檔案數(shù)據(jù)災(zāi)難種類及高校檔案數(shù)據(jù)備份探討

文/金俊蘭 Jin Jun-lan

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檔案數(shù)據(jù)災(zāi)難種類及高校檔案數(shù)據(jù)備份探討

文/金俊蘭 Jin Jun-lan

摘要：在高校的日常教學(xué)和科研活動(dòng)中，產(chǎn)生了大量的檔案與數(shù)據(jù)。由于受到諸多因素的影響，存在一定的問(wèn)題，并可能會(huì)導(dǎo)致各種檔案數(shù)據(jù)災(zāi)難的出現(xiàn)，為提高高校檔案管理水平，應(yīng)積極地做好相應(yīng)的數(shù)據(jù)備份工作。

關(guān)鍵詞：高校；檔案；檔案數(shù)據(jù)；數(shù)據(jù)備份

數(shù)據(jù)災(zāi)難是指受到多種因素的影響，在網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行和維護(hù)過(guò)程中，出現(xiàn)數(shù)據(jù)損壞或者丟失的現(xiàn)象。由于軟、硬件故障，病毒、人為破壞、自然災(zāi)害等原因，數(shù)據(jù)災(zāi)難在發(fā)生，因信息丟失而造成的損失更是不可估量。隨著信息技術(shù)的進(jìn)步與發(fā)展，高校的檔案建設(shè)水平也不斷提高，并逐漸向著數(shù)字化的方向發(fā)展著。以傳統(tǒng)方式保存的文字、圖紙、聲像等形式的高校檔案如今逐步被數(shù)字化，數(shù)字化使高校檔案的保管和利用變得更加簡(jiǎn)單和方便，而一旦遭到破壞，將會(huì)給高校檔案建設(shè)帶來(lái)重大的損失。為此，做好相應(yīng)的數(shù)據(jù)備份工作至關(guān)重要。

一、高校檔案災(zāi)難種類及數(shù)據(jù)災(zāi)難的影響

高校檔案數(shù)據(jù)災(zāi)難主要分為兩種類型，一種是不可抗拒的災(zāi)難。包括因?yàn)楦鞣N自然和社會(huì)因素以及政治原因?qū)е碌臑?zāi)難，例如戰(zhàn)爭(zhēng)、洪水和火災(zāi)、臺(tái)風(fēng)以及包括地震、恐怖襲擊等。另一種則是人為因素導(dǎo)致的災(zāi)難類型，包括在日常檔案管理等工作過(guò)程中存在的各種危害，例如工作人員的各種人為操作失誤和硬件設(shè)備過(guò)時(shí)，以及網(wǎng)絡(luò)病毒和黑客攻擊、軟件錯(cuò)誤等。而高校的檔案中保存有學(xué)校、學(xué)科、教師和學(xué)生的重要信息，這些信息如果發(fā)生丟失，對(duì)于高校來(lái)說(shuō)，損失是不可想像的。而且，除了數(shù)據(jù)庫(kù)信息外，檔案館系統(tǒng)中還有很多以文件形式保存的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，它們也必須得到保護(hù)。同時(shí)，如果因?yàn)榉N種原因，而造成檔案館系統(tǒng)宕機(jī)，無(wú)法對(duì)外提供服務(wù)，也將影響到檔案館的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。為有效防止上述數(shù)據(jù)災(zāi)難帶來(lái)的損失，保證高校檔案工作正常開展和對(duì)外服務(wù)，面對(duì)信息系統(tǒng)外來(lái)襲擊的壓力和頻發(fā)的自然災(zāi)害，高校檔案數(shù)據(jù)備份顯得尤為緊迫。盡快實(shí)施高校檔案?jìng)浞?，確保緊急狀態(tài)下及時(shí)提供高校檔案，對(duì)保障高校檔案數(shù)據(jù)的完整性和安全性，促進(jìn)高校自身發(fā)展水平具有十分重要的意義。［1］

二、消解數(shù)據(jù)災(zāi)難的應(yīng)對(duì)策略

（一）合理備份

為了消解數(shù)據(jù)災(zāi)難，可以積極的采用數(shù)據(jù)備份的方式。通過(guò)上文的分析，我們了解到當(dāng)前高校的檔案工作面臨著各種數(shù)據(jù)災(zāi)難的影響，因此，對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，以避免各種數(shù)據(jù)的損壞和缺失，維持正常的高效檔案工作秩序至關(guān)重要。［2］現(xiàn)如今，很多高校都認(rèn)識(shí)到檔案數(shù)據(jù)備份的重要性和現(xiàn)實(shí)意義，并積極地通過(guò)多種方式進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)備份。數(shù)據(jù)備份可以按照不同的方式分為多種類型，具體分類情況見表1。

