應(yīng)用型本科院校系級(jí)教學(xué)檔案管理的問(wèn)題與對(duì)策研究

李樂(lè)欣

[摘要]為促進(jìn)應(yīng)用型本科院校系級(jí)教學(xué)檔案管理工作的順利實(shí)施，就應(yīng)當(dāng)要求該項(xiàng)工作順應(yīng)教育事業(yè)的發(fā)展。本文就應(yīng)用型本科院校系級(jí)教學(xué)檔案管理工作的具體情況展開論述。

[關(guān)鍵詞]應(yīng)用型本科院校；系級(jí)教學(xué)檔案；檔案管理

[中圖分類號(hào)]G640 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1671-5918（2016）07-0034-02

一、系級(jí)教學(xué)檔案的概述

系級(jí)教學(xué)檔案是指應(yīng)用型本科院校的系級(jí)教師在與學(xué)生進(jìn)行教學(xué)活動(dòng)時(shí)所產(chǎn)生的具有一定保存價(jià)值的文字、圖標(biāo)以及聲像材料。院校檔案是屬于綜合性的內(nèi)容，而系級(jí)檔案是不可缺少的重要組成部分，同時(shí)也是院校管理系級(jí)教學(xué)和展開教學(xué)研究不可缺少的重要參考依據(jù)。實(shí)踐中，通過(guò)對(duì)系級(jí)教學(xué)檔案進(jìn)行科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)姆治鲅芯?，得出可有效的作為提升教學(xué)水平的有效依據(jù)，對(duì)進(jìn)一步改進(jìn)教學(xué)具有重要意義。因此，系級(jí)教學(xué)檔案管理工作是否得當(dāng)，工作實(shí)施是否完善，檔案信息整理是否規(guī)范，將對(duì)整個(gè)院系教學(xué)甚至是院校的檔案管理工作產(chǎn)生重要的影響。因而，就應(yīng)用型本科院校而言，加強(qiáng)系級(jí)教學(xué)檔案管理工作，具有重要的意義。

二、應(yīng)用型本科院校系級(jí)檔案管理存在的問(wèn)題

一般來(lái)說(shuō)，應(yīng)用型本科院校是由不同?？圃盒：喜⒒蚴墙?jīng)過(guò)?？圃盒x升上來(lái)的。成立之初依然存在由?？妻D(zhuǎn)向本科轉(zhuǎn)換的過(guò)渡時(shí)期，在此過(guò)程中，系級(jí)教學(xué)檔案也因隨之一同轉(zhuǎn)變。系級(jí)教學(xué)檔案是教學(xué)期間產(chǎn)生的文件性材料，同時(shí)也是管理和控制教學(xué)的重要根據(jù)。對(duì)發(fā)展和建設(shè)院校具有重要的意義。但是綜合分析應(yīng)用型本科院校系級(jí)教學(xué)檔案管理工作的實(shí)際情況，不難發(fā)現(xiàn)其中仍舊存在著較多的問(wèn)題。綜合分析就會(huì)發(fā)現(xiàn)，應(yīng)用型本科院校系級(jí)教學(xué)檔案管理存在的問(wèn)題主要有以下幾點(diǎn)。

