商務(wù)英語信函的寫作原則及寫作技巧

張微+姚靜

摘 要： 商務(wù)英語信函是國際貿(mào)易中交易雙方進(jìn)行信息溝通的重要方式，其撰寫的水平對于一個(gè)企業(yè)的形象和業(yè)務(wù)有很重要的影響。商務(wù)英語信函的寫作是有規(guī)可循的，遵循原則和使用合適的技巧是完成商務(wù)英語信函的兩個(gè)重要方面。

關(guān)鍵詞： 禮貌原則 體諒原則 完整原則 清楚原則

商務(wù)英語信函是一種常用的商務(wù)英語應(yīng)用文，商務(wù)英語信函的內(nèi)容固然很重要，但表達(dá)方式同樣重要。商務(wù)英語信函的寫作是有一定規(guī)范的，即應(yīng)遵循一定的寫作原則，采用一些寫作技巧，從而使商務(wù)信函表意準(zhǔn)確，語言流暢，更易于貿(mào)易雙方的溝通與理解。

一、商務(wù)英語信函的寫作原則

（一）禮貌原則

1.使用you-attitude。對方觀點(diǎn)：首先，它表明作者站在讀者的角度看問題，體現(xiàn)作者對讀者利益的真摯的關(guān)懷、尊重和敬意，維護(hù)對方的積極面子，建立和諧的關(guān)系；其次，you-attitude體現(xiàn)一種寫作風(fēng)格，用積極的方式、樂觀的態(tài)度和愉快的口吻表達(dá)觀點(diǎn)。

2.使用we。包容性詞匯“we”很適合表達(dá)禮貌，維護(hù)讀者的面子。作者使用we時(shí)，實(shí)際上是強(qiáng)調(diào)“you”和“me”，更能表達(dá)合作的意愿或考慮的是雙方共同的利益。

3.使用積極的詞匯。在書寫商業(yè)信函時(shí)，作者可以運(yùn)用一些積極詞匯表達(dá)其對讀者的關(guān)心，體現(xiàn)出維護(hù)讀者的積極面子。這樣可以激發(fā)寫信人和讀者的共識，鞏固雙方合作關(guān)系。這些積極詞匯可包括很多，如感謝、贊揚(yáng)、認(rèn)同、同情、承諾、樂觀等。

4.使用原因狀語從句。提問或解釋原因是表達(dá)禮貌的方式，表明說話者想積極地將聽者拉到談話氛圍中，暗示說話者可以幫助聽者，或者反之，由此體現(xiàn)雙方合作愿景。

5.使用主動(dòng)語態(tài)。主動(dòng)語態(tài)將施為者置于句子開頭，直接傳達(dá)施為者或作者的善意，滿足讀者積極面子，由此達(dá)到禮貌的目的。

（二）體諒原則

商務(wù)英語信函寫作強(qiáng)調(diào)信息溝通的效果，不僅要關(guān)注內(nèi)容的準(zhǔn)確與完整，還必須重視對方的反應(yīng)，要學(xué)會站在對方的角度思考問題，只有這樣才能獲得滿意的溝通效果。首先著重強(qiáng)調(diào)對方利益。在信函中，對方最根本目的是了解他們能獲得多少利益及這些利益能否滿足他們的需要。其次應(yīng)用肯定句代替否定句，強(qiáng)調(diào)信息的準(zhǔn)確性。

（三）完整原則

信息完整對于商務(wù)英語信函的寫作很重要。一些在日常行文中常用的如“the above-mentioned”，“the latter”，“respectively”之類的表達(dá)方式要盡量少用或不用，盡可能提供完整的信息，使對方易于理解。

（四）清楚原則

清楚是商務(wù)英語信函寫作最重要的原則。一封詞不達(dá)意的信會引起誤會，甚至造成損失。清楚表達(dá)應(yīng)注意選擇使用正確的句子結(jié)構(gòu)和選擇準(zhǔn)確簡單的詞匯。在商務(wù)英語寫作中，對方獲取信息最根本目的是了解他們將獲得什么利益及多少關(guān)乎自身的禮儀。其次，應(yīng)突出積極因素。因?yàn)榉e極因素與消極因素相比，更加能夠吸引對方的興趣，激發(fā)對方熱情，能更容易獲得認(rèn)可。

