清單式管理讓校園一卡通更加靈活

文/張澍

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清單式管理讓校園一卡通更加靈活

文/張澍

校園一卡通系統(tǒng)功能涉及校園的方方面面，它的運(yùn)行情況直接影響校園的金融和管理工作。系統(tǒng)的用戶覆蓋校內(nèi)所有人員，通常由多部門共同參與系統(tǒng)維護(hù)工作。系統(tǒng)的維護(hù)管理工作比較復(fù)雜，需要進(jìn)行統(tǒng)一的、規(guī)范的、可量化的管理。

系統(tǒng)管理的需求與現(xiàn)狀

校園一卡通系統(tǒng)通常由網(wǎng)絡(luò)層、終端層、數(shù)據(jù)層、應(yīng)用層和服務(wù)層組成，如圖1所示。

由于一卡通設(shè)備涉及校內(nèi)的金融交易，因此很多學(xué)校采用了獨(dú)立的網(wǎng)絡(luò)來構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)層。終端層囊括了實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)功能的所有終端設(shè)備。數(shù)據(jù)層存儲(chǔ)了系統(tǒng)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、與其他系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)交互的接口以及分析匯總的數(shù)據(jù)等。應(yīng)用層是整個(gè)系統(tǒng)的軟件平臺(tái)，負(fù)責(zé)終端設(shè)備的數(shù)據(jù)下發(fā)、收集以及入賬等功能，同時(shí)也包括了與第三方程序?qū)拥慕涌诘鹊?。服?wù)層包含了所有面向師生及商戶提供的服務(wù)。

這樣一個(gè)系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行，需要大量的管理工作。從管理對象角度，可分為服務(wù)提供、業(yè)務(wù)支持和自身運(yùn)維三個(gè)方面。

1.服務(wù)提供：對于面向師生和商戶的服務(wù)，需要對服務(wù)的內(nèi)容、流程和質(zhì)量進(jìn)行管理。根據(jù)用戶需求，進(jìn)行流程改進(jìn)和優(yōu)化。結(jié)合新技術(shù)，擴(kuò)展服務(wù)內(nèi)容。同時(shí)對于不合理或過期的服務(wù)，及時(shí)關(guān)停。

2.業(yè)務(wù)支持是系統(tǒng)內(nèi)部的配置管理工作，包括設(shè)備的配置、系統(tǒng)用戶的權(quán)限設(shè)置、報(bào)表的管理、異常賬務(wù)的處理以及數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)分析等等。

3.自身運(yùn)維則是面向校園一卡通系統(tǒng)本身的網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫、軟件平臺(tái)以及終端設(shè)備的，包含了系統(tǒng)的巡檢、監(jiān)控以及日常的故障處理等。

由于校園一卡通系統(tǒng)存在“點(diǎn)多面廣”的特點(diǎn)，系統(tǒng)的管理工作面臨不少難題。

首先，服務(wù)對象多。校園一卡通系統(tǒng)服務(wù)于校內(nèi)所有人員，包括教職工、本科生、研究生、臨時(shí)人員等，各種用戶使用到的服務(wù)內(nèi)容和范圍也不盡相同。在為這大量的用戶提供服務(wù)的同時(shí)，需要讓用戶很方便地了解各自校園卡的功能，特別是用卡異常時(shí)的處理方法。每年都會(huì)有大量的新生用戶，要讓他們進(jìn)校伊始就熟悉系統(tǒng)提供的各類服務(wù)。另外，當(dāng)服務(wù)內(nèi)容發(fā)生變化時(shí)，需要一種有效的方式對服務(wù)對象進(jìn)行及時(shí)推廣。

圖2　校園一卡通系統(tǒng)管理架構(gòu)

其次，終端設(shè)備多。系統(tǒng)使用的終端設(shè)備種類眾多，根據(jù)功能可分為金融消費(fèi)、身份認(rèn)證、電子識(shí)別，根據(jù)使用場合可分為消費(fèi)、門禁、考勤、水控、電控等，根據(jù)聯(lián)網(wǎng)情況可分為在線和脫機(jī)。各種設(shè)備通常由不同廠商生產(chǎn)并負(fù)責(zé)維修，同時(shí)接入統(tǒng)一的軟件平臺(tái)。如何對這些不同技術(shù)、不同用途、不同廠商的設(shè)備進(jìn)行統(tǒng)一管理，是一個(gè)復(fù)雜的問題。

再次，應(yīng)用需求多。隨著物聯(lián)網(wǎng)、金融支付、無線網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)的不斷發(fā)展，用戶對校園一卡通系統(tǒng)的應(yīng)用也不斷提出新的需求。如何及時(shí)了解用戶需求，并對這些新需求進(jìn)行分析，討論其可行性，并且協(xié)調(diào)校內(nèi)部門以及軟件開發(fā)公司進(jìn)行落實(shí)，需要一個(gè)有效的協(xié)同機(jī)制。