（一）缺乏檔案管理意識(shí)。院校中層以上領(lǐng)導(dǎo)在實(shí)際中依然存在著對(duì)檔案管理工作普遍認(rèn)識(shí)不足的情況。在院校建設(shè)與發(fā)展的過(guò)程中，偏向于教學(xué)與其他各方面的管理，致使檔案管理工作的實(shí)施難以獲得應(yīng)有的領(lǐng)導(dǎo)，促使檔案管理工作地位不高，責(zé)任不清，對(duì)院校檔案管理工作順利開展產(chǎn)生嚴(yán)重影響。同時(shí)還存在著一些教師對(duì)于教學(xué)檔案的認(rèn)識(shí)不夠深刻、清晰、明了。普遍覺得對(duì)于教學(xué)檔案的工作，應(yīng)當(dāng)是屬于檔案管理人員的工作，是一種教學(xué)和科研，其所產(chǎn)生的成果歸檔與否，與教師并沒(méi)不大關(guān)系。有些教師還存在本來(lái)該歸檔的材料卻自己保管，不愿交到系部存檔，甚至將系級(jí)已經(jīng)存檔的文件借到自己手中，長(zhǎng)期不還，以至于在需要時(shí)不知檔案身何處的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。在這樣一種情況下，教師也就很難將自己教學(xué)與教育中記錄下來(lái)的資料交予系級(jí)存檔。事實(shí)上，無(wú)論是院校領(lǐng)導(dǎo)人員，還是教師，這些不正確的認(rèn)識(shí)，都是缺乏檔案管理意識(shí)的直接表現(xiàn)，同時(shí)也是引起系級(jí)教學(xué)檔案管理其他不規(guī)范現(xiàn)象的根本性因素。

（二）缺乏健全的檔案管理制度。要想教學(xué)檔案管理工作達(dá)到理想的效果，就必須建立完善的教學(xué)檔案管理體系。在系級(jí)教學(xué)檔案管理工作的過(guò)程中，學(xué)校的管理人員基于對(duì)應(yīng)用型本科院校的考慮，仍然將重點(diǎn)放在改善教學(xué)條件、提高教學(xué)質(zhì)量以及學(xué)科建設(shè)和師資隊(duì)伍建設(shè)上。而對(duì)于教學(xué)檔案管理工作，并沒(méi)有給予足夠的重視與支持，也沒(méi)有制定相應(yīng)的規(guī)章制度，即使部分院校有管理機(jī)制，但也并不是非常的健全，且執(zhí)行不嚴(yán)格。因檔案管理機(jī)制約束力不夠，從而導(dǎo)致在工作實(shí)施期間容易形成拖拉的情況，在平時(shí)的工作中對(duì)積累與保管觀念的重視程度不夠，造成了一些教學(xué)檔案材料形成時(shí)材料不全，甚至出現(xiàn)時(shí)有丟失的情況。與此同時(shí)，檔案管理工作人員并不是專業(yè)出身，在工作開戰(zhàn)的時(shí)候缺乏專業(yè)的知識(shí)指導(dǎo)，對(duì)于系級(jí)教學(xué)檔案要如何整理和保存，都沒(méi)有相應(yīng)的規(guī)范性要求。基于這些各方面因素的影響，導(dǎo)致檔案管理的規(guī)范性、連續(xù)性以及完整性受到一定的影響。檔案保存與管理存在一定的問(wèn)題，導(dǎo)致檔案不能被有效的利用，很難發(fā)揮出其應(yīng)有的作用。缺乏健全的管理制度，其實(shí)是引起系級(jí)教學(xué)檔案管理不規(guī)范的一項(xiàng)重要因素。

（三）檔案收集缺乏規(guī)范化與系統(tǒng)性。研究分析應(yīng)用型本科院校系級(jí)教學(xué)檔案管理的時(shí)，檔案管理工作人員在管理教學(xué)檔案時(shí)缺乏應(yīng)有的規(guī)范性，造成了管理難以形成系統(tǒng)，給檔案的收集與整理帶來(lái)極大的盲目性與隨意性。一般來(lái)說(shuō)，教學(xué)秘書負(fù)責(zé)院校系級(jí)的教學(xué)檔案管理工作，但在業(yè)務(wù)上隸屬于教務(wù)處，直接由教學(xué)處安排工作，在行政上隸屬于院校辦公室，形成了教學(xué)秘書疲于在教務(wù)和辦公室事務(wù)之間奔波的教學(xué)管理模式。隨著應(yīng)用型本科院校的擴(kuò)招，規(guī)模不斷擴(kuò)大與辦學(xué)層次的提高，教學(xué)檔案的數(shù)量與工作人員的工作量也相應(yīng)隨之增加，但這種變化并未改變系級(jí)教學(xué)人員的編制狀況，依然是一人負(fù)責(zé)。工作量持續(xù)性增多，工作程序繁瑣，導(dǎo)致其很難全身心的投身于教學(xué)檔案管理工作中，致使教學(xué)檔案收集缺乏應(yīng)有的規(guī)范性與系統(tǒng)性。另外，教學(xué)秘書缺乏專業(yè)化的培訓(xùn)也是影響系級(jí)教學(xué)檔案管理質(zhì)量的重要因素。從專業(yè)角度來(lái)說(shuō)，系級(jí)教學(xué)秘書，除了需要掌握檔案管理的基本理論與方法，還應(yīng)當(dāng)熟悉現(xiàn)代化信息技術(shù)的應(yīng)用之外，同時(shí)應(yīng)當(dāng)兼具良好的理論基礎(chǔ)和政治素養(yǎng)。但在現(xiàn)實(shí)工作中，大部分應(yīng)用型本科院校教學(xué)秘書難以達(dá)到這種水平。

