鐵道工程建設(shè)項(xiàng)目部管理費(fèi)用的精細(xì)化管理之道

袁良榮

摘要：本文在分析鐵道工程建設(shè)項(xiàng)目部管理費(fèi)用控制不力的基礎(chǔ)上，從剖析管理費(fèi)用核算內(nèi)容的構(gòu)成和控制目標(biāo)入手，提出了對(duì)管理費(fèi)用進(jìn)行精細(xì)化管理的多種措施，以期提高項(xiàng)目部管理費(fèi)用的使用效益。

關(guān)鍵詞：管理費(fèi)用；成本控制；財(cái)務(wù)管理

鐵道工程建設(shè)項(xiàng)目部是鐵道工程施工現(xiàn)場(chǎng)的一級(jí)管理機(jī)構(gòu)，其管理費(fèi)用主要包括項(xiàng)目部行政管理人員薪酬、五險(xiǎn)一金、工會(huì)會(huì)費(fèi)、職工教育經(jīng)費(fèi)、辦公費(fèi)、業(yè)務(wù)招待費(fèi)、交通費(fèi)、會(huì)務(wù)費(fèi)、差旅費(fèi)、車輛使用費(fèi)、折舊費(fèi)、修理費(fèi)等。近幾年來(lái)，隨著國(guó)家基建政策的調(diào)整和建筑業(yè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的加劇，鐵道施工企業(yè)的產(chǎn)值和利潤(rùn)出現(xiàn)了大幅下滑的趨勢(shì)。從各鐵道工程建設(shè)項(xiàng)目部的收益情況來(lái)看，項(xiàng)目施工現(xiàn)場(chǎng)的管理費(fèi)用開(kāi)支較過(guò)去有了較大幅度的增長(zhǎng)，項(xiàng)目部對(duì)管理費(fèi)用的管理壓力越來(lái)越大。因此，要想對(duì)管理費(fèi)用進(jìn)行更好的管理和控制，我們首先應(yīng)該清楚地認(rèn)識(shí)到管理費(fèi)用管理中存在的不足，再?gòu)墓芾碣M(fèi)用的核算內(nèi)容人手，詳細(xì)分析管理費(fèi)用各明細(xì)核算科目的屬性，進(jìn)而有針對(duì)性的為管理費(fèi)用的控制提供可行的建議。

1項(xiàng)目部管理費(fèi)用控制中存在的不足

1.1管理費(fèi)用控制觀念薄弱

在強(qiáng)大的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)壓力下，項(xiàng)目部高管層一般都能認(rèn)識(shí)到工程成本控制的重要性，但對(duì)于管理費(fèi)用的控制則未能引起足夠的重視，總認(rèn)為管理費(fèi)是花在自己人身上“肥水未流外人田”，沒(méi)有必要斤斤計(jì)較，只要下屬找簽字領(lǐng)導(dǎo)們往往不問(wèn)事由、不看金額，提筆就簽，“慷慨”現(xiàn)象嚴(yán)重。導(dǎo)致管理費(fèi)用支出隨意性強(qiáng)，控制力度不夠。其次，管理層的不重視也會(huì)導(dǎo)致整個(gè)項(xiàng)目部對(duì)管理費(fèi)用控制意識(shí)的缺乏，基層管理人員自然也認(rèn)識(shí)不到控制管理費(fèi)用支出的重要性，時(shí)常產(chǎn)生不該發(fā)生的管理費(fèi)用支出。

1.2管理費(fèi)用控制制度不健全

管理費(fèi)用科目核算范圍廣，內(nèi)容多，支出主體又多為各級(jí)管理層自身，控制難度大。如辦公室人員私事公用，隨意使用公司電話；辦公用品領(lǐng)用無(wú)監(jiān)管，浪費(fèi)嚴(yán)重；公務(wù)用車油耗高，修理費(fèi)逐年增加；業(yè)務(wù)招待費(fèi)金額大，頻率高；項(xiàng)目部高層管理者將個(gè)人和家庭的日常開(kāi)支在項(xiàng)目部管理費(fèi)用中報(bào)銷等。這些現(xiàn)象均表明項(xiàng)目部管理費(fèi)用控制力度不夠，財(cái)務(wù)管理制度不完善。

可見(jiàn)，當(dāng)管理費(fèi)用缺乏適當(dāng)?shù)墓芾砗涂刂茣r(shí)，容易產(chǎn)生違規(guī)或違紀(jì)現(xiàn)象，嚴(yán)重影響工程項(xiàng)目建設(shè)收益。

