淺談科研項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的合同管理

任潔+劉倩+石華

【摘 要】合同管理在科研項(xiàng)目管理中占有非常重要的意義，是項(xiàng)目實(shí)施的重要依據(jù)，做好項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的合同管理工作對(duì)項(xiàng)目的順利開(kāi)展及驗(yàn)收有著非常重要的意義。本文主要探討科研項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中有關(guān)合同管理方面的內(nèi)容，以加強(qiáng)科研管理部門(mén)對(duì)科研合同的有效控制。

【關(guān)鍵詞】合同管理；科研項(xiàng)目；控制

0 引言

科研項(xiàng)目是科研院所業(yè)務(wù)的主要支撐，如何提高科研項(xiàng)目管控水平，確保科研項(xiàng)目穩(wěn)步推進(jìn)實(shí)施是科研部門(mén)日常工作的重點(diǎn)。而合同管理是科研項(xiàng)目的重要依據(jù)，因?yàn)榭蒲许?xiàng)目都是以任務(wù)合同書(shū)的形式訂立的，可以當(dāng)做是一個(gè)合同來(lái)管理；而每一項(xiàng)科研項(xiàng)目的實(shí)施又是由無(wú)數(shù)個(gè)分包合同組成的，因此有效的合同管理可以為科研管理提供有效參考，以提高科研項(xiàng)目管控水平。這對(duì)科研單位的科研計(jì)劃管理和科研項(xiàng)目的預(yù)算管理有著指導(dǎo)性意義。

1 科研項(xiàng)目實(shí)施中合同管理面臨的問(wèn)題

1.1 合同信息缺乏準(zhǔn)確性、實(shí)時(shí)性

合同管理貫穿于內(nèi)部業(yè)務(wù)展開(kāi)的整個(gè)過(guò)程，完善的合同管理是科研院所健康運(yùn)作的重要標(biāo)志。采用傳統(tǒng)的手工管理方式，由于涉及的部門(mén)眾多，需要管理的合同要素也各不相同，低下的數(shù)據(jù)利用率和不斷膨脹的數(shù)據(jù)量，造成信息不集中、實(shí)時(shí)性不強(qiáng)，導(dǎo)致工作效率不高、費(fèi)時(shí)費(fèi)力等問(wèn)題[1]。

1.2 合同管理與財(cái)務(wù)管理脫節(jié)

科研項(xiàng)目實(shí)施中的合同經(jīng)費(fèi)支出采用的是項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審批、合同管理部門(mén)審批、財(cái)務(wù)管理部門(mén)審批、領(lǐng)導(dǎo)審批共同負(fù)責(zé)管理監(jiān)督的機(jī)制。由于管理制度不順暢，合同管理部門(mén)和財(cái)務(wù)管理部門(mén)之間缺乏有效的溝通手段和必要的共享平臺(tái)，數(shù)據(jù)缺乏有效的組織，造成合同管理和財(cái)務(wù)經(jīng)費(fèi)管理脫節(jié)。如何妥善處理好這兩者之間的關(guān)系，保證合同管理與財(cái)務(wù)管理有機(jī)結(jié)合，是值得考慮的問(wèn)題[2]。

1.3 科研計(jì)劃統(tǒng)計(jì)無(wú)數(shù)據(jù)支持

以往的科研計(jì)劃統(tǒng)計(jì)依靠于手工匯總的紙質(zhì)化階段，統(tǒng)計(jì)工作往往是由合同管理部門(mén)通過(guò)對(duì)一線(xiàn)部門(mén)的合同整理匯總而成，這種傳統(tǒng)的手工統(tǒng)計(jì)方式準(zhǔn)確率及效率都很低下，影響科研計(jì)劃上報(bào)的真實(shí)性。而且由于統(tǒng)計(jì)的方式單一，造成信息匯總困難，難以提供有效的反饋信息，無(wú)法滿(mǎn)足合同分類(lèi)型統(tǒng)計(jì)及查找，因此無(wú)法為一些工作提供必要的支持。另外從科研課題立項(xiàng)到完成、成果的社會(huì)影響及其轉(zhuǎn)化效益等情況，都離不開(kāi)科研統(tǒng)計(jì)提供的數(shù)據(jù)，科研投入與產(chǎn)出的分析都需要可靠的數(shù)據(jù)[3]。

