地質(zhì)檔案規(guī)范化管理制度研究

郜尚義內(nèi)蒙古自治區(qū)地質(zhì)環(huán)境監(jiān)測(cè)院　呼和浩特　010020

地質(zhì)檔案規(guī)范化管理制度研究

郜尚義
內(nèi)蒙古自治區(qū)地質(zhì)環(huán)境監(jiān)測(cè)院呼和浩特010020

地質(zhì)檔案資料是地質(zhì)工作不可或缺的歷史載體，為開(kāi)展后續(xù)的地質(zhì)堪建工作提供重要依據(jù)。本文分析了地質(zhì)檔案管理中的問(wèn)題，在正視規(guī)范化管理重要性基礎(chǔ)之上，提出了地質(zhì)檔案規(guī)范化管理的對(duì)策。

地質(zhì)檔案；規(guī)范化管理；制度研究

地質(zhì)檔案資料作為最原始的信息記錄，是不可再生、不可或缺的的重要原生資料，同時(shí)也是地質(zhì)從業(yè)者堅(jiān)守崗位、默默工作的價(jià)值體現(xiàn)與勞動(dòng)認(rèn)可，是開(kāi)展后續(xù)工作的重要保障和事實(shí)依據(jù)。地質(zhì)資料因其形成過(guò)程復(fù)雜性而備受重視。近年來(lái)，隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)的快速發(fā)展，地質(zhì)檔案的管理提到新的高度，網(wǎng)絡(luò)化、智能化、規(guī)范化顯得尤其重要。因此可行、完善、規(guī)范的檔案管理制度，更加符合時(shí)代的潮流，更加迎合市場(chǎng)的需要，也為提升檔案管理水平提供重要的支撐。

一、地質(zhì)檔案管理存在的問(wèn)題

（一）檔案管理相應(yīng)投入不足

在檔案管理中，大部分地區(qū)和部門(mén)沒(méi)有資金預(yù)算，申請(qǐng)資金難上加難，投入資金嚴(yán)重不足；有的地勘單位內(nèi)部硬件設(shè)施不完備，檔案儲(chǔ)藏條件簡(jiǎn)陋，地質(zhì)檔案管理不完備。這些問(wèn)題束縛了檔案管理規(guī)范化水平的進(jìn)一步提升。此外，檔案管理的重要性還沒(méi)有得到大家的認(rèn)同與認(rèn)可，再加上公共責(zé)任感的缺失，檔案管理規(guī)范化水平提升的空間很大。

（二）檔案管理現(xiàn)代化水平偏低

在信息網(wǎng)絡(luò)發(fā)展迅猛的今天，大量的文件以及數(shù)據(jù)的儲(chǔ)存都依賴(lài)于計(jì)算機(jī)管理、處理，地質(zhì)檔案也不例外。信息采集手段落后，信息采集數(shù)據(jù)有限，這樣那樣的問(wèn)題還很多。公共服務(wù)觀念的的單薄以及缺乏相應(yīng)地之檔案管理軟件系統(tǒng)，手工管理模式仍未完全廢除。地質(zhì)檔案保存管理還未真正走上正軌，即使檔案信息電子化，也僅局限于目錄檢索這一層次，與現(xiàn)代化、規(guī)范化的檔案管理相去甚遠(yuǎn)。

（三）檔案管理人員業(yè)務(wù)水平不高

在單位層面，檔案管理很長(zhǎng)時(shí)間沒(méi)有得到應(yīng)有的重視，業(yè)務(wù)能力過(guò)硬、綜合素質(zhì)良好的人才不愿意進(jìn)入到該部門(mén)上班，在檔案管理部門(mén)上班的大部分文化水平不好，業(yè)務(wù)能力不熟，沒(méi)有接受正規(guī)的檔案管理方面的培訓(xùn)與教育，大多數(shù)人檔案管理人員缺乏檔案、地質(zhì)、計(jì)算機(jī)方面的相關(guān)知識(shí)，只是安于現(xiàn)狀，對(duì)檔案工作現(xiàn)代化建設(shè)缺乏興趣，立卷不明確、分類(lèi)不準(zhǔn)確等現(xiàn)象頻出，甚至停留在“手抄一抄，筆記一記”的水平上。

