事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的措施及社會(huì)意義

謝星巧

摘要：隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代悄然來(lái)臨，無(wú)紙化辦公也成為大勢(shì)所趨。事業(yè)單位檔案管理工作也逐步實(shí)現(xiàn)了信息化，以適應(yīng)高速發(fā)展的信息化社會(huì)并實(shí)現(xiàn)向更為高效、便捷、規(guī)范的管理模式的推進(jìn)。然而在實(shí)際的操作中仍然存在一些弊端，為了優(yōu)化事業(yè)單位的檔案管理，需要從提高管理人員的素質(zhì)、強(qiáng)化檔案管理的硬件設(shè)備的建設(shè)、完善檔案管理的監(jiān)督制度、制定信息化建設(shè)的總體規(guī)劃、建立實(shí)用的檔案管理網(wǎng)站等方面入手。事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)不但可以簡(jiǎn)化管理流程還可以提高工作效率。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；信息化建設(shè)

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)識(shí)別碼：A 文章編號(hào)：1001-828X（2016）013-0000-01

“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，各個(gè)行業(yè)紛紛積極主動(dòng)地探索自身的信息化之路，從而在快速發(fā)展的現(xiàn)代社會(huì)站穩(wěn)腳跟。事業(yè)單位的檔案管理也不例外，為了優(yōu)化完善自身，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展規(guī)律，事業(yè)單位在探索檔案管理信息化之路上積累了不少經(jīng)驗(yàn)也仍然存在不少問(wèn)題。

一、檔案管理信息化的概述

檔案信息化指的是檔案管理模式從實(shí)體化向信息化轉(zhuǎn)變，一般是由國(guó)家的檔案行政管理部門進(jìn)行統(tǒng)一的組織規(guī)劃，將現(xiàn)代信息技術(shù)全面應(yīng)用在檔案管理活動(dòng)中，以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息資源的有效處理，提高工作效率，加快檔案管理信息化的進(jìn)程。傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理工作一般以紙質(zhì)文件為基礎(chǔ)材料，以音像資料為輔助資料，來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)事業(yè)單位檔案的建設(shè)。信息時(shí)代則是通過(guò)一些高新技術(shù)手段比如數(shù)字錄入、數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)以及掃描等來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)繁雜的信息資源的管理，大大提高了工作效率，實(shí)現(xiàn)了事業(yè)單位檔案管理的高效化。

二、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的措施

（一）提升檔案管理工作人員的素質(zhì)

檔案的信息化建設(shè)需要高素質(zhì)的工作人員，而優(yōu)質(zhì)的人才是基礎(chǔ)和保障。然而由于檔案管理工作繁瑣、單調(diào)、相對(duì)缺少吸引力，常常出現(xiàn)人事變動(dòng)，缺乏工作經(jīng)驗(yàn)豐富的老員工，這也嚴(yán)重影響了事業(yè)單位檔案資料的記載管理，因此必須要對(duì)員工進(jìn)行職業(yè)素養(yǎng)教育，培養(yǎng)他們愛(ài)崗敬業(yè)的意識(shí)和對(duì)工作認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度。提高檔案管理人員對(duì)工作的認(rèn)可度，從而能從思想意識(shí)真正重視起來(lái)。同時(shí)，定期對(duì)員工進(jìn)行信息技術(shù)和檔案管理技能方面進(jìn)行培訓(xùn)，提高他們的實(shí)戰(zhàn)技能和專業(yè)素質(zhì)，以便更高效的完成本職工作，并要建立良好有效的考核制度來(lái)檢測(cè)檔案管理人員的各項(xiàng)專業(yè)能力。當(dāng)然還要適宜的引導(dǎo)教育員工更新觀念，與時(shí)俱進(jìn)，敢用善用信息化方式來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)事業(yè)單位檔案信息的管理，而不是充滿對(duì)新技術(shù)的恐慌與畏懼，以至于不能接受信息化建設(shè)。

（二）強(qiáng)化檔案管理的硬件設(shè)備的建設(shè)

硬件設(shè)備是檔案管理信息化建設(shè)的剛性需求，沒(méi)有硬件設(shè)備信息化管理就無(wú)從談起。事實(shí)上，很多事業(yè)單位不愿在設(shè)備上投入太多，對(duì)檔案信息化建設(shè)也沒(méi)有清醒的認(rèn)知，這在很大程度上限制了高新技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的運(yùn)用。要改變現(xiàn)狀，單位領(lǐng)導(dǎo)首先要重視起來(lái)，加大硬件設(shè)備的投入力度。撥發(fā)資金以用來(lái)更新已經(jīng)陳舊過(guò)時(shí)的設(shè)備，盡量配備不易被破壞的硬件設(shè)施，這樣不但可以充分發(fā)揮電子存儲(chǔ)的優(yōu)勢(shì)也可以避免由于信息資源的丟失泄露而造成的嚴(yán)重?fù)p失。同時(shí)要選擇內(nèi)存大的硬件來(lái)做好重要資料的備份工作以確保信息的錄入儲(chǔ)存的順利開(kāi)展。

