淺論高校圖書館檔案優(yōu)化管理新思路

張倩

漫步大學(xué)校園，最高大、宏偉的建筑當(dāng)數(shù)圖書館。圖書館是高校的靈魂，是學(xué)生的明燈，學(xué)校好不好，當(dāng)看圖書館工作做得好不好。自成立始，圖書館便擔(dān)負(fù)著記載學(xué)校發(fā)展痕跡的重任，也擔(dān)負(fù)著學(xué)生汲取知識(shí)的職責(zé)。所以，圖書館管理作為高校圖書館工作的一個(gè)組成部分，就顯得尤為重要。本文通過(guò)分析高校圖書館檔案的作用以及管理工作的現(xiàn)狀，提出優(yōu)化檔案管理新思路，以不斷優(yōu)化高校圖書館管理水平。

1 圖書館的作用

1.1 人力資源建設(shè)的依據(jù)。21世紀(jì)什么最重要？人才。那么，圖書館發(fā)展和建設(shè)的首要因素也是人才隊(duì)伍建設(shè)。圖書館的管理能全面反映圖書館的人才結(jié)構(gòu)狀況、人事管理、館員的業(yè)務(wù)能力、學(xué)識(shí)水平等，也為圖書館進(jìn)行人員職稱考評(píng)、業(yè)務(wù)培訓(xùn)、行政職務(wù)認(rèn)定、人才規(guī)劃建設(shè)提供重要依據(jù)。所以，對(duì)新到館的館員來(lái)說(shuō)，可以通過(guò)館內(nèi)的檔案信息、館內(nèi)的自身管理來(lái)了解本館的工作，盡快進(jìn)入工作狀態(tài)，也有利于其盡快成長(zhǎng)、發(fā)展。而對(duì)于老館員來(lái)說(shuō)，通過(guò)接觸館內(nèi)的檔案信息，為自身的發(fā)展提供動(dòng)力源泉。

1.2 領(lǐng)導(dǎo)決策的依據(jù)。查閱館內(nèi)保存的檔案資料，就可以熟知館內(nèi)的歷史數(shù)據(jù)和工作情況。新上任的圖書館領(lǐng)導(dǎo)者可盡快熟悉本館情況，順利開展業(yè)務(wù)工作，為不斷健全和完善各項(xiàng)規(guī)章制度、為查漏補(bǔ)缺做好準(zhǔn)備。在工作中不斷得到的圖書館檔案信息為領(lǐng)導(dǎo)的決策、制訂計(jì)劃和總結(jié)工作提供了依據(jù)。很多圖書館領(lǐng)導(dǎo)者，均是通過(guò)館內(nèi)的檔案材料來(lái)熟知工作的。

1.3 對(duì)讀者進(jìn)行宣傳教育。眾所周知，學(xué)生的學(xué)習(xí)場(chǎng)合很多時(shí)候在圖書館。通過(guò)圖書館不僅獲取知識(shí)、信息，館內(nèi)的檔案信息資料對(duì)科研、教學(xué)、服務(wù)等也有很大幫助。圖書館的各種管理數(shù)據(jù)、讀者數(shù)據(jù)和館藏?cái)?shù)據(jù)，能全面展示圖書館館情館貌，各項(xiàng)管理目標(biāo)、方法、效果和各項(xiàng)服務(wù)等，能有效地激發(fā)讀者利用圖書館的熱情，是向讀者推介圖書館的第一手資料。

1.4 做好圖書館服務(wù)。提供服務(wù)是圖書館事業(yè)發(fā)展中新的探索及嘗試。檔案信息本是枯燥的，形式以文字或數(shù)字為主，但這些信息可以服務(wù)各類人群。認(rèn)真做好圖書館的檔案工作，是很有必要的。真實(shí)、完整地記錄、整理、收集整個(gè)歷史的所有文件資料，如：活動(dòng)的過(guò)程、服務(wù)的思路、組織的情況、經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn)、成果等，這些檔案資料將為圖書館今后服務(wù)的發(fā)展和建設(shè)打下良好的基礎(chǔ)，并提供可靠的信息價(jià)值。

