電子時(shí)代背景下圖書館文書資料管理分析

陳沛光

摘 要：電子時(shí)代背景下，圖書館的文書資料管理也需要做出相應(yīng)的改變，而且圖書館中的相關(guān)文書資料數(shù)量不斷增加，類型更加多樣，也為圖書館的管理工作增加了難度，原有的對(duì)文書資料管理存在很多弊端，容易出現(xiàn)信息資料的丟失或損壞等問題。電子時(shí)代背景下圖書館需要更多的借助先進(jìn)的設(shè)備和技術(shù)，去提高自身的管理水平。本文主要對(duì)電子時(shí)代背景下圖書館文書資料管理進(jìn)行了分析，希望能實(shí)現(xiàn)管理的先進(jìn)性的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：電子時(shí)代；圖書館；文書資料管理

當(dāng)代社會(huì)中，各種網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展速度非常快，進(jìn)入了電子時(shí)代之后人們的生活、學(xué)習(xí)、工作都發(fā)生了很大的改變，計(jì)算機(jī)技術(shù)在大多數(shù)的行業(yè)領(lǐng)域都得到了廣泛的應(yīng)用，在圖書館的經(jīng)營(yíng)發(fā)展中，也需要結(jié)合電子時(shí)代的特點(diǎn)，實(shí)現(xiàn) 自身管理的不斷進(jìn)步與革新，讓圖書館的文書資料管理制度更加的完善，也更加符合電子時(shí)代讀者的需求。

一、電子時(shí)代背景下圖書館文書資料管理現(xiàn)狀

我國(guó)歷史文明底蘊(yùn)深厚，留存下來的資料記錄也都非常的豐富，通過圖書館讀者既可以查閱或借閱到現(xiàn)代的科學(xué)技術(shù)相關(guān)資料，而且對(duì)那些歷史珍藏及文書資料也能進(jìn)行借閱[1]。圖書館在其自身的運(yùn)作中需要對(duì)這些文書資料進(jìn)行妥善的保管，通常會(huì)耗費(fèi)很大的人力物力。圖書館中的文書資料與一般的圖書資料有著很多方面的差別，通常圖書館在管理中會(huì)按照資料的形態(tài)、內(nèi)容以及年代等方面的不同去進(jìn)行分類存放，分類方法比較多樣化。在以前的圖書館管理中，對(duì)于相關(guān)的公文等文書資料的保存比較重視，采取的分類方法也都比較特別。但是原有的管理模式為圖書館的文書資料的閱覽帶來了一些難點(diǎn)，使得很多的文書資料沒有實(shí)現(xiàn)價(jià)值的充分發(fā)揮。

現(xiàn)代社會(huì)，信息技術(shù)快速發(fā)展，并且得到了廣泛的應(yīng)用，圖書館中的文書資料管理也逐漸形成了信息化與電子化，文書資料的閱覽方式也已經(jīng)改變，從原有的借閱室閱覽形式轉(zhuǎn)變?yōu)榱死肳EB等電子媒體進(jìn)行閱覽的形式，很大程度上提升了文書資料的利用度。并且，在圖書館運(yùn)作中，傳統(tǒng)的文書資料的管理也大部分都達(dá)到了公開的電子化管理。這種公開化的信息管理模式使得當(dāng)?shù)氐臍v史文化信息及發(fā)展特色可以更加廣泛的被外界了解，增強(qiáng)了信息的推廣與共享，這種電子化的管理方式對(duì)歷史方面的文書資料的管理的完整性的提高也是非常有利的。

二、電子時(shí)代背景下圖書館文書資料電子化的過程分析

電子時(shí)代背景下，圖書館中的文書資料實(shí)現(xiàn)電子化管理是歷史發(fā)展的必然，也應(yīng)是圖書館建設(shè)發(fā)展的趨勢(shì)，在科學(xué)技術(shù)水平日益發(fā)達(dá)的今天，圖書館中的文書資料等進(jìn)行電子化管理的方式也是多種多樣的，不同類型的文書資料需要按照其具備的特點(diǎn)去選擇與之相適應(yīng)的管理方法[2]。比如圖書館中一般的文書資料，可以使用模擬資料的方法進(jìn)行管理，如對(duì)收縮膠卷的管理就是這種方法；而對(duì)于圖書管中的原始資料與實(shí)物資料，主要使用羅馬數(shù)字的方式進(jìn)行記錄管理；對(duì)于其中電子化的目錄數(shù)據(jù)或者資料，則應(yīng)該使用英文字母進(jìn)行展示與管理。在當(dāng)前電子照相技術(shù)的快速發(fā)展中，相機(jī)的像素也逐漸提高，照相功能愈加強(qiáng)大，文書資料也普遍實(shí)現(xiàn)了電子化的展示和存放，增強(qiáng)了管理工作的有效性。