（三）完善檔案管理的監(jiān)督制度

監(jiān)督對(duì)于任何行業(yè)都是必備的，強(qiáng)有力的監(jiān)督可以確保事業(yè)單位檔案管理的規(guī)范化，促使其在法律法規(guī)所規(guī)定的范圍內(nèi)進(jìn)行，從而使得檔案管理工作能夠有法可依，有章可循。不但可以激發(fā)檔案管理的工作人員的積極主動(dòng)性和創(chuàng)優(yōu)爭(zhēng)先意識(shí)，還可以進(jìn)一步確保檔案的安全。事業(yè)單位還可以根據(jù)自身情況制定出檔案管理制度規(guī)范，加強(qiáng)信息資料的審查程序，細(xì)化管理，如禁止使用外網(wǎng)在涉密計(jì)算機(jī)上瀏覽網(wǎng)頁(yè)。通過(guò)規(guī)定獎(jiǎng)懲，獎(jiǎng)罰到人的制度管理，切實(shí)保證一些重要的保密文件的安全性。通過(guò)事業(yè)單位內(nèi)部監(jiān)督和外部監(jiān)督的有機(jī)結(jié)合，杜絕各種信息安全隱患，以確保安全、高效的檔案管理系統(tǒng)的信息化建設(shè)。

（四）制定信息化建設(shè)的總體規(guī)劃

制定信息化建設(shè)的總體規(guī)劃對(duì)于推動(dòng)檔案信息的規(guī)范化、靈活性具有重要作用。事業(yè)單位的檔案管理是社會(huì)的紀(jì)錄者，在社會(huì)發(fā)展中的作用也日漸突出，因此，事業(yè)單位要站在宏觀的角度上，統(tǒng)籌規(guī)劃，以整體有序的信息化管理方式保證辦公環(huán)境的信息化保證整個(gè)事業(yè)單位的信息化。明確形勢(shì)，要綜合考慮目前經(jīng)濟(jì)發(fā)展要求和社會(huì)需要，兼顧各方利益，合理規(guī)劃，并以此為根據(jù)來(lái)細(xì)化步驟，從而形成一個(gè)令各方面滿意的管理模式，為單位的穩(wěn)固發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

三、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的社會(huì)意義

（一）實(shí)現(xiàn)資源共享

傳統(tǒng)檔案在資源采集和存儲(chǔ)方面都比較困難，而且紙張薄而脆，在使用上有諸多不便，查找起來(lái)也不方便。如今人們運(yùn)用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)和信息手段把豐富的信息資源納入數(shù)據(jù)庫(kù)，存儲(chǔ)到電子磁盤，從本質(zhì)上改變了檔案管理的方式，從檔案信息的加工到匯總再到分類等階段進(jìn)行管理，充分考慮外部各種客觀環(huán)境影響，大大的簡(jiǎn)化檔案使用流程，提高資源的共享率。

（二）提高工作效率

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案常常是人工錄入，甚至目前仍有一些基層的事業(yè)單位仍在采用手工方式對(duì)檔案進(jìn)行檢索和管理，不但浪費(fèi)大量的人力，還影響工作效率。事業(yè)單位檔案管理信息化的建設(shè)使得信息檢索不但更加精密而且極為快速，各種硬件的即使更新和軟件的優(yōu)化處理更提高了工作效率。

（三）實(shí)現(xiàn)無(wú)紙辦公

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在填寫整理上存在諸多不便，更新周期也很長(zhǎng)，再加上紙張容易老化，辦理手續(xù)又極為復(fù)雜，漸漸地被人們淘汰。利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代化的硬件設(shè)備來(lái)保存圖片和聲像，既可以提高工作效率，又可以節(jié)約成本，這樣就實(shí)現(xiàn)了資料的無(wú)紙化保存，實(shí)現(xiàn)了無(wú)紙辦公。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上，事業(yè)單位要加強(qiáng)檔案的信息化管理，不斷地提高管理人員的素質(zhì)、強(qiáng)化檔案管理的硬件設(shè)備的建設(shè)、完善檔案管理的監(jiān)督制度、制定信息化建設(shè)的總體規(guī)劃、建立實(shí)用的檔案管理網(wǎng)站，促使檔案管理朝著良好的方向發(fā)展。

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