2 圖書館檔案管理存在的問(wèn)題

2.1 管理制度不健全。長(zhǎng)期以來(lái)，由于缺乏完整的制度建設(shè)，很多圖書館就沒(méi)有將檔案管理工作作為一項(xiàng)基礎(chǔ)工作、一項(xiàng)重要工作來(lái)抓，更遑論完整的管理制度了，檔案管理工作無(wú)章可循，出現(xiàn)檔案殘缺不全、管理混亂的局面。

2.2 管理意識(shí)淡薄。由于思想認(rèn)識(shí)上的偏差，許多高校的圖書館對(duì)檔案管理工作并不重視。管理員沒(méi)有充分、正確地認(rèn)識(shí)到圖書館檔案的重要性，自然就會(huì)認(rèn)為檔案管理工作無(wú)足輕重，自然就不會(huì)主動(dòng)收集、整理檔案。這種觀點(diǎn)、狀態(tài)是錯(cuò)誤的。圖書館檔案是圖書館日?；顒?dòng)和工作中形成的珍貴信息資料，也是圖書館工作成果的綜合反映，應(yīng)該完整收集和科學(xué)管理。比如，一些重要檔案不能斷檔或缺檔；檔案存放要有系統(tǒng)性和條理性；管理人員要對(duì)檔案資料做分類、編目，還要進(jìn)行第二次、第三次的檔案文獻(xiàn)加工。

2.3 開發(fā)利用觀念薄弱。保存檔案的最終目的在于利用。只有檔案信息得到充分利用，才能體現(xiàn)圖書館的檔案管理工作價(jià)值。然而，很多高校圖書館重管理輕利用，甚至輕管理輕利用，自然就會(huì)使圖書館檔案資源失去價(jià)值。保存圖書館的檔案信息目的就是為了利用，讓其發(fā)揮價(jià)值。重管理、輕開發(fā)的問(wèn)題制約著檔案功能的發(fā)揮，自然就造成了圖書館檔案資源的閑置和浪費(fèi)，自然也浪費(fèi)了檔案管理經(jīng)費(fèi)。

2.4 館藏檔案結(jié)構(gòu)不合理。許多高校圖書館的館藏文書檔案比重較大，而以業(yè)務(wù)為主的特色檔案相對(duì)較少。高校圖書館業(yè)務(wù)檔案可分為業(yè)務(wù)基礎(chǔ)建設(shè)檔案、文獻(xiàn)資源建設(shè)檔案、讀者信息檔案和服務(wù)工作檔案。這四類檔案亟待豐富。從載體來(lái)看，紙質(zhì)檔案所占比重大，電子檔案等其他載體的檔案則相對(duì)較少。從檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)來(lái)看，這樣的館藏檔案結(jié)構(gòu)無(wú)法適應(yīng)圖書館的業(yè)務(wù)發(fā)展和信息化社會(huì)的需要。

2.5 信息化建設(shè)不足。圖書館檔案的信息化建設(shè)，通常來(lái)說(shuō)包含檔案材料的收集、整理、歸檔等階段，基礎(chǔ)檔案材料的加工是檔案信息化管理的基本前提。在當(dāng)前圖書館檔案信息化管理系統(tǒng)建設(shè)中，很多學(xué)校的圖書館并沒(méi)有建立與本館實(shí)際情況相符合的、科學(xué)合理的信息化管理制度，才導(dǎo)致相關(guān)檔案資料的收集、整理等工作無(wú)從開展。有些圖書館即使進(jìn)行了信息化管理建設(shè)，但也存在一些問(wèn)題，比如，檔案資料收集不全面、檔案分類不清楚、存檔期限劃定不準(zhǔn)確等，這些問(wèn)題很大程度上在影響著檔案信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)。甚至，有些高校圖書館的檔案信息化建設(shè)根本沒(méi)有提上日程，很多檔案資源還是單一的紙質(zhì)文獻(xiàn)，在當(dāng)前信息交流廣泛的時(shí)代，這種狀況已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足用戶及圖書館自身發(fā)展的需求。

