煙草商業(yè)企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)關(guān)鍵問題探析

陳超

【摘 要】 本文認(rèn)為，在推進(jìn)煙草商業(yè)企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)過程中，要全面把握企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)體系與質(zhì)量管理體系、精益管理的關(guān)系定位與整合；要明確標(biāo)準(zhǔn)體系構(gòu)建過程中的建設(shè)路徑、功能模塊、全員參與等重點(diǎn)問題；明確標(biāo)準(zhǔn)體系的轉(zhuǎn)化應(yīng)用路徑。從而有效提高企業(yè)服務(wù)質(zhì)量和管理水平。

【關(guān)鍵詞】 煙草；商業(yè)企業(yè)；標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)；企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)體系

2013年，國家煙草專賣局下發(fā)了《關(guān)于全面推進(jìn)煙草行業(yè)商業(yè)企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化工作的意見》，要求全面推進(jìn)行業(yè)商業(yè)企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化工作，更加有效地發(fā)揮標(biāo)準(zhǔn)化在商業(yè)企業(yè)市場營銷、專賣管理、現(xiàn)代物流、基礎(chǔ)管理等工作中的支撐作用。各省級公司積極響應(yīng)，規(guī)劃建立試點(diǎn)單位，以構(gòu)建企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化工作機(jī)制和標(biāo)準(zhǔn)體系為重點(diǎn)開展企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，并在運(yùn)行過程中取得了初步成效，促進(jìn)了企業(yè)管理進(jìn)步和轉(zhuǎn)型升級。本人通過兩年來組織、跟蹤、調(diào)研全省商業(yè)企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)工作，對標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)中容易出現(xiàn)的問題進(jìn)行了思考總結(jié)，認(rèn)為需要著重把握以下幾個關(guān)鍵性問題：

一、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)體系與質(zhì)量管理體系、精益管理的關(guān)系定位與整合

企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化對煙草商業(yè)企業(yè)來說是一項(xiàng)全新的管理工具，其在企業(yè)現(xiàn)行管理環(huán)境中如何定位，如何處理好與其他管理工具的關(guān)系，這是需要首先明確的問題。在標(biāo)準(zhǔn)體系與質(zhì)量管理體系的關(guān)系定位上，兩者側(cè)重不同，標(biāo)準(zhǔn)體系側(cè)重節(jié)點(diǎn)支撐，重點(diǎn)解決“怎么干”、“干到什么程度”，質(zhì)量體系側(cè)重規(guī)劃流程，主要解決“干什么，誰來干”；標(biāo)準(zhǔn)體系是“載體”，管理體系是“應(yīng)用”；“載體”是“應(yīng)用”的基礎(chǔ)，“應(yīng)用”是“載體”的實(shí)現(xiàn)，二者之間相互支持。在標(biāo)準(zhǔn)體系與精益管理的關(guān)系定位上，精益管理是標(biāo)準(zhǔn)化的理念指導(dǎo)，標(biāo)準(zhǔn)化是精益管理的落地載體，把精益管理的成果與經(jīng)驗(yàn)轉(zhuǎn)化為相應(yīng)的企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，可有效支撐和提高精益管理的實(shí)效。

在標(biāo)準(zhǔn)體系構(gòu)建和運(yùn)行中，要與各項(xiàng)管理手段融匯貫通，形成合力。在文件整合上，可將質(zhì)量管理手冊、內(nèi)部審核控制程序等直接納入標(biāo)準(zhǔn)列表，針對手冊中難以展開的操作細(xì)節(jié)，編制相應(yīng)的企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。要將精益管理思想貫穿標(biāo)準(zhǔn)文本編制始終，刪減冗余工作流程和環(huán)節(jié)。標(biāo)準(zhǔn)體系發(fā)布后，用標(biāo)準(zhǔn)文本替換質(zhì)量管理體系三級文件，并匯集企業(yè)各類現(xiàn)行有效文件，重新整理質(zhì)量管理體系受控文件清單，形成“以質(zhì)量手冊為一級文件、程序文件為二級文件、標(biāo)準(zhǔn)體系為三級文件”的體系文件結(jié)構(gòu)。在運(yùn)行整合上，以企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)體系文件規(guī)定作為日常工作的基本依據(jù)，以流程作為過程控制著手點(diǎn)，通過檢點(diǎn)清單覆蓋質(zhì)量管理體系和標(biāo)準(zhǔn)體系的全部要求。在評價改進(jìn)中，可在質(zhì)量管理體系年度內(nèi)審的基礎(chǔ)上，增加標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)專項(xiàng)審核，審核結(jié)果作為質(zhì)量管理評審的重要參考，并以評審結(jié)果為依據(jù)，一并制定改進(jìn)措施和效果驗(yàn)證，實(shí)現(xiàn)對整合后體系和標(biāo)準(zhǔn)的持續(xù)改進(jìn)。