手工備份、自動(dòng)備份（其中，自動(dòng)備份包括按照備份時(shí)間計(jì)劃的定時(shí)自動(dòng)備份和滿足備份條件的自動(dòng)備份）

備份的方式應(yīng)該根據(jù)具體情況而定，可以采用本地備份、異地備份、本地備份+異地保存、遠(yuǎn)程異地備份、遠(yuǎn)程站點(diǎn)熱備份、差量備份、完全備份、增量備份、定期備份，具體如何備份，可根據(jù)數(shù)據(jù)性質(zhì)以及實(shí)際能力進(jìn)行選擇。

表1 數(shù)據(jù)備份分類情況

（二）合理選擇備份介質(zhì)

高校在進(jìn)行介質(zhì)選擇的時(shí)候，需要從自身實(shí)際情況從發(fā)，盡可能的選擇那些耐用性較好的介質(zhì)，以保證各種檔案數(shù)據(jù)可以得到妥善的保存，并具有較好的可讀性。目前，實(shí)際在數(shù)據(jù)備份過(guò)程中應(yīng)用較為廣泛的備份介質(zhì)為光盤和移動(dòng)硬盤。其中，光盤具有價(jià)格低廉以及可靠性高、存儲(chǔ)容量大等特點(diǎn)，且存儲(chǔ)速度快，所存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)信息不容易被輕易改變。在對(duì)光盤進(jìn)行管理和保存的時(shí)候，操作也十分簡(jiǎn)單。因此，現(xiàn)在很多學(xué)校在進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)備份的時(shí)候，都會(huì)選擇光盤作為重要的備份介質(zhì)。另外，移動(dòng)硬盤也是一種常用的備份介質(zhì)，具有讀取速度快以及存儲(chǔ)量大等特點(diǎn)。但是，不同的備份介質(zhì)受到自身材質(zhì)以及保存條件等因素的影響，在具體的使用壽命方面存在一定的限制。為此，為了保證不同備份材質(zhì)在當(dāng)前技術(shù)條件下得到盡可能長(zhǎng)時(shí)間的讀取，可以積極的綜合使用多種備份介質(zhì)，以避免其中某一種介質(zhì)出現(xiàn)問(wèn)題而導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)信息的丟失或者損壞。

（三）科學(xué)安排備份時(shí)間

高校的日常教學(xué)和科研等活動(dòng)在時(shí)間方面存在一定的特點(diǎn)，也導(dǎo)致其檔案管理等工作呈現(xiàn)出一定的時(shí)間變化特點(diǎn)。因此，在對(duì)相應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份的時(shí)候，也要注意科學(xué)的進(jìn)行時(shí)間安排，合理的選擇備份時(shí)間。例如，受到高校檔案工作周期性強(qiáng)這一特點(diǎn)的影響，可以在每個(gè)學(xué)期的期末階段進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)的完全備份。對(duì)很多高校而言，在每年的暑假、寒假前夕，都會(huì)對(duì)上一年度的相關(guān)檔案進(jìn)行整理。而且，所涉及導(dǎo)致的各種檔案的錄入工作都需要在本次假期結(jié)束之前完成，以免影響到常規(guī)學(xué)期教學(xué)和科研活動(dòng)的正常進(jìn)行。而在工作結(jié)束之后，相關(guān)內(nèi)容會(huì)處于相對(duì)穩(wěn)定的狀態(tài)，不會(huì)發(fā)生改變。因此，在每年的暑假、寒假前夕進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)備份是一個(gè)十分合理的時(shí)間，可以對(duì)本校整個(gè)學(xué)期的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行整理并予以完整的保存，另外還可以有效的避開學(xué)校的檔案查詢高峰期。

