新形勢下加強(qiáng)醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理的思考

摘要：醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理是財(cái)務(wù)管理工作的重要組成部分。本文分析目前醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理的現(xiàn)狀及存在的問題，建議從源頭上把好檔案的質(zhì)量，加強(qiáng)日常保管，提高檔案利用效率，改善檔案管理方法，從而切實(shí)做好檔案管理工作。

關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)檔案；管理；醫(yī)院

中圖分類號：F230 文獻(xiàn)識別碼：A 文章編號：1001-828X（2016）012-000-02

Abstract： Accounting records management is an important part of financial management in Hospital. This paper analyzes the current situation and problems of hospital accounting records management， advising good quality from the source file， strengthening routine custody， utilizing file efficiency and improving file management methods.

Key words： Accounting Files； Management； Hospital

醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案是在財(cái)務(wù)活動(dòng)中形成的各種資料和文件。它是全面記錄了醫(yī)院各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)的史料證據(jù)，既是財(cái)務(wù)管理的組成部分，也是相關(guān)醫(yī)院管理研究、考核、評價(jià)的依據(jù)[1]。但在醫(yī)院的實(shí)際工作中，會(huì)計(jì)檔案沒有發(fā)揮應(yīng)有的作用，管理重視程度不夠，管理現(xiàn)狀不容樂觀。2015年12月11日國家財(cái)政部和檔案局公布了修訂后的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》（簡稱《新辦法》，下同），標(biāo)志著會(huì)計(jì)檔案的管理進(jìn)入了新的歷史階段，值得我們認(rèn)真學(xué)習(xí)、仔細(xì)研究。本文就目前醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理存在的問題嘗試做些探討，并結(jié)合《新辦法》要求和工作實(shí)踐提出改進(jìn)建議。

一、加強(qiáng)醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理的重要性

會(huì)計(jì)檔案作為醫(yī)院經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的信息載體，最重要的功能就是反映和監(jiān)督。這里的反映和監(jiān)督功能一方面是按照國家財(cái)經(jīng)制度及相關(guān)法律法規(guī)要求，對財(cái)務(wù)管理、會(huì)計(jì)核算活動(dòng)中形成的資料進(jìn)行歸類整理保管，使得會(huì)計(jì)檔案具有法律依據(jù)功能，另一方面是醫(yī)院加強(qiáng)自身內(nèi)部管理的需要，積累發(fā)展歷程中的重要數(shù)據(jù)，為當(dāng)前和未來管理決策提供參考和支持。真實(shí)、完整的會(huì)計(jì)檔案對醫(yī)院的經(jīng)營管理具有重要的支持、保證和促進(jìn)作用，加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理對提高醫(yī)院管理水平有重要意義。

二、醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理的現(xiàn)狀問題

《新辦法》對會(huì)計(jì)檔案定義中特別指出“各種形式的會(huì)計(jì)資料”，包括電子會(huì)計(jì)檔案。顯然會(huì)計(jì)憑證類、會(huì)計(jì)賬簿類、財(cái)務(wù)報(bào)告類及其他類都屬于其范疇，其涵蓋收集、整理、保管和銷毀過程。其中行政事業(yè)會(huì)計(jì)檔案定期保管年限分為10年和30年，較之前有很大區(qū)別。

近年來醫(yī)院隨著業(yè)務(wù)工作量的增長和經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的增加，以及新的結(jié)算形式給會(huì)計(jì)檔案帶來的沖擊，使得會(huì)計(jì)檔案的數(shù)量增長過快。例：某大型三級甲等綜合醫(yī)院，單月全部原始記賬憑證為194冊，組成結(jié)構(gòu)為：門診收入原始憑證101冊，占全月總量的52.06%；住院收入原始憑證43冊，占全月總量的22.16%；全院報(bào)銷支出原始憑證50冊，占全月總量的25.78%，其中：總務(wù)、科研、教學(xué)等支出原始憑證44冊，占全月總量的22.68%；藥品報(bào)銷支出原始憑證6冊，占全月總量的3.1%，以上原始憑證中未含原始POS機(jī)小票約1.26萬張，此部分檔案單獨(dú)存檔。通過對上述檔案連續(xù)三年數(shù)據(jù)的測算，每年均以10%的速度進(jìn)行增長。會(huì)計(jì)檔案涵蓋了所有與財(cái)務(wù)相關(guān)的信息，收集、整理、歸檔、儲(chǔ)存、查閱工作都比較繁雜，往往是周期長、流程多、專業(yè)性強(qiáng)，有的資料還涉及核心敏感信息，其管理工作需要專業(yè)的知識、規(guī)范的制度和敬業(yè)的精神。筆者工作實(shí)踐中覺得目前檔案管理還存在以下幾方面的問題。