2項(xiàng)目部管理費(fèi)用核算內(nèi)容分析

管理費(fèi)用核算的內(nèi)容比較繁雜，其中有些支出比較固定，屬于常規(guī)性支出，有些則發(fā)生時(shí)間、頻率和金額都不確定，屬于非常規(guī)性彈性支出。管理費(fèi)用的這種無(wú)規(guī)律和復(fù)雜性，給其管理增加了難度?；诖?，根據(jù)管理費(fèi)用的核算內(nèi)容，我們有必要對(duì)管理費(fèi)用進(jìn)行詳細(xì)的分類分析，具體分析見(jiàn)附表。

從表1可以看出，管理費(fèi)用可細(xì)分為可控費(fèi)用和不可控費(fèi)用兩大類，其中不可控費(fèi)用主要包括管理人員薪酬和固定資產(chǎn)支出，該部分支出較為固定且可控性不強(qiáng)。而可控費(fèi)用主要包括項(xiàng)目部的日常管理支出，項(xiàng)目多且支出金額不固定，控制不好會(huì)引起資金浪費(fèi)，增加經(jīng)營(yíng)成本，降低工程項(xiàng)目經(jīng)濟(jì)效益。但管理費(fèi)用的固定性與變動(dòng)『生并不是絕對(duì)的，不注意調(diào)控及受一些不確定因素的影響，固定費(fèi)用也可能變?yōu)樽儎?dòng)費(fèi)用。

3項(xiàng)目部管理費(fèi)用控制目標(biāo)分析

3.1管理人員薪酬支出

項(xiàng)目部是鐵道工程施工現(xiàn)場(chǎng)的基層管理組織，一般根據(jù)其承擔(dān)的工程量來(lái)組建。項(xiàng)目部再根據(jù)施工現(xiàn)場(chǎng)對(duì)工期、安全、質(zhì)量及成本控制的要求來(lái)設(shè)置相應(yīng)的管理部門。如果項(xiàng)目部?jī)?nèi)各管理部門設(shè)置及人員配備由企業(yè)總部決定，則項(xiàng)目部組織結(jié)構(gòu)穩(wěn)定，管理人員薪酬支出也相對(duì)穩(wěn)定，不能通過(guò)管理和控制發(fā)生變化，不應(yīng)作為項(xiàng)目部管理費(fèi)用控制的重點(diǎn)。但如果項(xiàng)目部管理部門存在職能重疊，人浮于事的現(xiàn)象，則管理人員薪酬支出仍存在一定的控制空間。因?yàn)楣芾砣藛T薪酬支出的金額與管理人員的數(shù)量成正比，管理人員越多，此項(xiàng)費(fèi)用也就越多。所以，在項(xiàng)目部精簡(jiǎn)機(jī)構(gòu)的情況下有望降低此類費(fèi)用的支出。

3.2辦公用固定資產(chǎn)支出

辦公用固定資產(chǎn)支出主要包括管理部門固定資產(chǎn)折舊費(fèi)和維修費(fèi)，與項(xiàng)目部管理組織結(jié)構(gòu)和管理人員數(shù)量存在一定的聯(lián)系。管理組織結(jié)構(gòu)越復(fù)雜，管理人員越多，需要的辦公設(shè)施也就越多，該項(xiàng)支出的金額也就越大。對(duì)該項(xiàng)費(fèi)用的控制依賴于項(xiàng)目部管理組織結(jié)構(gòu)的設(shè)置及人員配置。

3.3日常管理支出

項(xiàng)目部日常管理支出種類多、變動(dòng)性大且無(wú)固定規(guī)律可循。例如每月發(fā)生的差旅費(fèi)、業(yè)務(wù)招待費(fèi)、車輛使用費(fèi)、會(huì)議費(fèi)等與工程項(xiàng)目的施工進(jìn)度有關(guān)，施工強(qiáng)度大，費(fèi)用發(fā)生得就多，不施工則發(fā)生得少；辦公費(fèi)、低值易耗品攤銷費(fèi)、交通費(fèi)等跟項(xiàng)目部的管理制度松緊有關(guān)，管理制度嚴(yán)，有些費(fèi)用就會(huì)少發(fā)生或不發(fā)生，否則就會(huì)多發(fā)生?？梢?jiàn)，這部分費(fèi)用屬于變動(dòng)性可控費(fèi)用。該類費(fèi)用在項(xiàng)目部管理費(fèi)用支出總額中所占比重較大，如果控制不好，會(huì)直接影響工程項(xiàng)目經(jīng)濟(jì)收益。所以說(shuō)可控費(fèi)用的合理支出是管理費(fèi)用管理與控制的重點(diǎn)，對(duì)項(xiàng)目部經(jīng)濟(jì)效益的提高具有重大的現(xiàn)實(shí)意義。

