賴躍強(qiáng),楊 君,徐 蕾,楊 娟
(長江科學(xué)院 a.信息中心;b.武漢長科工程建設(shè)監(jiān)理有限責(zé)任公司,武漢 430010 )
工程建設(shè)監(jiān)理企業(yè)信息化管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)與應(yīng)用
賴躍強(qiáng)a,楊君a,徐蕾b,楊娟b
(長江科學(xué)院a.信息中心;b.武漢長科工程建設(shè)監(jiān)理有限責(zé)任公司,武漢430010 )
摘要:隨著工程監(jiān)理企業(yè)持續(xù)發(fā)展的自身需要,以及國家建設(shè)領(lǐng)域管理的不斷規(guī)范,監(jiān)理市場競爭不斷加劇,促使監(jiān)理企業(yè)放棄粗放式管理方式,借助于信息化來提升企業(yè)的管理水平,增強(qiáng)企業(yè)核心競爭力。將成熟的綜合管理信息系統(tǒng)應(yīng)用于監(jiān)理企業(yè)的管理中,使監(jiān)理企業(yè)內(nèi)部管理規(guī)范化、制度化和程序化,是提升監(jiān)理企業(yè)精細(xì)化管理的有效途徑。以武漢長科工程建設(shè)監(jiān)理有限責(zé)任公司OA系統(tǒng)的開發(fā)為實(shí)例,對(duì)業(yè)務(wù)處理流程、系統(tǒng)性能、權(quán)限設(shè)置等需求進(jìn)行了分析,在此基礎(chǔ)上,詳細(xì)介紹了系統(tǒng)建設(shè)目標(biāo)、系統(tǒng)構(gòu)架、主要功能和關(guān)鍵技術(shù)。系統(tǒng)采用工作流的動(dòng)態(tài)信息管理模式,實(shí)現(xiàn)公文流轉(zhuǎn)、業(yè)務(wù)處理、經(jīng)營決策等企業(yè)管理的信息化。實(shí)踐表明系統(tǒng)在投入使用后,取得了良好的效果。
關(guān)鍵詞:工程監(jiān)理企業(yè);信息化;綜合管理信息系統(tǒng);工作流;監(jiān)理工程管理
1研究背景
當(dāng)今世界已經(jīng)進(jìn)入信息時(shí)代,基于互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境的物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、移動(dòng)網(wǎng)、智慧城市等熱門技術(shù)發(fā)展方興未艾,其應(yīng)用正在迅速促進(jìn)社會(huì)發(fā)展,加劇市場競爭,深刻地改變著人們的生活[1]。黨的十八大提出的工業(yè)化、信息化、城鎮(zhèn)化、農(nóng)業(yè)現(xiàn)代化同步發(fā)展的“新四化”目標(biāo),將信息化提升到了國家戰(zhàn)略高度,也使其成為了國家發(fā)展的新方向和新動(dòng)力。
企業(yè)由于自身的發(fā)展和提高競爭力的要求,借助于信息化來提高自身的管理水平,降低管理成本,提高管理效率;同時(shí)信息技術(shù)也借用企業(yè)這個(gè)平臺(tái),迅速邁進(jìn)信息科技革命的時(shí)代,使企業(yè)信息化成為企業(yè)生存和發(fā)展不可或缺的依賴。
武漢長科工程建設(shè)監(jiān)理有限責(zé)任公司(以下簡稱長科監(jiān)理公司)自1998年成立以來,得到了迅猛發(fā)展。隨著業(yè)務(wù)的發(fā)展,傳統(tǒng)的管理模式暴露出越來越多的問題,無法滿足公司管理要求。主要存在如下問題:①信息平臺(tái)沒有信息流轉(zhuǎn)流程,不能進(jìn)行項(xiàng)目管理、文件流轉(zhuǎn)等聯(lián)合辦公;②現(xiàn)有信息平臺(tái)主要使用在線實(shí)時(shí)信息交換,信息平臺(tái)層次低,僅限于公共信息,交互性差;③信息發(fā)布機(jī)制不健全、來源或流程不明確,也沒有密級(jí)控制;④信息共享程度低,各類監(jiān)理業(yè)務(wù)信息、財(cái)務(wù)信息和經(jīng)營數(shù)據(jù)分別掌握在各部門的各個(gè)工作人員的計(jì)算機(jī)里,公司決策層無法及時(shí)準(zhǔn)確了解公司的監(jiān)理業(yè)務(wù)和經(jīng)營數(shù)據(jù),從而不能進(jìn)行科學(xué)決策,經(jīng)營投標(biāo)時(shí)需要各部門一起參與才能完成,導(dǎo)致管理水平相對(duì)低下,管理效率低、成本高,市場競爭力不高。