2.6 信息化服務(wù)層次較低。當(dāng)前，高校圖書館的檔案資源信息化服務(wù)，很多還停留在對(duì)檔案材料的收集、存檔環(huán)節(jié)上，即使提供了服務(wù)，也僅僅是為少數(shù)用戶提供簡(jiǎn)單的閱覽服務(wù)和咨詢服務(wù)。隨著各項(xiàng)現(xiàn)代化設(shè)備逐漸普及和完善，云計(jì)算平臺(tái)在圖書館檔案管理中的應(yīng)用，這些條件都為圖書館檔案管理工作帶來(lái)更多的發(fā)展空間。但是，目前來(lái)看，圖書館信息化服務(wù)的效果依舊不是很理想，在信息化管理過(guò)程中，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)沒(méi)有充分發(fā)揮出來(lái)，很多圖書館并不能提供全方位的信息化服務(wù)，也沒(méi)有建立用戶網(wǎng)上交流平臺(tái)，信息化服務(wù)層次很低，很多檔案材料并不能實(shí)現(xiàn)共享，更談不上開發(fā)和挖掘了。

3 優(yōu)化檔案管理新思路

針對(duì)高校圖書館檔案管理存在諸多缺陷和問(wèn)題，筆者認(rèn)為，應(yīng)該從以下幾個(gè)方面著手解決：

3.1 健全檔案管理制度。高校圖書館檔案管理業(yè)務(wù)包括檔案收集、檔案整理、檔案鑒定、檔案保管、檔案檢索、檔案編研、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案利用等八個(gè)具體環(huán)節(jié)。如此之多的環(huán)節(jié)，需要具體的規(guī)章制度予以規(guī)范，才能不會(huì)使得檔案管理工作陷入混亂。因此，為了能夠有序開展檔案管理工作，就必須建立一套完整的行之有效的管理制度。這是圖書館做好檔案管理工作的必要手段，也是前提條件。健全了檔案管理制度，在檔案管理工作中才會(huì)收到事半功倍的效果。

3.2 提高檔案管理人員的素質(zhì)。事情都是由人來(lái)做的，檔案管理同樣離不開高素質(zhì)的管理人員。首先，選擇優(yōu)秀的檔案管理人員，最好選用事業(yè)心強(qiáng)、有較高學(xué)歷的人，具有檔案專業(yè)學(xué)歷的人更好。檔案管理人員一經(jīng)定崗，就應(yīng)該在相應(yīng)的時(shí)間內(nèi)保持穩(wěn)定，忌人員頻繁更換，這有利于檔案管理工作的穩(wěn)定性和持續(xù)性。其次，為了適應(yīng)檔案管理工作的發(fā)展和新形勢(shì)新問(wèn)題，圖書館應(yīng)該對(duì)檔案管理人員進(jìn)行不間斷的培訓(xùn)，讓他們學(xué)習(xí)新知識(shí)、新技術(shù)。傳統(tǒng)的管理方式已不能適應(yīng)現(xiàn)代化的檔案管理要求，因此，檔案管理人員要不斷地更新觀念，積極掌握計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用技術(shù)，不能扎在紙堆里不出來(lái)，以適應(yīng)檔案電子化和檔案管理工作現(xiàn)代化的發(fā)展趨勢(shì)。

3.3 充分開發(fā)利用檔案信息。檔案的利用是檔案管理工作的最終目的，只有讓檔案信息得到充分利用，檔案才具有價(jià)值，檔案管理工作才不會(huì)白費(fèi)。在開發(fā)利用方面，檔案管理人員要根據(jù)工作實(shí)際，及時(shí)準(zhǔn)確地提供相應(yīng)的檔案資料，做好服務(wù)工作；還要做好推廣宣傳工作，使得檔案信息利用率提高。同時(shí)，更新管理觀念，加強(qiáng)對(duì)圖書館檔案作用的宣傳，使讀者們正確認(rèn)識(shí)到圖書館檔案的價(jià)值和意義。

