如何加強(qiáng)新時(shí)期人事檔案管理工作

張橫

[摘 要]在當(dāng)今飛速發(fā)展的信息時(shí)代，加強(qiáng)新時(shí)期人事檔案管理工作，顯得尤為重要。電子檔案幾乎替代了以傳統(tǒng)紙質(zhì)為介質(zhì)的檔案管理，這一巨大變化促使事業(yè)單位檔案管理部門必須加快探索檔案管理的創(chuàng)新模式，其思路旨在圍繞信息的保密工作及其安全性，既要高度重視，又要把握好信息技術(shù)變革所體現(xiàn)出的優(yōu)勢(shì)，不斷地創(chuàng)新，達(dá)到持久發(fā)展，加速發(fā)展。

[關(guān)鍵詞]檔案管理；創(chuàng)新發(fā)展；方法

開創(chuàng)新時(shí)期人事檔案管理工作新局面，必須順應(yīng)時(shí)代變革，在創(chuàng)新中迅速發(fā)展，良好的機(jī)遇擺在每一位檔案管理工作者面前，創(chuàng)新是必由之路，經(jīng)受住考驗(yàn)，是必然選擇。

一、創(chuàng)新思維，夯實(shí)基礎(chǔ)

從傳統(tǒng)的人事檔案管理向新時(shí)期人事檔案管理過(guò)渡的初期，相關(guān)人員的思想意識(shí)和適應(yīng)程度多少都會(huì)有這樣那樣的問(wèn)題出現(xiàn)，這就要求部門領(lǐng)導(dǎo)從對(duì)人事檔案管理工作的重要性入手，盡快摒棄傳統(tǒng)觀念的影響。

在事業(yè)單位中，傳統(tǒng)的人事檔案管理工作仍然保持單一的收集、整理和統(tǒng)計(jì)資料，并沒(méi)有對(duì)組織和用人單位社會(huì)和經(jīng)濟(jì)效益的提升起到顯著的促進(jìn)作用。具體表現(xiàn)在日常工作中，相關(guān)的一些管理人員或多或少缺乏一定的管理意識(shí)，特別是沒(méi)有意識(shí)到人事檔案管理工作的重要性，其結(jié)果表現(xiàn)為工作不積極，不能投入全部精力，雖然工作中沒(méi)有重大失誤，但是在工作中會(huì)導(dǎo)致工作效率低下，人浮于事。

在人事檔案管理工作中，如果缺乏相應(yīng)的投入力度，就不能對(duì)優(yōu)秀的人事檔案管理人才進(jìn)行充分吸引，而且管理手段也相對(duì)落后，不能適應(yīng)于當(dāng)前的信息化社會(huì)發(fā)展的實(shí)際需求。

新時(shí)期人事檔案管理工作，要求單位領(lǐng)導(dǎo)必須站在促進(jìn)事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展的角度，將人事檔案管理納入單位日常考核中。建立起人事檔案管理達(dá)標(biāo)升級(jí)與考核機(jī)制，對(duì)事業(yè)單位中的人事檔案工作實(shí)行定性、定量考核的方式，以推動(dòng)事業(yè)單位人事檔案管理工作想規(guī)范化、制度化以及科學(xué)化發(fā)展。這就要求具體工作要細(xì)化到建立人事檔案管理小組，分配組長(zhǎng)，并對(duì)人事檔案管理人員進(jìn)行實(shí)施崗位招聘，嚴(yán)格對(duì)人事檔案軟硬件設(shè)備進(jìn)行把關(guān)，做到定期的檢查與督導(dǎo)等相關(guān)的事宜。

二、收集管理，完善功能

隨著社會(huì)的發(fā)展，事業(yè)單位的價(jià)值就是人才，而科學(xué)的人事檔案管理必將促進(jìn)人才發(fā)展，這無(wú)疑是推動(dòng)事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展的重要基礎(chǔ)。要做好人事檔案管理工作，首先就是要注重人事檔案的材料收集，提高人事檔案管理工作的實(shí)際水平。

首先，收集人事檔案材料的人員必須掌握事業(yè)單位人事檔案管理工作的基礎(chǔ)，更要根據(jù)我國(guó)相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)和事業(yè)單位的內(nèi)部管理要求進(jìn)行。伴隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)體制的改革不斷推進(jìn)，事業(yè)單位的干部體制改革、人事考核機(jī)制、專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)等需要?dú)w檔的人事材料非常多，這也給事業(yè)單位人事檔案管理工作人員提出了新的挑戰(zhàn)。檔案管理工作人員應(yīng)第一時(shí)間收集好各種材料，并按照一定的原則進(jìn)行整理，同時(shí)還應(yīng)認(rèn)真對(duì)材料的真實(shí)性進(jìn)行鑒別。對(duì)于與相關(guān)規(guī)定不符的檔案進(jìn)行篩選，如果存在手續(xù)不全的材料必須及時(shí)退回，以保證人事檔案能夠真實(shí)的反映當(dāng)事人的實(shí)際信息。

