淺議ERP系統(tǒng)在電網(wǎng)工程竣工決算管理中的應(yīng)用

王湔璋

淺議ERP系統(tǒng)在電網(wǎng)工程竣工決算管理中的應(yīng)用

王湔璋

傳統(tǒng)電網(wǎng)基建工程竣工決算往往是在工程竣工投產(chǎn)后再著手開展竣工決算的編制工作，且涉及計(jì)劃、物資、合同、設(shè)備、資產(chǎn)、財(cái)務(wù)等眾多業(yè)務(wù)及相關(guān)部門，各業(yè)務(wù)之間的管理要求和信息無法進(jìn)行有效共享，從而制約工程竣工決算的編制水平。如何借助ERP系統(tǒng)將特高壓電網(wǎng)基建工程竣工決算從事后編制變?yōu)槭轮泄芸?，有效整合各業(yè)務(wù)部門信息，按時(shí)高質(zhì)量地完成竣工決算報(bào)告和資產(chǎn)劃轉(zhuǎn)工作，是當(dāng)前亟待解決的竣工決算管理難題。

ERP系統(tǒng)；跨區(qū)電網(wǎng)工程；竣工決算管理

一、問題的提出

在第一條特高壓輸變電電網(wǎng)建設(shè)過程中，由于項(xiàng)目業(yè)務(wù)流程尚未明晰，前期也未曾出具相應(yīng)的業(yè)務(wù)規(guī)范，容易在業(yè)務(wù)處理過程中產(chǎn)生原有信息系統(tǒng)與實(shí)際過程數(shù)據(jù)不一致的情況。另外特高壓輸變電工程被動(dòng)的使用舊的項(xiàng)目架構(gòu)，使剛剛上線的ERP系統(tǒng)在現(xiàn)實(shí)工作中較多的只是作為賬務(wù)記錄和管理的應(yīng)用軟件使用，未能從根本上發(fā)揮ERP系統(tǒng)的高度集成性能和過程投資控制的線上管理；在合同管理方面，部分施工單位申請進(jìn)度款時(shí)僅是上報(bào)大包合同的合計(jì)總額，未按照工程架構(gòu)的明細(xì)項(xiàng)進(jìn)行單價(jià)或總價(jià)的合同拆分，造成業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)掛接不嚴(yán)謹(jǐn)，在事后編制竣工決算時(shí)數(shù)據(jù)核查難度加大，并對項(xiàng)目后續(xù)的轉(zhuǎn)資產(chǎn)生較大影響。

二、ERP在特高壓跨區(qū)電網(wǎng)工程竣工決算管理中的應(yīng)用

1.對原有工程WBS結(jié)構(gòu)進(jìn)行調(diào)整。依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)資產(chǎn)清單的基礎(chǔ)，在充分調(diào)研項(xiàng)目初設(shè)概算、項(xiàng)目標(biāo)準(zhǔn)架構(gòu)規(guī)范和ERP系統(tǒng)現(xiàn)有架構(gòu)等相關(guān)文獻(xiàn)基礎(chǔ)上，由建設(shè)管理單位組織現(xiàn)場建設(shè)專家和運(yùn)行管理專家進(jìn)行了ERP系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)WBS架構(gòu)模板編制工作.并根據(jù)電網(wǎng)工程建設(shè)預(yù)算編制與計(jì)算規(guī)定中的相關(guān)要求，在項(xiàng)目初級階段，要求設(shè)計(jì)單位進(jìn)行報(bào)價(jià)分解，按照特高壓輸電工程的實(shí)際拆分設(shè)計(jì)架構(gòu)固化至ERP系統(tǒng)中，即將所有施工合同拆分至WBS的最底層。并在進(jìn)度款支付中，將施工合同單價(jià)和總價(jià)部分分別與工程架構(gòu)進(jìn)行逐一關(guān)聯(lián)，實(shí)現(xiàn)進(jìn)度款的完全分解與工程投資全過程的線上管控。

