淺談差旅費報銷

摘要：差旅費在公司生產科研、管理、銷售費用中所占用的比例并不高，卻是公司經常發(fā)生的可控費用。為了保證出差人員工作和學習的需要，本著勤儉節(jié)約、提高辦事效率的原則，建立科學合理的差旅費管理制度具有重要意義。差旅費報銷看似僅是簡單核對票據，差旅費的歸集涉及生產成本及期間費用，實則是會計稅務法規(guī)和公司報銷制度的具體執(zhí)行，需要出差人員和財務人員不得違規(guī)，慎之又慎。

關鍵詞：差旅費報銷；流程；注意事項；計入費用；存在問題；管控

中圖分類號：F810.6 文獻識別碼：A 文章編號：1001-828X（2016）013-000-01

差旅費是行政事業(yè)單位和企業(yè)的生產經營、管理、銷售過程中一項重要的日常性支出項目，主要包括因公出差期間發(fā)生的交通費、住宿費、其他公雜費用、伙食補助、交通補助、通訊補助等。

每個公司對差旅費報銷都有嚴格的具體規(guī)章制度，但是部分出差人員對報銷制度仍然存在疑慮，無形中給公司、部門領導增加了工作量，并且導致財務報銷及審核崗位人員需反復向出差人員解釋規(guī)章制度，為了規(guī)范費用報銷的手續(xù)和程序，下面詳細描述差旅費報銷相關的需要注意事項。

一、出差審批及借款流程

1.公司員工因公出差事先必須詳細填寫出差報告，注明出差任務、目的地、時間，經部門主管領導批準（科技業(yè)務出差還需要科技部門領導批準，生產出差還需要生產部門領導批準）。如果出差天數較長的，出差報告流程結束后可到財務部門辦理借款。

2.中層干部因公出差，部門或單位正職的需公司總經理批準，副職需公司主管副經理批準。

3.參加會議和培訓（學習進修），憑借會議或培訓通知向有關職能部門申報批準。

4.職工到財務部辦理出差借款時，應認真逐項填寫“借款單”一式二聯并經部門領導簽字同意，第一聯由借款人個人保存，報銷時作沖賬憑據，第二聯交由財務作為借款憑據。出差借款時應按出差時間及地點計填借款金額，對于無特殊原因的超額度借款，財務部可以拒付。

借款金額=往返車船費+住宿費+按計劃出差天數計算的相應差補費

二、差旅費報銷需注意事項

職工出差回公司后應及時到財務部（或部門辦事員處）領取“差旅費報銷單”，并按照公司差旅費開支管理規(guī)定依照實際情況逐項認真填寫，經單位領導或職能部門批準后方可到財務部辦理報銷清帳手續(xù)，同時應注意做好以下幾項：

1.職工出差報銷時按照公司管理制度的規(guī)定粘貼原始單據，包括火車票、長途車船票、住宿票、會議通知等相關票據。

2.出差人員需按照會計、稅法規(guī)定取得合法真實有效的票據。對于項目填寫不完整或字跡模糊不清的不予報銷；對于涂改、偽造或變造原始單據不予報銷；對于白條等不規(guī)范的票據，財務人員有權拒收；虛報出差天數的，予以糾正。

3.出差人員不慎將原始票據丟失、毀損的，當事人可同開具發(fā)票方聯絡取得對方留存聯的復印件，并加蓋開票方財務紅章，后經部門主管以及財務部領導簽字同意后作為報銷依據。如不慎丟失車船票、機票，應由當事人寫明詳細情況，并取得同行人或購票證明方可據實報銷。

4.科技人員出差返公司后，應向科技部遞交一份“科技業(yè)務出差報告”并由科技部門領導在“差旅費報銷單”上簽字；生產人員出差返公司后，應向生產部遞交一份“生產情況出差報”告并由生產運行部門領導在“差旅費報銷單”上簽字，以上簽字認可后方可到財務部報銷。

5.出差人員公出發(fā)生的車船、住宿費超標部分，需要在“差旅費報銷單”背面單獨列示，并經部門主管領導、公司總經理簽字同意后方可據實報銷，超標費用手續(xù)未補齊全的，財務人員嚴格按照公司差旅費開支管理規(guī)定；出差人員實際出差期間各項差補標準嚴格執(zhí)行公司差旅費開支管理規(guī)定。

6.職工出差期間附帶采購任務的，需經過相關領導批準，采購金額在一千元以上一律通過銀行辦款。如發(fā)生不經批準先行支付的違規(guī)采購行為，手續(xù)未補齊之前，財務部不予受理。

7.各個部門中層干部正職“差旅費報銷單”需公司總經理簽字同意；副職需公司主管副經理簽字同意。

8.出差人員如借有備用金，報銷時應出示留存聯，以便財務人員準確核銷個人其他應收款。

三、差旅費報銷計入相關費用

對于公司發(fā)生的差旅費用，財務人員同報銷人溝通后必須根據該費用所發(fā)生的實際情況，按出差性質不同將其確認為不同的產品生產科研成本、管理費用、銷售費用。為了完善監(jiān)督管理公務用車情況，公出帶車發(fā)生的過路橋費、停車費、燃油費不計入產品生產科研成本、管理費用、銷售費用，財務人員單獨核算計入部門費用會計核算科目“車輛使用費”。

四、差旅費報銷存在的問題

1.出差人員公出存在先斬后奏現象，“差旅費報銷單”相關領導簽字不完整。

2.出差人員報銷差費周期過長，不及時報賬給財務人員核對差補造成麻煩。

3.票據丟失現象時有發(fā)生；外出取得的發(fā)票存在假發(fā)票、廢票情況；票據填寫項目、簽章不符合稅務發(fā)票管理規(guī)定。

4.“差旅費報銷單”填寫不夠清楚規(guī)范，存在惡意任意涂改現象。

5.借有備用金出差人員退還備用金不及時，長期占用公司流動資金。

五、差旅費管控

提到差旅費管控，財務人員的第一反應即是如何幫助公司削減差旅費，壓縮不必要的開支，差旅費管控的目標并非簡單的控制支出。公司要控制好差旅費的總額，各個職能部門首先要能夠做好差旅費出差計劃，減少公出活動的隨意性，年初做好差旅費預算，各職能部門以及公司做好差旅費支出和收入相配比原則，實際執(zhí)行期間控制分析好超預算偏差。

出差申請可以實行網絡在線審批，減少公出手續(xù)的繁瑣，提高辦事效率，降低公出先斬后奏情況的發(fā)生。

本著提高辦事效率降低成本的原則，公司在制度上應當根據公出地點的不同引導職工選擇合適交通出行方式以及住宿支出，明確各級人員差費標準，增加差旅費標準的透明度；嚴厲杜絕多報出差天數，虛開、多開發(fā)票的違法違規(guī)行為；公司應當完善出臺差旅費獎懲制度。

六、結語

隨著市場經濟形勢的不斷發(fā)展，物價的不斷上漲，財務人員在差旅費預算制定、執(zhí)行、管理過程中，做出詳細的差旅費管理報告和準確的數據對比分析，對于公司資金支出、生產經營、銷售而言都應當發(fā)揮積極的作用。

參考文獻：

[1]黎明化工研究設計院管理制度.

作者簡介：孫景茹（1973-），女，河北懷來縣人，會計師，本科學歷，研究方向：財務管理與費用成本。