其次，事業(yè)單位還應(yīng)積極加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理的利用率進(jìn)行提高，完善人事檔案的功能，使得人事檔案記錄的內(nèi)容更加真實(shí)客觀，對(duì)人事檔案功能進(jìn)行重新認(rèn)識(shí)。一方面，要對(duì)檔案中原有的部分進(jìn)行保管，另一方面還應(yīng)對(duì)人事檔案的內(nèi)涵進(jìn)行擴(kuò)大。例如，在人事檔案管理中針對(duì)某一個(gè)職工的內(nèi)容應(yīng)包括職工的醫(yī)保、失業(yè)保險(xiǎn)、養(yǎng)老保險(xiǎn)等信息，更要注重員工業(yè)績(jī)的記錄，還應(yīng)適當(dāng)增加一些能反應(yīng)職工真實(shí)情況的材料。此外，針對(duì)人事檔案管理工作還應(yīng)對(duì)相關(guān)人員、部門、單位等的實(shí)際需求進(jìn)行功能完善，從而使得人事檔案工作能夠更好的服務(wù)于事業(yè)單位的其他工作，從而提高其利用率。

三、與時(shí)俱進(jìn)，同步強(qiáng)化

轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)方式，推動(dòng)現(xiàn)代信息化的人事檔案管理，對(duì)于事業(yè)單位的人事檔案管理工作，不僅要認(rèn)真執(zhí)行人事檔案的材料收集、嚴(yán)格檢查核對(duì)，并做好檔案的歸檔、保管、查閱以及傳遞等相關(guān)工作。通過(guò)建立完善的人事檔案管理制度，規(guī)范相關(guān)人員的行為，堅(jiān)持做到移交合格，對(duì)于不符合要求的人事檔案不予結(jié)束，未經(jīng)審核的個(gè)人材料不得遞交。并按照一定的原則對(duì)人事檔案材料進(jìn)行歸檔，嚴(yán)防涂改造假行為出現(xiàn)。由此可見，傳統(tǒng)的事業(yè)單位人事檔案管理工作涉及的項(xiàng)目多、內(nèi)容復(fù)雜且整理、保管等需要的資源較多，這也要求從事人事檔案管理工作的人員不斷提高其綜合素質(zhì)。而隨著信息技術(shù)的發(fā)展，利用先進(jìn)的現(xiàn)代信息化手段進(jìn)行事業(yè)單位人事檔案管理，已經(jīng)逐漸成為一種趨勢(shì)。

當(dāng)前很多的事業(yè)單位的檔案管理部門還是以紙質(zhì)檔案信息資源為主，所以檔案管理信息化建設(shè)首先應(yīng)該對(duì)這些紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，通過(guò)掃描等方式，將紙質(zhì)檔案二次保存，以供檔案信息管理系統(tǒng)中的查詢和使用。同時(shí)受到檔案連續(xù)性的制約，現(xiàn)有的電子檔案文件也應(yīng)該具備連續(xù)性，在信息化轉(zhuǎn)換的時(shí)候，需要對(duì)部分的檔案資源進(jìn)行擴(kuò)充，繼續(xù)完善原有的檔案信息資源，從而實(shí)現(xiàn)完整檔案資料庫(kù)的構(gòu)建。同時(shí)為了保證檔案信息資源的開發(fā)和利用，可以讓檔案資源進(jìn)行集中和分級(jí)管理之間具有統(tǒng)一性，以此實(shí)行同步檔案管理；緊抓基礎(chǔ)工作和常規(guī)工作之間的協(xié)調(diào)性，加強(qiáng)同步統(tǒng)一管理；統(tǒng)一考慮定性、定量評(píng)價(jià)，進(jìn)行分析論證的同步；完善和健全管理制度和執(zhí)行制度之間的統(tǒng)一運(yùn)作，貫徹落實(shí)同步強(qiáng)化。

由此可見，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的人事檔案管理觀念，制定規(guī)范的人事檔案管理機(jī)制，進(jìn)一步加強(qiáng)新時(shí)期人事檔案管理工作的收集整理，完善相關(guān)功能，提高其利用率，引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù)運(yùn)用在人事檔案管理中，就一定能實(shí)現(xiàn)提高檔案管理工作的效率和資源利用，使人事檔案管理工作更好地服務(wù)于事業(yè)單位經(jīng)營(yíng)管理，從而得到有效的改善，促進(jìn)事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展，跟上當(dāng)今時(shí)代和未來(lái)世界的發(fā)展步伐。

（編輯/李舶）