3.4稅費(fèi)支出

此類費(fèi)用雖屬于變動(dòng)l生費(fèi)用，與項(xiàng)目部的行業(yè)性質(zhì)和盈利狀況有關(guān)，但其直接受國(guó)家政策及相關(guān)法律法規(guī)的影響，從項(xiàng)目部的角度來(lái)說(shuō)，能夠進(jìn)行稅收籌劃的空間有限，故此類項(xiàng)目不應(yīng)成為項(xiàng)目部管理費(fèi)用控制的重點(diǎn)。

明確了管理費(fèi)用控制目標(biāo)，我們就能根據(jù)項(xiàng)目部的具體情況，從實(shí)際出發(fā)，有的放矢的為項(xiàng)目部管理費(fèi)用的控制提出具體的建議和改進(jìn)措施。

4項(xiàng)目部管理費(fèi)用控制措施

4.1培養(yǎng)全員控制意識(shí)

意識(shí)決定行為，行為影響結(jié)果。要想提高工程項(xiàng)目建設(shè)經(jīng)濟(jì)收益，必須對(duì)管理費(fèi)用支出進(jìn)行合理控制，這需要從培養(yǎng)項(xiàng)目部全體管理人員費(fèi)用控制意識(shí)做起。為此，財(cái)務(wù)部應(yīng)從控制經(jīng)營(yíng)成本提高項(xiàng)目效益的角度，分別組織項(xiàng)目部高、中、低層管理人員進(jìn)行學(xué)習(xí)，讓所有管理人員了解費(fèi)用控制的重要性，逐步豎立起管理費(fèi)用控制意識(shí)。在項(xiàng)目部的日常管理中積極倡導(dǎo)節(jié)約意識(shí)，號(hào)召全員節(jié)約，實(shí)現(xiàn)“誰(shuí)節(jié)約、誰(shuí)受益”的管理機(jī)制。

4.2科學(xué)設(shè)計(jì)組織結(jié)構(gòu)

項(xiàng)目部的組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)決定了其部門設(shè)置和人員配備，直接影響到管理人員薪酬及辦公用固定資產(chǎn)這兩大項(xiàng)固定費(fèi)用的支出。項(xiàng)目部的組織結(jié)構(gòu)應(yīng)遵循精簡(jiǎn)、高效、節(jié)約的原則進(jìn)行科學(xué)設(shè)計(jì)，避免機(jī)構(gòu)重疊，人浮于事，防止人力、物力的浪費(fèi)，降低項(xiàng)目部管理費(fèi)用中的固定支出部分，使其由不可控費(fèi)用變?yōu)榭煽刭M(fèi)用。同時(shí)，在科學(xué)設(shè)計(jì)項(xiàng)目部組織結(jié)構(gòu)的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步明確各部門工作職責(zé)和內(nèi)容，實(shí)行定崗、定位、定責(zé)并編寫明晰的崗位說(shuō)明書（含崗位職責(zé)與權(quán)限），制定各項(xiàng)管理制度，明確權(quán)責(zé)關(guān)系，避免職能交叉和重疊，建立起精簡(jiǎn)、高效的組織機(jī)構(gòu)。

4.3實(shí)行預(yù)算控制

項(xiàng)目部日常管理發(fā)生的支出大多屬于變動(dòng)性可控費(fèi)用，此類費(fèi)用彈性大，單筆金額小，發(fā)生頻率高，控制難度大，是管理費(fèi)用控制中的重點(diǎn)。既然是變動(dòng)的，可控的，那么我們就要采用集計(jì)劃與控制為一體的方法來(lái)管理和控制此類費(fèi)用的支出，通過(guò)預(yù)算對(duì)管理費(fèi)用的支出進(jìn)行計(jì)劃、協(xié)調(diào)、控制、激勵(lì)和評(píng)價(jià)等綜合管理，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目部資源優(yōu)化配置，提高項(xiàng)目經(jīng)濟(jì)收益。在推行預(yù)算控制過(guò)程中，項(xiàng)目部要重點(diǎn)把握如下三個(gè)環(huán)節(jié)。

4.3.1事前計(jì)劃，科學(xué)編制預(yù)算

預(yù)算是控制的起點(diǎn)，合理、準(zhǔn)確、可行的預(yù)算直接影響到后續(xù)的控制與執(zhí)行。項(xiàng)目部應(yīng)成立預(yù)算管理委員會(huì)，明確預(yù)算編制的依據(jù)、程序和方法，組織領(lǐng)導(dǎo)各部門開(kāi)展預(yù)算編制工作。首先，預(yù)算管理委員會(huì)依據(jù)工程項(xiàng)目建設(shè)的總目標(biāo)，在充分考慮項(xiàng)目特點(diǎn)、歷史數(shù)據(jù)、建設(shè)周期和管理需要的基礎(chǔ)上，將管理費(fèi)用預(yù)算總指標(biāo)按年度分解到各部門。其次，由財(cái)務(wù)部門牽頭設(shè)計(jì)各類變動(dòng)費(fèi)用預(yù)算表，并配合各部門將部門年度預(yù)算指標(biāo)分解細(xì)化為季度、月度指標(biāo)，落實(shí)到各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)和崗位。再由各部門各崗位根據(jù)預(yù)算指標(biāo)及實(shí)際情況填報(bào)各月預(yù)算表格。最后由財(cái)務(wù)部匯總各部門月、季、年度預(yù)算并上交至預(yù)算管理委員會(huì)審核，經(jīng)反復(fù)協(xié)調(diào)修訂后批準(zhǔn)執(zhí)行。使預(yù)算具有全員、全程、全方位性，橫向到邊，縱向到底，涵蓋項(xiàng)目部的全部經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)。

