論高校行政秘書的工作性質(zhì)與素質(zhì)要求

陳禮明++楊方

[摘要]高校行政秘書隊(duì)伍是高校行政管理隊(duì)伍中的重要力量，其工作具有政治性與參謀性、事務(wù)性與專業(yè)性、被動(dòng)性與主動(dòng)性等特點(diǎn)，要做好高校行政管理工作需要努力從思想政治、業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)等方面不斷提升自我。

[關(guān)鍵詞]行政秘書；高校管理；角色定位；素質(zhì)要求

[DOI]1013939/jcnkizgsc201623263

目前，社會(huì)的發(fā)展對(duì)高校提升內(nèi)部管理水平、提高辦學(xué)效益提出了更高的要求。高校行政秘書隊(duì)伍作為高校行政管理隊(duì)伍中的一支重要力量，在貫徹落實(shí)學(xué)校中心工作、保證各二級(jí)學(xué)院工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)等環(huán)節(jié)中發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。高校行政秘書需充分認(rèn)識(shí)到工作的性質(zhì)和要求，努力提升自身的能力與素質(zhì)。

1高校行政秘書的工作性質(zhì)

高校行政秘書一般分為機(jī)關(guān)行政秘書和二級(jí)學(xué)院行政秘書，二者同屬于綜合性行政事務(wù)崗位，主要服務(wù)于教學(xué)、科研、教師和學(xué)生。高校行政秘書要充分認(rèn)知到自己作為參謀和助手的角色，具有為廣大師生、員工服務(wù)的意識(shí)，要明確工作的性質(zhì)和特點(diǎn)，有角色定位意識(shí)，嚴(yán)格要求自我。綜合來看，高校行政秘書工作性質(zhì)可歸納如下：

一是政治性與參謀性。高校作為教書育人之地，是對(duì)學(xué)生進(jìn)行思想政治教育的陣地，立德樹人更是對(duì)每一個(gè)高校教師的基本要求。作為高校的行政秘書，首先要嚴(yán)格要求自我，擁有堅(jiān)定的政治信念和立場(chǎng)，堅(jiān)持正確鮮明的政治導(dǎo)向；其次更要關(guān)心國(guó)家時(shí)事政治，了解國(guó)家教育改革發(fā)展的動(dòng)向，熟悉高等教育的政策法規(guī)，自覺遵守學(xué)校的各項(xiàng)規(guī)章制度。用一個(gè)先進(jìn)黨員模范的標(biāo)準(zhǔn)要求自己，不做損害國(guó)家利益的事情，不做所有損害學(xué)校形象和利益的事情。第二，行政秘書具有很多政治性的工作內(nèi)容，所以要堅(jiān)決貫徹落實(shí)學(xué)校各項(xiàng)精神和指示，對(duì)外要熟悉政策背景及導(dǎo)向，時(shí)刻為高校決策、起草文件等做參考；對(duì)內(nèi)既要學(xué)習(xí)和研究領(lǐng)導(dǎo)的講話和文件精神，對(duì)相關(guān)政策了如指掌，并不斷進(jìn)行自我的學(xué)習(xí)和提升；更要通過各種途徑深入教學(xué)科研和行政管理第一線，熟悉各個(gè)工作環(huán)節(jié)，實(shí)事求是向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并善于發(fā)現(xiàn)新經(jīng)驗(yàn)，提出中肯的意見和方案，為院系領(lǐng)導(dǎo)決策提供最原始的準(zhǔn)確資料。另外，還要時(shí)刻注意言語謹(jǐn)慎，保證學(xué)校信息的安全性。所以，高校行政秘書的工作是集“政治性”和“參與性”于一身的。

