做好機關單位檔案測評工作的幾點看法

張曄

摘要：做好機關單位檔案管理工作，不僅是機關職能工作的考查憑據(jù)，而且可為領導正確決策提供科學的依據(jù)，也反映出一個單位的管理水平。本文就如何做好檔案工作提出幾點看法：領導要高度重視檔案工作；加強檔案人才隊伍建設；建立完善的檔案管理制度，注重平時基礎工作積累；及時完整歸檔；加強檔案信息化建設。

測評工作是機關檔案工作目標管理的延續(xù)和深化，是新形勢下提高機關檔案工作整體水平的重要手段。通過測評，機關文件歸檔質(zhì)量提高，各門類檔案實體收集齊全完整，檔案信息資源利用服務不斷強化，檔案安全保管能力持續(xù)增強，機關檔案規(guī)范化、制度化管理有了新的變化。2015年，通過廳領導及全體檔案工作人員的共同努力，內(nèi)蒙古自治區(qū)國土資源廳以自治區(qū)本級單位最高分順利通過了“自治區(qū)一級”檔案測評。親歷了這次測評工作后，我對如何做好機關單位檔案測評工作有一些自己的理解和體會，在這里與大家探討：

一、強化檔案意識，自上而下充分重視檔案工作是前提

機關檔案是機關職能工作查考的憑據(jù)，是領導決策的依據(jù)，科學規(guī)范管理檔案是衡量一個單位管理水平的重要尺度。

要做好檔案工作，首先領導要重視檔案工作。只有領導重視，檔案管理工作所需的人力、物力、財力才能得到充分的保障。

其次是做好檔案工作要培養(yǎng)全機關工作人員的檔案意識，在文件材料的形成、收集、整理、歸檔等每個環(huán)節(jié)，都要嚴格規(guī)范化管理。前些年在檔案的收集過程中，經(jīng)常遇到檔案在經(jīng)辦人手中忘記歸檔，幾年后工作調(diào)整時才發(fā)現(xiàn)自己手中還有未歸檔文件。這是檔案制度不完善所致，給檔案管理工作帶來了不必要的麻煩，也敲響了警鐘。所以要充分認識檔案的重要性，管好用好檔案。

二、重視檔案人才，加強專業(yè)教育培訓是基礎

人才隊伍建設是檔案事業(yè)發(fā)展的基礎工作。近年來，隨著我國全民文化素質(zhì)的不斷提高，檔案人員隊伍的整體文化程度也有明顯提升，但是絕大部分專兼職人員所學專業(yè)與從事的檔案工作相去甚遠。檔案人員缺乏理論基礎知識，學術能力差，不善于總結和思考，檔案工作往往只停留在滿足于日常管理和日常利用層面，無法深入，實踐經(jīng)驗得不到升華，檔案管理形不成科學體系。

要做好檔案工作，順利通過檔案測評，必須采取切實有效的辦法，進一步提高檔案人才隊伍的素質(zhì)。

堅持開展崗前培訓，加強繼續(xù)教育，學習檔案基本的專業(yè)知識和技能。

單位內(nèi)部積極開展新知識、新技術、新標準和檔案法律法規(guī)學習。對新到崗人員及時進行培訓，培訓合格方能上崗。

聘請檔案專家到本單位對檔案人員進行進一步有針對性地培訓，現(xiàn)場講解、指導，提高培訓實效。

與相關處室業(yè)務人員多溝通，請他們到檔案部門進行講解，主動熟悉機關職能活動，更好地把握檔案業(yè)務知識，以便進行更深層次的檔案服務，使檔案及檔案工作的作用得到充分體現(xiàn)。

聘用檔案專業(yè)的大學生，聘用有實力的檔案專業(yè)人員，充實檔案隊伍的力量，實現(xiàn)檔案高水平高層次的管理。

培養(yǎng)開拓性的檔案管理人才，不能僅滿足于現(xiàn)狀，應實施檔案觀念、檔案管理手段、檔案管理模式的創(chuàng)新。

另外，不僅在檔案部門要有專職的檔案專業(yè)人員，還應在各業(yè)務部門配備相應的兼職檔案工作人員，形成以檔案部門為中心的檔案工作管理網(wǎng)絡，保證檔案工作的順利有序進行。

三、建立健全完善的檔案管理制度是保障

在檔案工作各環(huán)節(jié)建立規(guī)章制度，使檔案工作更加具有規(guī)范性，可以完善檔案管理手段，使檔案工作按照標準化要求進行。檔案管理工作要做到制度先行，使檔案管理規(guī)范化、標準化、統(tǒng)一化。

檔案管理制度要按照國家法律法規(guī)的要求，同時結合本單位實際制定，既要符合國家要求，又要滿足本單位的需要，要具有可操作性。

檔案管理制度一般包括：《檔案管理辦法》、《檔案分類方案》、《文件材料歸檔制度》、《檔案整理規(guī)范》、《檔案保管制度》、《檔案保密制度》、《檔案利用制度》、《檔案統(tǒng)計制度》、《庫房管理制度》、《檔案人員崗位職責》等。其中制定科學適用的《檔案分類方案》很關鍵，分類方案是整個單位檔案管理的框架，使檔案管理條理清晰，便于檔案管理與利用。

