企業(yè)辦公室工作協(xié)調(diào)藝術(shù)分析

楊勇

（中鐵十一局集團城市軌道工程有限公司 湖北武漢 430000）

企業(yè)辦公室工作協(xié)調(diào)藝術(shù)分析

楊勇

（中鐵十一局集團城市軌道工程有限公司 湖北武漢 430000）

辦公室協(xié)調(diào)工作是一門集公共關(guān)系和領(lǐng)導(dǎo)藝術(shù)于一體的綜合性管理科學(xué)，辦公室管理人員的協(xié)調(diào)工作直接影響企業(yè)的發(fā)展大局。本文在明確企業(yè)辦公室地位和作用的基礎(chǔ)上指出了企業(yè)辦公室工作協(xié)調(diào)的內(nèi)容、原則及協(xié)調(diào)藝術(shù)，以提高企業(yè)辦公室管理水平，更好地服務(wù)企業(yè)。

企業(yè)；辦公室；協(xié)調(diào)藝術(shù)

1 引言

企業(yè)辦公室是企業(yè)高效運轉(zhuǎn)的中樞，起著承上啟下、協(xié)調(diào)左右的中心樞紐作用，而協(xié)調(diào)工作是辦公室的一項重要職能，辦公室協(xié)調(diào)工作的好與壞，直接關(guān)系著整個企業(yè)的發(fā)展，企業(yè)必須深刻認(rèn)識到辦公室的地位和作用，鼓勵辦公室人員掌握藝術(shù)性的協(xié)調(diào)技能。

2 企業(yè)辦公室工作協(xié)調(diào)的主要內(nèi)容

辦公室協(xié)調(diào)是指對辦公室諸要素和企業(yè)員工的各項活動進行協(xié)調(diào)，以有效地利用各種資源，提升辦公室的行政管理效率，進而最大限度地實現(xiàn)辦公室管理的工作目的。辦公室位于組織的核心地帶，是領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手，同時又與企業(yè)內(nèi)部其他部門和基層有著千絲萬縷的聯(lián)系，是溝通領(lǐng)導(dǎo)層和下級的橋梁，又是企業(yè)向社會開展公共關(guān)系活動的窗口，其協(xié)調(diào)工作范圍廣，內(nèi)容多，大體上可以概括為三項內(nèi)容：①協(xié)調(diào)上下關(guān)系。辦公室要協(xié)調(diào)好領(lǐng)導(dǎo)層和各部門及員工之間的關(guān)系，要保證領(lǐng)導(dǎo)層決策能夠及時有效地下達(dá)基層，又要保證基層的意見客觀真實的反饋給領(lǐng)導(dǎo)層，保證企業(yè)上下統(tǒng)一思想，目標(biāo)一致。②協(xié)調(diào)左右關(guān)系。左右關(guān)系是指與辦公室平級的各部門，辦公室各項工作的順利完成離不開與企業(yè)內(nèi)其他部門的合作，因此，辦公室要與企業(yè)內(nèi)其他部門搞好關(guān)系，變個體優(yōu)勢為整體優(yōu)勢，最大限度地發(fā)揮部門的整體作用，提高工作效率。③協(xié)調(diào)內(nèi)外關(guān)系。所謂內(nèi)外是以自身企業(yè)為依據(jù)，辦公室除了在企業(yè)內(nèi)部與領(lǐng)導(dǎo)層和其他兄弟部門維護好關(guān)系，還要與企業(yè)的上級領(lǐng)導(dǎo)部門、政府相關(guān)部門和其他兄弟企業(yè)協(xié)調(diào)好關(guān)系。辦公室是企業(yè)的代言人，其辦事風(fēng)格直接關(guān)乎企業(yè)的形象，進而直接影響企業(yè)的整體利益，辦公室在進行協(xié)調(diào)工作時要注意尊重其他各方的意見，平等協(xié)商，增信釋疑，為企業(yè)營造良好的外部環(huán)境，保證各項工作平穩(wěn)順利地進行。

