信息化時代下傳統(tǒng)檔案信息服務(wù)的挑戰(zhàn)

楊薪平

長春市信息中心

信息化時代下傳統(tǒng)檔案信息服務(wù)的挑戰(zhàn)

楊薪平

長春市信息中心

隨著近些年來我國經(jīng)濟文化事業(yè)的不斷向前發(fā)展與進步，社會信息從客觀上對檔案資源的信息化提出了較之前更高的要求。筆者主要針對我國傳統(tǒng)檔案信息服務(wù)進行了分析與研究，并針對其中存在的不足之處制定了與之相適應(yīng)的解決和優(yōu)化策略，以期能為日后我國的檔案管理事業(yè)做出一定的貢獻。

檔案信息；傳統(tǒng)信息服務(wù)；挑戰(zhàn)

在當(dāng)前時代發(fā)展背景下，主要以計算機硬件為主要基礎(chǔ)，這一技術(shù)為人們的生活帶來了極大的發(fā)展與進步。與此同時，檔案信息作為公益事業(yè)，在信息化時代下也受到了一定的挑戰(zhàn)。

一、信息化時代下傳統(tǒng)檔案信息服務(wù)的挑戰(zhàn)

（一）管理手段面對的挑戰(zhàn)

隨著當(dāng)前信息化時代的不斷向前發(fā)展與進步，信息化的管理手段已經(jīng)遍布社會各個領(lǐng)域之中。在當(dāng)前檔案管理自動化的發(fā)展過程中，有較多數(shù)量的檔案是以紙張原件或者復(fù)印件的方式保存著。在這個保存的過程中鑒于對一些使用頻率較高的檔案來說，將會在保存時間與數(shù)據(jù)保存等方面存在損毀的消極情況，這些都會直接影響到檔案在后期的使用情況。

（二）管理人員面對的挑戰(zhàn)

檔案的管理工作是一項具有較強專業(yè)性的內(nèi)容，這就對檔案管理人員提出了較高的要求。雖然當(dāng)前在檔案管理方面有較多工作成熟的工作人員，但是縱觀當(dāng)前多數(shù)的檔案管理人員，這些人員多數(shù)并未受到過較為專業(yè)的培訓(xùn)過程，這樣就會直接導(dǎo)致他們在對檔案進行管理的過程中存在著不專業(yè)等狀況，這都會對檔案的管理狀況產(chǎn)生一定的危害。

二、信息化時代下檔案信息服務(wù)水平的優(yōu)化策略

（一）強化工作人員的管理意識

要想獲得較為有效的對檔案保存的效果，首先就要檔案管理人員能夠?qū)⑦^去陳舊的管理意識進行轉(zhuǎn)變，一改過去傳統(tǒng)的管理理念，將檔案管理實現(xiàn)信息化管理，最好達到資源共享的效果。與此同時，工作人員還要加強對組織內(nèi)部的領(lǐng)導(dǎo)，將這些內(nèi)容規(guī)劃到事業(yè)發(fā)展中去，將這一內(nèi)容作為一個具有戰(zhàn)略性的工作進行，還要加強對檔案管理方案的規(guī)劃與建設(shè)。最后，還要針對事業(yè)發(fā)展的實際狀況，確定并建立一個完善的創(chuàng)建計劃，有效的將投訴管理平臺進行完善，對所投訴的內(nèi)容和信息進行集中管理。[1]如若在管理過程中有一些突發(fā)狀況，就要將監(jiān)控設(shè)備進行調(diào)查與使用，并積極實現(xiàn)調(diào)查管理活動。

（二）規(guī)范檔案管理的過程

要想有效的實現(xiàn)對檔案的管理，還要制定完善的檔案工作制度，對檔案的借用、傳遞過程進行完善管理。在對相關(guān)材料進行核實與調(diào)查之后，對檔案轉(zhuǎn)出的內(nèi)容進行詳細(xì)填表，主要完成《檔案轉(zhuǎn)出登記表》，還要加強對紙質(zhì)與電子版的查詢目錄進行修改，并要及時的對轉(zhuǎn)出借閱的單位與時間進行記錄，并要對檔案管理所使用的費用進行結(jié)算。另外，要對紙質(zhì)與電子版的目錄進行查詢方面的修改，并且在修改的過程中將檔案轉(zhuǎn)出的時間和單位進行詳細(xì)的記錄，與此同時要對檔案進行密封處理，要對經(jīng)辦人進行蓋章簽字的流程。在對檔案進行查閱的過程中要記得，不要隨意將檔案內(nèi)容透漏給其他人，也不能隨意將檔案借給他人進行借閱，查閱檔案務(wù)必要嚴(yán)格按照保密規(guī)定進行，禁止對檔案材料進行勾畫或者涂抹，更不得對檔案進行違規(guī)抄錄或拍攝。一旦遇到特殊情況，就要向領(lǐng)導(dǎo)匯報，在得到批準(zhǔn)以后再進行下一步進程，務(wù)必要保護檔案的安全。