最后，維護(hù)人員多。校園一卡通系統(tǒng)

的維護(hù)涉及多種專業(yè)知識(shí)，如計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、電工電子技術(shù)、財(cái)務(wù)管理等，所以通常由多種技術(shù)人員共同維護(hù)這個(gè)系統(tǒng)。在實(shí)際的維護(hù)工作中，這些角色通常由校內(nèi)不同部門的人員擔(dān)任，特別是很多學(xué)校采用了運(yùn)維外包的模式，將部分軟硬件的維護(hù)交給了第三方公司管理。各種角色間的協(xié)同工作的效率直接影響了系統(tǒng)整體的維護(hù)效果。另外，部分角色存在人員變動(dòng)頻繁的情況，工作交接和新員工培訓(xùn)工作執(zhí)行的好壞直接關(guān)系到系統(tǒng)的維護(hù)效果和維護(hù)質(zhì)量。

表1　校園一卡通系統(tǒng)主要角色

表2　服務(wù)清單（卡片服務(wù)部分）

以維護(hù)清單為核心的模式架構(gòu)

清單式管理，是指針對某項(xiàng)職能范圍內(nèi)的管理活動(dòng)，分析流程，建立管理臺(tái)賬，并對流程內(nèi)容進(jìn)行細(xì)化、量化，形成清單，列出清晰明細(xì)的管理內(nèi)容或控制要點(diǎn)，檢查考核按清單執(zhí)行。它方便快捷地反映出動(dòng)態(tài)化的痕跡，能追溯到整個(gè)管理過程的來龍去脈。利用清單式管理，通過建立一個(gè)統(tǒng)一的、規(guī)范的、合理的維護(hù)體系，可以解決系統(tǒng)管理維護(hù)中的難題。圖2描述了這樣一個(gè)維護(hù)清單為核心的校園一卡通系統(tǒng)管理架構(gòu)。

1.維護(hù)清單

維護(hù)清單用于描述校園一卡通系統(tǒng)所有的維護(hù)工作。維護(hù)清單的主要屬性包括編號(hào)、名稱、操作員角色、內(nèi)容、版本、創(chuàng)建日期、停用日期、操作流程、知識(shí)點(diǎn)等。根據(jù)維護(hù)對象的不同，可將維護(hù)工作分為服務(wù)、業(yè)務(wù)和運(yùn)維三類，這三類除了共有的主要屬性以外分別有各自不同的屬性，具體如下：

服務(wù)清單：對象、受理方式、使用設(shè)備、考核指標(biāo)

業(yè)務(wù)清單：業(yè)務(wù)頻率

運(yùn)維清單：響應(yīng)時(shí)間、考核指標(biāo)

2.人員管理

通過維護(hù)清單的整理，可以得出參與校園一卡通系統(tǒng)維護(hù)的主要操作員角色，表1中列出了主要的角色及其職責(zé)內(nèi)容。

在實(shí)際工作中，可根據(jù)部門、專業(yè)以及管理需求，為維護(hù)人員設(shè)置角色，可以一個(gè)人多個(gè)角色，也可以一個(gè)角色由多人承擔(dān)。在人員培訓(xùn)或日常工作中，可根據(jù)角色提供相應(yīng)的維護(hù)清單，便于規(guī)范日常工作。

3.需求管理

維護(hù)清單中列出的就是系統(tǒng)已經(jīng)實(shí)現(xiàn)的需求?？蓪⒚嫦蛴脩艉蜕虘舻姆?wù)清單進(jìn)行公布，這樣用戶可以直觀、全面地了解系統(tǒng)提供的服務(wù)項(xiàng)目及其內(nèi)容。

同時(shí)，隨著技術(shù)的發(fā)展，普通用戶和管理人員都會(huì)對校園一卡通系統(tǒng)提出新的功能需求。對于這些需求，首先要進(jìn)行分類，判斷它屬于服務(wù)、業(yè)務(wù)和運(yùn)維中哪一類。然后再根據(jù)維護(hù)清單的屬性進(jìn)行梳理?？葱滦枨笈c現(xiàn)有內(nèi)容的重合度，判斷需求的可行性，結(jié)合對象范圍，最終決定是否將它實(shí)現(xiàn)。當(dāng)這一新需求實(shí)現(xiàn)后，需將它正式納入維護(hù)清單中。當(dāng)需求發(fā)生變化時(shí)，需要對清單中的版本、關(guān)閉時(shí)間、內(nèi)容描述等屬性進(jìn)行修改。