3 協(xié)調(diào)藝術(shù)與企業(yè)辦公室工作協(xié)調(diào)的關(guān)系及運用原則

協(xié)調(diào)藝術(shù)，是指辦公室創(chuàng)造性地運用協(xié)調(diào)方法的技能和技巧，以使協(xié)調(diào)工作順利有效地進行，實現(xiàn)協(xié)調(diào)目的。協(xié)調(diào)藝術(shù)是協(xié)調(diào)方法有效實施的潤滑劑，實踐證明，要想提高辦公室的工作效率及管理水平，必須掌握一定的協(xié)調(diào)藝術(shù)。在運用協(xié)調(diào)藝術(shù)時，注意以下幾個原則：

3.1 大局原則

該原則要求辦公室始終有目標(biāo)意識，即辦公室協(xié)調(diào)工作要以組織目標(biāo)為目標(biāo)，善于將各種不協(xié)調(diào)轉(zhuǎn)化為協(xié)調(diào)，從而實現(xiàn)企業(yè)的整體利益。辦公室在處理上下級關(guān)系、左右關(guān)系及內(nèi)外部關(guān)系時，要以企業(yè)利益為重，顧全大局，當(dāng)局部利益與企業(yè)利益發(fā)生沖突時，要把企業(yè)的整體利益放在首位，從實現(xiàn)企業(yè)目標(biāo)的高度出發(fā)，化解矛盾。

3.2 協(xié)商原則

辦公室的協(xié)調(diào)工作是在領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)范圍內(nèi)進行的，因此，辦公室人員只能向協(xié)調(diào)對象協(xié)商說明，并將協(xié)商結(jié)果及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報，而不能擅自發(fā)號施令。為了保證領(lǐng)導(dǎo)決策的及時下達(dá)，辦公室人員在處理與企業(yè)內(nèi)部各部門及基層關(guān)系時要以民主協(xié)商的方式進行，在出現(xiàn)矛盾糾紛時，辦公室人員要從企業(yè)目標(biāo)出發(fā)，充分利用各種有效的矛盾與沖突疏導(dǎo)機制，及時合理地處理問題，統(tǒng)一雙方目標(biāo)，這相對于指揮而言，更容易獲得矛盾雙方的理解與支持。這一原則在處理企業(yè)外部關(guān)系時顯得尤重要。

3.3 原則性與靈活性辯證統(tǒng)一原則

原則性與靈活性辯證統(tǒng)一原則是保證協(xié)調(diào)工作有效進行的重要原則。所謂原則性，是指辦公室的協(xié)調(diào)工作時刻要以國家的法律法規(guī)和企業(yè)的規(guī)章制度為原則，并以此作為解決各種矛盾的根本準(zhǔn)則，只有這樣才能保證辦公室的協(xié)調(diào)工作不偏離方向。靈活性是指辦公室人員尤其是辦公室主任在處理上下級矛盾、左右矛盾與內(nèi)外矛盾時，要在堅持原則性的基礎(chǔ)上講究協(xié)調(diào)方法的靈活性，具體問題具體分析，掌握正確協(xié)調(diào)問題的思維方式和工作方法，分清主次，盡量兼顧多方利益，改善雙方關(guān)系，化解矛盾，使協(xié)調(diào)工作有章有序地進行。

4 企業(yè)辦公室工作的協(xié)調(diào)藝術(shù)

企業(yè)辦公室要做好協(xié)調(diào)工作，除了掌握以上三項協(xié)調(diào)原則外，還必須掌握和靈活運用協(xié)調(diào)的藝術(shù)，以達(dá)到事半功倍的效果。

4.1 善于進行溝通

溝通是協(xié)調(diào)的前提，協(xié)調(diào)是溝通的結(jié)果，能否做到有效的溝通，將決定此次協(xié)調(diào)的成敗。①要注意觀察。在整個溝通過程中，辦公室人員要時刻注意對方的言談舉止，通過觀察，洞察對方的談判態(tài)度和談判底線。②語言要幽默，切忌自始至終的嚴(yán)肅面孔，這不僅會讓人緊張而且還會使氣氛尷尬。溝通過程中適當(dāng)?shù)挠哪ㄈ缍巫?、案例、俏皮話、反語等）將會緩解雙方的緊張情緒，尤其是在協(xié)商進入關(guān)鍵階段的時候，從而沖淡或者消除彼此的對立狀態(tài)，將重點回歸到協(xié)商中來。

