家電代理商內部管理那些事兒

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家電代理商內部管理那些事兒

■ 牛俊

家電商貿企業(yè)目前遇到的管理問題有其共性，例如，銷售信息的采集、上報方式，部門間的協同方式、部門間數據的匯總整理等，是每一家商貿企業(yè)都需要解決的基本問題。當然由于各家企業(yè)具體業(yè)務模式不同，其迫切解決的問題又有些差異，如代理單一品牌單一類目的企業(yè)就比較純粹，他們的管理問題就是一些基本的問題，就是信息的采集、部門間的協同等。

而一旦企業(yè)有代理多個類目產品、多個品牌、代理區(qū)域較大等這些情況，其內部管理的情況就復雜了許多，因為一旦企業(yè)的業(yè)務規(guī)模變得復雜，為了利于管理，企業(yè)內部之間必然會按照需求如品類、部門、地區(qū)等來分部門（公司）來進行分別運營管理。

那么該企業(yè)的管理問題就不僅僅只是一些基本的管理問題，還需要考慮如何進行企業(yè)內部的統(tǒng)一管理，而下屬分部門（公司）還要進行分別獨立運營的需求。

所以，隨著規(guī)模不斷擴大，必然要伴隨管理的升級，否則無法滿足規(guī)模發(fā)展的需求，而管理的升級就要從解決基礎問題開始，圍繞銷售信息的采集模式、各部門間的協同效率、數據的匯總、整理與分析等這些基礎問題的改進而展開。

以新疆某家電代理企業(yè)為例，該企業(yè)是當地最大的家電經銷商，擁有遍及全省的銷售渠道，擁有員工超過5 0 0 0人。其代理多個家電品牌在新疆地區(qū)的銷售業(yè)務，旗下擁有遍及全疆的直營銷售渠道，企業(yè)內部按照代理品牌的不同進行分部門獨立運作。即代理家電品牌多、代理區(qū)域大，員工規(guī)模大的一家銷售企業(yè)，其內部管理問題也隨著規(guī)模的變大而放大。

而該企業(yè)對于內部管理提升的需求主要分為以下幾方面：

一是工作方式的改進，節(jié)約人工，降低運營成本。隨著人力成本的上升，而家電產品的毛利卻在逐年下降，在此背景下，過去那種粗放式的工作管理方式，造成人力資源的浪費，已經極不適應社會的發(fā)展趨勢。

二是精細化管理的需求。公司的經營規(guī)模擴大后，總部如何對每一個員工進行有效管理。而隨著人員、部門的增加，管理層級越來越多，這種情況下，企業(yè)總部該如何進行精細化的管理，將每一個員工的工作數據都進行抓取進行管理。

三是管理監(jiān)控的問題。各部門（公司）獨立運營之后，總部如何對各部門（分公司）進行實時監(jiān)管。

綜合各方面情況，該企業(yè)在管理方面改進的相應的管理升級，采用了SAAS云管理系統(tǒng)，實現內部管理的移動互聯網升級，從根本上改變之前的工作方式、管理模式。其管理上的變化主要包括以下幾方面：

1、銷售信息采集方式的變化。

對于該家電代理企業(yè)來說，之前的報單方式一般是一線銷售人員通過電話、短信、QQ、傳真等即時通訊工具向公司總部上報銷售信息，再由專人錄入訂單信息。這種報單方式不但占用了大量的人力資源，而且在溝通過程中容易出現失誤，特別是當企業(yè)發(fā)展到一定規(guī)模后，隨著訂單量的增加，管理上會愈加困難。

而采用了云管理系統(tǒng)之后，一線銷售人員的報單方式改變?yōu)橥ㄟ^手機APP進行銷售信息的上報，銷售人員不但可以根據設定的權限查看產品的實時庫存信息，避免產品的負賣，還可以通過系統(tǒng)直接將訂單信息上報到系統(tǒng)的管理后臺，后臺管理人員在管理頁面中即時可見所有銷售訂單，并對其進行開單管理操作。所有的訂單信息以及操作記錄，系統(tǒng)都可以進行記錄、永久保存、隨時可查詢。

2、內部數據打通，部門間同步協同。

家電銷售企業(yè)的產品銷售地（家電賣場）、訂單審核管理地（企業(yè)總部）、產品發(fā)貨地（倉庫）以及產品的配送安裝地（售后部門），往往不在一個地方。這就導致各部門之間的數據流轉、信息傳遞以及協同成了企業(yè)不得不解決的一個難題。

企業(yè)傳統(tǒng)的管理方式雖然也會借助一些管理軟件來輔助管理，但是這些軟件之間的數據無法打通，部門之間的溝通與聯絡還是要借助即時的溝通工具，然后再人工錄入數據，這樣的工作方式顯然是無法滿足企業(yè)工作效率提升的要求。

該代理商采用的移動管理系統(tǒng)功能比較全面，代理企業(yè)本身上線使用的又是全功能版，基本涵蓋了企業(yè)內部管理的各個方面（部門），實現了企業(yè)內部之間數據的無縫流轉。各個部門都在一個統(tǒng)一的系統(tǒng)平臺上工作，所有的數據信息系統(tǒng)自動記錄與整理，并在系統(tǒng)內部進行自動流轉。

如銷售訂單信息在銷售人員報單后自動流轉到財務部門進行審核開單，開單完成后訂單信息又自動流轉到倉庫部門和售后部門，倉庫部門根據訂單信息安排產品出庫，售后部門根據訂單信息進行產品的配送與安裝。