二、地質(zhì)檔案規(guī)范化管理的重要性

（一）助于夯實(shí)工程建設(shè)的質(zhì)量。

在社會(huì)進(jìn)步、歷史發(fā)展進(jìn)程中，地質(zhì)工作起著不可或缺的作用。在其中，地質(zhì)檔案管理工作又是基礎(chǔ)性工作，檔案管理的好與壞直接影響地質(zhì)工作的好壞?，F(xiàn)階段，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)越來(lái)越激烈，地質(zhì)市場(chǎng)不例外，因此建設(shè)工程的標(biāo)準(zhǔn)也就越來(lái)越高、要求越來(lái)越嚴(yán)格。由于相關(guān)地址勘探的單位的業(yè)務(wù)越來(lái)越多，地質(zhì)檔案管理的技術(shù)性越來(lái)越強(qiáng)。為了承接更高質(zhì)量的工程，地址勘探單位自覺(jué)地加強(qiáng)檔案材料的保管，推進(jìn)管理的規(guī)范化進(jìn)程，增強(qiáng)工程質(zhì)量的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)性。

（二）有利于確保領(lǐng)導(dǎo)決策的正確性。

地質(zhì)檔案是最原始的基礎(chǔ)材料和重要依據(jù)，對(duì)于單位領(lǐng)導(dǎo)作出正確決定意義重大。地質(zhì)檔案保管的規(guī)范，領(lǐng)導(dǎo)越容易做出正確的決定；地質(zhì)檔案保管的不規(guī)劃，領(lǐng)導(dǎo)做出的決定可能南轅北轍。在平時(shí)工作中，增強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能、知識(shí)水平以及綜合素質(zhì)，最大程度地規(guī)范檔案管理水平，最大限度保障領(lǐng)導(dǎo)決定的準(zhǔn)確定與可行性。

（三）有利于推進(jìn)我國(guó)地質(zhì)建設(shè)的發(fā)展進(jìn)程。

地質(zhì)檔案涵蓋了很多具體細(xì)節(jié)以及地址勘探情況，可以從中窺見(jiàn)歷史發(fā)展的脈絡(luò)，可以從中發(fā)現(xiàn)地質(zhì)建設(shè)的發(fā)展路程，可以從中汲取的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為未來(lái)研究所用。在漫長(zhǎng)的地質(zhì)建設(shè)進(jìn)程中，地質(zhì)檔案管理作為中間紐帶，破除工作效率低下的束縛，提高工作效率。地質(zhì)檔案的規(guī)范化管理可以為加快現(xiàn)代化歷程提供優(yōu)質(zhì)的信息服務(wù)，是不可或缺的重要環(huán)節(jié)。

三、提高地質(zhì)檔案資料規(guī)范化管理的對(duì)策

（一）努力增強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

地質(zhì)檔案管理事業(yè)中，隊(duì)伍建設(shè)是關(guān)鍵，人才是重點(diǎn)。地質(zhì)檔案管理的可持續(xù)發(fā)展要求我們不斷把握時(shí)代的脈搏，不斷增長(zhǎng)見(jiàn)識(shí)與知識(shí)儲(chǔ)備，不能再是停留在過(guò)去那樣簡(jiǎn)單乏味單調(diào)的工作氛圍中了。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)的普及，地質(zhì)檔案管理者要加強(qiáng)自身業(yè)務(wù)能力的學(xué)習(xí)，高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求管住自己，不僅專(zhuān)業(yè)知識(shí)儲(chǔ)備足夠、專(zhuān)業(yè)技能過(guò)硬，而且熟練掌握最新的計(jì)算機(jī)以及網(wǎng)絡(luò)知識(shí)以及編研數(shù)據(jù)的能力；不僅僅充實(shí)自己的專(zhuān)業(yè)知知識(shí)，還要主動(dòng)學(xué)習(xí)地質(zhì)方面的相關(guān)知識(shí)，積極引導(dǎo)和鼓勵(lì)檔案管理人員成為一名業(yè)務(wù)素質(zhì)過(guò)硬的復(fù)合型的綜合式人才。