2.工程竣工驗(yàn)收時(shí)，自動(dòng)形成現(xiàn)場驗(yàn)收清單。針對已發(fā)生業(yè)務(wù)的WBS分別建立與資產(chǎn)WBS標(biāo)識、WBS費(fèi)用類型及資產(chǎn)類別編碼的對應(yīng)，并固化于ERP系統(tǒng)中，以便于現(xiàn)場驗(yàn)收清單、生產(chǎn)準(zhǔn)備費(fèi)清單、備品備件及重點(diǎn)低值易耗品清單的數(shù)據(jù)自動(dòng)導(dǎo)出，并可將線外更新審核后的現(xiàn)場驗(yàn)收清單重新上載。減少重復(fù)核對資產(chǎn)設(shè)備數(shù)據(jù)的人力物力，同時(shí)也避免手工填制現(xiàn)場驗(yàn)收清冊出現(xiàn)錯(cuò)誤概率的業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。

3.費(fèi)用分?jǐn)偱c資產(chǎn)價(jià)值自動(dòng)歸集基建項(xiàng)目驗(yàn)收完成和合同結(jié)算完成后，并且在項(xiàng)目成本已完全入賬條件下（項(xiàng)目狀態(tài)顯示“關(guān)閉”，并確保后續(xù)不再發(fā)生成本費(fèi)用），由財(cái)務(wù)人員收集完成相關(guān)竣工決算原始資料，全面檢查和梳理各級WBS架構(gòu)下合同、采購訂單的掛接層級、狀態(tài)、金額，并核對各級WBS工程成本，最后遍歷WBS設(shè)置參數(shù)，制定費(fèi)用分?jǐn)傄?guī)則。依次對建筑——待攤費(fèi)用、建筑——基礎(chǔ)、材料（非資產(chǎn)類）、安裝費(fèi)用、其他費(fèi)用進(jìn)行分?jǐn)偅瑢?shí)現(xiàn)資產(chǎn)價(jià)值的自動(dòng)歸集。

4.建立ERP系統(tǒng)輔助決算轉(zhuǎn)資功能。建立了ERP工程預(yù)轉(zhuǎn)資和決算轉(zhuǎn)資功能，預(yù)轉(zhuǎn)資功能更具體包括項(xiàng)目成本重分類，預(yù)轉(zhuǎn)資批次創(chuàng)建、維護(hù)，預(yù)轉(zhuǎn)資資產(chǎn)選擇，價(jià)值確定，數(shù)據(jù)確認(rèn)及過賬等功能；決算轉(zhuǎn)資功能包括費(fèi)用分?jǐn)偅Y產(chǎn)價(jià)值歸集，竣工決算報(bào)告系統(tǒng)出具，編制和上載，竣工決算報(bào)告逐級在線審批，竣工決算報(bào)告審批通過后系統(tǒng)自動(dòng)關(guān)閉項(xiàng)目等功能，以防止工程決算后反復(fù)開口、切實(shí)提升特高壓跨區(qū)電網(wǎng)工程竣工決算的業(yè)務(wù)水平和工作質(zhì)量。

三、工作成果亮點(diǎn)及差異分析

1.“ERP系統(tǒng)支撐跨區(qū)電網(wǎng)工程竣工決算”最大的亮點(diǎn)是以支付為核心向以資產(chǎn)為核心的轉(zhuǎn)變。“ERP系統(tǒng)支撐輸配電工程竣工決算”將項(xiàng)目建設(shè)過程看作是資產(chǎn)形成的過程，并根據(jù)資產(chǎn)管理階段所需的所屬項(xiàng)目、類別、采購來源等關(guān)鍵信息，前移到項(xiàng)目設(shè)計(jì)階段，以資產(chǎn)為核心建立WBS架構(gòu)，真正實(shí)現(xiàn)工程項(xiàng)目實(shí)施與資產(chǎn)建設(shè)的無縫集成。確立了資產(chǎn)與WBS的對應(yīng)關(guān)系，把WBS細(xì)化到固定資產(chǎn)目錄及其重要組成設(shè)備層級，明確了設(shè)備與安裝費(fèi)用的對應(yīng)關(guān)系，貫徹以標(biāo)準(zhǔn)化資產(chǎn)卡片為核心的理念，通過將項(xiàng)目結(jié)構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)化及將規(guī)范化的項(xiàng)目建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)固化至ERP系統(tǒng)，以實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)輔助竣工決算目標(biāo)。

