機關(guān)事業(yè)單位檔案分類整體管理研究

曹麗麗

山東省汶上縣人力資源和社會保障局

機關(guān)事業(yè)單位檔案分類整體管理研究

曹麗麗

山東省汶上縣人力資源和社會保障局

目前我國各種數(shù)據(jù)信息越來越豐富，隨之而來的便是機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作也逐漸變得繁多；同時，我國當前的數(shù)據(jù)信息的載體也變得更加復雜。在這種背景下，暴露出相關(guān)機關(guān)事業(yè)單位檔案管理中各種不足和弊端。由此可見，如何有效加強機關(guān)事業(yè)單位檔案分類的整體管理工作，已經(jīng)成為目前急需解決的問題。下文中針對該問題，進行了詳細講解。

機關(guān)事業(yè)單位；檔案分類；整體管理；研究

在我國機關(guān)事業(yè)單位中，檔案管理工作很重要，因為其不僅是檔案的記錄，還為該機關(guān)事業(yè)單位的其他各項工作環(huán)節(jié)進行服務。檔案管理是確保該機關(guān)事業(yè)單位各項工作能夠可靠、高效進行的重要基礎(chǔ)，每個工作環(huán)節(jié)的順利進行，都無法離開有效的檔案管理。下面我們針對機關(guān)事業(yè)單位檔案分類整體管理的相關(guān)內(nèi)容，進行簡單的講解。

一、目前機關(guān)事業(yè)單位檔案分類整體管理中存在的不足

（一）機關(guān)事業(yè)單位檔案管理人員缺少專業(yè)知識

通常在我國事業(yè)單位中，有不少檔案管理人員沒有掌握相對應的專業(yè)知識，甚至有很多工作人員是從其它的單位、或者本單位其它崗位調(diào)度而來的。這些調(diào)過來的員工，在實際工作過程中所借鑒的也是前人的經(jīng)驗，這些員工并不具備完整的檔案管理知識。由此可知，當他們對檔案進行分類管理操作的時候，很容易出現(xiàn)各種過失和錯誤；而且，現(xiàn)在的檔案通常十分雜亂、復雜，如果不小心出了過錯，返工進行檢查就會變的費時、費事。

（二）對機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作沒有引起足夠的重視

現(xiàn)在我國大多數(shù)機關(guān)事業(yè)單位，對檔案管理沒有給予足夠的重視，因此在安排相關(guān)工作人員之前，并不會對這些員工進行嚴格的培訓與考察，就讓他們工作上崗。然而，恰恰是因為該機關(guān)事業(yè)單位沒有正確的了解檔案管理的重要性和相關(guān)意義，從而導致檔案管理作業(yè)容易出現(xiàn)一系列問題，最后使得單位內(nèi)其他崗位沒有辦法順利展開正常工作。

除此之外，有些機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理人員本身也存在著情緒問題，這些工作人員認為檔案管理工作不重要。因此在實際工作過程中，沒有責任心、缺乏耐心，也不會投入自身的精力，最終導致機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作出現(xiàn)各種問題和漏洞。

（三）機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作人員離職后沒有做好交接工作

我們每個人在工作崗位上，都必然會遇到很多事情，其中就包括離職和退休。機關(guān)事業(yè)單位人員在即將面臨離任的時候，有必要和接班人做好自己崗位的交接工作。但是，目前我國有少部分機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作人員，在面臨離任的時候，并沒有做好相關(guān)的交接任務，從而導致檔案管理崗位的新接班人，無法對崗位工作有一個科學、全面的認識，進一步使得檔案管理工作變得繁瑣、混亂。最后，部分檔案資料失去了原有的價值，為該機關(guān)事業(yè)單位造成了嚴重的損失。