三、加強(qiáng)應(yīng)用型本科院校系級(jí)教學(xué)檔案管理的有效措施

通過(guò)前文的分析不難發(fā)現(xiàn)，應(yīng)用型本科院校在系級(jí)教學(xué)檔案管理的過(guò)程中存在著較多的問(wèn)題。這些問(wèn)題的存在不僅影響系級(jí)教學(xué)檔案管理工作的順利開展，還會(huì)在一定程度上拉低整體檔案管理工作質(zhì)量?；诟鞣矫娴目剂浚托枰扇∮行У拇胧﹣?lái)加強(qiáng)應(yīng)用型本科院校系級(jí)教學(xué)檔案管理。

（一）增強(qiáng)檔案管理意識(shí)。在教學(xué)工作開展的過(guò)程中，教學(xué)檔案管理本就是教學(xué)管理的重要內(nèi)容。通過(guò)研究分析教學(xué)檔案管理的內(nèi)容，可以進(jìn)一步了解系級(jí)教學(xué)的具體內(nèi)容、教學(xué)方法以及教學(xué)途徑和教師的教學(xué)經(jīng)驗(yàn)?，F(xiàn)如今，在教學(xué)改革逐步推行的過(guò)程中，系級(jí)教學(xué)檔案是教學(xué)經(jīng)驗(yàn)交流與課程建設(shè)的重要根據(jù)。系級(jí)教學(xué)檔案對(duì)評(píng)估教學(xué)水平、研究教學(xué)具有重要的意義。在判斷教學(xué)管理水平以及教學(xué)質(zhì)量的過(guò)程中，教學(xué)檔案應(yīng)當(dāng)是一項(xiàng)重要的標(biāo)志，是反映教學(xué)發(fā)展與教學(xué)改革的重要根據(jù)。但是教學(xué)檔案管理工作的實(shí)施并不是一朝一夕就可以完成的。教學(xué)檔案管理工作是一個(gè)循序漸進(jìn)的過(guò)程，需要系級(jí)領(lǐng)導(dǎo)與全體教師的共同支持，尤其是在日常的教學(xué)管理中，需要教師與領(lǐng)導(dǎo)人員做到心中有數(shù)，人人都能夠參與到教學(xué)檔案管理中。基于此，為強(qiáng)化系級(jí)教學(xué)檔案管理工作，可以逐步增強(qiáng)系級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人員與教師檔案管理意識(shí)，促使系級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人員與教師都能夠準(zhǔn)確認(rèn)識(shí)到教學(xué)檔案管理工作的重要性。領(lǐng)導(dǎo)人員站在全新的角度，以戰(zhàn)略性的眼光看待當(dāng)前教學(xué)檔案管理工作，增強(qiáng)全系工作人員增強(qiáng)檔案管理工作意識(shí)。同時(shí)，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)增強(qiáng)規(guī)范化管理意識(shí)，明確哪些檔案資料應(yīng)當(dāng)歸檔，歸檔的材料應(yīng)如何整理與保管。

