關(guān)于檔案管理信息化存在的問題與建議

沙峰

摘要：文章中作者結(jié)合自己的實(shí)際工作情況，針對(duì)檔案管理信息化存在的問題，指出了一些相關(guān)建議，以期對(duì)今后的工作給予一些參考與幫助。

關(guān)鍵詞：檔案管理信息化；問題；建議

1檔案管理信息化存在的問題

1.1檔案管理的信息化意識(shí)不足

實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理的信息化不是一項(xiàng)簡單的工作，需要大量的時(shí)間來逐步完成，而且投資較高。因此部分企業(yè)選擇繼續(xù)使用傳統(tǒng)的檔案管理模式，而將資金更多的用于例如設(shè)備改造、產(chǎn)品銷售等直接投資上，疏于對(duì)檔案的管理，忽視對(duì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，導(dǎo)致管理人員缺乏經(jīng)驗(yàn)、缺乏服務(wù)意識(shí)，使得檔案管理水平一直處于落后的地位。然而，事實(shí)上雖然檔案管理信息化的應(yīng)用不能直接為企業(yè)創(chuàng)造效益，但是通過對(duì)檔案的合理管理能夠?yàn)槠髽I(yè)的發(fā)展提供可靠的支持，間接為企業(yè)創(chuàng)造價(jià)值。對(duì)檔案管理模式的忽視必然會(huì)阻礙企業(yè)的發(fā)展。

1.2檔案管理信息載體的破損

在企業(yè)信息化的背景下，磁性載體的電子檔案成為繼紙質(zhì)載體的圖文檔案之后的又一重要管理對(duì)象。通過對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，許多企業(yè)實(shí)現(xiàn)了工程設(shè)計(jì)、施工和產(chǎn)品研發(fā)中的二維繪圖、三維仿真模擬設(shè)計(jì)的圖文并茂的多媒體信息。在檔案管理信息化中常見的載體有膠片、磁帶以及光盤等，這些載體會(huì)因?yàn)楦鞣N原因而發(fā)生破損，例如自然老化、害蟲的侵害以及使用過程中的損傷等。這些都有可能嚴(yán)重影響文檔等信息的使用.嚴(yán)重的還會(huì)導(dǎo)致系統(tǒng)運(yùn)行出現(xiàn)問題。

1.3標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)不夠完善

檔案信息管理的標(biāo)準(zhǔn)化指的是在檔案實(shí)體管理向信息管理轉(zhuǎn)變過程中，必須有相關(guān)的規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)對(duì)其進(jìn)行指導(dǎo)。信息化是一個(gè)非常嚴(yán)密的信息系統(tǒng)，各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的相關(guān)信息為數(shù)據(jù)處理的準(zhǔn)確性、及時(shí)性以及可靠性提供了保證。但是隨著檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)，為企業(yè)檔案管理信息化提供數(shù)據(jù)計(jì)算的標(biāo)準(zhǔn)卻難以滿足企業(yè)的需求，企業(yè)管理和業(yè)務(wù)流程以及工作程序標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)交換等標(biāo)準(zhǔn)都需要進(jìn)一步的完善。否則這些原本是為企業(yè)發(fā)展提供支持的因素將給企業(yè)內(nèi)部或企業(yè)之間的數(shù)據(jù)交換或資源共享造成諸多不便，甚至?xí)?yán)重制約企業(yè)獲得更多的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。

2改善檔案管理信息化建設(shè)的建議

2.1設(shè)立有效的信息系統(tǒng)，安全、合理、充分地使用電子檔案

想落實(shí)檔案信息化，就一定應(yīng)設(shè)立實(shí)用的文件檔案管理計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)，對(duì)此，檔案管理部門應(yīng)做好以下幾項(xiàng)工作：第一，規(guī)范和改進(jìn)在運(yùn)用計(jì)算機(jī)情況下文件檔案管理工作流程，讓其適應(yīng)檔案信息管理的要求；第二，按照文件處理程序來進(jìn)行檔案信息化系統(tǒng)軟件功能設(shè)計(jì)；最后，在信息系統(tǒng)中設(shè)立健全的內(nèi)部控制制度，保證檔案的安全。