2 基于用友系統(tǒng)的合同管理模式

由于科研項(xiàng)目是科研院所業(yè)務(wù)的主要支撐，以往科研項(xiàng)目實(shí)施中的合同管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)新形勢(shì)下科研管理發(fā)展的需要，而且隨著信息化水平不斷提高，利用網(wǎng)絡(luò)和信息化手段提高管理效率是必要趨勢(shì)，因此我們將用友軟件與科研項(xiàng)目管理相結(jié)合，探索出一種新的有效的合同管理模式，提升了科研項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的合同管理能力，從而大大提高了科研項(xiàng)目管理水平。

合同管理主要包含兩方面的管理對(duì)象：一是，科研單位所簽訂的科研計(jì)劃任務(wù)書(shū)；二是，在每一項(xiàng)科研項(xiàng)目具體實(shí)施中所簽訂的各項(xiàng)分包合同。

其中科研計(jì)劃任務(wù)書(shū)是在科研項(xiàng)目確定后，由科研項(xiàng)目承擔(dān)單位對(duì)科研項(xiàng)目的目的、意義進(jìn)行介紹，對(duì)完成該科研項(xiàng)目的具體措施、方法和研究進(jìn)度作出計(jì)劃安排的技術(shù)文書(shū)，是一種報(bào)告體科技應(yīng)用文，它是科研項(xiàng)目承擔(dān)單位向上級(jí)主管部門(mén)申報(bào)立項(xiàng)的重要文件，而科研計(jì)劃任務(wù)書(shū)的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)是科研單位科研水平的重要體現(xiàn)，只有對(duì)這些科研項(xiàng)目的信息進(jìn)行有效管理才能使得統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，只有充分利用這些信息才能對(duì)科研項(xiàng)目做到有效管理。

更為重要的是，每項(xiàng)科研項(xiàng)目都有著相應(yīng)的預(yù)算管理，如何對(duì)項(xiàng)目支出做到全局把控，必須依靠于有效的合同管理工作。因?yàn)槊恳环莘职贤w現(xiàn)的是都是相應(yīng)預(yù)算的支出，因此對(duì)合同管理到位，就可以對(duì)項(xiàng)目的整體支出有了全面把控。

2.1 合同管理的準(zhǔn)備階段

合同管理部門(mén)在合同管理實(shí)施前，將歷年合同管理中存在的問(wèn)題進(jìn)行了分析及總結(jié)，在合同管理軟件實(shí)施前對(duì)合同類(lèi)型進(jìn)行分類(lèi)，并對(duì)每一類(lèi)合同下進(jìn)行相應(yīng)設(shè)置?？蒲泻贤鳛槭湛詈贤譃閲?guó)家級(jí)項(xiàng)目、省市級(jí)項(xiàng)目及其他；分包合同作為出款合同分為采購(gòu)合同、外協(xié)加工合同、測(cè)試化驗(yàn)合同等，使得合同分類(lèi)清晰，便于管理。同時(shí)根據(jù)合同金額對(duì)合同進(jìn)行分組管理（根據(jù)合同金額分為A、B、C三類(lèi)），根據(jù)合同金額制定相應(yīng)的審批制度，審批流程見(jiàn)圖1，并有效分配管理時(shí)間及精力，使得合同管理做到有的放矢。

2.2 合同管理的執(zhí)行階段

2.2.1 新建合同

當(dāng)合同簽訂生效時(shí)，在合同管理軟件中新建一個(gè)合同，錄入合同相關(guān)內(nèi)容，包括名稱(chēng)、性質(zhì)、所屬合同組、合同類(lèi)型、對(duì)方單位、負(fù)責(zé)人等基本信息。因此合同信息以標(biāo)準(zhǔn)化的形式存在于系統(tǒng)中，為后期合同信息的數(shù)據(jù)共享及有效利用奠定了良好的基礎(chǔ)。

