集團(tuán)型企業(yè)財(cái)務(wù)信息化推進(jìn)過(guò)程中需要關(guān)注的重點(diǎn)問(wèn)題淺析

李志會(huì)

摘要：企業(yè)財(cái)務(wù)信息化作為企業(yè)信息化的基礎(chǔ)和重要組成部分，是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，貫穿企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的各個(gè)方面和環(huán)節(jié)，建立規(guī)范、高效、穩(wěn)健的財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)對(duì)于變革企業(yè)管理、增強(qiáng)企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力具有重要的推動(dòng)作用。本文重點(diǎn)分析了集團(tuán)型企業(yè)在推進(jìn)財(cái)務(wù)信息化的過(guò)程中需要關(guān)注的重點(diǎn)問(wèn)題，以期能夠?qū)ζ髽I(yè)有所幫助。

關(guān)鍵詞：集團(tuán)型企業(yè) 財(cái)務(wù)信息化 推進(jìn) 問(wèn)題

一、企業(yè)財(cái)務(wù)信息化的意義

作為集團(tuán)型企業(yè)，財(cái)務(wù)信息化的核心是通過(guò)財(cái)務(wù)信息化加強(qiáng)集團(tuán)管控，即建立集團(tuán)統(tǒng)一的財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)集團(tuán)內(nèi)各企業(yè)在統(tǒng)一的核算平臺(tái)上進(jìn)行財(cái)務(wù)核算，通過(guò)規(guī)劃基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，統(tǒng)一會(huì)計(jì)政策，規(guī)范核算流程，保證財(cái)務(wù)制度的統(tǒng)一貫徹執(zhí)行，加強(qiáng)對(duì)分支機(jī)構(gòu)和分子公司的監(jiān)控，同時(shí)推進(jìn)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化，實(shí)現(xiàn)集團(tuán)各業(yè)務(wù)單元財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)的協(xié)同。

二、集團(tuán)型企業(yè)財(cái)務(wù)信息化需要關(guān)注的重點(diǎn)問(wèn)題

（一）界定好企業(yè)集團(tuán)管控類(lèi)型，根據(jù)集團(tuán)管控類(lèi)型做好財(cái)務(wù)信息化的總體規(guī)劃

集團(tuán)管控類(lèi)型一般分為財(cái)務(wù)型管控、戰(zhàn)略型管控、運(yùn)營(yíng)型管控三種。財(cái)務(wù)型管控為松散型管控模式，運(yùn)營(yíng)型管控為集中型管控模式，戰(zhàn)略型管控介于兩者之間。對(duì)于財(cái)務(wù)型管控模式下集團(tuán)對(duì)下屬子公司的具體經(jīng)營(yíng)運(yùn)作管理基本不加干涉，這種管控模式下一般不需要建立集團(tuán)統(tǒng)一的財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)。對(duì)于戰(zhàn)略型管控模式下集團(tuán)的核心功能為資產(chǎn)管理和戰(zhàn)略協(xié)調(diào)功能，對(duì)于運(yùn)營(yíng)型管控集團(tuán)的業(yè)務(wù)管理部門(mén)對(duì)子公司的日常經(jīng)營(yíng)運(yùn)作直接管理，這兩種管控模式下一般需要建立集團(tuán)統(tǒng)一的財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)。

在明確了企業(yè)管控類(lèi)型后，對(duì)于戰(zhàn)略管控型企業(yè)在進(jìn)行財(cái)務(wù)信息化規(guī)劃時(shí)，應(yīng)盡量以組織為主線去規(guī)劃財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)，即首先明確納入財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)的成員企業(yè)，每家成員企業(yè)使用財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)模塊數(shù)量和應(yīng)用深度會(huì)存在差別。對(duì)于經(jīng)營(yíng)管控型企業(yè)在進(jìn)行財(cái)務(wù)信息化規(guī)劃時(shí)，應(yīng)盡量以業(yè)務(wù)為主線去規(guī)劃財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)，即統(tǒng)一設(shè)置各項(xiàng)檔案規(guī)則，統(tǒng)一設(shè)置各功能模塊業(yè)務(wù)規(guī)則，各成員企業(yè)一般僅為數(shù)據(jù)錄入端。

然而，大型企業(yè)集團(tuán)成員企業(yè)眾多，管控模式一般也是復(fù)合型的，因此，在財(cái)務(wù)信息化規(guī)劃時(shí)要統(tǒng)籌考慮，做好分類(lèi)，切實(shí)考慮實(shí)際情況，靈活運(yùn)用，既不犧牲集中度，又能考慮到自由度，提高系統(tǒng)整體效率。