除了個(gè)人努力提高以外，單位也理應(yīng)擔(dān)當(dāng)重要的角色，承擔(dān)起應(yīng)有的責(zé)任。平時(shí)工作中，單位積極開(kāi)展各項(xiàng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，派送管理人員學(xué)習(xí)數(shù)字化、計(jì)算機(jī)知識(shí)、網(wǎng)絡(luò)方面的知識(shí)、以及最新的先進(jìn)科學(xué)理念，加強(qiáng)管理人員的技能培訓(xùn)，尤其要加強(qiáng)科學(xué)運(yùn)用信息技術(shù)的實(shí)踐能力，提供優(yōu)良的環(huán)境確保檔案管理人員再學(xué)習(xí)和再深造。運(yùn)用精神激勵(lì)、金錢(qián)獎(jiǎng)勵(lì)等手段把檔案管理人員的內(nèi)在主動(dòng)性調(diào)動(dòng)起來(lái)。多措并舉提升地質(zhì)檔案管理人員信息化服務(wù)水平，提高綜合素質(zhì)，造就一批勤勞能干、任勞任怨的檔案管理人才，形成一個(gè)積極向上的學(xué)習(xí)氛圍。

（二）切實(shí)推進(jìn)地質(zhì)檔案管理信息化建設(shè)

地勘單位管理體制改革越來(lái)越受到大家的關(guān)注，隨之而來(lái)的是，加快地質(zhì)檔案規(guī)范化管理的呼聲越來(lái)越高。地質(zhì)相關(guān)單位應(yīng)積極配合，利用各種資源優(yōu)勢(shì)，扎實(shí)推進(jìn)地質(zhì)檔案管理的信息化建設(shè)，為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)添磚加瓦。

第一，全面組建資料目錄檢索數(shù)據(jù)庫(kù)。因地制宜，根據(jù)實(shí)際情況，邀請(qǐng)專(zhuān)家評(píng)審評(píng)價(jià)，開(kāi)發(fā)適合本單位地質(zhì)檔案目錄檢索系統(tǒng)，向外界提供地質(zhì)檔案資料信息檢索服務(wù)?？梢愿鶕?jù)現(xiàn)有的相關(guān)規(guī)定，在實(shí)際情況之上，結(jié)合標(biāo)準(zhǔn)要求，建立多層次的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。如有需求，隨時(shí)可以查詢(xún)具體。

第二，建立地質(zhì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。隨著現(xiàn)代化進(jìn)程的加快，地質(zhì)檔案資料的規(guī)范化管理得到質(zhì)的提升。地質(zhì)勘查單位應(yīng)搜集整理、匯集各方資料數(shù)據(jù)，最后歸整建立全方位的數(shù)據(jù)庫(kù)。此外，重視計(jì)算機(jī)的全文搜索，將已有的紙質(zhì)版地質(zhì)資料掃面成可以信息化保存的電子文檔，不僅保持紙質(zhì)資料的緣由特征，還有助于查閱者方便查閱翻看，在一定程度上提高地質(zhì)檔案規(guī)范化管理水平的提升。

（三）加大地質(zhì)檔案管理的資金投入

地質(zhì)檔案管理，資金投入是關(guān)鍵，是物質(zhì)基礎(chǔ)。沒(méi)有資金、物質(zhì)的支持，檔案管理規(guī)范化便是無(wú)根之木?，F(xiàn)階段，地質(zhì)檔案管理還沒(méi)有得到足夠的重視，資金投入有限，在一定程度上制約著管理的規(guī)范化。協(xié)調(diào)各方力量，積極爭(zhēng)取資金支持，購(gòu)置現(xiàn)代化的辦公設(shè)施，有條件建設(shè)獨(dú)立的檔案室以及檔案櫥，由原來(lái)的簡(jiǎn)陋改為現(xiàn)代化管理，盡可能提供良好的檔案管理環(huán)境。在資金充裕的情況下，還可以聘請(qǐng)專(zhuān)業(yè)的地址檔案管理的專(zhuān)家做客指導(dǎo)，傳授先進(jìn)的管理理念，機(jī)會(huì)合適還可以引進(jìn)專(zhuān)業(yè)人才，此外還可以引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理軟件?；A(chǔ)設(shè)施條件跟的上，再輔以專(zhuān)業(yè)的人才，規(guī)范化管理指日可待。

