會(huì)計(jì)檔案管理辦法征求意見(jiàn)稿淺析

楊愛(ài)義　馮菁菁

摘要：會(huì)計(jì)檔案是對(duì)企業(yè)經(jīng)濟(jì)信息的原始記錄，是各單位的重要檔案材料，通過(guò)一個(gè)單位的會(huì)計(jì)檔案，可以了解這個(gè)單位各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的來(lái)龍去脈。會(huì)計(jì)檔案不僅對(duì)于企業(yè)很重要對(duì)于國(guó)家的經(jīng)濟(jì)管理與宏觀調(diào)控同樣起著重要的作用。所以及時(shí)學(xué)習(xí)相關(guān)法律法規(guī)，更新會(huì)計(jì)檔案管理辦法，對(duì)企業(yè)有著重要的意義。

關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)檔案；管理辦法

中圖分類號(hào)：F230 文獻(xiàn)識(shí)別碼：A 文章編號(hào)：1001-828X（2016）012-000-02

一、會(huì)計(jì)檔案概述

（一）會(huì)計(jì)檔案概念

會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料。它是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。會(huì)計(jì)檔案是各單位的重要檔案材料，通過(guò)一個(gè)單位的會(huì)計(jì)檔案，可以了解這個(gè)單位各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的來(lái)龍去脈，通過(guò)會(huì)計(jì)檔案也可以檢查一個(gè)單位是都遵守財(cái)政法規(guī)，有無(wú)弄虛作假違法亂紀(jì)的行為。

（二）會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)

會(huì)計(jì)方案本身便是企業(yè)經(jīng)濟(jì)信息記錄的原始數(shù)據(jù)，其具備一定的知識(shí)性和信息性，其對(duì)企業(yè)而言，是無(wú)法被替代的。會(huì)計(jì)檔案有以下特點(diǎn)：第一，會(huì)計(jì)檔案信息的來(lái)源很廣泛。有會(huì)計(jì)獨(dú)立核算能力的企業(yè)由會(huì)計(jì)人員記錄的企業(yè)所有經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的信息都會(huì)成為會(huì)計(jì)檔案信息。第二，會(huì)計(jì)檔案中的內(nèi)容具有專業(yè)性。會(huì)計(jì)核算的過(guò)程中產(chǎn)生的賬簿、憑證以及財(cái)務(wù)報(bào)告等一系列的資料具有專門檔案性能。這些記錄會(huì)計(jì)活動(dòng)的檔案會(huì)真切反應(yīng)企業(yè)經(jīng)營(yíng)情況，從這些檔案中可分析出企業(yè)的發(fā)展情況。以上說(shuō)明會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容具有很強(qiáng)的專業(yè)性。第三，形成會(huì)計(jì)檔案的過(guò)程中必須嚴(yán)謹(jǐn)和實(shí)事求是。會(huì)計(jì)核算需要有連續(xù)性和系統(tǒng)性，能夠很好的將企業(yè)的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和狀況反映出來(lái)，并發(fā)揮其監(jiān)督作用。為了確保會(huì)計(jì)核算真正的有效和嚴(yán)謹(jǐn)，必須采取一些措施，例如，企業(yè)單位會(huì)采用復(fù)式記賬法來(lái)記錄企業(yè)的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，以便核對(duì)記賬過(guò)程中的準(zhǔn)確性，在記賬過(guò)程中收集原始憑證，填寫記賬憑證，以保證會(huì)計(jì)賬簿的真實(shí)性。企業(yè)單位會(huì)定期或不定期進(jìn)行盤點(diǎn)，保障賬實(shí)相符。這樣的過(guò)程能確保會(huì)計(jì)核算的精確性，最終形成的會(huì)計(jì)檔案信息也更加嚴(yán)謹(jǐn)。

（三）會(huì)計(jì)檔案的作用

1.信息作用

會(huì)計(jì)檔案中有著充實(shí)的經(jīng)濟(jì)信息，記錄著企業(yè)的所有經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，能夠給管理者的管理提供相關(guān)的信息，并給管理者的預(yù)測(cè)以及決策提供可靠的數(shù)據(jù)。

2.法律依據(jù)作用

絕大多數(shù)的會(huì)計(jì)檔案都是原始資料，其也是法律糾紛解決、財(cái)務(wù)糾紛解決以及產(chǎn)權(quán)糾紛解決過(guò)程中的重要證據(jù)，其是不可或缺的。具有著不可替代的法律效力