二是事務(wù)性與專業(yè)性。①高校行政秘書的工作具有極強(qiáng)的事務(wù)性。事務(wù)性工作，即為一個(gè)單位的中心工作或者業(yè)務(wù)工作提供的生活、后勤、保障、輔助等服務(wù)或基礎(chǔ)性工作。高校行政秘書事務(wù)性工作非常多，表現(xiàn)在：第一，服務(wù)于學(xué)校的文字工作，包含對(duì)內(nèi)文件的校對(duì)、對(duì)外學(xué)校性公文的起草、各種文件的上傳下達(dá)。第二，各種會(huì)議的保障性工作，如校內(nèi)校外會(huì)議的協(xié)調(diào)安排、各種活動(dòng)的公務(wù)接待、應(yīng)急事件處理等。第三，領(lǐng)導(dǎo)的輔助性工作，如為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策，落實(shí)任務(wù)，需要與學(xué)校辦公室、組織部、人事處、教務(wù)處、學(xué)生處、財(cái)務(wù)處、資產(chǎn)處、保衛(wèi)處、工會(huì)等學(xué)校職能部門之間的協(xié)調(diào)聯(lián)絡(luò)。

②繁雜的事務(wù)性工作中對(duì)高校行政秘書的專業(yè)性水平提出了嚴(yán)格的要求，如對(duì)公文寫作的熟練掌握、對(duì)人事管理規(guī)章制度的熟悉、對(duì)各種活動(dòng)的組織策劃的能力等。這就要求他們一方面必須抽時(shí)間多學(xué)習(xí)秘書相關(guān)專業(yè)知識(shí)；另一方面，一定要用心本崗位工作的經(jīng)驗(yàn)積累，虛心向有經(jīng)驗(yàn)的前輩請(qǐng)教，保證在工作中不出現(xiàn)影響較大的工作失誤。

三是被動(dòng)性與主動(dòng)性。就工作性質(zhì)上而言，高校行政秘書工作是被動(dòng)性的，表現(xiàn)在：按規(guī)定時(shí)間及時(shí)完成任務(wù)；必須嚴(yán)格執(zhí)行學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)的決策和意圖，做好學(xué)校工作指令的傳達(dá)；同時(shí)，要時(shí)刻注意隱藏個(gè)人情緒，維護(hù)學(xué)校形象，較好地處理應(yīng)急突發(fā)事件。

眾多被動(dòng)性的工作，要求高校行政秘書必須具有主動(dòng)性意識(shí)。高校的工作是有規(guī)律的，特別是院系的工作，以教學(xué)為主，相對(duì)具有周期性。因此，高校行政秘書完全可以發(fā)揮主動(dòng)性，做好工作的預(yù)判，規(guī)范日常工作的流程，在細(xì)微處上創(chuàng)新，提升工作效率和服務(wù)水平。

四是服務(wù)性與管理性。相對(duì)于高校教學(xué)一線的專任老師，行政秘書的絕大多數(shù)工作內(nèi)容屬于服務(wù)性質(zhì)，服務(wù)的對(duì)象既包括學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)，也包括二級(jí)院系以及普通老師和學(xué)生。

繁雜的服務(wù)性工作和廣泛的服務(wù)群體，決定了行政秘書必須具有較好的管理能力。他們既要協(xié)助辦公室主任做好日常事務(wù)性工作，同時(shí)更要跳出工作，站在更高的位置多去思考，不斷優(yōu)化辦事流程，完善工作制度，規(guī)范內(nèi)部管理，提高工作效率和服務(wù)水平。

2高校行政秘書的能力與素質(zhì)要求

高校行政秘書的工作內(nèi)容和工作性質(zhì)對(duì)其提出了較高的能力和素質(zhì)要求。一般而言，對(duì)高校行政秘書的能力與素質(zhì)主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

一是較高的思想政治素質(zhì)。高校是教書育人的地方，思想政治素質(zhì)是高校行政秘書最重要的素質(zhì)，也是素質(zhì)教育的靈魂，更是高校行政管理的靈魂。毛澤東思想和中國(guó)特色社會(huì)主義理論體系是我黨制定一系列方針、政策的理論基礎(chǔ)，也是我們觀察問題、分析問題和處理問題以及解決問題的有力思想武器。

