檔案管理中電子文件的歸檔方式

邢燕

【摘要】隨著以計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為標(biāo)志的現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，電子文件以其強(qiáng)大的沖擊力開(kāi)辟了電子時(shí)代檔案管理工作的新領(lǐng)域。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；電子文件；歸檔方式

一、電子文件的歸檔范圍

電子文件的歸擋范圍的劃分，可參照國(guó)家現(xiàn)行有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。但某些具體的與電子文件特點(diǎn)有關(guān)的問(wèn)題需要進(jìn)一步說(shuō)明：

草稿和定稿。在電子文件中，對(duì)“草稿”修改后直接生成的新的稿本，如果不采用特別的措施，“正本”之前的所有稿本都可能被覆蓋起來(lái)：因此，必須事先決定哪些文件需要保存草稿、定稿，在修改時(shí)通過(guò)拷貝保留原文，加稿本號(hào)后積累，將需要的草稿、定稿與正本一并歸檔。

各種數(shù)據(jù)文件。如數(shù)據(jù)庫(kù)、圖形庫(kù)、方法庫(kù)等等。大型數(shù)據(jù)文件大多是動(dòng)態(tài)的，其中的數(shù)據(jù)在不斷地發(fā)生更新變化，新加進(jìn)來(lái)的數(shù)據(jù)代替、覆蓋了以前的數(shù)據(jù)。對(duì)于這種數(shù)據(jù)文件應(yīng)定期拷貝作為一個(gè)數(shù)據(jù)集另行歸檔，不再更改?？截愰g隔可根據(jù)數(shù)據(jù)庫(kù)的內(nèi)容而定，如一個(gè)星期、一個(gè)月等?？截惪梢匀斯さ姆绞竭M(jìn)行，也可由計(jì)算機(jī)程序自動(dòng)實(shí)施。

電子郵件（E—mail）。

會(huì)議文件。電子時(shí)代很多會(huì)議將采用網(wǎng)絡(luò)會(huì)議方式，與會(huì)者身處異地，通過(guò)電腦屏幕“見(jiàn)面”、做主題發(fā)言、討論問(wèn)題、做出決議。

與歸檔文件相關(guān)的“支持性文件”。所謂支持性文件是指能夠生成、運(yùn)行文本文件、數(shù)據(jù)文件、圖形文件等文件的各種命令文件和設(shè)備運(yùn)行所需要的操作系統(tǒng)。電子文件在相應(yīng)的命令文件和操作系統(tǒng)中可以順利讀出，必要時(shí)應(yīng)把它們與文件同時(shí)歸檔，檔案室已有的命令文件和操作系統(tǒng)不必重復(fù)歸檔。

與電子文件有關(guān)的各種紙質(zhì)文件。在沒(méi)有達(dá)到完全“無(wú)紙化”的時(shí)候，必要的與電子文件相關(guān)的紙質(zhì)文件也應(yīng)納入電子文件的歸檔范圍。

二、電子文件的歸檔時(shí)間與歸檔前的檢測(cè)、鑒定

（一）歸檔時(shí)間

總的說(shuō)來(lái)，邏輯歸檔應(yīng)實(shí)時(shí)進(jìn)行，物理歸檔應(yīng)定期完成。在歸檔時(shí)，應(yīng)根據(jù)具體情況加以靈活處理。在實(shí)行電子文件和紙質(zhì)文件二套制的機(jī)關(guān)，有必要與紙質(zhì)的文件的歸檔加以協(xié)調(diào)，以便于兩種文件的對(duì)應(yīng)處置和對(duì)應(yīng)查找；管理性文件可按照內(nèi)容特點(diǎn)確定一個(gè)歸檔期限；技術(shù)文件、科研項(xiàng)目文件等可在項(xiàng)目完成后歸檔。由于電子文件易于復(fù)制，歸檔后并不影響形成部門的日常工作查考，所以一般不必延遲歸檔時(shí)間，在系統(tǒng)允許的條件下可以提前進(jìn)行。電子文件的流動(dòng)性很強(qiáng)，及時(shí)加以控制是十分必要的。在完全辦公自動(dòng)化的文檔一體化時(shí)代，文件將實(shí)行完全的邏輯實(shí)時(shí)歸檔，即文件的形成之時(shí)就是文件的歸檔之日。有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)在正式批準(zhǔn)簽署文件時(shí)，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)將自動(dòng)將文件歸檔。

（二）歸檔前的檢測(cè)