四、做好平時檔案基礎工作的積累。

檔案測評工作是對單位檔案管理工作的一個全面考核，從領導、機構、人員、設施設備、文件材料歸檔與整理、檔案資料保管與保護、檔案統(tǒng)計、移交、鑒定、檢索工具、檔案編研、檔案宣傳、信息化建設等各方面對檔案工作進行考核。所以日常工作不能只局限在檔案的整理利用上，平時就要按照檔案測評要求做好一系列的檔案管理工作。不能到檔案測評時，才手忙腳亂，臨時突擊。要做好檔案測評工作，主要是做好以下幾方面的工作：

成立檔案工作領導小組，明確主管領導，明確檔案管理機構，確定檔案專兼職人員。

完善檔案設施設備，檔案庫房符合國家標準。

各門類檔案嚴格按照檔案分類方案及整理規(guī)范進行分類、排序、編號、裝訂、裝盒、排架。

檔案歸檔及時，分類科學，保管期限劃分準確，目錄和備考表填寫完整，裝訂、裝盒規(guī)范，整齊美觀，排列、編號有序，排架科學規(guī)范。

檔案統(tǒng)計及時、準確，及時向本級國家綜合檔案館報送公開信息。

對到期檔案進行鑒定，銷毀無保存價值的檔案，銷毀清冊、審批手續(xù)齊全。

編制各類檔案紙質(zhì)檔案目錄，編寫組織沿革、大事記、重要文件匯編等材料，且編寫規(guī)范、有連續(xù)性。

以不同形式開展檔案法律法規(guī)宣傳工作，利用檔案舉辦不同形式展覽，以檔案刊物為平臺，積極開展檔案業(yè)務研究。積極收集平時檔案利用工作中的檔案利用實例，分析其利用的社會效果和經(jīng)濟效果。

五、檔案歸檔及時與完整很重要

在檔案日常管理中，檔案歸檔及時與完整很重要，要引起單位領導和全體工作人員的高度重視。

許多單位制定了檔案歸檔制度，但卻執(zhí)行不力。個別工作人員對檔案重要性認識不夠，責任意識不強，認為只要把文件辦結就可以了，歸檔工作無關緊要，存在重辦理輕歸檔的思想。有的工作人員崗位變動，其經(jīng)辦的文件材料沒有及時歸檔，也沒有進行崗位交接，久而久之文件材料不知去向。諸多原因造成檔案材料歸檔的不及時、不完整，直接影響到檔案的保管與查詢利用，檔案的查全率無法保證。

要強化督查力度，實現(xiàn)檔案的實時或定期歸檔，把檔案歸檔情況納入工作人員的工作考核中，與評先選優(yōu)掛鉤，將歸檔制度落到實處。

加快辦公現(xiàn)代化建設，是提高檔案歸檔及時完整的關鍵。應當實現(xiàn)利用計算機對工作流程跟蹤管理，最好將歸檔工作作為文件辦結的最后環(huán)節(jié)。不歸檔的文件材料，系統(tǒng)不能辦結，實現(xiàn)檔案的同步歸檔。同時，通過網(wǎng)絡監(jiān)查辦理進度，掌握應歸檔數(shù)，以達到真正實現(xiàn)提高檔案歸檔率、完整率。

六、加強檔案信息化

加強檔案信息化，是檔案事業(yè)適應時代和社會發(fā)展的必然選擇，是加速檔案管理現(xiàn)代化的客觀要求，也是提高檔案信息服務水平的必由之路。力爭把檔案信息化建設納入單位信息化建設的總體規(guī)劃中，實現(xiàn)檔案信息化與社會信息化的同步發(fā)展。

檔案信息化建設包括基礎設施建設、信息資源建設（檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設、電子文件歸檔與管理、檔案數(shù)字化）、應用系統(tǒng)建設（檔案管理系統(tǒng)建設、電子文件中心建設、檔案網(wǎng)站建設、數(shù)字檔案館）、標準規(guī)范建設、人才隊伍建設、安全保障建設等硬、軟件系統(tǒng)工程建設。

實現(xiàn)檔案信息化，使檔案管理網(wǎng)絡化、數(shù)字化、規(guī)范化。通過檔案網(wǎng)絡在線服務，實現(xiàn)檔案信息資源共享，提高檔案利用效率與效果。

現(xiàn)在機關單位辦公自動化系統(tǒng)已經(jīng)很普及，實現(xiàn)了無紙化辦公，有效提高了辦公效率，同時也保證了檔案的及時完整歸檔。應用檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)與辦公自動化系統(tǒng)的無縫對接，將辦公自動化系統(tǒng)形成的各種應歸檔電子文件元數(shù)據(jù)和背景信息直接歸檔到檔案系統(tǒng)中，并形成符合要求的檔案數(shù)據(jù)，將業(yè)務系統(tǒng)信息與檔案系統(tǒng)信息更好地結合起來，靈活運用，使檔案信息資源得到充分的利用。