淺談如何實(shí)現(xiàn)檔案管理工作現(xiàn)代化

呂淑娟

中圖分類號(hào)：F272.9 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674-1145（2016）05-000-01

摘要隨著社會(huì)的進(jìn)步和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，如何促使檔案管理工作在有效發(fā)揮自身優(yōu)勢(shì)與作用的基礎(chǔ)下實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化成為當(dāng)下每一個(gè)檔案工作者應(yīng)深思的問(wèn)題。筆者從檔案管理及檔案管理現(xiàn)代化的定義出發(fā)，對(duì)我國(guó)目前檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程中所存在的問(wèn)題進(jìn)行了逐一分析，并提出了相應(yīng)的解決對(duì)策。

關(guān)鍵詞檔案管理現(xiàn)代化

一、檔案管理具有下面幾個(gè)方面的作用

（一）發(fā)揮參考依據(jù)的作用

同樣是對(duì)歷史的回顧，但是卻是任何文獻(xiàn)資料所不具備的，檔案能夠發(fā)揮同法律一樣的作用，因?yàn)闄n案的特點(diǎn)與功能決定了自身更具有客觀性、真實(shí)性，能夠?yàn)槿藗兲峁└哒f(shuō)服力的證據(jù)。

（二）提供參考資料的作用

因?yàn)闄n案是對(duì)當(dāng)時(shí)發(fā)生情況的真實(shí)記錄，這些是屬于最科學(xué)，最安全的參考資料，這些資料是未經(jīng)過(guò)篡改，最真實(shí)的，甚至都是一些手稿，內(nèi)部還有照片，這些都已經(jīng)成為了最真實(shí)、可靠的，經(jīng)過(guò)簽字的手稿，一旦在實(shí)際工作中出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，就可以參照這些資料來(lái)解決問(wèn)題，檔案資料室就可以作為查詢的后盾。

二、檔案管理現(xiàn)代化概述

（一）實(shí)現(xiàn)檔案管理工作現(xiàn)代化的必要性

1.時(shí)代發(fā)展，科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步要求必須實(shí)現(xiàn)檔案管理工作現(xiàn)代化。隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)在世界范圍內(nèi)的迅猛發(fā)展，計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、電子通訊等新技術(shù)、新手段在社會(huì)生活的各個(gè)領(lǐng)域中廣泛應(yīng)用。辦公自動(dòng)化和無(wú)紙辦公已經(jīng)成為現(xiàn)實(shí)，檔案工作必須適應(yīng)新形勢(shì)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理工作現(xiàn)代化，否則就會(huì)落伍。

2.辦公自動(dòng)化迫切需要檔案管理工作自動(dòng)化，提高工作效率，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作現(xiàn)代化。傳統(tǒng)的手工管理檔案方式勞動(dòng)量大，查詢速度慢，工作效率低，嚴(yán)重影響檔案的利用。辦公自動(dòng)化，帶來(lái)電子檔案的大量產(chǎn)生，要求我們必須通曉電子檔案的特性，把握電子檔案的運(yùn)動(dòng)規(guī)律，積極開發(fā)電子檔案信息資源，提高工作效率。

3.加強(qiáng)對(duì)檔案的保護(hù)和利用，迫切需要實(shí)現(xiàn)檔案管理工作現(xiàn)代化。由于年代久遠(yuǎn)，檔案的載體材料質(zhì)量差，保護(hù)手段落后，有些已經(jīng)出現(xiàn)了褪色現(xiàn)象，嚴(yán)重的甚至出現(xiàn)了“無(wú)字”現(xiàn)象。傳統(tǒng)檔案管理工作信息利用共享性差，一旦某一利用者查閱，同一時(shí)段內(nèi)就會(huì)被一人獨(dú)占，不能與他人同享檔案信息，這都迫切需要采用現(xiàn)代化管理手段以提高管理質(zhì)量。