（五）正確性原則

正確性原則是多方面的，其主要涉及對象是信函的內(nèi)容、句法、標(biāo)點(diǎn)和格式等，還涉及專業(yè)術(shù)語和稱呼等。如果此類信函中出現(xiàn)諸如拼寫錯(cuò)誤、語法和標(biāo)點(diǎn)之類的錯(cuò)誤，則會嚴(yán)重影響發(fā)信人的形象，且使溝通效果大打折扣。此外，在用語方面也注意要求，例如省略語“Ill”這種表達(dá)明顯過于隨意，在這類信函中一般應(yīng)寫作“I shall”，一些省略和簡寫在商務(wù)信函中也不應(yīng)出現(xiàn)，應(yīng)該補(bǔ)全句子成分。商務(wù)英語中有一些特定的表達(dá)法，它們在普通英語中一般不出現(xiàn)或雖然也使用但含義不同，這也是商務(wù)英語的一個(gè)特征。比如短語“on the terms andconditions”中的“terms”和“conditions”都可以表示條件，在日常用法中沒有必要兩詞連用，但在商務(wù)信函中，為求精確、嚴(yán)謹(jǐn)，常成對使用。再如“advise sb.of sth.”（通知某人某事）中的“advise”，在日常用法中一般不作“通知”解，而表示“勸告”、“建議”等意思。這種作為商業(yè)術(shù)語與普通用語含義不同的詞還有不少，如“offer”一般表示“提供”、“提議”等，在商務(wù)里可指“發(fā)盤”、“報(bào)盤”；同樣在保險(xiǎn)業(yè)務(wù)中，“policy”指“保險(xiǎn)單”，而不是“政策”、“方針”，“average”指“海損”，而不是“平均的”、“一般的”；“confirm”的基本含義是“確認(rèn)”，用在信用證前面時(shí)，則表示“保兌”，如confirmed letter of credit（保兌的信用證）。

二、商務(wù)信函的寫作技巧

商務(wù)信函的寫作比文學(xué)創(chuàng)作及其他類型的寫作容易，這是因?yàn)樯虅?wù)英語信函的寫作有一定的框架規(guī)范，具體表現(xiàn)在內(nèi)容結(jié)構(gòu)與語言運(yùn)用等方面。

（一）通常要選用常用的四部式的正文結(jié)構(gòu)。商務(wù)信函由四部分組成，即引言、詳情、應(yīng)答和結(jié)束語。第一部分的引言中，不應(yīng)開門見山地談?wù)撌虑?，而?yīng)該常通過某項(xiàng)事由或利用彼此以前的聯(lián)系引出所要表達(dá)的東西，避免唐突。第二部分詳情，應(yīng)按照主次順序分幾個(gè)段落進(jìn)行說明，同時(shí)，在敘述同一事項(xiàng)時(shí)要保持語言的條理性與邏輯性，通常將敏感事項(xiàng)的信息放在最后，如涉及限制、付款、罰款、賠償?shù)炔缓玫男畔?。第三部分?yīng)答，可以告訴對方隨函寄去的附件或表示歡迎對方詢價(jià)或咨詢，也可以是要求對方確認(rèn)、答復(fù)或寄來價(jià)目表。在出現(xiàn)這類情況時(shí)，可根據(jù)具體情況決定其是否應(yīng)該留下。第四部分一般是一些總結(jié)和結(jié)束句子，有的純粹是一句客套語，這主要是注意一些稱呼和問候問題。此類信函中，結(jié)束語必須對照全文內(nèi)容，以便自然不違和。

（二）要善于使用商務(wù)信函中的習(xí)慣用法，此類用法較多，其一般和普通表達(dá)方法有明顯差別。其中包含很多約定俗成的套語，在寫信時(shí)需要查閱相關(guān)手冊。

三、結(jié)語

商務(wù)英語信函的寫作原則是信函不可磨滅的靈魂，我們應(yīng)該用一種尊重原則和守護(hù)原則的心態(tài)做這件事情，而其寫作的技巧，則是日常寫作都會用到的實(shí)用技能，萬變不離其宗，可以靈活運(yùn)用它，也可以提出更加科學(xué)新鮮的方法去嘗試。原則與技巧也是信函寫作的兩項(xiàng)重要組成部分，缺一不可。隨著國際化交流的深入，商務(wù)英語信函的寫作也應(yīng)成為我們研究的方向，為了更好地發(fā)展國家經(jīng)濟(jì)的全球化而努力。

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