1.未設(shè)置獨(dú)立的檔案部門及未對檔案進(jìn)行分類管理

《新辦法》規(guī)定會(huì)計(jì)檔案在會(huì)計(jì)年度結(jié)束后可暫由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，最長不超過三年，期滿之后原則上移交本單位檔案部門統(tǒng)一保管。實(shí)際工作中大多數(shù)醫(yī)院均未設(shè)置專門檔案機(jī)構(gòu)，使得會(huì)計(jì)檔案的保管和銷毀工作缺乏統(tǒng)一指導(dǎo)、監(jiān)督[2]。財(cái)務(wù)部門不僅要為日益增加的會(huì)計(jì)檔案尋求保存空間并負(fù)責(zé)妥善保管，還要承擔(dān)接待各部門甚至外界查閱會(huì)計(jì)檔案的服務(wù)工作。由于未對會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行科學(xué)合理的分類管理，導(dǎo)致查詢效率低，工作量大等問題的產(chǎn)生。

2.未將電子財(cái)務(wù)檔案完全納入管理范圍

《新辦法》規(guī)定內(nèi)部形成和外部接受且符合相關(guān)要求的會(huì)計(jì)資料可作為電子會(huì)計(jì)檔案保存。這是從制度上彌補(bǔ)了電子檔案歸檔、保存的空白，可以說是檔案管理里程碑式的進(jìn)步。很長時(shí)間來財(cái)務(wù)活動(dòng)中形成的電子資料打印成紙質(zhì)存檔，不僅耗用了審核崗位大量時(shí)間精力和實(shí)物資源（紙張和墨粉），同時(shí)也占用了大量檔案空間；同時(shí)會(huì)計(jì)專業(yè)軟件系統(tǒng)的安裝光盤、磁盤、用戶名稱密碼、用戶服務(wù)卡及使用手冊等資料也散落在各崗位手中，沒有做到統(tǒng)一歸檔入庫，不利于維護(hù)和查詢工作[3]。

3.未充分利用開發(fā)檔案的內(nèi)涵價(jià)值

會(huì)計(jì)檔案涵蓋醫(yī)院各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)的財(cái)務(wù)信息，專業(yè)性很強(qiáng)，這就要求會(huì)計(jì)檔案的管理者要具備會(huì)計(jì)、檔案、醫(yī)學(xué)、信息等知識背景，才能更好地管理、利用會(huì)計(jì)檔案資源，發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值。目前會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)和檔案部門沒有專門的管理會(huì)計(jì)檔案的人才，沒有充分開發(fā)利用檔案資料的信息資源?；跁?huì)計(jì)檔案資料的豐富內(nèi)涵，如果不能對其充分開發(fā)利用，不僅無法有效體現(xiàn)檔案的價(jià)值，也直接影響管理者和使用者對會(huì)計(jì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識。

4.未按規(guī)定及時(shí)銷毀

《新辦法》對會(huì)計(jì)檔案的銷毀流程做出明確規(guī)定。而一直以來，作為會(huì)計(jì)檔案管理重要環(huán)節(jié)的銷毀工作在實(shí)際工作中卻并不“重要”，呈現(xiàn)無人來銷、無人敢毀的局面。這里面原因很復(fù)雜，既有主觀上耗時(shí)耗力、怕有疏忽承擔(dān)責(zé)任的顧慮，也有客觀上缺乏專門管理機(jī)構(gòu)、明確操作制度和可行操作流程，使得會(huì)計(jì)檔案越積越多，占用大量庫房空間，一旦需要轉(zhuǎn)移就是浩大的搬遷工程，耗費(fèi)人力、物力和財(cái)力。

