信息時代企業(yè)文書檔案管理工作的規(guī)范化

喬英

摘 要：企業(yè)檔案管理研究的目的在于促進(jìn)企業(yè)進(jìn)一步實現(xiàn)有序發(fā)展，隨著社會的進(jìn)步和發(fā)展，信息技術(shù)被廣泛運用到社會的各個領(lǐng)域。企業(yè)文書檔案管理也應(yīng)當(dāng)與時俱進(jìn)，突破傳統(tǒng)管理辦法的束縛，邁上網(wǎng)絡(luò)化、信息化、自動化發(fā)展道路，建立穩(wěn)定的文書檔案管理系統(tǒng)。本文立足于企業(yè)文書檔案管理現(xiàn)狀，對信息時代下文書檔案工作挑戰(zhàn)進(jìn)行了分析，提出了促進(jìn)企業(yè)文書檔案規(guī)范化的相關(guān)措施，以期為企業(yè)文書檔案管理工作提供有益參考。

關(guān)鍵詞：企業(yè)管理；文書檔案；規(guī)范化；現(xiàn)狀

一、信息時代企業(yè)文書檔案管理工作的現(xiàn)狀

從當(dāng)前社會背景來看，信息資源已經(jīng)成為經(jīng)濟(jì)及社會發(fā)展的重要戰(zhàn)略資源，信息化水平也從一定程度上反映了組織的現(xiàn)代化水準(zhǔn)。在此背景下，檔案管理工作也朝著信息化方向發(fā)展，并產(chǎn)生了一系列影響。信息化手段的合理應(yīng)用不僅極大地提升了企業(yè)工作效率，也使得工作變得更加合理、規(guī)范、有序。但在具體建設(shè)中，檔案管理信息化工作還是表現(xiàn)出了一定問題，如過于強調(diào)硬件設(shè)施建設(shè)，而忽視其使用效率；部門缺乏信息資源綜合開發(fā)利用人才，信息資源共享意識有待加強，安全風(fēng)險評估、預(yù)警及處理工作仍待完善。

二、信息時代企業(yè)文書檔案管理工作面臨的挑戰(zhàn)

（一）文書檔案管理機(jī)制有待完善

從現(xiàn)今文書檔案管理情況看，在檔案的收集、保管等方面存在諸多問題，如部分企業(yè)雖制定了相關(guān)檔案管理制度，但在實踐中卻成為一紙空文，缺乏執(zhí)行力，個別檔案管理人員也未能端正工作態(tài)度，使得文書檔案資源建設(shè)備受阻礙，檔案丟失損毀現(xiàn)象頻現(xiàn)；其次，部分企業(yè)因檔案管理工作的無序性，使得檔案室成為開放場所，無需登記便可自由出入，且有相當(dāng)一部分文書檔案未履行嚴(yán)格的借閱登記手續(xù)；除此之外，還有部分企業(yè)檔案室設(shè)備陳舊，檔案保管條件不符合相關(guān)要求，最終導(dǎo)致部分檔案因保管不善而發(fā)生了損毀。

（二）檔案信息化建設(shè)存在滯后性

檔案管理工作是一項十分繁雜的工作，涉及到眾多的資料，根據(jù)形式可分為文字檔案、圖片檔案、聲音檔案和視頻檔案等；根據(jù)內(nèi)容可分為文書檔案、會計檔案、科技檔案、業(yè)務(wù)檔案、特殊載體實物檔案等。信息化進(jìn)程使檔案管理變得有條不紊，大大提高了檔案管理的成效。然而由于資金有限，硬件設(shè)施建設(shè)的不足等問題，部分企業(yè)檔案管理整體信息化建設(shè)速度仍十分緩慢，難以滿足市場與企業(yè)的發(fā)展需求。

（三）管理人員專業(yè)素質(zhì)參差不齊

文書檔案管理人員直接參與檔案的管理工作，因此其專業(yè)素質(zhì)在很大程度上影響甚至決定了檔案管理效率。但很多企業(yè)對檔案管理員這一職位缺乏應(yīng)用的重視，業(yè)務(wù)培訓(xùn)形同虛設(shè)，崗位變動頻繁，人員流動大，導(dǎo)致整體檔案管理隊伍不穩(wěn)定，檔案管理質(zhì)量達(dá)不到要求。

三、企業(yè)文書檔案管理工作規(guī)范化的實現(xiàn)路徑

（一）加速文書檔案資源整合管理的標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)程

檔案信息整合系統(tǒng)實質(zhì)上是一個信息資源整合與共享的虛擬網(wǎng)絡(luò)平臺，在這一平臺之上，各個實體機(jī)構(gòu)需要通過分工合作完成既定工作目標(biāo)。因此，文書檔案資源整合的前提，就是要實現(xiàn)資源整合標(biāo)準(zhǔn)化，統(tǒng)一技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，實現(xiàn)檔案信息資源標(biāo)識、描述、存儲、傳輸、查詢、管理、使用、檢索等各個方面的規(guī)范化，為文書檔案信息資源的開發(fā)、使用和管理提供可參照依據(jù)；要從檔案工作特點和現(xiàn)實工作需要出發(fā)，從包括術(shù)語標(biāo)準(zhǔn)在內(nèi)的綜合標(biāo)準(zhǔn)到包括數(shù)據(jù)庫建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備設(shè)施標(biāo)準(zhǔn)在內(nèi)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，從文書檔案資源整合的管理標(biāo)準(zhǔn)到包括服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和工作流程在內(nèi)的工作標(biāo)準(zhǔn)，建立切實可行的檔案資源數(shù)字標(biāo)準(zhǔn)化體系，為實現(xiàn)文書檔案信息資源的有效整合奠定堅實的基礎(chǔ)。

（二）提高信息技術(shù)水平以實現(xiàn)檔案管控的有效性

具體地說，即是要加強對文書檔案管理人員的信息安全教育工作，開展定期或不定期的安全教育宣講，使工作人員充分意識到檔案數(shù)據(jù)的重要性，保證數(shù)據(jù)錄入過程中的信息可靠性和準(zhǔn)確性，從而避免失誤，保證原始數(shù)據(jù)的安全性。其次，要加強對工作人員的動態(tài)監(jiān)管，按工作規(guī)范、崗位職責(zé)對檔案人員加以督查和考核，使其了解檔案工作，增強事業(yè)心、責(zé)任感，掌握必要的業(yè)務(wù)知識和技能，基于實際構(gòu)建檔案存儲中心，為企業(yè)整體檔案管理提供有效的安全保障。

（三）完善檔案管理機(jī)制，打造專業(yè)管理人才隊伍

檔案管理人員素質(zhì)欠缺是一個客觀存在的問題，也是一個比較難以解決的難點。為此，企業(yè)必須高度重視，采取多種途徑以改善并提高檔案管理人員素質(zhì)。首先，要為檔案室配備專職檔案員，并在檔案管理人員的選聘過程中，選擇科班出身的檔案專業(yè)人才，保障檔案管理工作的專業(yè)性；其次，要留住人才，通過提高待遇、加強培訓(xùn)等途徑來使檔案管理人才流動率降到最低；再次，要加強培訓(xùn)，定期開展業(yè)務(wù)知識和技能培訓(xùn)，。

四、結(jié)語

新形勢下，企業(yè)文書檔案管理工作變得更為系統(tǒng)化、全面化、復(fù)雜化。這就要求相關(guān)管理工作做到“有的放矢”，通過更新理念、完善制度、加強執(zhí)行力，保證管理工作發(fā)揮成效，為企業(yè)穩(wěn)定運營創(chuàng)造出一個良好的環(huán)境。

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