對于被協(xié)調(diào)者之間產(chǎn)生的矛盾糾紛，我們可以考慮以下兩種解決辦法：①勸說。勸說的前提還是要善于傾聽，在充分了解雙方矛盾的焦點后，為了防止事態(tài)擴大和激化，采取勸說的方式，在中間積極斡旋。注意勸說講究的是以理服人，“理”不僅僅指的是道理，還可以是交情、雙方的共同點等，協(xié)調(diào)者要善于運用這些勸說技巧，使雙方化干戈為玉帛。②保持中庸態(tài)度。中庸絕不是不說話，站在一旁看笑話。中庸的本意是指待人接物所采取的不偏不倚、調(diào)和折中的態(tài)度，在被協(xié)調(diào)者相持不下的時候，協(xié)調(diào)者可以提出一個雙方都能接受的方案，有條件的妥協(xié)不也是解決沖突很好的方法嗎？當(dāng)然，這是在協(xié)調(diào)者了解對方的心理需求的基礎(chǔ)上提出的解決方案，所以，觀察和傾聽是一切協(xié)調(diào)的前提。

4.2 善于控制局面

要想達(dá)成令自己滿意的協(xié)調(diào)結(jié)果，善于控制局面是必要的。有效的控制是協(xié)調(diào)藝術(shù)不可分割的一部分，若在協(xié)調(diào)過程中，一味地被對方牽著鼻子走，自己毫無話語權(quán)，那么，可想而知，協(xié)調(diào)結(jié)果肯定是自己內(nèi)心不滿意的。所謂善于控制局面，就是指協(xié)調(diào)過程中的捕捉時機、把握環(huán)境和留有余地等。①捕捉時機。協(xié)調(diào)是一種動態(tài)的管理過程，辦公室人員要善于發(fā)現(xiàn)并利用對自己有利的時機，這就需要辦公室工作人員有強烈的時機意識和敏銳的判斷能力。②把握環(huán)境。環(huán)境是協(xié)調(diào)活動賴以存在和發(fā)展的空間條件，大凡成功的協(xié)調(diào)都離不開協(xié)調(diào)者對環(huán)境的把握。把握協(xié)調(diào)環(huán)境有三層含義：a.要熟悉背景，如熟悉協(xié)調(diào)對象的組織概況、協(xié)調(diào)活動的社會動向和協(xié)調(diào)中可能發(fā)生的變化；b.要創(chuàng)造氣氛，如強化信息溝通、增強感情投資和運用輿論導(dǎo)向等，使協(xié)調(diào)活動朝向?qū)ψ约河欣姆较虬l(fā)展；c.要因地制宜，根據(jù)不同的對象，采取不同的辦法。③要留有余地。在協(xié)調(diào)過程中，很有可能會出現(xiàn)雙方未曾遇見過的情況，即非常規(guī)性協(xié)調(diào)，這時的協(xié)調(diào)毫無經(jīng)驗可循，這種情況下切忌協(xié)調(diào)的盲目性。協(xié)調(diào)者可以制定多種備選方案，包括最壞結(jié)果的方案，以應(yīng)付協(xié)調(diào)環(huán)境的意外變化。

4.3 善于隨機應(yīng)變

如上文所述，協(xié)調(diào)是一種動態(tài)的管理過程，這就要求辦公室人員要具備隨機應(yīng)變的能力，堅持原則性與靈活性辯證統(tǒng)一的原則，根據(jù)變化的情況，從實際出發(fā)，隨時協(xié)調(diào)內(nèi)容、程序、目的和方式等，做出非原則性的變動，以促進協(xié)調(diào)的成功。

5 結(jié)束語

協(xié)調(diào)在企業(yè)辦公室工作具有不可替代的地位和作用，辦公室協(xié)調(diào)能力的強弱，直接關(guān)系到整個企業(yè)的發(fā)展，這就要求辦公室人員必須加強自身修養(yǎng)，在協(xié)調(diào)過程中，科學(xué)地選擇協(xié)調(diào)方式方法，促進企業(yè)的各項管理工作，實現(xiàn)企業(yè)的和諧發(fā)展。

[1]王華宇.淺談如何做好企業(yè)辦公室工作[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014（4）：129～131.

[2]吳嘉昀.新形勢下企業(yè)辦公室工作的若干思考[J].理論研究，2016（1）：10～12.

C931.4

A

1004-7344（2016）09-0006-02

2016-3-10

楊勇（1982-），男，助理工程師，本科，從事地鐵施工工作。