3.審查監(jiān)督作用

會(huì)計(jì)檔案的原始屬性是將主體單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)情況真是的記錄和反映出來(lái)，若是存在違背財(cái)務(wù)制度以及相關(guān)法律的情況，都能夠通過(guò)會(huì)計(jì)檔案找出來(lái)。無(wú)論是對(duì)于外部審計(jì)或是內(nèi)部審計(jì)，會(huì)計(jì)檔案都具有不可取代的重要作用。

4.咨詢作用

財(cái)會(huì)人員利用會(huì)計(jì)檔案經(jīng)過(guò)計(jì)算分析，幫助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行財(cái)務(wù)決策要充分發(fā)揮會(huì)計(jì)檔案的咨詢作用。

二、會(huì)計(jì)檔案管理辦法

《會(huì)計(jì)法》規(guī)定，“各單位對(duì)會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告和其他會(huì)計(jì)資料應(yīng)建立檔案，妥善保管。會(huì)計(jì)檔案的保管期限和銷毀辦法，由國(guó)務(wù)院財(cái)政部門會(huì)同有關(guān)部門制定?！倍蓢?guó)務(wù)院財(cái)政部門和國(guó)家檔案局會(huì)同制定的規(guī)范會(huì)計(jì)檔案相關(guān)管理的法律就是《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》。自1984年實(shí)施以來(lái)，《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》在加強(qiáng)各單位會(huì)計(jì)檔案管理、促進(jìn)會(huì)計(jì)發(fā)展方面上都發(fā)揮了積極的作用。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，會(huì)計(jì)工作過(guò)程中也會(huì)出現(xiàn)一些全新的問(wèn)題和情況，并且以往的會(huì)計(jì)檔案管理手段已經(jīng)無(wú)法滿足社會(huì)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要，為了解決這些問(wèn)題，國(guó)家檔案局和財(cái)政部門對(duì)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的實(shí)際實(shí)施情況進(jìn)行了調(diào)查，并根據(jù)《檔案法》和《會(huì)計(jì)法》的相關(guān)規(guī)定，多次修訂了《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》。財(cái)政部會(huì)計(jì)司于2014年12月1日與2015年5月28日分別發(fā)布了兩個(gè)版本的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》征求意見(jiàn)稿。這兩個(gè)版本的征求意見(jiàn)稿分別于2015年7月1日以及2016年1月1日起施行。這兩個(gè)版本與現(xiàn)行的辦法存在哪些重要差異。將在以下內(nèi)容與大家共同探討。

（一）明確了檔案類別，對(duì)電子檔案進(jìn)行規(guī)范

2014和2015的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》征求意見(jiàn)稿中第六條規(guī)定單位可以利用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)通信等現(xiàn)代信息技術(shù)手段管理會(huì)計(jì)檔案，并在第七條和第八條規(guī)范詳細(xì)規(guī)范何種情況下可以僅以電子形式歸檔保存。

新增電子會(huì)計(jì)資料保管規(guī)范，更加適應(yīng)現(xiàn)階段企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理的事實(shí)需求。隨著會(huì)計(jì)電算化的普及，電子形式的會(huì)計(jì)檔案的將成為會(huì)計(jì)檔案中重要的一部分。該項(xiàng)條款的增加也提示企業(yè)應(yīng)該更加重視與規(guī)范電子會(huì)計(jì)檔案的歸檔工作。

（二）重新調(diào)整了移交時(shí)間

現(xiàn)行《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第六條規(guī)定在當(dāng)年形成的相關(guān)會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可以由相關(guān)的會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年的時(shí)間，在時(shí)間到了后，應(yīng)該做好移交工作，將其移交給本單位的檔案管理機(jī)構(gòu)，由其進(jìn)行統(tǒng)一的管理；2014年征求意見(jiàn)稿第十條規(guī)定屬于當(dāng)年歸檔范圍的會(huì)計(jì)資料，一般情況下，需要在會(huì)計(jì)年度終了的半年時(shí)間內(nèi)，由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)將其移交給檔案機(jī)構(gòu)或者相關(guān)的工作人員。若是因?yàn)楣ぷ鞯脑蛐枰七t移交的實(shí)踐，那么會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)需要對(duì)其進(jìn)行臨時(shí)保管，并且臨時(shí)保管的時(shí)間應(yīng)該在三年內(nèi)。2015年征求意稿第十條規(guī)定，在當(dāng)年形成的相關(guān)會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可以由相關(guān)的會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年的時(shí)間，若是因?yàn)楣ぷ髟蛐枰七t移交的時(shí)間，那么需要檔案機(jī)構(gòu)允許，并且暫時(shí)保管時(shí)間需要少于三年。會(huì)計(jì)檔案的移交時(shí)間從現(xiàn)行規(guī)范的會(huì)計(jì)年度終了后1年，變?yōu)?014征求意見(jiàn)稿的會(huì)計(jì)年度終了后半年內(nèi)，2015年征求意見(jiàn)稿再次規(guī)范為會(huì)計(jì)年度終了后1年。企業(yè)要注意征求意見(jiàn)稿的規(guī)范時(shí)間，適時(shí)更改檔案移交時(shí)間。