為了適應(yīng)公司發(fā)展的需求,提高管理效率,使管理流程、管理行為、業(yè)務(wù)處理規(guī)范化。長科監(jiān)理公司委托長江科學(xué)院信息中心(以下簡稱信息中心)為長科監(jiān)理公司建立綜合管理信息系統(tǒng)(OA),打造一個(gè)集辦公管理、員工管理、信息查詢、公司財(cái)務(wù)、項(xiàng)目管理和投標(biāo)管理等功能的信息管理平臺(tái)。通過對(duì)綜合管理信息系統(tǒng)的運(yùn)用,可實(shí)現(xiàn)如下一些功能:公司決策層及時(shí)準(zhǔn)確了解公司的監(jiān)理業(yè)務(wù)和經(jīng)營數(shù)據(jù),幫助公司科學(xué)決策,準(zhǔn)確把握市場動(dòng)態(tài),更好地建立公司與各項(xiàng)目之間的銜接;強(qiáng)化公司員工管理,更好地利用和調(diào)配人力資源;加快推進(jìn)資源共享、信息查詢和遠(yuǎn)程管控的信息系統(tǒng)建設(shè),充分發(fā)揮信息網(wǎng)絡(luò)化對(duì)公司管理創(chuàng)新的推動(dòng)作用,從而提高監(jiān)理服務(wù)水平和質(zhì)量,
2需求分析
2.1公司管理需求
本系統(tǒng)涵蓋了長科監(jiān)理公司的主要管理工作,包含企業(yè)門戶、辦公管理、員工管理、信息查詢、公司財(cái)務(wù)、項(xiàng)目管理和投標(biāo)管理7項(xiàng)需求。
(1) 系統(tǒng)首頁為監(jiān)理公司內(nèi)部網(wǎng)站,包含公司動(dòng)態(tài)、員工動(dòng)態(tài)、通知提醒和員工論壇等欄目。
(2) 辦公管理子系統(tǒng)包含公文處理、證書管理和車輛管理等功能模塊。
(3) 員工管理子系統(tǒng)包含員工登記、勞動(dòng)合同、考勤管理、培訓(xùn)管理和考試管理等功能模塊。
(4) 信息查詢子系統(tǒng)包含辦公文件查詢、規(guī)程規(guī)范查詢、招投標(biāo)文件查詢和項(xiàng)目合同查詢等功能模塊。
(5) 公司財(cái)務(wù)子系統(tǒng)包含總臺(tái)賬和明細(xì)臺(tái)賬等功能模塊。
(6) 項(xiàng)目管理子系統(tǒng)包含項(xiàng)目臺(tái)賬和設(shè)備臺(tái)賬等功能模塊。
(7) 投標(biāo)管理子系統(tǒng)包含標(biāo)書模板、資格審查資料和個(gè)人資質(zhì)業(yè)績等功能模塊。
2.2角色及權(quán)限
本系統(tǒng)角色按權(quán)限的不同主要分為管理員和使用的員工。
管理員負(fù)責(zé)對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行進(jìn)一步開發(fā)、完善和維護(hù)管理。在公司對(duì)本系統(tǒng)使用過程中,管理員根據(jù)需求,可增加新的子系統(tǒng)和功能模塊,也可以對(duì)已建的子系統(tǒng)和功能模塊進(jìn)行修改,使系統(tǒng)不斷滿足公司信息化管理的發(fā)展。對(duì)系統(tǒng)的維護(hù)管理,主要是在后臺(tái)負(fù)責(zé)管理資料的錄入、修改、刪除、關(guān)聯(lián)(項(xiàng)目的資料需要關(guān)聯(lián)到相關(guān)項(xiàng)目)。
員工進(jìn)入系統(tǒng)后進(jìn)行網(wǎng)上辦公,按流程辦理各項(xiàng)業(yè)務(wù):查詢個(gè)人信息、綜合信息、項(xiàng)目信息。按照公司人員的職務(wù)和職責(zé)、公司各部門職能以及現(xiàn)場監(jiān)理項(xiàng)目,系統(tǒng)的各子系統(tǒng)和功能模塊均相應(yīng)設(shè)置了不同的權(quán)限,以滿足管理的需要和保證信息的安全。
3系統(tǒng)設(shè)計(jì)
3.1建設(shè)目標(biāo)