同時，各個部門人員的操作記錄，一線銷售人員又可以在APP上進行查看跟蹤，了解自己所報訂單的處理狀態(tài)。

3、解決了海量的數據匯總、整理問題。

由于該家電代理企業(yè)是一家銷售業(yè)務遍及全省的家電銷售企業(yè)，每天都會產生海量各類運營數據，這些數據的匯總與整理是一個繁瑣的工作。而之前這些運營數據匯總只能通過人工來進行統(tǒng)計，各部門雖然是有著一些系統(tǒng)來進行輔助管理，但是這些系統(tǒng)往往是用在公司總部的各個部門里面的，一線人員的數據統(tǒng)計不到，而且各部門間的數據也無法打通，只能通過人工匯總部門的數據，然后人工分析得出結果。

而采用了移動管理系統(tǒng)后，企業(yè)內部所有的流程都在一個統(tǒng)一的平臺上進行處理，系統(tǒng)會記錄下各個流程節(jié)點產生的數據，并進行分類的匯總與整理。如銷售數據可以按照分類統(tǒng)計到個人的銷量、單個產品型號的銷量，還可以根據企業(yè)自定義的銷售區(qū)域、品牌、門店等劃分進行統(tǒng)計對比。

這樣一來企業(yè)內部的各種管理數據的匯總就變得簡單起來，只需在后臺選擇想要的分析數據即可自動生成。讓管理者輕松得到各種真實數據，對企業(yè)運營有一個直觀的了解，以便做出最正確的決定。

4、實現集團統(tǒng)一管理。

由于該代理商代理的家電品牌多，產品的銷售區(qū)域廣等因素，其內部管理也進行了分流，即單一品牌由單一部門獨立運營。這在管理上就會出現一些問題，即企業(yè)總部如何在不影響各部門獨立運營的基礎上還要對他們進行監(jiān)管。

傳統(tǒng)的管理模式顯然是不適用的，企業(yè)內部要么是一套系統(tǒng)來統(tǒng)一管理，要么就是各個系統(tǒng)獨立運營無法進行統(tǒng)一的查看監(jiān)管。

其升級的移動管理系統(tǒng)針對這種大型企業(yè)的管理需求，開發(fā)出了集團版管理系統(tǒng)，即系統(tǒng)支持在各子系統(tǒng)業(yè)務流程、數據管理單獨運營的情況下，可以在多個子系統(tǒng)上嫁接集團版系統(tǒng)，集團版系統(tǒng)可以隨時查看下屬各字系統(tǒng)的數據，還可以實現集團統(tǒng)一OA、統(tǒng)一售后派工等。且各子系統(tǒng)間獨立運營，相互之間不關聯。

5、低成本的解決方案。

家電代理的經營利潤并不高，雖然很多代理商在管理升級方面都有迫切的需求，但往往會考慮投入產出比的問題又望而卻步。該代理商在管理改進方面的投入與產出比到是怎樣的呢？

從投入來看，外部的投入，一是系統(tǒng)購買費用，該代理商是投入了數十萬元采購了銷售慧智的管理改進方案。由于一般的信息化管理系統(tǒng)是根據使用的人數來計算的，該代理企業(yè)有高達5 0 0 0人的使用人數，因此投入金額較高。如果是中小規(guī)模的家電代理企業(yè)，相應的方案費用會小很多。二是服務費。企業(yè)購買系統(tǒng)之后，代理企業(yè)員工直接登錄賬號即可使用，不涉及其他費用，但需每年支付一定的服務費用。

內部投入則是企業(yè)需要進行內部的培訓工作，該代理商組織了內部人員進行為期一同的系統(tǒng)使用培訓，原因也是該企業(yè)員工人數較多，分批培訓時間較長，通常中小規(guī)模的代理商企業(yè)培訓時間在為2天以內即可以。

從直接經濟回報來看，必須要明確一點，家電代理商進行管理改進的最終目的就是為了提高內部的工作效率，降低成本。如該代理企業(yè)來說，其內部管理模式改進后，工作方式發(fā)生了變化，僅總部內的財務開單人員就由163人降低至97人，而且還是在業(yè)務規(guī)模小幅上漲的情況下，人員減少，因此，每年節(jié)約的人力成本就可達到幾百萬元。

可以說，隨著移動互聯網技術的發(fā)展，過去一些傳統(tǒng)的管理方式有了更好的解決方案，利用新興技術，不但可以幫助改變企業(yè)的工作方式，提高工作的效率，讓工作變得更加簡單，更可以降低企業(yè)的運營管理成本，提升企業(yè)內部的精細化管理水平。而當家電代理商從夫妻店向企業(yè)化運營升級時，其必然會采用輔助工具來幫助企業(yè)管理。而相比較傳統(tǒng)的軟件，采用SAAS系統(tǒng)其實是一種節(jié)約成本的體現。

鏈接：SAAS是什么

SaaS是Software-as-a-Service（軟件即服務）的簡稱，隨著互聯網技術的發(fā)展和應用軟件的成熟， 在21世紀開始興起的一種完全創(chuàng)新的軟件應用模式，是一種通過Internet提供軟件的模式，廠商將應用軟件統(tǒng)一部署在自己的服務器上，客戶可以根據自己實際需求，通過互聯網向廠商定購所需的應用軟件服務，按定購的服務多少和時間長短向廠商支付費用，并通過互聯網獲得廠商提供的服務。

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