2.2增加檔案工作者的專業(yè)素質(zhì)，落實(shí)檔案管理的科學(xué)化

現(xiàn)代化的設(shè)備必須由人來操作，同樣檔案工作信息化由人來落實(shí)。檔案管理者應(yīng)具備多元化知識(shí)結(jié)構(gòu)方可適應(yīng)要求，現(xiàn)代化知識(shí)會(huì)成為每一位檔案工作者知識(shí)中的要素，此外，也深刻地影響檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)和檔案工作隊(duì)伍的結(jié)構(gòu)，故設(shè)立一支具有現(xiàn)代科學(xué)業(yè)務(wù)知識(shí)和技術(shù)知識(shí)的專業(yè)隊(duì)伍是尤為關(guān)鍵的：第一，檔案管理者應(yīng)該具有多元化的知識(shí)背景?，F(xiàn)代科學(xué)成果在檔案管理中的大量使用，促使檔案工作者應(yīng)不斷掌握和學(xué)習(xí)管理、理論和文化等相關(guān)知識(shí)，其中極為重要的是數(shù)學(xué)、計(jì)算機(jī)等學(xué)科的知識(shí)，它們對(duì)檔案管理執(zhí)行信息化、現(xiàn)代化具有直接作用。第二，全面了解檔案專業(yè)知識(shí)，例如：具備檔案自動(dòng)化管理、目錄學(xué)、文書學(xué)、檔案管理學(xué)、檔案學(xué)以及檔案修裱、復(fù)制、編研、檢索、標(biāo)引、著錄等相關(guān)檔案基本技能和專業(yè)知識(shí)。第三，從檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展情況來看，檔案工作者應(yīng)該具備熟悉進(jìn)行檔案信息分析與研究、檔案管理現(xiàn)代化技術(shù)、提供高層次檔案信息咨詢與服務(wù)等三方面的能力。檔案管理人員應(yīng)該不斷學(xué)習(xí)相關(guān)知識(shí)，上級(jí)檔案管理部門應(yīng)傾力創(chuàng)造條件，有計(jì)劃的選派檔案管理人員進(jìn)行離崗培訓(xùn)，進(jìn)行深造，還能夠運(yùn)用以強(qiáng)帶弱、以老帶新的辦法，互學(xué)互幫等確立梯隊(duì)型人才結(jié)構(gòu)和復(fù)合型人才群體。

2.3增加檔案工作者的信息安全素質(zhì)，落實(shí)檔案管理的安全化

對(duì)于信息社會(huì)環(huán)境中的檔案管理工作者，信息安全素質(zhì)是指在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中管理電子文件的信息安全的能力和意識(shí)。檔案信息安全是目前檔案管理工作的生命線，研究檔案管理者的素質(zhì)，非常有利于發(fā)展檔案管理學(xué)的理論研究、拓寬檔案管理保護(hù)領(lǐng)域；健全檔案信息安全管理體系。推動(dòng)檔案信息化建設(shè)和檔案管理事業(yè)的可持續(xù)、有序、健康發(fā)展具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

伴隨著信息化時(shí)代的來臨，新載體、新門類、新領(lǐng)域檔案不斷出現(xiàn)，在素質(zhì)上給檔案工作者提出了較高的要求，此外，我們深刻認(rèn)識(shí)到檔案管理工作歷來是一項(xiàng)主要的基礎(chǔ)性工作，檔案工作的責(zé)任感就是檔案工作者應(yīng)認(rèn)識(shí)到檔案事業(yè)發(fā)展的必要性。應(yīng)把工作的著眼點(diǎn)邁向未來，樹立以服務(wù)促管理，深化服務(wù)意識(shí)，來管理完善服務(wù)的觀念，大力發(fā)揮檔案管理的綜合功能，拓展服務(wù)領(lǐng)域，更新服務(wù)觀念，改革服務(wù)方式，努力實(shí)踐，大膽探索，讓檔案管理工作真正成為推動(dòng)社會(huì)全面進(jìn)步和經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要保障。

總之，在信息化條件下電子檔案已在檔案管理工作中占有極為重要的地位。檔案部門轉(zhuǎn)變觀念，改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，就可以建立實(shí)用的文件檔案管理計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)，讓檔案管理工作更好地適應(yīng)信息時(shí)代發(fā)展的要求，為社會(huì)發(fā)展和經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。