電力系統(tǒng)檔案管理現(xiàn)代化解析

王亦軍 宋斌玉 崔敏 肖雯 矯龍

摘 要 受到傳統(tǒng)的企業(yè)管理思想的局限，有些電力企業(yè)并沒有將現(xiàn)代化管理思想應(yīng)用到檔案管理工作去，致使電力系統(tǒng)檔案管理現(xiàn)代化改革產(chǎn)生了一定的遲滯性。本文簡要介紹了電力檔案管理存在的問題，提出了幾種解決途徑，以供相關(guān)企業(yè)參考。

關(guān)鍵詞 電力系統(tǒng) 檔案管理 現(xiàn)代化 信息化

知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，企業(yè)的核心競爭力已經(jīng)有有形資本轉(zhuǎn)向了無形資本的轉(zhuǎn)變。檔案信息作為電力企業(yè)的無形資本的一種表現(xiàn)形式，提升電力企業(yè)的檔案信息管理，對(duì)于提升企業(yè)的核心市場競爭力有著重要的意義。隨著社會(huì)現(xiàn)代化建設(shè)水平的不斷提升，現(xiàn)階段，電力企業(yè)的現(xiàn)代化管理改革工作也取得了一定程度的進(jìn)步，但受到傳統(tǒng)的企業(yè)管理思想的局限，有些電力企業(yè)并沒有將現(xiàn)代化管理思想應(yīng)用到檔案管理工作去，致使電力系統(tǒng)檔案管理現(xiàn)代化改革產(chǎn)生了一定的遲滯性。本文簡要介紹了電力檔案管理存在的問題，提出了幾種解決途徑，以供相關(guān)企業(yè)參考。

一、電力檔案管理現(xiàn)代化解析

電力系統(tǒng)檔案作為一種科技檔案，是電力企業(yè)在研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動(dòng)中形成的有保存價(jià)值的各種形式的文件。是電力工業(yè)歷史發(fā)展的真實(shí)記錄，它信息量大、門類多、涉及范圍廣，在電力企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營中發(fā)揮著重要的作用，是其成長歷程的真實(shí)寫照，發(fā)展至今已經(jīng)成了電力事業(yè)中至關(guān)重要的組成部分，電力檔案的管理作為捋順和整理電力檔案的關(guān)鍵，更是有著非同尋常的意義，可以說它經(jīng)營的好壞直接影響電力企業(yè)在市場中的核心競爭力。電力系統(tǒng)檔案的現(xiàn)代化表現(xiàn)形式可以簡要的歸納為以下三種：

（一）電力系統(tǒng)檔案的現(xiàn)代化指的是利用現(xiàn)代化的電子計(jì)算機(jī)設(shè)備來施展檔案管理工作

隨著現(xiàn)代社會(huì)生產(chǎn)的實(shí)際需要，電力企業(yè)大規(guī)模的引進(jìn)了大量的計(jì)算機(jī)設(shè)備，一方面，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、控制技術(shù)能夠切實(shí)地提高電能生產(chǎn)的質(zhì)量、效率以及安全性，另一方面，計(jì)算機(jī)的豐富功能能夠?yàn)閷?shí)現(xiàn)電力檔案現(xiàn)代化管理提供管理平臺(tái)。

（二）電力系統(tǒng)檔案的現(xiàn)代化管理是指要對(duì)檔案信息內(nèi)容的數(shù)字化管理

傳統(tǒng)的電力系統(tǒng)檔案由相關(guān)人員進(jìn)入到生產(chǎn)車間進(jìn)行儀器監(jiān)測、數(shù)據(jù)抄錄、整理形成數(shù)據(jù)檔案，放置在專門的檔案室進(jìn)行統(tǒng)一管理，這種傳統(tǒng)檔案管理模式下的效率較低，對(duì)于檔案信息的再次查詢和利用也十分困難，同時(shí)還面臨著較大的丟失風(fēng)險(xiǎn)。利用計(jì)算機(jī)技術(shù)來實(shí)現(xiàn)對(duì)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換，有效提升了檔案信息的檢索方便程度，有效提升了檔案信息的實(shí)際價(jià)值，同時(shí)存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)安全性能更高。

（三）電力系統(tǒng)檔案現(xiàn)代化管理是指利用計(jì)算機(jī)信息管理技術(shù)來實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的錄入、查詢、檢索以及再利用等管理活動(dòng)

傳統(tǒng)的檔案管理大多數(shù)的管理工作都依賴管理工作人員的實(shí)際勞動(dòng)，其效率往往比較低，為了提升管理效率，往往會(huì)設(shè)置多個(gè)管理員，造成對(duì)人力資源的浪費(fèi)。而利用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檔案管理，能夠降低管理工作者的體力勞動(dòng)，繼而提升工作效率，能夠起到進(jìn)一步的優(yōu)化檔案管理人員結(jié)構(gòu)的作用。

二、電力檔案管理存在的問題以及相關(guān)對(duì)策

（一）電力檔案現(xiàn)代化管理存在的問題

1.電力企業(yè)對(duì)檔案現(xiàn)代化管理的基礎(chǔ)建設(shè)有所欠缺。新時(shí)期，我國電力企業(yè)內(nèi)部實(shí)踐了更加深層次的內(nèi)部改革，為了迎合市場的新需求、新特點(diǎn)，許多電力企業(yè)將大量的改革資金應(yīng)用在生產(chǎn)社、先進(jìn)工藝、高素質(zhì)人才的引進(jìn)工作方面，對(duì)于電力企業(yè)檔案現(xiàn)代化管理的意識(shí)較低，并沒有上升到企業(yè)的戰(zhàn)略發(fā)展高度，因而對(duì)于檔案管理方面的基礎(chǔ)建設(shè)的資金投入較少，主要體現(xiàn)在許多電力企業(yè)的信息化建設(shè)程度不高，相關(guān)管理設(shè)備配置較低，網(wǎng)絡(luò)安全性極低。