（三）完善檔案室的基礎(chǔ)設(shè)施

要想在檔案事業(yè)發(fā)展過程中取得較好的效果較高的成績，就要加強對檔案室的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，做好檔案管理這項工作，將這一項工作內(nèi)容作為檔案工作中較為重要的一部分。在對檔案室進行建設(shè)與規(guī)劃的過程中需要將檔案室中一些設(shè)施的基本原則與建設(shè)措施等方面進行配置，并且要從檔案室的實際情況出發(fā)，從最大限度上實現(xiàn)對檔案的維護與保護，特別是在對檔案室中的密集架，溫度等息息相關(guān)的因素進行嚴(yán)格管理。如果是有一些污染源的環(huán)境，就需要在對檔案室的地面進行特殊設(shè)定，其地面要高于室外地面20厘米以上，這樣做的原因在于只有這樣才能有效防止水流流入到檔案室內(nèi)部，與此同時還要加強對防火門、防盜門以及空調(diào)等相關(guān)基本設(shè)施的擺放。[2]另外，在檔案室中還應(yīng)當(dāng)保持對室內(nèi)地面與墻體上的整潔保持，不要容易產(chǎn)生并積壓灰塵。在日常生活中，要保持檔案室自身的清潔效果，還要對室內(nèi)的溫度進行嚴(yán)格的控制，嚴(yán)格要求并規(guī)定嚴(yán)禁吸煙等標(biāo)語。為了更好的實現(xiàn)對檔案的管理，相關(guān)的工作人員還應(yīng)當(dāng)定期實現(xiàn)對檔案室的安全檢查，主要對鎖具進行認(rèn)真的檢查。在對鎖具進行選擇的時候務(wù)必要購買符合國家標(biāo)準(zhǔn)的密集架。其中，柜子的高度不能超過2.5m，而密集柜內(nèi)分層數(shù)不應(yīng)多于6層；其中，檔案室中的重要檔案要選擇放置在全封閉的密集柜之中，。如果是檔案室中有一些對安全性要求較低的檔案，便可以選擇一些半封閉的密集架，在安裝的過程中要記得預(yù)留出空間，其距離可以掌握在大于0.8m范圍內(nèi)，而密集架頂部距離房頂?shù)母叨葢?yīng)當(dāng)大于0.2m。

（四）實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化

第一，實現(xiàn)對檔案的高清掃描。為了能夠更有效的實現(xiàn)對檔案資源的保管，相關(guān)管理部門應(yīng)當(dāng)購買到專業(yè)的掃描器具，在應(yīng)用過程中要進行聯(lián)合應(yīng)用的方式，其中最重要的就是，如果遇到掃描儀不能有效處理的文件，就需要利用高倍數(shù)碼相機作為補充。與此同時，要按照文件的順序并按照色彩給予其不同的處理。一般來說，檔案主要分為黑白二值文件、灰度文件、全色文件等幾種內(nèi)容。第二，實現(xiàn)對圖像的處理與存儲。每當(dāng)對檔案掃描工作完成以后，需要相關(guān)工作人員對圖像的處理，可以將其存儲在數(shù)據(jù)庫之中。在對圖像進行保存的過程中，還要實現(xiàn)對圖像的篩選。一旦發(fā)現(xiàn)了有問題的圖像，要利用圖像處理技術(shù)進行修改和標(biāo)記，在處理以后再進行重新掃描。第三，在內(nèi)部建立起數(shù)據(jù)庫。在將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為圖片之后，要建立起與之相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫，還可以實現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)上的查詢作用，實現(xiàn)資源的有效共享。實現(xiàn)檔案的電子化管理能夠有效的縮小了存儲空間，也很好的解決了與日俱增的紙質(zhì)文件與存儲空間二者間產(chǎn)生的矛盾。

在當(dāng)前這個信息化時代發(fā)展背景下，傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)受到了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，需要在信息化時代背景之下加強相關(guān)措施的優(yōu)化策略，以此來為檔案的管理作出一定貢獻。

[1]熊友菊.信息化社會對傳統(tǒng)檔案信息服務(wù)模式的挑戰(zhàn)[J].檔案學(xué)通訊,2011（02）.

[2]劉蕊.信息化社會對傳統(tǒng)檔案信息模式的挑戰(zhàn)[J].神州, 2014（02）.

楊薪平（1982-），女，漢族，吉林省長春市人，長春市信息中心館員，檔案系列中級，從事檔案管理研究。