2.2.2 合同的履約管理

科研項(xiàng)目中的合同管理要求組織專(zhuān)業(yè)化管理，在科研項(xiàng)目具體實(shí)施中，由于實(shí)際情況或計(jì)劃失誤發(fā)生變化，可能使項(xiàng)目考核指標(biāo)與合同實(shí)施偏離，如果沒(méi)有采取相應(yīng)措施，會(huì)影響科研項(xiàng)目進(jìn)展。通過(guò)對(duì)合同監(jiān)督與履約跟蹤，對(duì)合同履行情況分析，找出偏差的地方， 以便及時(shí)采取措施補(bǔ)救，最終順利的完成合同需求[4]，從而完成科研項(xiàng)目考核指標(biāo)。

2.2.3 合同的變更管理

由于科研項(xiàng)目實(shí)施是一個(gè)動(dòng)態(tài)的過(guò)程，受客觀因素和項(xiàng)目實(shí)施的影響，合同雙方會(huì)根據(jù)需要在協(xié)商的基礎(chǔ)上進(jìn)行相應(yīng)的改動(dòng)和調(diào)整，因此合同變更管理是一個(gè)非常必要的環(huán)節(jié)，合同變更是指修改和變化原合同內(nèi)容，經(jīng)過(guò)雙方蓋章方能有效變更。

2.3 合同數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)分析

通過(guò)把用友系統(tǒng)和項(xiàng)目管理想結(jié)合，可以直接看到項(xiàng)目中各項(xiàng)經(jīng)費(fèi)的支出情況，便于一線(xiàn)部門(mén)查看該項(xiàng)目預(yù)算額度的開(kāi)銷(xiāo)及剩余情況。其次可以以各種口徑統(tǒng)計(jì)合同數(shù)據(jù)，并及時(shí)反饋給一線(xiàn)部門(mén)，以便他們工作的開(kāi)展。

3 結(jié)語(yǔ)

3.1 加強(qiáng)過(guò)程監(jiān)督，實(shí)現(xiàn)科研項(xiàng)目全程管理

通過(guò)對(duì)合同的統(tǒng)一要求，使得合同信息以標(biāo)準(zhǔn)化形式存儲(chǔ)，實(shí)現(xiàn)了合同管理部門(mén)和財(cái)務(wù)部門(mén)的數(shù)據(jù)共享，使管理呈現(xiàn)動(dòng)態(tài)化。這樣使得合同編碼唯一，統(tǒng)一了合同編碼與財(cái)務(wù)項(xiàng)目編號(hào)的一一對(duì)應(yīng)，解決了長(zhǎng)期以來(lái)合同信息與經(jīng)費(fèi)信息無(wú)法實(shí)時(shí)對(duì)應(yīng)的問(wèn)題，方便了管理部門(mén)與一線(xiàn)部門(mén)可以實(shí)時(shí)掌握項(xiàng)目的到款及支出情況，促進(jìn)了經(jīng)費(fèi)的合理使用，為經(jīng)費(fèi)管理提供有效支持，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目的全過(guò)程管理。

3.2 加強(qiáng)數(shù)據(jù)利用，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)有效統(tǒng)計(jì)

通過(guò)將用友系統(tǒng)應(yīng)用到科研項(xiàng)目管理過(guò)程中，可以提供出動(dòng)態(tài)的、準(zhǔn)確的合同信息，使得合同數(shù)據(jù)及時(shí)準(zhǔn)確，合同管理部門(mén)能夠隨時(shí)獲取最新數(shù)據(jù)，一線(xiàn)部門(mén)可以了解項(xiàng)目進(jìn)展，大大提高了統(tǒng)計(jì)信息的時(shí)效性、準(zhǔn)確性和共享性，縮短了科研項(xiàng)目計(jì)劃統(tǒng)計(jì)上報(bào)工作的時(shí)間，大大提高了效率。

【參考文獻(xiàn)】

[1]張龍.中國(guó)某公司合同管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[D].山東大學(xué).

[2]劉沐，謝素萍，皮新玲，劉碩.從科研項(xiàng)目管理現(xiàn)狀淺談項(xiàng)目管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)[J].中國(guó)管理信息化，2011，14（2）：47-50.

[3]夏雪.發(fā)揮科技統(tǒng)計(jì)在高?？蒲泄芾碇械闹匾饔醚芯縖J].產(chǎn)業(yè)與科技論壇，2013（16）：249-250.

[4]劉智.淺談項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的合同管理[J].預(yù)算造價(jià)，2015，2：137.

[責(zé)任編輯：湯靜]