信息化發(fā)展時期的科技檔案管理

魏春華 陳杰

（國家新聞出版廣電總局八三一臺 321106）

信息化發(fā)展時期的科技檔案管理

魏春華 陳杰

（國家新聞出版廣電總局八三一臺 321106）

隨著社會的不斷進(jìn)步，我國已經(jīng)逐漸步入電子信息化時代，科技檔案的管理也應(yīng)該與時俱進(jìn)，伴隨時代的發(fā)展不斷變革?？萍紮n案管理是指對科學(xué)技術(shù)檔案實體進(jìn)行管理，是信息開發(fā)利用的一項專門工作，在企業(yè)、事業(yè)單位和城市建設(shè)工作當(dāng)中應(yīng)用比較廣泛，科技檔案管理為組織管理工作提供重要的信息依據(jù)，現(xiàn)代化、信息化的科技檔案管理，可以實現(xiàn)資源共享，促進(jìn)企業(yè)、事業(yè)單位不斷發(fā)展。

信息化；科技檔案管理；經(jīng)濟(jì)發(fā)展；資源共享

1 科技檔案及科技檔案管理概述

1.1 科技檔案的概念

科技檔案是指與生產(chǎn)技術(shù)等相關(guān)的各種資料，包括：設(shè)備資料、工農(nóng)業(yè)生產(chǎn)技術(shù)資料、基礎(chǔ)建設(shè)資料、科研醫(yī)療資料等，科技檔案與普通檔案相比，比較復(fù)雜，包含種類比較多，而且專業(yè)性比較強?？萍紮n案在企業(yè)發(fā)展中作為一種知識儲備，可以為企業(yè)提供重要的資料依據(jù)，從而促進(jìn)企業(yè)快速發(fā)展。

1.2 科技檔案管理的概念

科技檔案管理是為保障科技檔案的安全性，利用一定的模式和方法對科技檔案進(jìn)行管理?？萍紮n案管理主要包括：收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、利用等過程。收集是指在勞動生產(chǎn)過程中形成的各種資料進(jìn)行采集，并交由相關(guān)部門進(jìn)行管理。整理是指將采集的資料，按照一定的規(guī)律特點進(jìn)行分類，以便于查找。鑒定是對整理出來的資料進(jìn)行鑒別，將有價值的資料予以保存，沒有價值的資料予以銷毀。保管是指利用合理的手段和技術(shù)，將有價值的資料進(jìn)行保管，確保檔案的安全性和完整性。統(tǒng)計是指統(tǒng)計相關(guān)資料檔案的數(shù)量，了解資料的具體情況，便于日后的使用。利用是指使用現(xiàn)代化的新方法，將科技檔案進(jìn)行進(jìn)一步開發(fā)，探索資料中的深度信息。

2 科技檔案管理信息化的必要性

2.1 有利于科技檔案的現(xiàn)代化管理

科技檔案原有的管理方法存在一定的弊端，原有檔案大多以紙質(zhì)材料為主，經(jīng)過反復(fù)的查閱，會對檔案資料造成一定程度的損壞，紙質(zhì)材料的安全性不高、易破損，管理人員一旦疏于管理，會造成檔案資料丟失或損壞，給日后的管理工作帶來一定的困難，影響檔案資料的再次利用?？萍紮n案信息化管理不僅使用方便、操作簡單，而且安全性比較高?？萍紮n案管理信息化利用電子設(shè)備可以將檔案信息完整的保存下來，通過電子檢索，方便查找和使用。

2.2 有利于提高科技檔案的使用價值

科技檔案信息化管理不僅僅局限于文字的單一形式，還可以通過表格、圖片、照片、視頻等形式將科技資料記錄下來，與普通的科技檔案管理相比，信息化科技檔案更加生動形象。科技檔案還可以通過互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)，將檔案資料進(jìn)行接收、傳遞、存儲、共享等。通過信息化管理可以有效地提高科技檔案的利用率，從而大大提升科技檔案的使用價值。

2.3 有利于促進(jìn)科技事業(yè)的快速發(fā)展

科技檔案的保留可以真實的記錄當(dāng)時的科學(xué)技術(shù)水平，反映出當(dāng)時的生產(chǎn)能力，科技檔案也可以成為企業(yè)發(fā)展的重要依據(jù)，通過信息化的科技檔案管理，科技研究人員可以對檔案資料進(jìn)行分析，并通過深入研究，改革科學(xué)技術(shù)現(xiàn)存的問題，并對科學(xué)技術(shù)提出創(chuàng)新的想法，在企業(yè)發(fā)展生產(chǎn)過程中，提高技術(shù)水平，改變生產(chǎn)方式，使企業(yè)獲得更大的經(jīng)濟(jì)效益。