建設(shè)目標(biāo)是構(gòu)建一個(gè)以長科監(jiān)理公司信息的綜合管理為核心的OA系統(tǒng)。該系統(tǒng)采用工作流的動(dòng)態(tài)信息管理模式,實(shí)現(xiàn)公司公文流轉(zhuǎn)、業(yè)務(wù)處理、經(jīng)營決策等企業(yè)管理的信息化,提高長科監(jiān)理公司管理效率和精度,增強(qiáng)公司市場競爭力。
3.2系統(tǒng)構(gòu)架
以ASP.NET的Browser/Server為基礎(chǔ),采用3層架構(gòu)體系。數(shù)據(jù)庫采用MicrosoftSQLServer關(guān)系型數(shù)據(jù)庫。
(1) 數(shù)據(jù)層:工程監(jiān)理管理過程中產(chǎn)生的各種資料文件,如文檔、圖片、音視頻資料等,為具體業(yè)務(wù)功能的實(shí)現(xiàn)提供數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。
(2) 業(yè)務(wù)層:工程監(jiān)理管理過程中的各種資料的登記、更新、刪除;辦公管理過程中收發(fā)文的簽字及流轉(zhuǎn)、投票的發(fā)起和統(tǒng)計(jì)等。由于不同系統(tǒng)用戶需求存在一定的差異性,業(yè)務(wù)層必須盡可能實(shí)現(xiàn)所有功能以滿足用戶的需要。
(3) 表現(xiàn)層:工程監(jiān)理管理過程中的各種操作,如數(shù)據(jù)輸入、資料上傳、綜合查詢、表格打印等。表現(xiàn)層是系統(tǒng)直接與客戶交互的模塊,必須盡可能滿足用戶的操作習(xí)慣,便于用戶的日常使用。
3.3功能設(shè)計(jì)
(1) 網(wǎng)站首頁。包括公司動(dòng)態(tài)及公司顯示、動(dòng)態(tài)后臺(tái)管理、查詢鏈接入口、辦公區(qū)域(包含任務(wù)、消息及提醒)。
(2) 系統(tǒng)后臺(tái)管理。包括用戶管理、組織維護(hù)、用戶權(quán)限管理、系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置。管理員維護(hù)可登錄系統(tǒng)的用戶、系統(tǒng)組織機(jī)構(gòu)及所屬員工、員工訪問頁面權(quán)限、文件空間、編號(hào)、枚舉等參數(shù)的維護(hù)。
(3) 投票管理。管理員可以增加、修改、刪除、統(tǒng)計(jì)投票情況。其他用戶可以參與投票。
(4) 收文管理。收文管理員登記公司外來文,并通過工作流引擎將文件傳給指定人員進(jìn)行閱覽簽字。其他員工通過工作流引擎,接受收文管理員傳給自己的收文任務(wù),簽字和輸入意見后收文處理完成。
(5) 發(fā)文管理。發(fā)文人員編輯撰稿,并通過工作流引擎將文件傳給指定人員進(jìn)行閱覽簽字。其他員工通過工作流引擎,接受傳給自己的發(fā)文任務(wù),并可以在線編輯正文、簽字和輸入意見后發(fā)送下一級(jí)審核,最后套紅蓋章后發(fā)文流程完成。
(6) 證書管理。個(gè)人證書、公司證書、分類資格證書、個(gè)人業(yè)績證明、分類專業(yè)資質(zhì)的管理。
(7) 車輛管理。管理車輛基本信息、車輛維修記錄、租用車輛信息。
(8) 員工管理。員工基本信息、員工合同及統(tǒng)計(jì)、考勤記錄、培訓(xùn)管理、考試管理、員工保險(xiǎn)信息。
(9) 文件資料管理。包含辦公文件、規(guī)程規(guī)范文件、招投標(biāo)文件、項(xiàng)目合同的管理。
(10) 公司財(cái)務(wù)管理。公司財(cái)務(wù)臺(tái)賬文件的管理。
(11) 項(xiàng)目業(yè)績管理。包括項(xiàng)目業(yè)績文件、分類項(xiàng)目業(yè)績文件的管理。
(12) 項(xiàng)目信譽(yù)評(píng)價(jià)文件管理。
(13) 項(xiàng)目管理。項(xiàng)目基本信息、監(jiān)理項(xiàng)目概況、完備性記錄、驗(yàn)收鑒定書的管理。其中項(xiàng)目基本信息可以關(guān)聯(lián)項(xiàng)目管理工程中其他文件,通過查詢項(xiàng)目基本信息可以在項(xiàng)目空間中查找到關(guān)聯(lián)到該項(xiàng)目的項(xiàng)目文件。
(14) 投標(biāo)管理。包括投標(biāo)文件制作、近期合同的word文件管理。
