信息化技術(shù)在高校檔案管理行政中的應(yīng)用研究

畢大鵬

摘 要 本文主要就云計(jì)算角度探討了信息化技術(shù)在高校檔案管理行政之中的應(yīng)用，首先，分析了云計(jì)算的內(nèi)涵及特點(diǎn)，然后，分析了檔案管理行政工作應(yīng)用云計(jì)算的需求：彌補(bǔ)人才短缺問題；解決基礎(chǔ)設(shè)施問題；軟件方面；安全系數(shù)較高，然后分析了應(yīng)用云計(jì)算提升檔案信息化的實(shí)踐措施：動(dòng)態(tài)虛擬進(jìn)行檔案管理；完善數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，提升檔案信息的共享率；建構(gòu)良好的高校檔案行政管理信息化的人才培養(yǎng)機(jī)制。

關(guān)鍵詞 信息化技術(shù)；高校；檔案管理；行政

中圖分類號(hào) TP39 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼 A 文章編號(hào) 1674-6708（2016）164-0130-01

伴隨著檔案資源不斷的增多以及社會(huì)對(duì)檔案資源的利用程度提升，傳統(tǒng)模式的檔案管理及利用方式已經(jīng)不能夠滿足人們對(duì)于檔案利用的需求。檔案管理的信息化以及應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)完成檔案管理的行政工作被提上了日程。本文主要就檔案管理行政工作之中應(yīng)用云技術(shù)做出了探討，希望云技術(shù)能夠提升檔案管理信息化程度，從而做好相關(guān)的檔案管理工作。

1 云計(jì)算的內(nèi)涵及特點(diǎn)

所謂云計(jì)算或者云技術(shù)是當(dāng)前信息技術(shù)服務(wù)的一個(gè)趨勢(shì)。信息技術(shù)曾經(jīng)歷經(jīng)大型計(jì)算機(jī)時(shí)代、微型計(jì)算機(jī)時(shí)代、互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代、云計(jì)算時(shí)代這4個(gè)時(shí)代。當(dāng)前，我們正處于步入云計(jì)算的時(shí)代。

云計(jì)算基于互聯(lián)網(wǎng)計(jì)算的最新成果，共享相關(guān)的硬件資源與信息，經(jīng)過選擇傳輸給計(jì)算機(jī)和其他設(shè)備，云計(jì)算的運(yùn)行方式類似于電網(wǎng)。當(dāng)前云計(jì)算實(shí)現(xiàn)服務(wù)的方式主要有3種：軟件服務(wù)、平臺(tái)服務(wù)、基礎(chǔ)設(shè)施服務(wù)。

云計(jì)算應(yīng)用到檔案管理之中，必然需要考慮到安全。就云計(jì)算的安全方面的考慮，云計(jì)算這項(xiàng)技術(shù)服務(wù)是有著非常大的優(yōu)勢(shì)的。云計(jì)算利用建設(shè)比較先進(jìn)的云計(jì)算安全模式實(shí)現(xiàn)安全保證，模型包含動(dòng)態(tài)防控設(shè)計(jì)和安全設(shè)計(jì)管理模式。并且應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)設(shè)施安全以及硬件安全措施進(jìn)行數(shù)據(jù)的嚴(yán)格保護(hù)。

2 檔案管理行政工作信息化的需求

2.1 彌補(bǔ)人才短缺問題

當(dāng)前的檔案部門開展信息化建設(shè)的最大難題在于人才問題。從各層級(jí)的部門來講，一方面需要懂檔案業(yè)務(wù)的人才，還需要此人才懂得計(jì)算機(jī)信息化相關(guān)的技術(shù)。但是，此類人才比較短缺。云計(jì)算技術(shù)的應(yīng)用很大程度上解決了此類問題。

2.2 解決基礎(chǔ)設(shè)施問題

在檔案信息化技術(shù)之中，基礎(chǔ)設(shè)施問題是需要資金投入的問題。引入云計(jì)算技術(shù)加強(qiáng)檔案信息化的程度，可以解決一些中小檔案室的基礎(chǔ)設(shè)施問題。就基礎(chǔ)設(shè)施的短缺以及投入的資本較大而言，云計(jì)算的應(yīng)用可以很大程度上解決此類問題。

