醫(yī)院人事檔案管理中的常見問題及應(yīng)對措施

【摘要】人的自然情況、經(jīng)歷、思想作風(fēng)及業(yè)務(wù)能力等方面的內(nèi)容都是通過記錄的人事檔案得到客觀反映。目前，在現(xiàn)代社會公共管理中人事檔案還是不可或缺的一種主要信息載體。在新形勢下的人事制度改革，因檔案材料不健全而導(dǎo)致的紛爭層出不窮，干部人事檔案管理相對滯后，增加了職工的很多麻煩。本文針對醫(yī)院人事檔案管理工作中的常見問題，有針對性地提出應(yīng)對措施，對于提高人事檔案管理效率具有重要的作用。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院人事檔案；常見問題；應(yīng)對措施

一、前言

在組織人事部門中，人事檔案屬于專門檔案，主要是記述職工人事管理活動并使其經(jīng)歷及德才表現(xiàn)等情況得到客觀反映，按照個人原始記錄在單位進(jìn)行集中保存以備查驗。人事檔案與個人職位、工資及福利待遇等都具有重要關(guān)系，檔案管理水平與職工工作質(zhì)量及效率具有直接關(guān)系。人事檔案目前還是現(xiàn)代社會公共管理中十分重要的一種信息載體，隨著快速發(fā)展的科技水平及應(yīng)用程度，我國不斷深化人事及醫(yī)療制度改革，使醫(yī)院檔案管理實現(xiàn)科學(xué)化、制度化及規(guī)范化，也為領(lǐng)導(dǎo)提供信息的準(zhǔn)確性及制定科學(xué)決策具有重要輔助作用。

二、醫(yī)院人事檔案管理中的常見問題

不斷發(fā)展的經(jīng)濟(jì)水平加快了人才流動，檔案管理對于時代變化的變革順應(yīng)不夠及時，功能定位及管理模式還處于計劃經(jīng)濟(jì)時期。目前，醫(yī)院人事檔案管理中常見以下幾個問題。

一是軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)沒有落實到位。在基礎(chǔ)建設(shè)方面檔案管理設(shè)施相對較為落后，鐵制檔案柜達(dá)不到理想的防潮隔熱效果，陳舊的紙質(zhì)人事檔案難免產(chǎn)生受潮、發(fā)黃、霉變等情況，經(jīng)數(shù)次裝訂整理，普遍存在損毀現(xiàn)象，對檔案完整性產(chǎn)生嚴(yán)重影響。隨著不斷提高的醫(yī)院檔案信息利用要求，目前一些醫(yī)院檔案室還采用單獨(dú)的計算機(jī)進(jìn)行管理，遠(yuǎn)達(dá)不到檔案信息化要求，迫切需要建立人事檔案數(shù)據(jù)庫。

二是未配備專職檔案管理人員。很多醫(yī)院都由人事或辦公室人員對人事檔案進(jìn)行兼職管理，龐大繁瑣的工作量，在日常收集整理檔案的過程中，因兼職檔案員不具有較高的專業(yè)水平，只了解檔案管理，不了解計算機(jī)應(yīng)用，也不具有較高的信息化技術(shù)應(yīng)用水平，研發(fā)信息設(shè)備功能對醫(yī)院檔案信息化建設(shè)產(chǎn)生一定的制約，也難以保證檔案質(zhì)量。落后的保管條件，不穩(wěn)定的檔案人員隊伍，都對檔案管理人員的工作積極性及管理水平產(chǎn)生不利影響。

三是檔案材料中存在不一致的情況。在檔案歸檔中難以把握新出現(xiàn)材料的范圍，很多人事檔案材料比較陳舊，主要是當(dāng)事人履歷、入黨志愿書、年度考核、工資調(diào)整等，在個人工作作風(fēng)、職業(yè)道德等方面缺少完善的信息。一些人事檔案材料不完整，尤其是工作調(diào)動的職工，導(dǎo)致難以通過檔案材料了解職工基本情況。個別檔案材料前后存在填寫不一致，難以甄別其真假，如老職工檔案中的出生日期及參加工作時間等填寫混亂，不利于職工基本信息的確定，并時常產(chǎn)生這些不真實的情況。