（二）建立健全的檔案管理制度。規(guī)范化、健全化的檔案管理制度，是推進(jìn)系級(jí)教學(xué)檔案管理工作科學(xué)化與系統(tǒng)化的重要保證。針對(duì)此，要想系級(jí)檔案管理工作達(dá)到理想的效果，就需要加強(qiáng)制度的建設(shè)。應(yīng)用型本科院校系級(jí)應(yīng)當(dāng)根據(jù)國(guó)家檔案管理工作的相關(guān)規(guī)定與系級(jí)的具體情況，建立健全的教學(xué)檔案管理制度與管理辦法。建立健全檔案管理制度后，工作人員就可以根據(jù)制度收集、整理各類教學(xué)檔案。在建立健全檔案管理制度的過(guò)程中，可以考慮這么幾方面。首先，歸檔制度。歸檔制度就是要明確教師哪些教學(xué)材料應(yīng)當(dāng)上交、何時(shí)上交、如何上交。其次，保管制度。通過(guò)制度來(lái)規(guī)定檔案材料應(yīng)當(dāng)存放在何處，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)如何保管。最后，查閱制度。通過(guò)制度明確規(guī)定，辦理何種手續(xù)才可以查閱檔案材料，在查閱檔案材料的時(shí)候應(yīng)當(dāng)注意哪些事情。要想應(yīng)用型本科院校系級(jí)教學(xué)檔案管理工作獲得理想的效果，就需要科學(xué)化、規(guī)范化的管理。唯有如此，才能夠形成準(zhǔn)確的教學(xué)檔案。也唯有如此，才能夠保證應(yīng)用型檔案管理工作有序的開展。

（三）加強(qiáng)檔案管理材料的規(guī)范性。教學(xué)檔案管理工作的實(shí)施，檔案材料的形成非常重要。但是檔案管理工作是建立在材料收集基礎(chǔ)上。材料收集不僅會(huì)影響檔案材料的完整性與齊全性，同時(shí)還關(guān)系檔案材料的真實(shí)性?；谶@方面的考慮，系級(jí)教務(wù)處就應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)教學(xué)文件收集的管理力度。在平時(shí)的教學(xué)工作中，重視教學(xué)文件資料的積累，杜絕關(guān)鍵時(shí)刻的突擊整理與應(yīng)付檢查的情況出現(xiàn)。在平時(shí)工作開展的過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)及時(shí)歸集、隨時(shí)歸檔，可不消極的等待處理。檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)清楚了解檔案材料的運(yùn)行情況，預(yù)防不完整性、缺乏系統(tǒng)性的文件資料上交。與此同時(shí)，系級(jí)還應(yīng)當(dāng)建立有效的教學(xué)檔案管理體系。根據(jù)系級(jí)教學(xué)檔案管理工作的實(shí)際情況，配備相應(yīng)的管理人員，加強(qiáng)對(duì)系級(jí)教學(xué)檔案的集中化管理。另外，為保證系級(jí)教學(xué)檔案管理工作質(zhì)量，還需要提高教學(xué)檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)。系級(jí)教學(xué)檔案管理工作是教學(xué)秘書。教學(xué)秘書素質(zhì)的高低將在一定程度上決定教學(xué)檔案管理工作的效率與質(zhì)量，因此，應(yīng)用型本科院校應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)教學(xué)秘書的培訓(xùn)。通過(guò)培訓(xùn)，促使教學(xué)秘書可以掌握相應(yīng)的歸檔管理基礎(chǔ)知識(shí)與技能，為系級(jí)教學(xué)檔案管理工作奠定良好的基礎(chǔ)。

四、結(jié)語(yǔ)

總而言之，在教育事業(yè)逐步發(fā)展與改革的過(guò)程中，教學(xué)檔案的重要性不言而喻。應(yīng)用型本科院校在發(fā)展過(guò)程中，需要對(duì)教學(xué)檔案給予足夠的重視，同時(shí)還要認(rèn)識(shí)到存在的不足，通過(guò)對(duì)系級(jí)教學(xué)檔案管理工作的不斷完善，從而建起一套科學(xué)系統(tǒng)的管理體系。

（責(zé)任編輯：封麗萍）