中需要優(yōu)先制定科學(xué)的管理制度，保證各項檔案管理工作順利進(jìn)行。根據(jù)上文分析的內(nèi)容，本文認(rèn)為在制定事業(yè)單位檔案管理制度時需要注意以下問題：（1）應(yīng)該充分分析本事業(yè)單位在檔案管理中存在的問題，了解本單位檔案管理的實際情況，并以此為基礎(chǔ)制定管理體系，確保管理制度的科學(xué)性。（2）在制定管理體系過程中，為了保證管理體系具有良好的實用性，需要充分聽取檔案管理人員的建議，通過分析檔案管理人員的建議，并結(jié)合本單位管理工作的相關(guān)要求制定管理體系。（3）要確保檔案管理制度能有效的約束各個員工的工作，并且能對領(lǐng)導(dǎo)干部的行為產(chǎn)生影響，必要時要鼓勵領(lǐng)導(dǎo)干部發(fā)揮模范帶頭作用，率先遵守管理規(guī)定，進(jìn)而帶動其他人員遵守規(guī)定。

2.重視對檔案管理人員的培訓(xùn)

開展檔案管理人員的培訓(xùn)工作，這在提高其工作能力中發(fā)揮著重要作用，也可以為事業(yè)單位未來檔案管理工作產(chǎn)生重要影響。因此在工作中，需要積極開展人員再學(xué)習(xí)活動，全面提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。

在工作中，要采取自學(xué)與培訓(xùn)兩種形式，一方面，鼓勵全體檔案管理人員在閑暇之余能學(xué)習(xí)與檔案管理系統(tǒng)有關(guān)的知識，了解本單位檔案管理系統(tǒng)的功能、操作方法，進(jìn)而對整個系統(tǒng)運(yùn)行做到心中有數(shù)。另一方面，采取輪崗制度、外出外培訓(xùn)制度，為員工創(chuàng)造良好的外出學(xué)習(xí)環(huán)境，以進(jìn)一步提高員工的整體素質(zhì)。

3.優(yōu)化管理手段

在信息技術(shù)高速發(fā)展的大環(huán)境下，檔桿管理工作也需要積極引進(jìn)新的技術(shù)與方法，不斷提高檔案管理能力。例如，可以根據(jù)事業(yè)單位檔案管理的要求，實現(xiàn)檔案管理工作的信息化管理，使檔案目錄編制從人工操作轉(zhuǎn)變?yōu)橛嬎銠C(jī)操作，大幅提高了檢索效率。首先需要建立基于本單位的數(shù)據(jù)庫，并將紙質(zhì)文檔中的內(nèi)容儲存到數(shù)據(jù)庫中，并按照既定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類；在文檔檢索過程中，相關(guān)人員只需要在計算機(jī)中輸入關(guān)鍵詞，就能獲取自己想要的信息，提高了檔案的整體搜索能力。

結(jié)束語：

主要研究了事業(yè)單位檔案管理工作的相關(guān)內(nèi)容，并對事業(yè)單位如何有優(yōu)化檔案管理策略進(jìn)行分析?？傮w而言，事業(yè)單位在優(yōu)化檔案管理行為過程中，需要立足于單位實際情況，在充分了解單位在檔案管理中存在的問題后，提出針對性的解決措施，為全面提高事業(yè)單位管理水平奠定基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)：

[1]韓馨葉.事業(yè)單位檔案管理工作優(yōu)化途徑探索[J].產(chǎn)業(yè)與科技論壇，2013，09：217-218.

[2]王麗蘋.針對我國事業(yè)單位管理職能之檔案管理工作的優(yōu)化路徑[J].科技資訊，2014，35：210.