（三）重新調(diào)整了保管期限

現(xiàn)行《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第八條規(guī)定，會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年五類。對(duì)于其保管的期限，應(yīng)該在會(huì)計(jì)年度終了后第一天開(kāi)始算。2014年征求意見(jiàn)稿第十三條規(guī)定會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為5年、10年、15年、25年四類。會(huì)計(jì)檔案的保管期限，從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。2015年征求意見(jiàn)稿第十三條規(guī)定檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為10年、30年兩類。會(huì)計(jì)檔案的保管期限，從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。

從檔案保管期限程延長(zhǎng)的趨勢(shì)可以看出對(duì)于檔案保管的要求更加嚴(yán)格。會(huì)計(jì)部門與檔案管理部門要及時(shí)學(xué)習(xí)新規(guī)范規(guī)章，更新企業(yè)檔案管理制度。做到規(guī)范嚴(yán)格管理。

（四）調(diào)整了會(huì)計(jì)檔案銷毀前鑒定的參與部門

現(xiàn)行《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》未規(guī)定對(duì)到期會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行鑒定的部門。2014《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》意見(jiàn)稿第十五條規(guī)定，相關(guān)單位應(yīng)該進(jìn)行檔案鑒定小組或者委員會(huì)的建立。對(duì)于那些到了保管期限的檔案，應(yīng)該由其進(jìn)行鑒定，在鑒定后還需要制定銷毀意見(jiàn)書，若是鑒定后的到期檔案還需要保管，那么則應(yīng)該對(duì)其保管的期限進(jìn)行重新的劃定，若是檔案沒(méi)有了保存價(jià)值，那么便可以將其銷毀。 2015《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》意見(jiàn)稿第十五條規(guī)定，檔案機(jī)構(gòu)需要進(jìn)行牽頭，組織相關(guān)的機(jī)構(gòu)重新鑒定已經(jīng)到期的會(huì)計(jì)檔案，并進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案鑒定意見(jiàn)書的形成，在鑒定后，發(fā)現(xiàn)其存在保存價(jià)值，則需要重新進(jìn)行保管期限的劃定，若是沒(méi)有保管的價(jià)值，那么便可以將相關(guān)檔案銷毀。

會(huì)計(jì)檔案銷毀前鑒定參與部門從現(xiàn)行《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》中未提到對(duì)到期會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行鑒定，2014年征求意見(jiàn)稿中的檔案部門會(huì)同會(huì)計(jì)部門進(jìn)行鑒定，2015年征求意見(jiàn)稿中檔案部門牽頭，組織會(huì)計(jì)部門、審計(jì)部門、紀(jì)檢監(jiān)察部門進(jìn)行鑒定，可以看出對(duì)于會(huì)計(jì)檔案銷毀前的鑒定工作越發(fā)重視，也體現(xiàn)出對(duì)于會(huì)計(jì)檔案的重視程度越來(lái)越高。登記，保存與銷毀會(huì)計(jì)檔案應(yīng)同等重要的思想也體現(xiàn)的更加明顯。

三、小結(jié)

會(huì)計(jì)檔案不僅是記錄和反映一個(gè)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的一些情況，更重要的是它為國(guó)家的經(jīng)濟(jì)政策和經(jīng)濟(jì)決策提供詳細(xì)、完善的信息。我國(guó)現(xiàn)在對(duì)檔案管理的重視程度越來(lái)越高，檔案整理不規(guī)范的情況也有很大程度上的改善。會(huì)計(jì)檔案管理工作是一項(xiàng)需要長(zhǎng)時(shí)期建設(shè)，多方面努力的工作。會(huì)計(jì)人員學(xué)習(xí)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等法律法規(guī)，與時(shí)俱進(jìn)掌握會(huì)計(jì)檔案管理最先進(jìn)的方法才能實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案管理的制度化、科學(xué)化。學(xué)習(xí)最新的會(huì)計(jì)檔案管理法律法規(guī)，規(guī)范會(huì)計(jì)檔案管理工作將是我國(guó)企業(yè)接下來(lái)必須面對(duì)的挑戰(zhàn)。

參考文獻(xiàn)：

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