圖3　補(bǔ)辦卡片流程

4.質(zhì)量管理

維護(hù)工作的質(zhì)量好壞直接影響著系統(tǒng)的運(yùn)行情況，因此需要對維護(hù)工作的質(zhì)量進(jìn)行及時(shí)的管理。通過維護(hù)清單可以看到，服務(wù)清單和運(yùn)維清單大都設(shè)置了考核指標(biāo)。通過對這些指標(biāo)的增加和修改，可以對維護(hù)工作實(shí)現(xiàn)量化管理。

5.設(shè)備管理

校園一卡通系統(tǒng)擁有大量的設(shè)備，通過服務(wù)清單可以看到這些設(shè)備的用途。在運(yùn)維清單中，包括了這些設(shè)備的配置、維修和停用方法。通過這些清單，硬件維護(hù)人員可以很快了解設(shè)備情況，并掌握相關(guān)的維護(hù)方法。新增設(shè)備時(shí)，可對已有服務(wù)進(jìn)行更新，或者建立新的服務(wù)。當(dāng)設(shè)備更新時(shí)，也可快速找到設(shè)備的服務(wù)項(xiàng)目，進(jìn)行相應(yīng)更新。

6.知識(shí)庫管理

在維護(hù)清單中，每一項(xiàng)工作都涉及到一個(gè)或多個(gè)知識(shí)點(diǎn)，這些知識(shí)點(diǎn)就構(gòu)建成系統(tǒng)維護(hù)的知識(shí)庫。當(dāng)新的知識(shí)點(diǎn)加入知識(shí)庫時(shí)，可以找出對應(yīng)知識(shí)點(diǎn)的維護(hù)清單，進(jìn)行更新。利用知識(shí)庫，能夠很快對操作人員進(jìn)行培訓(xùn)。在遇到問題時(shí)，他們也可通過維護(hù)清單很快鏈接到知識(shí)庫中找到解決辦法。

7.事件管理

每一次的管理工作都是維護(hù)清單的一次實(shí)例化，維護(hù)清單是日常工作的經(jīng)驗(yàn)積累。要參照維護(hù)清單，對每一次維護(hù)事件進(jìn)行記錄，特別是有考核指標(biāo)的工作要記錄每一次的考核情況。通過對維護(hù)事件的管理，可以將維護(hù)清單落實(shí)到日常的管理工作中，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理。

應(yīng)用情況和改進(jìn)方向

上海海洋大學(xué)校園一卡通系統(tǒng)于2008年投入使用，包括卡務(wù)管理、消費(fèi)系統(tǒng)、水控系統(tǒng)、電控系統(tǒng)、門禁系統(tǒng)、考勤系統(tǒng)、信息查詢、虛擬圈存等子系統(tǒng)，并實(shí)現(xiàn)了與圖書借閱系統(tǒng)、機(jī)房管理系統(tǒng)、教材管理系統(tǒng)、學(xué)生注冊系統(tǒng)、體育場館預(yù)約、醫(yī)療管理、自助打印復(fù)印等系統(tǒng)的對接。實(shí)現(xiàn)了身份認(rèn)證、電子識(shí)別和消費(fèi)管理三大功能。系統(tǒng)的卡務(wù)和財(cái)務(wù)工作由后勤服務(wù)中心承擔(dān)，日常運(yùn)維則由開發(fā)公司負(fù)責(zé)，現(xiàn)代信息與教育技術(shù)中心負(fù)責(zé)系統(tǒng)以及運(yùn)維人員的管理工作。系統(tǒng)包含十多臺(tái)服務(wù)器，六千多各類設(shè)備。服務(wù)校內(nèi)各類用戶近兩萬人。

目前該校正在參照這一管理模式對校園一卡通系統(tǒng)中的日常管理工作進(jìn)行梳理。表2中列出了服務(wù)清單的部分內(nèi)容，圖3則是“補(bǔ)辦卡片”這一服務(wù)的流程圖。

在梳理完維護(hù)清單后，根據(jù)計(jì)劃將會(huì)參照維護(hù)清單完善人員、需求、設(shè)備、質(zhì)量、知識(shí)庫以及事件六個(gè)方面的管理規(guī)則。清單以及配套內(nèi)容的管理僅靠人工難以落實(shí)，今后將在此基礎(chǔ)上建立一個(gè)管理系統(tǒng)，將六方面的內(nèi)容進(jìn)行信息化管理，從而實(shí)現(xiàn)維護(hù)清單實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)的管理。

本文基于清單式管理方式，提出了一個(gè)以服務(wù)清單、業(yè)務(wù)清單、運(yùn)維清單為核心的校園一卡通系統(tǒng)管理模式。通過圍繞三張清單構(gòu)筑人員管理、設(shè)備管理、需求管理、質(zhì)量管理、知識(shí)庫管理和事件管理六個(gè)具體的管理模塊，從而解決系統(tǒng)維護(hù)管理中的難題，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、可視化、精細(xì)化的管理目標(biāo)。

（作者單位為上海海洋大學(xué)）