高校機(jī)關(guān)行政秘書重要工作內(nèi)容之一便是協(xié)助組織全校學(xué)習(xí)黨的先進(jìn)理論知識(shí)并貫徹執(zhí)行，所以思想政治素質(zhì)對(duì)于機(jī)關(guān)行政秘書而言至關(guān)重要?；诟咝９ぷ鳝h(huán)境的特殊性，行政秘書日常工作在工作環(huán)節(jié)中可能會(huì)遇到各種問題，高校行政秘書必須具備較高的思想政治素質(zhì)，謹(jǐn)言慎行，在不違反法律法規(guī)和學(xué)校規(guī)定的前提下，在維護(hù)黨和學(xué)校的基礎(chǔ)上，靈活處理問題。因此，高校行政秘書需要在繁忙的日常工作之余，積極學(xué)習(xí)黨的理論知識(shí)，提升理論素養(yǎng)；并學(xué)習(xí)法律法規(guī)等知識(shí)，對(duì)存在的安全隱患及時(shí)處理上報(bào)，不斷提高處理緊急事件和安全突發(fā)事件的能力。這樣才能以良好的精神風(fēng)貌、思想狀態(tài)、事業(yè)心和工作責(zé)任感認(rèn)真履行自身的工作職責(zé)，做到游刃有余，并能更好地充當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)的智囊，充當(dāng)好“參謀者”的角色。

二是較好的業(yè)務(wù)知識(shí)能力。高校行政秘書要堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，努力提升個(gè)人知識(shí)水平。第一，扎實(shí)掌握秘書學(xué)類知識(shí)。如不斷加強(qiáng)公文寫作能力，保持對(duì)文字較高的敏感性；提高自己的理論水平，能夠有效地協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)制訂工作計(jì)劃；第二，努力學(xué)習(xí)管理學(xué)之類的知識(shí)。通過掌握先進(jìn)的管理理念和技術(shù)、方法，促進(jìn)管理工作科學(xué)高效規(guī)范化，擁有較高的管理能力與組織協(xié)調(diào)能力。第三，掌握必要的教育學(xué)和心理學(xué)知識(shí)。高校的發(fā)展目標(biāo)是培養(yǎng)高水平和高專業(yè)層次人才的地方，在這個(gè)大的背景下，再結(jié)合高校行政秘書服務(wù)對(duì)象的多元化，決定了他們只有掌握較好的教育學(xué)和心理學(xué)知識(shí)，才能將工作做得游刃有余。第四，積極學(xué)習(xí)信息技術(shù)知識(shí)。近年來，高校行政管理的信息化程度不斷提高，網(wǎng)絡(luò)化程度快速加強(qiáng)。因此，高校行政秘書須加強(qiáng)辦公室自動(dòng)化（如投影儀、掃描儀、復(fù)印機(jī)、辦公軟件、電腦設(shè)備等）方面的使用及維護(hù)能力，主動(dòng)掌握運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)手段和方法，培養(yǎng)對(duì)信息敏銳的感受力、注意力和判斷力，積極搜集和主動(dòng)挖掘有助于領(lǐng)導(dǎo)決策管理和決策的信息，將自己打造成為“多面手”。第五，儲(chǔ)備檔案學(xué)等相關(guān)知識(shí)。檔案管理是行政秘書的常規(guī)重要工作，因此，檔案學(xué)的相關(guān)知識(shí)是行政秘書必須要熟練掌握的知識(shí)，要及時(shí)做好對(duì)日常材料的及時(shí)歸檔、分類保管和管理的規(guī)范化，保證和維護(hù)學(xué)校信息的安全。