（四）加強(qiáng)檔案管理的制度化建設(shè)

地質(zhì)檔案管理，制度建設(shè)是保障。制度建設(shè)的好壞，關(guān)系到管理規(guī)范化的成功與否。沒(méi)有好的制度，地質(zhì)檔案管理就沒(méi)有規(guī)范化。只有好的制度，地質(zhì)檔案管理才能達(dá)到規(guī)范化的要求。在實(shí)際操作中，從實(shí)際出發(fā)、因地制宜，逐步完善檔案管理的文件收集、歸整、上傳、保密等制度，確保紙質(zhì)資料以及電子資料的安全。健全一系列的規(guī)章制度，將檔案收集、整理、歸檔的全過(guò)程、整環(huán)節(jié)加以規(guī)定，同時(shí)確保紙質(zhì)資料與電子資料保持一致。此外，規(guī)章制度同時(shí)也對(duì)管理人員進(jìn)行制約，確保管理人員的各項(xiàng)工作符合各項(xiàng)規(guī)定。

21世紀(jì)的是信息化、數(shù)字化為主導(dǎo)的時(shí)代，地質(zhì)檔案管理工作則成為地質(zhì)工作一項(xiàng)重要的工作，成為社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要社會(huì)載體。面對(duì)知識(shí)經(jīng)濟(jì)的到來(lái)，地質(zhì)檔案管理工作的變化有目共睹。地質(zhì)檔案不但承載著地質(zhì)人的夢(mèng)想，也是國(guó)家不可再生的寶貴財(cái)富，但是工作范圍廣且繁瑣。面對(duì)新時(shí)期要有新要求，檔案管理人員不僅具備扎實(shí)的專(zhuān)業(yè)功底，還應(yīng)具備良好的綜合素質(zhì)。比如：計(jì)算機(jī)能力、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等，

同時(shí)檔案管理人員具備認(rèn)真負(fù)責(zé)、耐心工作的職業(yè)態(tài)度。面對(duì)新形勢(shì)，積極探索，勇于嘗試，規(guī)范和完善地質(zhì)檔案管理相關(guān)操作流程與制度，提高業(yè)務(wù)水平，做精、做細(xì)每個(gè)環(huán)節(jié)的工作。此外，地質(zhì)檔案管理工作中，要經(jīng)常去回顧總計(jì)過(guò)去，對(duì)于好的一方面、繼續(xù)保持，對(duì)存在的問(wèn)題，要及時(shí)發(fā)現(xiàn)，并且要想辦法解決出現(xiàn)的問(wèn)題。這樣才能促進(jìn)地質(zhì)檔案管理工作的現(xiàn)代化和規(guī)范化，加快地質(zhì)工作進(jìn)程，為地勘單位創(chuàng)造更大的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。

［1］袁鈞.地質(zhì)檔案規(guī)范化管理制度研究［J］.山西檔案，2014，04：72-74.

［2］楊馨.淺談地質(zhì)檔案管理規(guī)范化［J］.學(xué)理論，2012，24：69-70.

［3］曾晴.試論地質(zhì)勘查單位檔案工作規(guī)范化管理［J］.四川地質(zhì)學(xué)報(bào)，2006，02：115-116.

［4］劉方瑜.原始地質(zhì)資料的歸檔及存在問(wèn)題［J］.西部資源，2015，01：186-188+191.

［5］丁開(kāi)銀.地質(zhì)檔案規(guī)范化管理的重要途徑［J］.黑龍江史志，2015，08：61.