（二）加強(qiáng)企業(yè)財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的組織保障，著力提升全員應(yīng)用財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)的能力

企業(yè)財(cái)務(wù)信息化是企業(yè)整體信息化的核心，貫穿企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理的各個(gè)方面和環(huán)節(jié)。企業(yè)財(cái)務(wù)信息化作為“一把手”工程，企業(yè)主要負(fù)責(zé)人必須高度重視，并對(duì)財(cái)務(wù)信息化工作給予必要的支持。企業(yè)總會(huì)計(jì)師一般作為財(cái)務(wù)信息化工作的直接責(zé)任人，組織推動(dòng)財(cái)務(wù)信息化各項(xiàng)工作深入開(kāi)展。企業(yè)財(cái)務(wù)部門(mén)作為財(cái)務(wù)信息化的具體牽頭負(fù)責(zé)部門(mén)，應(yīng)投入足夠的人力專(zhuān)職負(fù)責(zé)，并需要調(diào)動(dòng)財(cái)務(wù)管理各崗位全員參與。對(duì)于集團(tuán)型企業(yè)，各成員企業(yè)均需要參照集團(tuán)組織形式配置相應(yīng)的組織保障。

企業(yè)實(shí)施財(cái)務(wù)信息化建設(shè)之初要成立專(zhuān)門(mén)的項(xiàng)目工作組，項(xiàng)目工作組主要由兩部分人組成，一部分為軟件公司實(shí)施團(tuán)隊(duì)，一部分為企業(yè)方人員。軟件公司方面實(shí)施團(tuán)隊(duì)的關(guān)鍵人物是項(xiàng)目經(jīng)理，盡管一般軟件公司會(huì)有更高級(jí)別的領(lǐng)導(dǎo)參加到項(xiàng)目工作組，如副總、總監(jiān)等，但在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，真正發(fā)揮核心作用的還是項(xiàng)目經(jīng)理，項(xiàng)目經(jīng)理的經(jīng)驗(yàn)和能力對(duì)于項(xiàng)目建設(shè)的效率、效果，甚至成敗起著至關(guān)重要的作用。一般情況下，在前期選型調(diào)研、招標(biāo)階段，企業(yè)應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注項(xiàng)目經(jīng)理的履歷，并對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理進(jìn)行考察、面試，對(duì)于項(xiàng)目經(jīng)理已經(jīng)確認(rèn)，需要在合同中約定，軟件方不得擅自更換。企業(yè)方面一般由財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人擔(dān)任項(xiàng)目經(jīng)理，具體組成有信息化部門(mén)主管以上人員、未來(lái)系統(tǒng)管理員、財(cái)務(wù)部門(mén)關(guān)鍵用戶(hù)、業(yè)務(wù)部門(mén)關(guān)鍵用戶(hù)、成員企業(yè)財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人。

對(duì)于使用集團(tuán)財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)的企業(yè)而言，財(cái)務(wù)信息化隊(duì)伍包括了使用和管理系統(tǒng)的全部人員，任何一個(gè)節(jié)點(diǎn)的工作質(zhì)量都影響著系統(tǒng)運(yùn)行質(zhì)量，因此，不要把財(cái)務(wù)信息化隊(duì)伍局限在財(cái)務(wù)人員和信息部門(mén)人員，注重提升整體財(cái)務(wù)信息化隊(duì)伍能力，同時(shí)加強(qiáng)跨專(zhuān)業(yè)領(lǐng)域的復(fù)合型人才培養(yǎng)。

（三）做好軟件選型和項(xiàng)目需求分析是財(cái)務(wù)信息化建設(shè)成功的關(guān)鍵

1.軟件選型

集團(tuán)型企業(yè)選用的財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)橫向上考慮把成員企業(yè)全部納入，縱向上考慮財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化，一般稱(chēng)作集團(tuán)ERP。集團(tuán)ERP在國(guó)內(nèi)已發(fā)展多年，大部分企業(yè)都是以成熟軟件為基礎(chǔ)，集成部分其他專(zhuān)業(yè)系統(tǒng)軟件，整體進(jìn)行專(zhuān)業(yè)化實(shí)施，同時(shí)對(duì)于部分功能進(jìn)行個(gè)性化開(kāi)發(fā)。根據(jù)企業(yè)自身管理特點(diǎn)，個(gè)性化的開(kāi)發(fā)是必要的，但值得注意的是，財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)以穩(wěn)定性為第一考慮，成熟軟件的基礎(chǔ)性作用要永遠(yuǎn)貫穿項(xiàng)目始終，開(kāi)發(fā)部分所占比例越大，項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)越大，一般開(kāi)發(fā)部分所占比例不應(yīng)超過(guò)20%。