在進(jìn)行電子文件歸檔工作時(shí)，應(yīng)按其基本技術(shù)條件進(jìn)行檢查。其內(nèi)容包括：硬件環(huán)境的有效性、軟件環(huán)境的有效性及其信息記錄格式等。

（三）歸檔前的鑒定

電子文件的歸檔鑒定工作，參照現(xiàn)行國(guó)家關(guān)于文件鑒定的有關(guān)規(guī)定并結(jié)合電子文件的特點(diǎn)進(jìn)行。鑒定結(jié)果，在電子文件的機(jī)讀目錄上制作相應(yīng)的標(biāo)識(shí)。具體鑒定內(nèi)容及方法如下：

1、有效性和完整性鑒定。

歸檔前應(yīng)由文件形成單位對(duì)電子文件的有效性和完整性進(jìn)行審核，并由負(fù)責(zé)人簽署意見(jiàn)。如果說(shuō)文件形成單位采用了某些技術(shù)方法保證電子文件有效性和完整性，則應(yīng)把其技術(shù)方法和相關(guān)軟件一同移交給接收單位。

2、保管期限的劃分。

電子文件保管期限的劃分，參照國(guó)家關(guān)于文件保管期限的現(xiàn)行有關(guān)規(guī)定實(shí)行。即與現(xiàn)行紙質(zhì)文件基本一致?？紤]到其保存的密集性與長(zhǎng)期性，可適當(dāng)延長(zhǎng)其保管期限。

三、電子文件的歸檔要求

（一）把帶有歸檔標(biāo)識(shí)的電子文件集中，制成歸檔數(shù)據(jù)集，拷貝至耐久性的載體上，至少2套，一套封存保管，一套供查閱使用。必要時(shí)，復(fù)制第三套，異地保存。

電子載體的存量較大，電子文件歸檔時(shí)應(yīng)適當(dāng)集中，即制成歸檔數(shù)據(jù)集。這種歸檔數(shù)據(jù)集，在載體上一般使用單一載體，一張光盤即可將某一單位全年的文件集中保存在一起。這種優(yōu)越條件確保了歸檔的電子文件集中統(tǒng)一、完整齊全，從技術(shù)上進(jìn)一步體現(xiàn)了檔案工作的基本原則。

（二）推薦采用以下載體：只讀光盤、一寫多讀光盤、磁帶等。一般禁止使用軟磁盤作為歸檔電子文件長(zhǎng)期保存的載體。

（三）存儲(chǔ)電子文件的載體和包裝盒上應(yīng)貼有標(biāo)簽，標(biāo)簽內(nèi)填上編號(hào)、名稱、密級(jí)、保管期限、硬件及軟件環(huán)境等。

（四）將電子文件機(jī)讀目錄、相關(guān)軟件、其他說(shuō)明等一同歸檔，并附歸檔電子文件登記表。

（五）需要長(zhǎng)期保存的電子文件，應(yīng)當(dāng)把歸檔電子文件與相應(yīng)機(jī)讀目錄存在同一載體上。如果是自行開(kāi)發(fā)的應(yīng)用軟件，也應(yīng)將軟件及相關(guān)數(shù)據(jù)存在同一載體上。

（六）原電子文件數(shù)據(jù)集載體在完成電子文件歸檔后，保留時(shí)間至少一年。

（七）在網(wǎng)絡(luò)中進(jìn)行了邏輯歸檔操作的電子文件，應(yīng)按上述歸檔過(guò)程完成物理歸檔。

四、電子文件的移交

（一）介質(zhì)移交

電子文件歸檔時(shí)，應(yīng)按有關(guān)規(guī)定移交至檔案保管部門，作為電子檔案進(jìn)行管理。

電子文件移交時(shí)，首先要進(jìn)行電子文件的檢驗(yàn)。檔案保管部門應(yīng)配備相應(yīng)的處理設(shè)備，以保證完成電子文件檢驗(yàn)工作。歸檔的每套載體均應(yīng)接受檢驗(yàn)，合格率應(yīng)達(dá)到100%。與紙質(zhì)檔案同時(shí)保存的電子檔案可以采取抽樣檢驗(yàn)的方法，樣本數(shù)不少于總數(shù)的20%，合格率應(yīng)達(dá)到100%。

（二）在線移交

執(zhí)行在線移交時(shí)，重點(diǎn)解決文件數(shù)據(jù)檢驗(yàn)問(wèn)題。

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