3 信息化發(fā)展時期加強科技檔案管理的措施

3.1 提高科技檔案管理人員的素質(zhì)

科技檔案管理人員在科技檔案管理工作中起著重要的作用，管理人員的素質(zhì)不高，會直接影響檔案管理的效果，難以發(fā)揮科技檔案的作用。在科技檔案管理工作中應(yīng)該建立一支專業(yè)化的管理隊伍，明確科技檔案管理負(fù)責(zé)人，將管理責(zé)任落實到個人，樹立責(zé)任意識。在科技檔案管理過程中，加大宣傳力度，了解管理的重要性，轉(zhuǎn)變管理人員思想。定期進(jìn)行專業(yè)化的培訓(xùn)，掌握國內(nèi)外先進(jìn)的信息化管理方法，還可以舉辦研討會，討論最適合的管理模式，管理人員進(jìn)行取長補短，相互學(xué)習(xí)，不斷提高自身的專業(yè)素質(zhì)，保證科技檔案管理實現(xiàn)信息化。

3.2 加強科技檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

科技檔案管理缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，會造成科技檔案中的重要資料丟失，還有可能造成科技檔案雜亂無章，嚴(yán)重降低檔案資料的使用率。在科技檔案管理過程中，檔案管理部門應(yīng)該與其他部門進(jìn)行協(xié)商，對科技檔案的內(nèi)容、形式等制定統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，科技檔案管理部門在收集、整理、統(tǒng)計的過程中，嚴(yán)格按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)行分類整理，各個部門在使用科技檔案時，按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)檢索，可以快速查閱到科技檔案資料，節(jié)省大量的人力物力財力。實行科技檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理是保證科技檔案科學(xué)管理的前提，進(jìn)一步推動科技檔案信息化管理。

3.3 規(guī)范科技檔案管理程序

科技檔案管理工作需要按照一定的程序規(guī)范，首先，各部門在日常的生產(chǎn)過程中，養(yǎng)成良好的收集習(xí)慣，以部門為單位，將科技檔案進(jìn)行采集、整理。然后，各部門將科技檔案資料進(jìn)行及時匯總，由管理人員進(jìn)行分類整理、歸檔，制定檔案目錄。將紙質(zhì)檔案與電子檔案分開，將紙質(zhì)檔案按照類別裝訂成冊，進(jìn)行歸檔處理，電子科技檔案認(rèn)真做好編號，規(guī)范科技檔案管理程序。另外，在科技檔案管理過程中，對于保密性的檔案，為確保其安全不被泄露，應(yīng)該進(jìn)行加密處理，并由專人負(fù)責(zé)管理，信息化發(fā)展時期的科技檔案管理應(yīng)按照相關(guān)程序進(jìn)行操作。

3.4 完善科技檔案管理制度

在科技檔案管理過程當(dāng)中制定相關(guān)的管理制度，在提高科技檔案利用水平的同時，還可以發(fā)揮科技檔案的使用價值?？萍紮n案管理人員在工作中嚴(yán)格要求自己，對工作認(rèn)真負(fù)責(zé)?？萍紮n案在被借閱時，嚴(yán)格遵照借閱制度，做好相關(guān)登記，加強網(wǎng)絡(luò)監(jiān)管，禁止隨意轉(zhuǎn)載、復(fù)制或是修改科技檔案資料。對于重要的科技檔案資料及時做好備份，保證檔案的安全性，實現(xiàn)科技檔案的實用目的。

4 結(jié)語

科技檔案對企業(yè)的發(fā)展起著必不可少的作用，信息化發(fā)展時期，利用互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)和電子設(shè)備對科技檔案進(jìn)行管理，可以使科技檔案更加安全，使用人員更加方便，大大提升科技檔案的使用價值。提高科技檔案管理人員的綜合素質(zhì)，建立完善的科技檔案管理制度，推動科技檔案管理信息化水平，為企業(yè)帶來更大的經(jīng)濟(jì)效益。

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G270.7

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1004-7344（2016）01-0006-01

2015-12-20