2.線內(nèi)外竣工決算報(bào)告差異分析

因此送端換流站竣工決算報(bào)告的手工編制工作正在進(jìn)行中，此送端換流站已成功應(yīng)用ERP系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)輔助竣工決算轉(zhuǎn)資功能，并已自動(dòng)出具竣工決算報(bào)告。兩版報(bào)告間在工程成本、付款總數(shù)上預(yù)計(jì)保持一致，但明細(xì)數(shù)據(jù)預(yù)計(jì)存在部分差異。原因有以下幾點(diǎn)：

（1）系統(tǒng)出具的竣工決算報(bào)告行項(xiàng)目明細(xì)源自項(xiàng)目架構(gòu)，決算金額源自工程成本，工程成本則源自合同明細(xì)數(shù)據(jù)。因此，前端業(yè)務(wù)人員在系統(tǒng)錄入的合同采購數(shù)據(jù)將直接影響線內(nèi)出具的決算報(bào)告；而手工編制的決算報(bào)告則依附線下歸檔的材料,例如實(shí)物現(xiàn)場盤點(diǎn)的結(jié)果。前端業(yè)務(wù)人員在進(jìn)行系統(tǒng)錄入時(shí)只能按照合同簽訂時(shí)的總數(shù)進(jìn)行入賬，而無法按照實(shí)際結(jié)果在系統(tǒng)進(jìn)行操作，因此兩版報(bào)告預(yù)計(jì)存在明細(xì)行項(xiàng)目數(shù)據(jù)的差異。

（2）前期為將某送端換流站系統(tǒng)架構(gòu)調(diào)整為標(biāo)準(zhǔn)WBS架構(gòu)，經(jīng)過了多次的數(shù)據(jù)切換，包括WBS架構(gòu)切換、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的沖銷及重新入賬，以及合同的明細(xì)拆分，與原始數(shù)據(jù)預(yù)計(jì)存在部分差異。例如針對某送端換流站新舊物資類采購申請的切換，當(dāng)時(shí)是由設(shè)計(jì)院按照明細(xì)架構(gòu)進(jìn)行數(shù)量和金額的調(diào)整，而服務(wù)類采購申請的切換是由前端業(yè)務(wù)部門按照明細(xì)架構(gòu)進(jìn)行調(diào)整，并未按照現(xiàn)場實(shí)際施工采購的數(shù)量和金額進(jìn)行調(diào)整，由于采購申請的數(shù)據(jù)直接影響工程成本，因此也間接影響竣工決算報(bào)告的數(shù)據(jù)。

針對線內(nèi)外竣工決算報(bào)告可能存在的差異，可待線外決算報(bào)告出具后，再通過系統(tǒng)出具一版線內(nèi)決算報(bào)告，此時(shí)再將線內(nèi)外報(bào)告進(jìn)行詳細(xì)對比。在ERP測試系統(tǒng)中按照線外數(shù)據(jù)進(jìn)行模擬調(diào)整，得出產(chǎn)生差異原因并在系統(tǒng)中完成調(diào)整，并出具詳細(xì)的差異分析報(bào)告。通過差異分析報(bào)告詳細(xì)闡述差異出現(xiàn)的具體原因，同時(shí)提出規(guī)避差異的解決方案，旨在針對未來新建工程出具系統(tǒng)決算報(bào)告的數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。

總之，“ERP系統(tǒng)支撐跨區(qū)電網(wǎng)工程竣工決算”工作的實(shí)施和部署，是基于提高大型基建工程投資過程控制精益化水平、實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)輔助竣工決算轉(zhuǎn)資目的進(jìn)行的研究，首次實(shí)現(xiàn)了特高壓直流跨區(qū)電網(wǎng)工程在ERP系統(tǒng)中的線上輔助竣工決算和轉(zhuǎn)資。通過對該功能的深化研究和應(yīng)用，不僅夯實(shí)了工程、物資、財(cái)務(wù)和資產(chǎn)的基礎(chǔ)管理，而且也彌補(bǔ)了工程及資產(chǎn)全壽命周期的管理空白，改進(jìn)了管理短板，大幅提升了工程計(jì)劃、開工、物資/服務(wù)采購、合同、設(shè)備資產(chǎn)及財(cái)務(wù)管理人員的工作效率，極大的提高竣工決算的業(yè)務(wù)管理水平，保障特高壓直流工程竣工決算的效率和數(shù)據(jù)質(zhì)量，為建設(shè)期形成資產(chǎn)順利移交運(yùn)行單位提供技術(shù)保障。

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