（四）做好對(duì)重要檔案的備份工作

在高校的檔案建設(shè)和管理過(guò)程中，涉及到大量重要的檔案材料。在實(shí)際的檔案數(shù)據(jù)備份過(guò)程中，對(duì)這些重要檔案也要注意提高重視程度，做好相應(yīng)的備份工作。例如，在對(duì)重要檔案進(jìn)行異地備份的過(guò)程中，應(yīng)加強(qiáng)與對(duì)方的聯(lián)系，對(duì)備份庫(kù)、檔案保管設(shè)施、環(huán)境和電子檔案數(shù)據(jù)備份移交方式等內(nèi)容進(jìn)行協(xié)商溝通。在進(jìn)行異地備份檔案交接的過(guò)程中，雙方應(yīng)簽訂重要檔案異地備份協(xié)議書，明確雙方的責(zé)任和義務(wù)；工作人員應(yīng)按照異地異質(zhì)備份檔案清單進(jìn)行認(rèn)真核查、登記并及時(shí)入庫(kù)。重要異地備份檔案目錄、清單、登記表等應(yīng)由專人妥善保管，不同介質(zhì)的備份檔案均采用封存方式進(jìn)行保管。未經(jīng)對(duì)方批準(zhǔn)，工作人員不得以任何方式查看和使用對(duì)方檔案。凡擅自提供利用和借出造成泄密或丟失的，將追究相關(guān)法律責(zé)任。

（五）定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份檢查

在完成數(shù)據(jù)備份相關(guān)工作之后，還需要做好相應(yīng)的后期管理工作，定期對(duì)數(shù)據(jù)備份情況進(jìn)行檢查，以保證數(shù)據(jù)信息的可讀性等，并及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，予以解決?，F(xiàn)如今，各種信息技術(shù)不斷發(fā)展，數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)和保存也不斷發(fā)生著變化。通過(guò)定期對(duì)備份的相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行讀取和還原，可以及時(shí)掌握不同數(shù)據(jù)信息的可讀性和完整性等。一旦出現(xiàn)問(wèn)題，還可以及時(shí)地予以處理和修復(fù)等。另外，還要定期做好數(shù)據(jù)備份相關(guān)方面的技術(shù)自查工作。自查內(nèi)容主要包括各項(xiàng)網(wǎng)絡(luò)安全制度的落實(shí)情況，各服務(wù)器、計(jì)算機(jī)終端的技術(shù)安全防護(hù)措施是否到位，涉密移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)的使用情況，重要數(shù)據(jù)的安全備份情況，應(yīng)急處置預(yù)案的演練情況，全員信息安全意識(shí)情況等。通過(guò)逐項(xiàng)梳理，深入查找其中存在的問(wèn)題，并及時(shí)整改到位，進(jìn)一步提升了局（館）網(wǎng)絡(luò)與信息安全的管理水平，確保了局（館）網(wǎng)絡(luò)與信息安全。

（六）完善檔案?jìng)浞莅踩Ｕ象w系建設(shè)

對(duì)高校而言，為提高檔案數(shù)據(jù)備份的水平，要積極地構(gòu)建完善的檔案?jìng)浞莅踩Ｕ象w系。對(duì)相關(guān)工作人員，要做好相應(yīng)的引導(dǎo)和教育工作，增強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)備份安全意識(shí)等。其次，定期對(duì)工作人員進(jìn)行培訓(xùn)。指導(dǎo)大家學(xué)習(xí)并掌握更多最新的檔案數(shù)據(jù)備份的知識(shí)和技能，以更好的開展本職工作。另外，在相關(guān)專家的指導(dǎo)下，定期開展實(shí)戰(zhàn)演練。建立健全各項(xiàng)檔案安全保密制度，嚴(yán)格落實(shí)安全責(zé)任制。對(duì)擬開放檔案試行“開放檔案目錄”審批制度，嚴(yán)格劃控，確保檔案信息安全。積極爭(zhēng)取上級(jí)資金支持，改善檔案保管設(shè)施和檔案保管條件，筑牢檔案安全防線。切實(shí)做好重點(diǎn)珍貴檔案搶救和保護(hù)工作，改進(jìn)提供利用方式，努力保護(hù)好重點(diǎn)檔案原件。