四是不重視工勤及臨時用工人員的檔案。很多醫(yī)院的工人檔案只對材料進(jìn)行補(bǔ)充，對其整理裝訂未嚴(yán)格遵循檔案管理要求。尤其是臨時用工，雖然與其簽訂勞動合同，檔案相應(yīng)檔案材料，但通常內(nèi)容不足，系統(tǒng)性及應(yīng)用價值都相對較低。

五是檔案難以保證其質(zhì)量及安全性。隨著不斷深入干部人事制度改革，在新形勢下采用人事代理的全新方式對專業(yè)技術(shù)人員進(jìn)行管理，人事代理制度初步實現(xiàn)了人事檔案社會化，有力保障了人才的合理、有序流動。但在實際工作中，很多檔案材料還需要聘用單位進(jìn)行辦理，造成檔案管理人員在用人單位與人才服務(wù)機(jī)構(gòu)之間數(shù)次往返對人事檔案進(jìn)行完善，難以保證檔案的質(zhì)量及安全性。

三、加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理的應(yīng)對措施

一是建立人事檔案管理專項資金。對軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施加大建設(shè)力度，實現(xiàn)現(xiàn)代化、信息化管理及信息共享。軟硬件設(shè)施配置與現(xiàn)代化檔案管理相適應(yīng)，是開發(fā)利用檔案信息及信息技術(shù)的一個重要基礎(chǔ)，檔案信息網(wǎng)絡(luò)是其核心。檔案逐步實現(xiàn)“電子化”管理，建立數(shù)據(jù)庫，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，采取集約化、信息化及動態(tài)化管理方式。通過聯(lián)網(wǎng)便于查閱人事檔案，使工作效率明顯提高，利用迅速統(tǒng)計分析信息資料，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供重要輔助作用。

二是人事檔案應(yīng)選擇具有較高素質(zhì)的專人進(jìn)行管理。在檔案管理這一重要崗位應(yīng)由具有較高政治素質(zhì)和專業(yè)素質(zhì)的專人進(jìn)行管理，不僅要具備職業(yè)道德、檔案專業(yè)知識，還要掌握信息技術(shù)知識。對現(xiàn)有人員加強(qiáng)技能培訓(xùn)，使其提高法律意識，確保檔案工作規(guī)范化。

三是實施人才戰(zhàn)略。人才資源共享，人才開發(fā)一體化是未來的發(fā)展趨勢，醫(yī)院應(yīng)實施人才戰(zhàn)略，用事業(yè)和感情將人才留住，妥善解決各類人才在工作中遇到的問題，使其在工作崗位上發(fā)揮專長，以免人才流失。

四、結(jié)語

綜上所述，人事檔案目前還屬于現(xiàn)代社會公共管理的主要信息載體，在其管理領(lǐng)域，嚴(yán)格遵循國家標(biāo)準(zhǔn)，建設(shè)人事信息系統(tǒng)，使辦公實現(xiàn)自動化水平，對于推動醫(yī)院人事檔案的現(xiàn)代化管理發(fā)揮了重要作用。隨著不斷出臺新的國家政策，在深化改革的醫(yī)院中，還需要不斷健全人事檔案管理制度，使其由突擊管理型轉(zhuǎn)變?yōu)槌Ｒ?guī)管理型管理，由保管型轉(zhuǎn)變?yōu)殚_發(fā)型管理，由傳統(tǒng)型轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代型管理。思想觀念得到及時更新，工作思路進(jìn)行科學(xué)調(diào)整，進(jìn)而為需求者提供高水平地服務(wù)。

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作者簡介

單秀文（1973—），漢族，黑龍江省綏棱縣人，大專學(xué)歷，研究方向：政工。