4系統(tǒng)關(guān)鍵技術(shù)
4.1基于瀏覽器的應(yīng)用
由于監(jiān)理公司人員工作地點(diǎn)分散,要求本系統(tǒng)在任何時(shí)間、任何有網(wǎng)絡(luò)的地點(diǎn)通過瀏覽器即可登錄訪問。微軟公司ASP.NET是一種使嵌入網(wǎng)頁中的腳本可由因特網(wǎng)服務(wù)器執(zhí)行的服務(wù)器端腳本技術(shù),它可以在通過HTTP請(qǐng)求文檔時(shí)再在Web服務(wù)器上動(dòng)態(tài)創(chuàng)建腳本。ASP.NET是基于通用語言的編譯運(yùn)行的程序,其實(shí)現(xiàn)完全依賴于虛擬機(jī),所以ASP.NET擁有跨平臺(tái)性,其構(gòu)建的應(yīng)用程序可以運(yùn)行在幾乎全部的平臺(tái)上。
4.2工作流
用工作流技術(shù)實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)和處理流程一體化控制,實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)信息共享、交換、傳遞和監(jiān)控,提高公文流轉(zhuǎn)等審批流程的自動(dòng)化程度[2],如圖1所示。
圖1 工作流技術(shù)Fig.1 Work flow
工作流技術(shù)主要包含了流程編輯工具、工作流引擎、管理機(jī)制、監(jiān)控工具、任務(wù)執(zhí)行等方面。
(1) 流程編輯工具提供了強(qiáng)大的圖形化、WEB方式工作流模板的VML可視化流程定義編輯工具,如圖2所示。管理員通過拖拽動(dòng)作就可以方便地定義系統(tǒng)中所有需要用到的流程,不但如此,用戶還可以適時(shí)地修改流程,操作簡便。
(2) 流程引擎由工作流類庫封裝而成,是管理信息系統(tǒng)的核心部分,其作用在于緊密結(jié)合工作業(yè)務(wù)需求開發(fā)符合實(shí)際情況的程序邏輯。它不僅保證了系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程的穩(wěn)定性和運(yùn)行速度,還能適應(yīng)在業(yè)務(wù)需求發(fā)生變化時(shí)的變更操作。如圖2所示。
圖2 流程定義可視化編輯工具Fig.2 Editing tool of visual process definition
(3) 管理機(jī)制和流程監(jiān)控管理工具是工作流在日常工作管理中必不可少的部分。管理員可以跟蹤流程執(zhí)行情況,必要時(shí)可回退流程步驟及更換執(zhí)行環(huán)節(jié)的執(zhí)行人員,為流程過程中特殊情況的處理提供了便捷的操作方法,如圖3所示。
圖3 流程跟蹤管理工具Fig.3 Tracking and management of processes
(4) 任務(wù)執(zhí)行,當(dāng)業(yè)務(wù)流程流轉(zhuǎn)到某位員工時(shí),首頁采用AJAX技術(shù)循環(huán)取數(shù),及時(shí)顯示當(dāng)前待處理任務(wù)。該技術(shù)為員工及時(shí)處理任務(wù)提供保障。
4.3可擴(kuò)展平臺(tái)
本系統(tǒng)采用3層結(jié)構(gòu)體系:最底層是系統(tǒng)的各種支撐技術(shù),如數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)傳輸、數(shù)據(jù)展示等;中間層是系統(tǒng)核心功能的具體實(shí)現(xiàn),如業(yè)務(wù)分類管理、業(yè)務(wù)結(jié)構(gòu)管理、數(shù)據(jù)庫構(gòu)建等;最上層是可以集成系統(tǒng)的各種支撐控件,包含office在線編輯及顯示、電子簽名、文檔管理、文件上傳等。
本系統(tǒng)具有很好的開放性和擴(kuò)展性。模塊化功能能滿足各種需求,對(duì)不同的功能業(yè)務(wù)也有統(tǒng)一的開發(fā)方式,所以二次開發(fā)十分簡便[3]。
從部署上來說,WEB服務(wù)使用IIS6.0以上版本,數(shù)據(jù)庫使用MSSQL2005,使得系統(tǒng)可以在不停止服務(wù)的情況下進(jìn)行更新。系統(tǒng)菜單和權(quán)限可配置化,新增功能及時(shí)配置就能使用。