二、標(biāo)準(zhǔn)體系構(gòu)建過程中需要關(guān)注的重點(diǎn)問題

1、標(biāo)準(zhǔn)體系的建設(shè)路徑必須明確

標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)要頂層設(shè)計。首先要制定工作規(guī)劃、實(shí)施方案以及標(biāo)準(zhǔn)化工作導(dǎo)則、標(biāo)準(zhǔn)體系編寫要求等基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)，確保體系建設(shè)有組織、有規(guī)范、有要求。其次，要規(guī)劃標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)的推進(jìn)路徑，明確各模塊職能，確定職能的操作流程，設(shè)定流程應(yīng)達(dá)到的目標(biāo)，描述流程每個操作細(xì)節(jié)形成企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。如果工作啟動即直接開始標(biāo)準(zhǔn)編寫，不進(jìn)行工作職責(zé)梳理、流程梳理、目標(biāo)設(shè)置的框架支撐，必然導(dǎo)致標(biāo)準(zhǔn)起草人想到哪寫到哪，想起什么寫什么，不清楚就不寫，這樣不僅缺乏體系的完整性、層次性、條理性，標(biāo)準(zhǔn)文本更是質(zhì)量參差不齊，根本談不上適用性和先進(jìn)性。

2、標(biāo)準(zhǔn)體系功能模塊要全面

企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的目標(biāo)是在企業(yè)內(nèi)部全面實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化管理，因此，建議設(shè)定功能歸口型的體系結(jié)構(gòu)，建立涵蓋營銷、物流、專賣三大主營業(yè)務(wù)和辦公室、人勞、監(jiān)察、政工、財務(wù)、審計、企管、文化、信息、后勤、工會、整頓辦、內(nèi)管、法規(guī)等基礎(chǔ)管理部門在內(nèi)的企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)所有業(yè)務(wù)全覆蓋。

3、正確認(rèn)識咨詢機(jī)構(gòu)的作用

在行業(yè)企業(yè)開展標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)過程中，可以聘請專業(yè)機(jī)構(gòu)提供咨詢服務(wù)和技術(shù)支持，對企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)體系的構(gòu)建進(jìn)行引導(dǎo)、規(guī)劃、建議和論證，但堅決反對整體外包給咨詢機(jī)構(gòu)完成。由于咨詢專家多來自行業(yè)外部，雖然在體系構(gòu)建和標(biāo)準(zhǔn)編寫規(guī)則上經(jīng)驗(yàn)豐富，但對行業(yè)的規(guī)律和工作要求普遍生疏，“復(fù)制”出的標(biāo)準(zhǔn)體系難以實(shí)際運(yùn)用。

4、標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)需全員參與

企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化的本質(zhì)是為了統(tǒng)一管理要求，形成全員共同執(zhí)行的規(guī)則。因此，編制標(biāo)準(zhǔn)不能局限于個別部門、個別人，要堅持全員參與培訓(xùn)、全員參與編制、全員參與評審，堅持“誰用標(biāo)準(zhǔn)，誰來寫”，這樣形成的標(biāo)準(zhǔn)才能完全融合實(shí)際工作，成為指導(dǎo)工作的手冊。同時，由于全員的積極參與，有利于營造“人人重標(biāo)準(zhǔn)、處處講標(biāo)準(zhǔn)、事事有標(biāo)準(zhǔn)”的良好氛圍，不斷增強(qiáng)全員標(biāo)準(zhǔn)化意識。