（七）做好檔案數(shù)據(jù)備份管理工作

高校要積極建立和完善檔案?jìng)浞葜贫?，建立檔案保護(hù)的長(zhǎng)效機(jī)制。要積極做好檔案數(shù)據(jù)備份管理工作，通過(guò)建立有關(guān)高校檔案電子數(shù)據(jù)備份工作制度和崗位責(zé)任制，及時(shí)做好上機(jī)操作記錄，從制度上確保高校檔案電子數(shù)據(jù)的安全和完整，并加強(qiáng)統(tǒng)一管理，建立數(shù)字檔案室各項(xiàng)管理制度，將電子文件和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的備份納入綜合檔案室集中統(tǒng)一管理的范圍。此外，要依靠先進(jìn)的技術(shù)手段，如自己鋪設(shè)或租借專用線纜傳輸數(shù)據(jù)、訪問(wèn)數(shù)據(jù)時(shí)進(jìn)行身份認(rèn)證、對(duì)不同崗位操作時(shí)采取適當(dāng)?shù)氖跈?quán)、對(duì)電子數(shù)據(jù)進(jìn)行加密并保管好加密鑰匙等，并定期維護(hù)檔案管理系統(tǒng)，定期備份、及時(shí)補(bǔ)充完善檔案信息。引導(dǎo)工作人員認(rèn)真履行工作職責(zé)，做好備份檔案保管工作，工作人員調(diào)離時(shí)，必須辦完交接手續(xù)后，方可辦理調(diào)離手續(xù)，確保檔案?jìng)浞莸陌踩?。例如，山東科技大學(xué)即下發(fā)《關(guān)于印發(fā)檔案工作規(guī)章制度的通知》，在修訂原有的15項(xiàng)規(guī)章制度的基礎(chǔ)上，新增加了《檔案工作考核與責(zé)任追究制度》和《檔案信息資源異地異質(zhì)備份制度》。對(duì)本校的檔案管理和備份相關(guān)工作進(jìn)行管理，以進(jìn)一步明確各級(jí)崗位職責(zé)，提高檔案工作崗位責(zé)任意識(shí)和崗位任務(wù)落實(shí)力度，有效地保護(hù)和利用檔案。

（八）加快檔案專業(yè)人才隊(duì)伍建設(shè)

構(gòu)建以專業(yè)技術(shù)人員為主體、管理人員和基礎(chǔ)服務(wù)人員相結(jié)合的人員隊(duì)伍，為本校檔案數(shù)據(jù)備份打造強(qiáng)有力的隊(duì)伍，并注意加強(qiáng)工作業(yè)績(jī)考核，對(duì)工作人員的職業(yè)道德和專業(yè)技能等予以考核，以建立一支政治堅(jiān)定、業(yè)務(wù)精通、勇于創(chuàng)新、勤政廉潔、求真務(wù)實(shí)、奮發(fā)有為、善于推動(dòng)學(xué)校檔案事業(yè)科學(xué)發(fā)展的高素質(zhì)檔案人才隊(duì)伍，為檔案事業(yè)提供強(qiáng)力支撐。另外，通過(guò)集中學(xué)習(xí)、個(gè)人自學(xué)、培訓(xùn)教育等方式，統(tǒng)籌抓好本校檔案人員的繼續(xù)教育和崗位培訓(xùn)，舉辦檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)班，不斷提高全縣檔案工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)。

三、結(jié)語(yǔ)

因高校改革與發(fā)展工作需要，高校檔案建設(shè)和發(fā)展受到諸多因素的影響，多種情況會(huì)對(duì)高校檔案數(shù)據(jù)的安全性造成不同程度的影響，因此，面對(duì)種類繁多的數(shù)據(jù)災(zāi)難，需要積極的做好相應(yīng)的數(shù)據(jù)備份工作。對(duì)不同高校而言，要注意結(jié)合自身以及本地區(qū)的實(shí)際情況等，選擇合適的方式進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，以最大程度提高數(shù)據(jù)的安全性和完整性，保證自身檔案工作的順利開展。

（責(zé)任編輯：閻海燕）

參考文獻(xiàn)：

［1］吳登國(guó)，張永生.淺談高校檔案信息系統(tǒng)災(zāi)難恢復(fù)建設(shè)［J］.檔案與建設(shè)，2010，（11）.

［2］劉加威.高校數(shù)字教學(xué)檔案安全現(xiàn)狀與存在問(wèn)題的策略研究［J］.齊齊哈爾醫(yī)學(xué)院學(xué)報(bào)，2013，34.

中圖分類號(hào)：G275

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1005-9652（2016）03-0034-03

作者簡(jiǎn)介：

金俊蘭（1967—），女，湖北恩施人，湖北師范大學(xué)檔案館，副研究館員。

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