做好軟件選型首先要了解財(cái)務(wù)軟件市場(chǎng)，市場(chǎng)上財(cái)務(wù)軟件產(chǎn)品眾多，功能各異，但對(duì)于集團(tuán)型企業(yè)來(lái)說(shuō)，會(huì)過(guò)濾掉一部分小型財(cái)務(wù)軟件公司，剩下的主流財(cái)務(wù)軟件公司一般不超過(guò)10家，其中國(guó)外品牌占三分之一，其余為國(guó)內(nèi)廠商。如何找到最適合自己的軟件，并不是一件簡(jiǎn)單的事情，既要考慮到軟件的先進(jìn)性，更要考慮到自身管理能力的局限性，因此并非最好的財(cái)務(wù)軟件是最適合自己的財(cái)務(wù)軟件，為了規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，要知己知彼，根據(jù)自己的需要，選擇適合自己的軟件廠商，要加強(qiáng)考察驗(yàn)證主要供應(yīng)商的業(yè)績(jī)建設(shè)經(jīng)驗(yàn)，了解其他企業(yè)軟件選型的經(jīng)驗(yàn)，同時(shí)還可以學(xué)到財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的經(jīng)驗(yàn)，對(duì)財(cái)務(wù)信息化要解決的主要問(wèn)題進(jìn)一步加深認(rèn)識(shí)。

集團(tuán)整體財(cái)務(wù)信息化建設(shè)一般投資都比較大，因此在軟件選型前，應(yīng)當(dāng)先做好預(yù)算，并得到相應(yīng)權(quán)力機(jī)構(gòu)批準(zhǔn)，避免超預(yù)算支出。另外值得注意的一點(diǎn)，財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)一般應(yīng)作為企業(yè)信息系統(tǒng)的核心，因此在軟件選型時(shí)應(yīng)先著手確定財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)，當(dāng)財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)基本確認(rèn)時(shí)，再考慮其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的選型。

2.需求分析

需求分析是財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的開(kāi)端，也是財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的基礎(chǔ)。在一些建設(shè)失敗的項(xiàng)目中，大多數(shù)是由于在需求分析階段投入的力量不夠或需求分析的不明確造成的，需求分析過(guò)于簡(jiǎn)單會(huì)為后續(xù)的財(cái)務(wù)信息化建設(shè)埋下隱患。

需求分析首先要進(jìn)行大量的訪談，尤其要重視和企業(yè)高層的溝通，通過(guò)大量的訪談可以獲得各管理環(huán)節(jié)的需求基本信息，也可以使項(xiàng)目組對(duì)企業(yè)各環(huán)節(jié)的情況進(jìn)一步了解，通過(guò)聽(tīng)取各方訴求，綜合衡量和取舍，便于為企業(yè)制訂出一份詳細(xì)的需求分析計(jì)劃，為建設(shè)方案的制訂提供良好的支撐。

需求分析要把握的特別重要的一點(diǎn)是要學(xué)會(huì)抓住關(guān)鍵需求，實(shí)施集團(tuán)ERP本身是一個(gè)大的項(xiàng)目，需求來(lái)自多方面，必須要有一個(gè)主次之分，時(shí)刻圍繞集團(tuán)ERP建設(shè)的總體目標(biāo)，抓住重點(diǎn)進(jìn)行需求調(diào)研分析。另外還要學(xué)會(huì)需求過(guò)濾，并非對(duì)于所有人員的全部需求都要考慮，對(duì)于一些不合理需求或者超出企業(yè)現(xiàn)有管理能力的需求要予以剔除或后置。

（四）提前做好財(cái)務(wù)信息化實(shí)施前的基礎(chǔ)財(cái)務(wù)管理工作，高度重視期初數(shù)據(jù)切換工作

財(cái)務(wù)信息化屬于財(cái)務(wù)管理的一部分，是財(cái)務(wù)管理的工具和手段，但財(cái)務(wù)信息化能為財(cái)務(wù)管理起到促進(jìn)作用，需要夯實(shí)的基礎(chǔ)財(cái)務(wù)管理作為前提條件。財(cái)務(wù)信息化是提升基礎(chǔ)財(cái)務(wù)管理的一個(gè)契機(jī)，平時(shí)對(duì)于基礎(chǔ)財(cái)務(wù)管理工作如果沒(méi)有充分重視，恰好可以利用實(shí)施財(cái)務(wù)信息化這一機(jī)會(huì)對(duì)集團(tuán)基礎(chǔ)財(cái)務(wù)管理工作進(jìn)行規(guī)范和提升。