4.3.2事中執(zhí)行，嚴(yán)格控制預(yù)算

預(yù)算本身并不能改善管理、提高效益，只有認(rèn)真嚴(yán)格的執(zhí)行，才能發(fā)揮預(yù)算的控制作用。在預(yù)算執(zhí)行過(guò)程中財(cái)務(wù)部要充分發(fā)揮監(jiān)督職能，對(duì)每一項(xiàng)支出都要用量化的方式來(lái)進(jìn)行限額控制，督促各部門及管理人員按計(jì)劃使用。對(duì)于正常支出的費(fèi)用，報(bào)銷時(shí)應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行財(cái)務(wù)管理制度，按正常程序報(bào)銷；對(duì)于超支的費(fèi)用，應(yīng)提交相關(guān)的證明及申請(qǐng)說(shuō)明和特殊審批才可報(bào)銷；對(duì)于預(yù)算外支出且金額較大的，應(yīng)事先提交預(yù)算管理委員會(huì)討論，特事特辦，經(jīng)嚴(yán)格的層層授權(quán)審批后才能報(bào)銷，確保支出合規(guī)合法。對(duì)于經(jīng)常超支的部門和個(gè)人應(yīng)該進(jìn)行重點(diǎn)監(jiān)督，不管是量差還是價(jià)差，都要了解原因，然后針對(duì)不同情況，采取相應(yīng)的控制措施。若是預(yù)算指標(biāo)確實(shí)不合理，則應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整?？傊?，管理費(fèi)用的控制要從細(xì)節(jié)做起，從每一位管理員工做起，堅(jiān)決按制度辦事按流程辦事，使各項(xiàng)管理費(fèi)用的發(fā)生都在項(xiàng)目部的可控范圍之內(nèi)。

4.3.3事后評(píng)價(jià)，合理反饋預(yù)算

項(xiàng)目部應(yīng)按季或月對(duì)各部門和員工的管理費(fèi)用使用情況進(jìn)行考核，并將考核結(jié)果與績(jī)效工資掛鉤。實(shí)現(xiàn)“誰(shuí)負(fù)責(zé)、誰(shuí)控制，誰(shuí)節(jié)約、誰(shuí)受益”的管理機(jī)制，堅(jiān)持公開(kāi)、公平、公正的原則，將考核程序、考核標(biāo)準(zhǔn)、獎(jiǎng)懲辦法、考核結(jié)果等及時(shí)公開(kāi)，做到有獎(jiǎng)有懲，獎(jiǎng)懲分明。通過(guò)這種分期考核的方式，將管理費(fèi)用預(yù)算總目標(biāo)分解至年、季、月進(jìn)行控制，化整為零，最終實(shí)現(xiàn)總額控制的目標(biāo)。

4.4完善財(cái)務(wù)管理制度

預(yù)算是從量上控制管理費(fèi)用的支出，財(cái)務(wù)管理制度則是從質(zhì)上去規(guī)范人的行為。財(cái)務(wù)部應(yīng)根據(jù)《會(huì)計(jì)法》和國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本項(xiàng)目部的實(shí)際情況建立健全財(cái)務(wù)管理制度。如會(huì)計(jì)監(jiān)督制度、稽核制度、審批制度、管理費(fèi)用控制制度、預(yù)算管理制度、績(jī)效考核制度等。并對(duì)管理費(fèi)用中的各項(xiàng)變動(dòng)性可控費(fèi)用分別制定嚴(yán)謹(jǐn)而細(xì)化報(bào)銷制度和細(xì)則，如對(duì)彈性較強(qiáng)的招待費(fèi)、辦公費(fèi)、差旅費(fèi)、車輛使用費(fèi)制定具體的報(bào)銷細(xì)則，將管理費(fèi)用的日常支出控制在正常的軌道上。

管理費(fèi)用的有效管理和控制是項(xiàng)目部開(kāi)展工程項(xiàng)目建設(shè)的基本需求，更是項(xiàng)目部健康成長(zhǎng)、可持續(xù)發(fā)展的有力保障。