5系統(tǒng)應(yīng)用效果
長科監(jiān)理公司綜合管理信息系統(tǒng)在開發(fā)好基本業(yè)務(wù)功能后,進(jìn)行了各種數(shù)據(jù)的初始化工作, 將之前監(jiān)理工程管理過程中的各種資料, 包含個(gè)人資料、 項(xiàng)目資料、 財(cái)務(wù)資料等手動(dòng)錄入到系統(tǒng)中, 并根據(jù)日常各種資料的查詢操作做了相應(yīng)的硬性修改, 使之更利于各種資料查詢的功能。 系統(tǒng)首頁如圖4所示。
圖4 綜合管理系統(tǒng)首頁Fig.4 Homepage of the office administration system
本系統(tǒng)在投入使用后,即在投標(biāo)工作中取得了較為顯著的成果。長科監(jiān)理公司在進(jìn)行經(jīng)營投標(biāo)時(shí),以招標(biāo)文件信息為基礎(chǔ),針對(duì)擬投標(biāo)項(xiàng)目的工程特性、監(jiān)理服務(wù)范圍、監(jiān)理服務(wù)內(nèi)容、工程項(xiàng)目質(zhì)量、投資、工期、安全控制目標(biāo)及總監(jiān)理工程師和監(jiān)理人員的資歷要求等,投標(biāo)文件編制人員利用系統(tǒng),在項(xiàng)目信息欄(如圖5)查找公司承接過的類似工程項(xiàng)目,在投標(biāo)文件制作欄(如圖6)查找投標(biāo)文件作為參考,在個(gè)人信息欄(如圖7)查找符合工程要求的各類專業(yè)監(jiān)理工程師和監(jiān)理員。通過運(yùn)用本系統(tǒng),不僅提高了投標(biāo)文件的編制質(zhì)量,縮短了編制時(shí)間,而且減少了參與投標(biāo)文件的編制人員,大大提高了經(jīng)營投標(biāo)工作效率。
圖5 項(xiàng)目信息Fig.5 Information of projects
圖6 投標(biāo)文件制作Fig.6 Preparation of bidding documents
圖7 個(gè)人信息查詢Fig.7 Inquiry of personal information
2015年,長科監(jiān)理公司成功中標(biāo)了屬于國務(wù)院確定的172項(xiàng)重大水利項(xiàng)目的新疆阿爾塔什水利樞紐監(jiān)理Ⅰ標(biāo)(主體工程標(biāo))和鄂北地區(qū)水資源配置工程監(jiān)理4標(biāo),以及多項(xiàng)水利水電工程監(jiān)理標(biāo),全年新增監(jiān)理合同額8 500萬,取得了顯著的經(jīng)濟(jì)效益。
本系統(tǒng)的辦公管理子系統(tǒng)公文處理模塊,解決了長期困擾公司與各監(jiān)理項(xiàng)目之間的文件審批問題,利用公司財(cái)務(wù)子系統(tǒng)模塊,公司推行了監(jiān)理項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)“限額使用、規(guī)范運(yùn)作、公開透明、節(jié)約有獎(jiǎng)”的制度。
利用本系統(tǒng)辦公,形成了長科監(jiān)理公司各項(xiàng)管理工作的聯(lián)動(dòng),實(shí)現(xiàn)了信息共享,提高了管理效率,優(yōu)化了管理過程,解決了組織機(jī)構(gòu)冗余等問題,促進(jìn)公司內(nèi)各部門、各環(huán)節(jié)的溝通和協(xié)調(diào),幫助公司收集外部、內(nèi)部信息,經(jīng)過研究和分析,作出正確的決策,從而使得公司全面發(fā)展。
6結(jié)語
在中央和地方加快水利行業(yè)信息化建設(shè)的新形勢(shì)下,以相關(guān)技術(shù)規(guī)程規(guī)范水利監(jiān)理工程建設(shè)項(xiàng)目管理系統(tǒng),能夠提高工程建設(shè)管理透明度,為監(jiān)理工程投標(biāo)及工程管理提供基礎(chǔ)資料。本系統(tǒng)主要用于管理監(jiān)理工程中的各種資料,并方便員工查詢與下載,取得較好的應(yīng)用效益。下一步擬針對(duì)資料的整合分類、權(quán)限劃分進(jìn)行優(yōu)化,增加過程管控,以達(dá)到簡單實(shí)用、便于用戶操作等目標(biāo)。