三、新形勢下加強(qiáng)醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理的思考和建議

1.設(shè)置獨(dú)立的檔案部門并對檔案進(jìn)行分類管理

設(shè)置獨(dú)立檔案部門既是貫徹相關(guān)法律法規(guī)要求，也是加強(qiáng)和規(guī)范檔案管理工作的組織保。這樣可以一方面逐步實(shí)現(xiàn)檔案的歸口管理，提升會(huì)計(jì)檔案的服務(wù)功能，另一方面也可以對檔案的收集、歸檔進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，在不違反國家有關(guān)規(guī)定的前提下對會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行瘦身。會(huì)計(jì)檔案分類整理是檔案管理的重要組成部分，如：對合同、POS機(jī)刷卡憑證等原始資料進(jìn)行分類整理保管后，可隨時(shí)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行定期銷毀，這樣可以達(dá)到提高檔案的查詢效率及工作質(zhì)量，節(jié)約有效的空間，提升服務(wù)品質(zhì)的目的。

2.加快會(huì)計(jì)電子檔案管理，通過信息化手段全方位提升檔案管理的水平

根據(jù)《新辦法》要求加快電子檔案的歸檔、保存，一方面對于電子數(shù)據(jù)易被修改的特點(diǎn)，采取嚴(yán)格授權(quán)審批、權(quán)限管理、電子簽名和及時(shí)備份等方式加強(qiáng)相關(guān)數(shù)據(jù)的安全保密措施；另一方面電子檔案也要分類歸檔、安全存儲(chǔ)，從而方便整理和查閱，提升會(huì)計(jì)檔案的利用效率及價(jià)值。

3.切實(shí)轉(zhuǎn)變觀念提升檔案的利用功能

會(huì)計(jì)檔案管理不僅僅是對資料的整理保管以備查閱，還有對資料的開發(fā)、利用，從而最大程度實(shí)現(xiàn)檔案的作用和價(jià)值。因此，在對會(huì)計(jì)檔案的整理、歸檔和保管中要做到合理規(guī)范，建立嚴(yán)格的查閱制度，保護(hù)檔案完整、安全的前提下，為相關(guān)部門和個(gè)人提供查閱服務(wù)，同時(shí)檔案管理部門也應(yīng)該根據(jù)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)和反饋信息做好效果分析，積極主動(dòng)采取措施，借助各種信息化手段，方便管理者和研究者使用檔案資料，在加強(qiáng)檔案管理的同時(shí)提升人們對檔案管理認(rèn)識。

4.做好保管期限屆滿會(huì)計(jì)檔案的鑒定銷毀工作

《新辦法》要求鑒定工作由檔案管理機(jī)構(gòu)牽頭，組織會(huì)計(jì)、審計(jì)、紀(jì)檢監(jiān)察等部門進(jìn)行，同時(shí)對銷毀的流程也做出了明確的規(guī)定，其中電子檔案的銷毀必須有信息部門參與監(jiān)督。各部門應(yīng)該按照《新辦法》的規(guī)定，及時(shí)做好會(huì)計(jì)檔案的鑒定銷毀工作，這樣可以最大限度地合理利用存儲(chǔ)空間，節(jié)約人力、物力資源。

總之，加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理工作，既要在思想上重視、制度上健全、流程上規(guī)范、保管上安全及操作上方便快捷，也要充分利用、發(fā)揮檔案的內(nèi)涵價(jià)值，加強(qiáng)管理者和使用者對檔案管理的認(rèn)識。貫徹落實(shí)《新辦法》相關(guān)要求，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理，重視復(fù)合型管理人才隊(duì)伍的建設(shè)，改進(jìn)存儲(chǔ)手段，以利用檔案價(jià)值、服務(wù)醫(yī)院管理為目的，為醫(yī)院發(fā)展決策提供依據(jù)。

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作者簡介：田新雨（1978-），男，碩士，助理會(huì)計(jì)師；研究方向：醫(yī)院預(yù)算管理。