2.電力企業(yè)對(duì)檔案管理工作的規(guī)范性較差。目前，我國的電力企業(yè)的檔案管理正在逐步地上升和發(fā)展階段，缺乏科學(xué)規(guī)范的管理系統(tǒng)，檔案人員的權(quán)責(zé)不明確，分工不細(xì)致，標(biāo)準(zhǔn)化程度不高，資料的收集和整理等環(huán)節(jié)存在嚴(yán)重的漏洞，管理質(zhì)量低，很大程度上影響了電力企業(yè)檔案管理工作的有效性，制約了檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。

3.現(xiàn)代化檔案管理人才的缺失。檔案管理雖然內(nèi)容十分簡單，但倘若電力企業(yè)實(shí)現(xiàn)了對(duì)檔案信息的現(xiàn)代化管理，實(shí)際上提升了檔案管理的科學(xué)性，提升了對(duì)管理人員的技能要求?，F(xiàn)代檔案管理人才處于極度缺乏的狀態(tài)，一方面，相對(duì)于其他的熱門學(xué)科，積極投身于檔案管理事業(yè)的人才較少，另一方面，電力企業(yè)對(duì)于檔案管理的薪資待遇的設(shè)置普遍不高，難以招攬到高素質(zhì)的人才。人才的缺乏實(shí)際上是不利于檔案管理工作效率的提升的，也不利于企業(yè)的無形資產(chǎn)的擴(kuò)充的。

（二）相關(guān)解決對(duì)策

1.增強(qiáng)電力企業(yè)對(duì)檔案管理的重視程度，加強(qiáng)各項(xiàng)檔案管理制度建設(shè)。大力宣傳國家 《檔案法》 ，做到嚴(yán)格貫徹執(zhí)行。形成領(lǐng)導(dǎo)和全體電力企業(yè)員工在思想上做到高度重視，真正認(rèn)識(shí)電力企業(yè)檔案在企業(yè)發(fā)展中的重要作用。使得企業(yè)真正重視檔案工作基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，加強(qiáng)檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度建立和進(jìn)一步完善，做到電力企業(yè)檔案管理員各司其職，思想上高度重視，行動(dòng)上積極主動(dòng)，不斷學(xué)習(xí)，精通自身業(yè)務(wù)，更好的開展業(yè)務(wù)。

2.電力企業(yè)應(yīng)該加大對(duì)檔案管理現(xiàn)代化改革的資金投入。檔案管理工作對(duì)于電力企業(yè)的核心競爭力提升的意義是十分重大的，因此，進(jìn)一步加大對(duì)檔案管理的資金投入，是一種基于電力企業(yè)長期利益的內(nèi)部資金投入策略。一方面，電力企業(yè)應(yīng)該更新檔案管理部門的基礎(chǔ)建設(shè)，包含有計(jì)算機(jī)的配備、相關(guān)管理軟件的購買、機(jī)房的建設(shè)，另一方面，還應(yīng)該進(jìn)一步的引進(jìn)專業(yè)的信息建設(shè)技術(shù)人員，對(duì)于電力企業(yè)的相關(guān)檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)的聚集，形成檔案的數(shù)據(jù)庫。實(shí)現(xiàn)檔案的網(wǎng)絡(luò)檢索、建立檔案的卷、表、目等目錄，為實(shí)現(xiàn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化打下良好的基礎(chǔ)，也利于檔案的信息化建設(shè)。

3.科學(xué)制定檔案管理工作的考評(píng)機(jī)制。電力企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)是為了進(jìn)一步提升檔案管理的有效性，除了從基礎(chǔ)建設(shè)上進(jìn)行強(qiáng)化工作之外，還應(yīng)該從制度上去約束管理行為，提升管理效率。在加強(qiáng)對(duì)電力企業(yè)檔案管理的重視，以及規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化建設(shè)等制度的同時(shí)，對(duì)于檔案管理的監(jiān)管和考核機(jī)制的建設(shè)和完善也顯得格外重要。應(yīng)該將檔案管理部門的工作職能獨(dú)立于其他機(jī)構(gòu)之外，進(jìn)行專門的年度計(jì)劃、半年度計(jì)劃的制定，并且將計(jì)劃任務(wù)進(jìn)行層層分解，利用績效考評(píng)的形式來促進(jìn)管理效率的提升。

4.對(duì)檔案管理人員的綜合管理人員的培養(yǎng)。提升電力企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化，必須要進(jìn)一步的提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，一方面，要盡可能的聘用高素質(zhì)的管理人才，通過提升檔案管理工作人員的薪資待遇，吸引人才的加入，另一方面，企業(yè)應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)人員的后期培訓(xùn)，包含計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)字化管理技術(shù)的綜合培養(yǎng)，提升人才能力，不僅提升檔案管理工作效率，還有助于企業(yè)的無形資產(chǎn)的增加。

（作者單位為國網(wǎng)山東省電力公司萊陽市供電公司）

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