首先應(yīng)當(dāng)對(duì)全集團(tuán)的各項(xiàng)財(cái)務(wù)管理制度進(jìn)行梳理，梳理各項(xiàng)財(cái)務(wù)管理制度是否齊全，各項(xiàng)財(cái)務(wù)管理制度執(zhí)行是否到位；其次應(yīng)檢查各成員企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則執(zhí)行情況，統(tǒng)一會(huì)計(jì)政策，規(guī)范會(huì)計(jì)估計(jì)，新會(huì)計(jì)準(zhǔn)則已執(zhí)行多年，但對(duì)于成員企業(yè)眾多的大型企業(yè)集團(tuán)，不同程度存在準(zhǔn)則執(zhí)行不到位的情況，尤其近年來(lái)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則也在不斷變化，各成員企業(yè)是否及時(shí)更新都是實(shí)施財(cái)務(wù)信息化之前需要重點(diǎn)關(guān)注的；另外應(yīng)當(dāng)對(duì)采購(gòu)、生產(chǎn)、銷(xiāo)售等各個(gè)經(jīng)營(yíng)環(huán)節(jié)進(jìn)行流程梳理，對(duì)各環(huán)節(jié)的審批流程進(jìn)行規(guī)范，對(duì)各環(huán)節(jié)的單據(jù)格式進(jìn)行規(guī)范；最后應(yīng)當(dāng)對(duì)會(huì)計(jì)科目、合同、客戶(hù)、供應(yīng)商、物料、人員等信息的編碼規(guī)則進(jìn)行規(guī)范，同時(shí)考慮各項(xiàng)檔案的編碼規(guī)則和集團(tuán)信息化其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)檔案編碼規(guī)則的銜接。

如何籌劃好期初數(shù)據(jù)整理和切換十分重要。首先，要制定期初數(shù)據(jù)切換的計(jì)劃和工作安排，要做好期初數(shù)據(jù)整理的人員分工，一般情況下，軟件方項(xiàng)目經(jīng)理會(huì)提出期初數(shù)據(jù)模板，具體期初數(shù)據(jù)的整理一般由企業(yè)方完成。在這里，存在兩方面的難點(diǎn)，一是原系統(tǒng)管理流程少于新系統(tǒng)，二是輔助核算不一致的問(wèn)題，需要結(jié)合系統(tǒng)外的管理信息，對(duì)期初數(shù)據(jù)進(jìn)行細(xì)化。期初數(shù)據(jù)切換既不能草率了事，也不能過(guò)于“精益求精”，陷入期初泥潭，影響項(xiàng)目整體進(jìn)度。

（五）上線初期要著力把握標(biāo)準(zhǔn)和要求，要把握好固化和優(yōu)化的關(guān)系

集團(tuán)型企業(yè)財(cái)務(wù)信息化的難點(diǎn)主要是范圍廣，一方面存在多個(gè)會(huì)計(jì)主體，另一方面，在一個(gè)會(huì)計(jì)主體內(nèi)又存在大范圍的系統(tǒng)參與者，這些系統(tǒng)參與者不光光是財(cái)務(wù)人員，會(huì)有大量“非專(zhuān)業(yè)”人士參與到系統(tǒng)數(shù)據(jù)錄入和維護(hù)中，幾乎是全員參與。這就帶來(lái)了標(biāo)準(zhǔn)不易統(tǒng)一的問(wèn)題，因此需要項(xiàng)目組在上線初期做好標(biāo)準(zhǔn)制定和執(zhí)行監(jiān)督，上線初期是培養(yǎng)習(xí)慣的時(shí)候，一開(kāi)始沒(méi)有養(yǎng)成嚴(yán)謹(jǐn)?shù)牧?xí)慣，以后就會(huì)造成系統(tǒng)失控?！袄M(jìn)、垃圾出”，如果錄入的信息是無(wú)效的或者不準(zhǔn)確的，那么系統(tǒng)輸出的信息必然是沒(méi)有意義的，這就違背了系統(tǒng)建設(shè)初衷，而且垃圾積累效應(yīng)，會(huì)帶來(lái)垃圾治理的巨大成本。

財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)穩(wěn)定是第一位的，在系統(tǒng)穩(wěn)定的基礎(chǔ)上再考慮靈活便捷。系統(tǒng)上線初期應(yīng)盡量讓流程固化，操作標(biāo)準(zhǔn)化，盡量減少變更流程和標(biāo)準(zhǔn)，系統(tǒng)過(guò)于頻繁的升級(jí)改造會(huì)讓使用者出錯(cuò)率提高，如果一定要優(yōu)化升級(jí)，也盡量采用打包處理，集中優(yōu)化。

（作者單位：北京礦冶研究總院財(cái)務(wù)部）