三、標(biāo)準(zhǔn)體系的轉(zhuǎn)化應(yīng)用路徑

標(biāo)準(zhǔn)體系建立后，如何確保其有效落地執(zhí)行是標(biāo)準(zhǔn)化的重點(diǎn)和難點(diǎn)。因此，要將龐大數(shù)量的標(biāo)準(zhǔn)文本針對不同崗位進(jìn)行合理拆分、轉(zhuǎn)化應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)“始于流程、落于崗位”。

1、兩級拆分，崗位與標(biāo)準(zhǔn)體系完成對接

將企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)體系用崗位說明書和崗位操作卡進(jìn)行兩級拆分，一直拆分到工作末端，直至一線崗位，使每一個員工通過一書、一卡就能完整掌握崗位工作職責(zé)、流程、標(biāo)準(zhǔn)、目標(biāo)、記錄和考核等。

2、要點(diǎn)集成，標(biāo)準(zhǔn)文本實(shí)現(xiàn)簡化運(yùn)用

在標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行過程中，可將已拆分各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)的實(shí)施要點(diǎn)摘錄，轉(zhuǎn)化成各崗位操作卡，使標(biāo)準(zhǔn)實(shí)現(xiàn)從龐大文本文件向可視性圖版的簡化，從而使崗位工作人員所承擔(dān)的工作及相關(guān)規(guī)范性要求一目了然。此外，可在推行標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行過程中，制作標(biāo)準(zhǔn)體系結(jié)構(gòu)、流程等展板，營造標(biāo)準(zhǔn)化的視覺氛圍；制作標(biāo)準(zhǔn)體系電腦桌面和手機(jī)屏保，促使標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行更加直觀化；編制標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行要點(diǎn)口訣，促進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)理解更加深刻。

3、一卡覆蓋，進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)運(yùn)行監(jiān)督考核

考核歸口部門可根據(jù)崗位操作卡所列內(nèi)容編制標(biāo)準(zhǔn)體系運(yùn)行監(jiān)督檢查卡，將日常工作中每個過程、每項(xiàng)作業(yè)、每臺設(shè)備的管理都納入以標(biāo)準(zhǔn)化為核心的PDCA循環(huán)中，形成標(biāo)準(zhǔn)運(yùn)行的常態(tài)監(jiān)控機(jī)制，對標(biāo)準(zhǔn)建立、執(zhí)行、改進(jìn)等全過程進(jìn)行檢查、評價和考核，促使實(shí)施改進(jìn)有序、規(guī)范、可追溯。

4、平臺支撐，有效運(yùn)用信息化技術(shù)

企業(yè)可構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)化管理平臺或在內(nèi)網(wǎng)平臺上增加標(biāo)準(zhǔn)化管理模塊，實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)制修訂、搜集、查詢、匯總管理等功能，便于全員快捷、方便、準(zhǔn)確的獲取所需要的標(biāo)準(zhǔn)。若技術(shù)成熟，可對現(xiàn)有各業(yè)務(wù)信息平臺整合、擴(kuò)充、提升，將標(biāo)準(zhǔn)化工作相關(guān)流程、目標(biāo)、考核等固化其中，實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行實(shí)時監(jiān)控、生產(chǎn)作業(yè)實(shí)時查看、關(guān)鍵指標(biāo)實(shí)時預(yù)警。

總之，企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)是一個長期的、漸進(jìn)的過程，著力處理好體系構(gòu)建和轉(zhuǎn)化應(yīng)用過程中的關(guān)鍵問題，積極推進(jìn)企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)體系與其他管理體系、工具的有機(jī)融合，有利于促進(jìn)商業(yè)企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化工作水平持續(xù)提升，進(jìn)而有效提高企業(yè)服務(wù)質(zhì)量和管理水平。

【參考文獻(xiàn)】

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[2] 王塑，張萍.煙草商業(yè)企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)方法初探[J].新西部（理論版）， 2015（18）.