三、實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的建議

（一）加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化是檔案管理現(xiàn)代化的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)。檔案管理現(xiàn)代化是建立在先進(jìn)的技術(shù)、嚴(yán)密的分工和廣泛協(xié)作的基礎(chǔ)上的。信息時(shí)代，檔案信息的共享與網(wǎng)絡(luò)的溝通更依賴于統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)來(lái)進(jìn)行規(guī)范，如各種檔案數(shù)據(jù)的交換、檔案信息的傳遞、檔案資料的共享等，都需要通過(guò)制定和建立各類檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，形成檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系，只有這樣才能夠確保檔案管理現(xiàn)代化各項(xiàng)工作的有效實(shí)現(xiàn)，遵循標(biāo)準(zhǔn)，推進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)，在檔案管理系統(tǒng)建設(shè)中常常遇到過(guò)分強(qiáng)調(diào)本單位特殊性，管理方式不可更改的情況，這種實(shí)質(zhì)上無(wú)視標(biāo)準(zhǔn)化、拒絕采用標(biāo)準(zhǔn)的做法極其有害。

（二）實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化

在現(xiàn)代化進(jìn)程中，檔案管理工作人員要樹立科學(xué)實(shí)踐觀，依靠先進(jìn)的科技手段，前沿的管理方法，切實(shí)改變輕利用、等客上門、封閉保守等觀念，實(shí)現(xiàn)主動(dòng)式服務(wù)、開放式服務(wù)。引進(jìn)現(xiàn)代管理的理論和方法，使檔案管理從經(jīng)驗(yàn)管理向科學(xué)管理和現(xiàn)代管理邁進(jìn)。

（三）加快復(fù)合型人才培養(yǎng)

實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，不僅需要檔案管理人員具有檔案方面豐富的理論和實(shí)踐知識(shí)，還必須具有一定的經(jīng)濟(jì)、信息技術(shù)和寫作等綜合方面的知識(shí)。更要加強(qiáng)繼續(xù)教育培訓(xùn)，采用多種形式、實(shí)施全方位的培訓(xùn)，優(yōu)化檔案現(xiàn)代化管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)，培育現(xiàn)代化管理急需的技術(shù)操作、維修及科學(xué)管理人才。

（四）強(qiáng)化管理意識(shí)，加大投入力度

1.關(guān)心和支持檔案管理現(xiàn)代化工作，投入大量資金和精力配置設(shè)備，培養(yǎng)人才，把檔案現(xiàn)代化管理納入單位的工作計(jì)劃，作為單位工作中要達(dá)標(biāo)的內(nèi)容對(duì)其進(jìn)行考核。

2.領(lǐng)導(dǎo)要重視和加強(qiáng)檔案管理工作的交流與合作，發(fā)揮各自優(yōu)勢(shì)，彌補(bǔ)檔案現(xiàn)代化管理上的差異從而提高檔案的現(xiàn)代化管理工作。

3.檔案工作經(jīng)費(fèi)做到年初有預(yù)算安排，特別是對(duì)檔案的檔案維護(hù)、檔案保護(hù)和搶救、檔案信息化建設(shè)等方面所需費(fèi)用要予以重點(diǎn)保障要有專項(xiàng)預(yù)算。

4.各單位要按標(biāo)準(zhǔn)、按要求建設(shè)好規(guī)范化的綜合檔案室，購(gòu)置必備的檔案柜，搞好通風(fēng)、采光、防盜、防蟲、防潮、防火等配套保護(hù)措施，有條件的單位還可以添置空調(diào)、電腦、掃描儀、監(jiān)視器等設(shè)備，進(jìn)一步提高檔案管理信息化水平，確保檔案利用安全，保證檔案資料不丟失、不損壞，又保證檔案信息不失密、不泄密。

四、結(jié)語(yǔ)

檔案部門應(yīng)該制定出一套規(guī)范、統(tǒng)一、簡(jiǎn)潔的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，便于操作和檢索，從而一步步取代手工檢索，實(shí)現(xiàn)資源的共享。同時(shí)，要學(xué)會(huì)資源配置，提前對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析、預(yù)測(cè)。有方向、有目的地進(jìn)行選擇，從而突出重點(diǎn)，使開發(fā)信息具有特色性，積極處理問(wèn)題。利用現(xiàn)代化科技進(jìn)行編改修訂，縮短開發(fā)時(shí)間，通過(guò)開發(fā)新程序、新途徑把最有價(jià)值的檔案信息整理好，傳遞給需要的人，為經(jīng)濟(jì)建設(shè)作出貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)：

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