二、加強機關(guān)事業(yè)單位檔案分類整體管理的措施

（一）利用現(xiàn)代化的設(shè)備，促進檔案分類管理現(xiàn)代化

現(xiàn)在我國科技以及社會經(jīng)濟越來越發(fā)達，計算機技術(shù)更是越來越普及，早已進入千萬百姓家。而利用計算機技術(shù)來進行相關(guān)檔案管理工作，不但可以進一步提高工作效率；更重要的是，有利于推進機關(guān)事業(yè)單位檔案的分類管理，從而為機關(guān)事業(yè)單位帶來更加科學的、全面的數(shù)據(jù)資料信息。在此基礎(chǔ)上，機關(guān)事業(yè)單位還能夠設(shè)置檔案資料的共享渠道，利用檔案共享渠道開展相關(guān)的工作，如檔案資料的登記、查詢等。如此一來，能夠方便大家對檔案資料的使用。

另外，還可以利用計算機技術(shù)提高檔案數(shù)據(jù)信息的搜集力度，促使機關(guān)事業(yè)單位的檔案數(shù)據(jù)能夠更加的全面，例如加入圖畫、影音、文字等信息，從而記錄更清晰、可靠的檔案數(shù)據(jù)。當然，與之相對應的是，單位需要加強培訓，針對該機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作人員，提高現(xiàn)代化知識水平；提高崗位工作人員的工作積極性，讓他們能夠科學利用計算機等現(xiàn)代化的設(shè)備，有效管理檔案信息，最終實現(xiàn)提高工作人員工作效率的目標。

（二）加強事業(yè)單位檔案收集工作，有效避免檔案缺失

對我國機關(guān)事業(yè)單位的工作進行查考，可以從很多方面入手，其中，檔案便是一個重要的參考依據(jù)。不僅如此，檔案也是機關(guān)事業(yè)單位進行科學研究的一個基礎(chǔ)，單位內(nèi)其它很多工作的順利進行，往往都不能離開檔案資料。因此，檔案管理工作人員必要針對所有的檔案資料信息，主動進行搜集、分類、管理。因為，檔案資料收集工作只是其中的首要部分，只有充分的、科學的對各大檔案資料進行收集，才可以完成檔案資料的有效操作，從而保證檔案的完整性。

（三）事業(yè)單位檔案管理人員離職時做好相關(guān)交接工作

如果機關(guān)事業(yè)單位人員即將離任，需要在新的接班人上任以后，做好相應的交接任務。由于不一樣的功能工作人員具有不同的檔案管理習慣，并且因為是新人，上任后往往無法全面的了解檔案工作。因此，只有做好相關(guān)的交接工作，保證新任員工對檔案信息有了全面的了解，才可以讓老員工離任。這樣做，可以防止由于人事的改變，而導致檔案信息發(fā)生遺失、損失。

在檔案搜集方面，若想提高工作質(zhì)量，首先，要提高檔案管理工作人員的歸檔意識。我國事業(yè)單位有必要擬定完整的規(guī)章制度，有效針對檔案管理作業(yè)進行查核。其次，在對檔案管理工作人員進行選擇時，要重視工作人員的相關(guān)專業(yè)知識，挑選出具備一定檔案管理專業(yè)基礎(chǔ)或具有檔案管理工作經(jīng)驗的人員上崗。如此一來，可以保證我國機關(guān)事業(yè)單位的檔案信息得到妥善管理。

結(jié)語

就目前而言，我國大多數(shù)機關(guān)事業(yè)單位對檔案管理沒有給予足夠的重視，從而暴露出管理中的各種不足和問題，例如：管理人員缺少專業(yè)知識、工作人員離職后交接工作沒有做好等等。通過本文講解，我們針對機關(guān)事業(yè)單位檔案分類整體管理進行研究，總結(jié)出相關(guān)的管理措施，包括利用現(xiàn)代化的設(shè)備，促進檔案分類管理現(xiàn)代化；加強事業(yè)單位檔案收集工作，有效避免檔案缺失；對檔案管理人員定期進行培訓，提高工作人員的綜合素質(zhì)等。希望這些措施能夠幫助我國事業(yè)單位更好的開展檔案管理工作。

[1]靳云峰.臺灣地區(qū)檔案館及重要檔案保管單位所藏檔案概述(上)[J].臺灣研究集刊,2002,01：97-106.

[2]賴茂生,任浩淼,夏牧,等.我國現(xiàn)行信息資源管理的政策與法律研究[J].科技與法律,1997,Z1：111-151.