3.4 推進(jìn)管理手段現(xiàn)代化。信息時(shí)代下，需要有配套的管理手段?，F(xiàn)代化的管理設(shè)備和管理手段是現(xiàn)代化圖書館檔案管理工作所需。圖書館檔案管理手段的現(xiàn)代化，就是由傳統(tǒng)的人工操作過(guò)渡到以電子計(jì)算機(jī)為中心的現(xiàn)代化管理方法，充分利用文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)、多媒體技術(shù)等現(xiàn)代化設(shè)備和手段對(duì)檔案進(jìn)行收集整理、統(tǒng)計(jì)分析、存儲(chǔ)、檢索等，最終全面實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理。要實(shí)現(xiàn)檔案管理手段的現(xiàn)代化，應(yīng)該建立開放檔案用戶目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、圖書館檔案指南資料庫(kù)、原文影像資源庫(kù)以及史料匯編、專題文件匯編資料庫(kù)等四大數(shù)據(jù)庫(kù)，這是管理手段現(xiàn)代化的基礎(chǔ)。

3.5 優(yōu)化檔案結(jié)構(gòu)。高校圖書館應(yīng)當(dāng)重視歷史性檔案資料的收集與整理，這部分檔案以文字形式直接記錄高校圖書館重要活動(dòng)、重大事件的文字材料，對(duì)圖書館的發(fā)展具有十分重要的歷史和紀(jì)念意義。但是，這部分材料具有分散、零碎、較難收集和整理等特點(diǎn)，非常容易被遺漏，所以，在日常工作中，應(yīng)該持續(xù)關(guān)注。除文字資料外，圖書館檔案工作還應(yīng)該重視非文字資料，如音像、實(shí)物、電子檔案等資料的收集與整理。較之文字資料，這類檔案資料更真實(shí)、更具體、更生動(dòng)。根據(jù)當(dāng)前電子信息化的趨勢(shì)，應(yīng)該將電子文字、音像、照片、光盤、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)狀等形式的歸檔作為檔案工作的重點(diǎn)。

3.6 創(chuàng)新管理方式。網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，圖書館工作的重心主要向提供聯(lián)機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)和光盤數(shù)據(jù)庫(kù)、開發(fā)網(wǎng)上信息資源以及網(wǎng)上讀者教育和培訓(xùn)等方向發(fā)展，高校圖書館服務(wù)也由傳統(tǒng)的文獻(xiàn)服務(wù)向電子化信息服務(wù)轉(zhuǎn)變。高校圖書館更要借助網(wǎng)絡(luò)提供網(wǎng)上預(yù)約、催還、續(xù)借、咨詢等服務(wù)，開展網(wǎng)上新書通報(bào)、館際互借和文獻(xiàn)傳遞服務(wù)，并且提供各類數(shù)據(jù)庫(kù)的下載瀏覽、導(dǎo)航服務(wù)和網(wǎng)上定題咨詢服務(wù)。面對(duì)新情況、新時(shí)代，高校圖書館所面臨的挑戰(zhàn)很大部分來(lái)自觀念的陳舊落后，而行為的創(chuàng)新取決于觀念的創(chuàng)新，所以館員必須樹立創(chuàng)新意識(shí)，以開放的眼光，主動(dòng)接觸新環(huán)境?，F(xiàn)代圖書館提供的是一種動(dòng)態(tài)的知識(shí)信息的開發(fā)服務(wù)，更多地體現(xiàn)了圖書館與讀者的一種交互行為。一方面讀者有目的地向圖書館索取所需信息，另一方面圖書館通過(guò)對(duì)信息資源的組織、加工、整理、開發(fā)向讀者提供體現(xiàn)自己創(chuàng)造性勞動(dòng)的商品！也就是說(shuō)，高校圖書館在讀者和信息資源之間實(shí)際上起到了這樣一個(gè)中介作用！讓自主創(chuàng)新的主體以最快的速度得到它所需要的信息；讓信息資源以最高的效率為自主創(chuàng)新的主體所利用。因此，高校圖書館員的服務(wù)觀念必須由過(guò)去坐等用戶上門的被動(dòng)服務(wù)變?yōu)橹鲃?dòng)推送服務(wù)，由提供原始文獻(xiàn)服務(wù)變?yōu)樘峁┥顚又R(shí)服務(wù)。

作者單位：駐馬店黃淮學(xué)院

來(lái)稿日期：2016-02-16