2.3 軟件方面

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展比較迅猛，3年到5年便是一個(gè)階段，在軟件技術(shù)、數(shù)據(jù)格式等方面都會(huì)有變化。當(dāng)前，高校行程管理工作之中使用的軟件技術(shù)，更新快，淘汰速度快，無形之中增加了成本，云計(jì)算技術(shù)可以應(yīng)用更新的要求，自我升級(jí)，降低軟件投入。

2.4 安全系數(shù)較高

當(dāng)前狀況，紙質(zhì)檔案容易損壞且不易查詢，保護(hù)程度普遍較差。云計(jì)算可以很好的處理這些問題。電子檔案雖然容易復(fù)制、粘貼且傳送，但是電子檔案的保存卻有著得天獨(dú)厚的優(yōu)勢(shì)。

3 應(yīng)用云計(jì)算提升檔案信息化的實(shí)踐措施

3.1 動(dòng)態(tài)虛擬進(jìn)行檔案管理

云計(jì)算應(yīng)用在檔案行政管理之中，可以實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)、虛擬以及可延伸的方式進(jìn)行數(shù)據(jù)庫(kù)的架構(gòu)，實(shí)現(xiàn)基礎(chǔ)設(shè)施和服務(wù)的統(tǒng)一管理與實(shí)現(xiàn)。可以按照使用資源、按需使用服務(wù)，降低下屬單位信息化門檻，提高整體信息化水平。應(yīng)用的快速部署，加快應(yīng)用實(shí)施和推廣速度。構(gòu)建統(tǒng)一的平臺(tái)，節(jié)約其他資本的用途。實(shí)現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)至上的互相共享資源，規(guī)范化檔案的使用以及信息化。

3.2 完善數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，提升檔案信息的共享率

積極構(gòu)建行政管理工作的數(shù)據(jù)庫(kù)資源，完善行政檔案管理的信息數(shù)據(jù)傳輸以及傳送的流程，積極地努力運(yùn)用最新的多媒體技術(shù)：計(jì)算機(jī)資源建設(shè)、縮微、掃描等技術(shù)，進(jìn)行檔案的信息處理工作。借助云計(jì)算技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)高校檔案行政管理的信息化。檔案管理及信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)的構(gòu)建，需要滿足其目標(biāo)，目標(biāo)在于技術(shù)需要先進(jìn)、部門間和諧溝通以及運(yùn)作，行政管理信息高效傳遞，并且檔案管理的信息能夠滿足各式各樣的查詢以及調(diào)取。在檔案管理工作之中，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的效率提升，增強(qiáng)行政管理工作的資源不斷循環(huán)以及有機(jī)共享，使高校檔案行政管理資源信息的使用價(jià)值達(dá)到最大。

3.3 建構(gòu)良好的高校檔案行政管理信息化人才培養(yǎng)機(jī)制

實(shí)踐檔案管理的信息化，相關(guān)的人員才是關(guān)鍵。高校檔案行政管理管理的信息化是一個(gè)動(dòng)態(tài)的曲折并且科學(xué)的管理過程，高素質(zhì)的檔案管理人員需要運(yùn)用專業(yè)的知識(shí)進(jìn)行檔案的信息化管理。在檔案管理信息化的建設(shè)過程之中，一方面培養(yǎng)人才的檔案管理的專業(yè)知識(shí)；另一方面，加強(qiáng)人才的計(jì)算機(jī)知識(shí)的理論素養(yǎng)。并且，需要使得檔案管理人員能夠全面了解并且不斷自動(dòng)貫徹相關(guān)的檔案管理的法律以及法規(guī)。日常的檔案管理工作的實(shí)踐之中，應(yīng)該科學(xué)管理以及進(jìn)行即時(shí)維護(hù)局域網(wǎng)、軟件升級(jí)、網(wǎng)絡(luò)必備設(shè)備、數(shù)據(jù)庫(kù)相關(guān)的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)內(nèi)各個(gè)功能的提升，提升檔案行政管理工作的效率，確保檔案管理行政工作的安全。建構(gòu)合理并且高校的高校檔案行政管理人才培養(yǎng)機(jī)制，對(duì)人才進(jìn)行全面并且系統(tǒng)的教育以及深化相關(guān)的學(xué)習(xí)工作，以適應(yīng)高校檔案行政管理信息化發(fā)展的新需要。

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