圖書館文書資料的保存，可以通過傳統(tǒng)的物理性資料及現(xiàn)代電子信息相結(jié)合的方式進(jìn)行管理，實(shí)現(xiàn)文書資料的數(shù)字信息化管理。對(duì)于那些實(shí)物文書資料則可以在做好目錄數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上，對(duì)具體的數(shù)據(jù)進(jìn)行存儲(chǔ)，并做好相關(guān)資源和數(shù)據(jù)的信息連接工作，這種方式之下，電子化與實(shí)物化的文書資料既可以實(shí)現(xiàn)有效的結(jié)合了，為文書資料的管理提供了很大的便利?，F(xiàn)階段，為了適應(yīng)持續(xù)變化的環(huán)境，使文書資料的管理、保存工作的開展更加完善，通常都會(huì)采用當(dāng)前比較實(shí)用的文書資料數(shù)據(jù)格式Born DigitalContents，它主要包含有記錄相關(guān)公共設(shè)施及學(xué)校等的廣告的信息資料或者WEB網(wǎng)頁，這是圖書館未來管理發(fā)展的一種趨勢(shì)。

三、電子時(shí)代背景下圖書館文書資料管理的完善對(duì)策

電子時(shí)代背景下如何做好圖書館的文書資料的管理工作是人們關(guān)注的內(nèi)容，也是需要迫切的解決的一個(gè)問題[3]。在管理方法的完善上需要首先進(jìn)行文書資料相關(guān)數(shù)據(jù)的設(shè)計(jì)，再采取電子化的手段去對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行保存與使用。

電子時(shí)代背景下，圖書館文書資料的管理不僅要將文書資料的要素進(jìn)行保存，還應(yīng)該對(duì)各種膠卷進(jìn)行模擬復(fù)制，重視與其他圖書館間的文書資料的交換與共享，使得圖書館管理可以適應(yīng)不同類型的數(shù)據(jù)目錄模式。在當(dāng)前階段圖書館的文書資料的管理達(dá)到了一定程度的數(shù)字化，但要想與時(shí)代發(fā)展要求更加一致，在文書資料管理中就應(yīng)該盡量的做到電子化管理的規(guī)范化、模型化的發(fā)展?？梢酝ㄟ^建立OAIS模型化的信息數(shù)據(jù)的管理，將圖書館文書資料分為保存記述、內(nèi)容信息、組合信息等相應(yīng)的數(shù)據(jù)模型。在各種不同的模型之下，既可以做到文書資料的分類管理，還可以將不同要素進(jìn)行互換，實(shí)現(xiàn)不同文書資料要素之間的靈活轉(zhuǎn)換，使得文書資料的保存與使用都更加的方便。

四、結(jié)束語

電子時(shí)代背景下圖書館的文書資料的管理方式得到了很大的改善，對(duì)傳統(tǒng)的圖書館文書資料的管理工作中存在的一些弊端進(jìn)行了完善，使得文書資料得到了更加充分的利用，發(fā)揮了其應(yīng)有的價(jià)值，在今后的發(fā)展中，圖書館文書資料管理需要結(jié)合自身特點(diǎn)及需求，借助電子時(shí)代的優(yōu)勢(shì)提高文書資料的利用效率，為廣大的讀者提供更加優(yōu)質(zhì)便捷的服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

[1]白蘇紅.電子化時(shí)代圖書館的文書資料管理探究[J].知識(shí)經(jīng)濟(jì)，2012，15：55.

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[3]孫然.電子化時(shí)代圖書館的文書資料管理[J].科技資訊，2014，32：249.