三是較高的綜合能力與素質(zhì)。綜合素質(zhì)是指一個(gè)人的知識(shí)水平、道德修養(yǎng)以及各種能力等方面的綜合素養(yǎng)。高校行政秘書的工作涉及方方面面，且都至關(guān)重要，所以需要較高的綜合素質(zhì)，除業(yè)務(wù)知識(shí)能力外，還集中體現(xiàn)在：第一，較高的人際交往能力。行政秘書負(fù)責(zé)行政事務(wù)的各項(xiàng)日常管理工作，服務(wù)對(duì)象眾多，需要做好二級(jí)學(xué)院與學(xué)校各職能部門的交流與溝通，且在任何場(chǎng)合、任何情況下也都代表學(xué)校形象，因而要具備良好的表達(dá)能力、協(xié)調(diào)和交際能力、應(yīng)變能力等，使自己處于一個(gè)和諧的人際關(guān)系中。第二，較好的抗壓能力和學(xué)習(xí)能力。作為高校行政秘書，要面對(duì)多元化的服務(wù)群體，且工作時(shí)刻處于緊張的節(jié)奏和不容出錯(cuò)的狀態(tài)中，加班加點(diǎn)更是工作常態(tài)，他們需要具有良好的抗壓能力。不僅如此，還要在工作中保持較好的學(xué)習(xí)能力，時(shí)刻注意自我的修煉，讓自己走在學(xué)校的前列，儲(chǔ)備更多更新的知識(shí)，隨機(jī)應(yīng)對(duì)工作中的各種突發(fā)情況。第三，協(xié)同創(chuàng)新的能力。在信息化的今天，高校行政管理人員務(wù)必要走在時(shí)代的前列，需要開闊視野，多方學(xué)習(xí)和借鑒國(guó)內(nèi)外優(yōu)秀高校管理的先進(jìn)技術(shù)和經(jīng)驗(yàn)。并結(jié)合所處高校的實(shí)際情況，正視存在問題和不足，不斷地創(chuàng)新實(shí)踐，將高校管理朝著現(xiàn)代化、規(guī)范化目標(biāo)不斷前行。

四是優(yōu)秀的心理素質(zhì)。心理素質(zhì)是個(gè)人整體素質(zhì)的重要組成部分，是個(gè)體穩(wěn)定性和傾向性的心理特征的綜合。心理素質(zhì)通過調(diào)整個(gè)體心理活動(dòng)，從而達(dá)到影響個(gè)體的行為。高校行政秘書具有良好的心理素質(zhì)十分重要，因?yàn)椋阂环矫?，高校行政秘書?jīng)常在緊張的時(shí)間內(nèi)有條不紊地處理好各種繁雜緊急事務(wù)。每天面對(duì)不斷增加的行政管理工作量，面對(duì)各種需要協(xié)調(diào)的人群，隨時(shí)而來的緊急任務(wù)，繁重的工作壓力下，高校行政秘書需要無條件承受，需要時(shí)刻保持微笑。他們只有具備優(yōu)秀的心理素質(zhì)，才能在千頭萬緒的秘書工作中，保持清醒的頭腦，做到注重輕重緩急、務(wù)實(shí)靈活，做到不出位、不越位、不錯(cuò)位。另一方面，優(yōu)秀的心理素質(zhì)能夠強(qiáng)化高校行政秘書的責(zé)任意識(shí)和保密意識(shí)。高校行政秘書只有具備了優(yōu)秀的心理素質(zhì)，才能對(duì)自我有更高的要求，不斷在工作中進(jìn)行自我的反思和總結(jié)，在各種的實(shí)踐體驗(yàn)中不斷地強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)和保密意識(shí)，嚴(yán)格遵守學(xué)校的相關(guān)規(guī)章制度，最大地提高工作效能。

總之，高校行政秘書工作具有政治性與參謀性、事務(wù)性與專業(yè)性、被動(dòng)性與主動(dòng)性的特點(diǎn)，要求他們要具備較高的思想政治素質(zhì)、較好的業(yè)務(wù)知識(shí)能力、較高的綜合能力與素質(zhì)、優(yōu)秀的心理素質(zhì)等，需要他們?cè)诟鞣矫娌粩嗵嵘晕?，才能更好地勝任并完善工作?/p>

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