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(編輯:陳敏)
2016,33(06):145-149,154
Design and Application of Information Management ofSupervision Company for Engineering Construction
LAIYue-qiang1,YANGJun1,XULei2,YANGJuan2
(1.InformationCenter,YangtzeRiverScientificResearchInstitute,Wuhan430010,China;2.WuhanChangkeEngineeringConstructionSupervisionCo.,Ltd.,YangRiverScientificResearchInstitute,Wuhan430010,China)
Abstract:As China has been regulating the management of engineering construction market, and due to the increasingly intensified competition of supervision market and also the self-demand of company’s sustainable development, engineering supervision companies have turned to adopt informatization to improve the management and competitiveness. Adopting mature integrated management information system could be an effective means to refine the management. With the development of Changke Supervision Company’s OA system as an example, we expound the demands of business processes, system performance, permission setting and other aspects. On this basis, we introduce the target, structure, main functions, and key technologies of the system. The system adopts work flow to realize company management informatization including document flow, business processing, management decision, etc. It has gained good result in practical application.
Key words:engineering supervision company; informatization; integrated management information system; work flow; management of engineering supervision
收稿日期:2015-12-03;修回日期:2016-01-20
作者簡介:賴躍強(qiáng) (1963-),男,廣東東莞人,高級(jí)工程師,長期從事工程建設(shè)監(jiān)理工作,(電話) 027-82829866(電子信箱) 605692153@qq.com。
通訊作者:楊君 (1981-),男,湖北天門人,工程師,長期從事軟件開發(fā)工作,(電話)027-828296349(電子信箱)27148861@qq.com。
doi:10.11988/ckyyb.20151022 10.11988/ckyyb.20150171
中圖分類號(hào):TP311
文獻(xiàn)標(biāo)志碼:A
文章編號(hào):1001-5485(2016)06-0140-05
2016,33(06):140-144