基于檔案信息化建設(shè)的相關(guān)問題分析

田春平

摘 要：在信息化數(shù)據(jù)化背景下，傳統(tǒng)的檔案管理工作已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)今社會發(fā)展的需求，這就需要采取有效的措施來對信息化數(shù)據(jù)化背景下的檔案管理工作進行改進和創(chuàng)新，充分的發(fā)揮出數(shù)據(jù)化和信息化檔案管理模式的應(yīng)用優(yōu)勢，以更好的推動檔案管理工作的發(fā)展。本文就主要針對信息化數(shù)據(jù)化背景下的檔案管理工作進行了簡要的探究，僅供同行交流和參考。

關(guān)鍵詞：信息化；數(shù)據(jù)化；檔案管理工作；改革措施

隨著信息化和數(shù)據(jù)化的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不再適用于現(xiàn)今的時代，相關(guān)的檔案管理部門應(yīng)該合理的利用信息化和數(shù)據(jù)化技術(shù)，結(jié)合信息化數(shù)據(jù)化時代背景特點，加快檔案管理工作的發(fā)展，針對檔案管理工作進行有效的創(chuàng)新和改革，使得檔案管理工作能過更加適應(yīng)現(xiàn)代社會的發(fā)展局面，從而可以進一步的實現(xiàn)檔案管理工作的長遠可持續(xù)發(fā)展。下面本文就主要針對信息化數(shù)據(jù)化背景下的檔案管理工作進行深入的探究。

1 信息化數(shù)據(jù)化背景下檔案管理工作發(fā)展的優(yōu)勢

1.1 延長事業(yè)單位檔案信息的保存生命周期

過去在檔案管理工作中，檔案信息的存儲載體主要是紙質(zhì)載體，這樣的載體形式很容易受到外界環(huán)境的影響而出現(xiàn)嚴(yán)重的破損問題，從而使得檔案信息存儲的時間縮短，也使得檔案存儲質(zhì)量下降。另外，由于檔案信息受到損害，使得檔案的查詢利用變得相對困難，檔案的利用率下降。而在信息化數(shù)據(jù)化背景下，由于信息技術(shù)和數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，對使得檔案管理工作更加的系統(tǒng)化，在信息處理上更為有效，這在一定程度上使得檔案信息的查詢效果更加的理想化，降低了外部環(huán)境對檔案信息的損害，使得檔案信息的保存時間相對延長，并且在很大程度上節(jié)省了檔案信息存儲占據(jù)的空間。

1.2 檔案信息的查詢工作和提取工作便捷化

傳統(tǒng)的檔案管理工作中，在對檔案信息進行查詢利用的時候，需要嚴(yán)格的依據(jù)時間以及內(nèi)容等進行檔案的檢索，在檔案室中一一對照資料進行查詢，但是紙質(zhì)檔案本身在管理上就有著一定的欠缺，檔案分類較為復(fù)雜，而且很多的檔案都年代久遠，這就使得檔案信息的查詢和提取變得相對較為困難。而且紙質(zhì)檔案的查詢程序也較為繁雜，在查詢上需要花費較長的時間，這些因素都給檔案信息的利用帶來了困難。然而，隨著數(shù)據(jù)化信息化時代的到來，檔案信息實現(xiàn)了電子化的存儲，使得檔案管理工作更加的系統(tǒng)化和科學(xué)化，檔案信息有效的實現(xiàn)了集成化管理，在查詢的時候，只需輸入關(guān)鍵字就可以獲取到相應(yīng)范圍的檔案信息，不僅使得查找更加的方便，而且隨著檔案信息實現(xiàn)高效的共享，還使得檔案查找的范圍更加的廣泛，檔案利用不會受到空間以及時間的限制，這就為檔案管理工作提供了巨大的便利。

1.3 提高檔案信息的價值

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在查詢上有著很大的困難，紙質(zhì)檔案管理模式相對落后，這樣不僅使得檔案查詢變得困難，同時也使得檔案的利用率無法得到有效地提升，使得檔案管理工作的開展受到阻礙。而在數(shù)據(jù)化信息化的時代背景下，數(shù)據(jù)化技術(shù)和信息化技術(shù)的應(yīng)用，使得檔案管理工作中的數(shù)據(jù)信息提取空間相應(yīng)的增大，打破了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式的束縛，使得檔案的整體利用率得到了明顯的提升，使得檔案信息的價值得到了最大限度的發(fā)揮，更好的推動了檔案管理工作的發(fā)展。

2 信息化數(shù)據(jù)化背景下檔案管理工作改革的措施

2.1 提高單位領(lǐng)導(dǎo)對于檔案管理工作信息化的重視程度

一般來說，單位領(lǐng)導(dǎo)所具有的認知能力，是影響企業(yè)發(fā)展的主要因素，也是影響企業(yè)現(xiàn)代化水平的直接因素。在一個企業(yè)中，領(lǐng)導(dǎo)的思想意識是企業(yè)發(fā)展的核心意識，同時也是企業(yè)內(nèi)部各個管理工作的核心意識，檔案管理工作也不例外。領(lǐng)導(dǎo)的思想意識將會直接影響到檔案管理工作發(fā)展的具體情況。因此，要想使得檔案管理工作能夠在信息化數(shù)據(jù)化背景下，實現(xiàn)有效的改革，就需要領(lǐng)導(dǎo)人員具備較高的思想覺悟，除了要能夠認清檔案管理工作改革的必要性，還需要充分的認識到檔案信息安全性對于企業(yè)發(fā)展所能夠產(chǎn)生的影響，從而可以為檔案專門開設(shè)一個存儲地點，同時加大對該區(qū)域的巡視和排查，以確保安全。

檔案保管處應(yīng)安排專人監(jiān)管，有需要查詢、借閱內(nèi)部信息的必須出示相關(guān)證件或證明，獲得允許后登記進人，保證出現(xiàn)信息安全問題時可以對不安全因素有跡可循，大力保證單位的檔案管理安全程度。

2.2 注重傳統(tǒng)管理向信息化管理模式的過渡工作

在檔案管理工作信息化進程推動過程中不能試圖一蹴而就，而應(yīng)該遵循事物發(fā)展的規(guī)律和發(fā)展的進度循序漸進。在過渡工作階段中應(yīng)該注意將信息化技術(shù)逐步融人檔案管理系統(tǒng)之中，對檔案保管工作人員進行系統(tǒng)的、逐步深人的培訓(xùn)，使其掌握信息化檔案管理的知識技能，并逐漸與先進的檔案管理工作要求水平接軌。我國的信息技術(shù)發(fā)展十分迅速，即使是長期接觸網(wǎng)絡(luò)的現(xiàn)代人群也難以一下子掌握一門新的操作技巧，因此我們必須給習(xí)慣了傳統(tǒng)檔案管理模式的工作人員一個接受新知識、新理念的空間，使他們能夠在日積月累的學(xué)習(xí)中夯實管理思想和管理方法，以免由于技藝生疏而給未來的信息管理工作帶來潛在的漏洞。

2.3 建立科學(xué)健全的檔案管理制度

在引人先進的信息化技術(shù)之后，最重要的工作就是建立相應(yīng)的配套管理制度，只有在合理、科學(xué)、嚴(yán)格的管理制度下開展工作，才能確保新背景下的檔案管理工作有序順利的展開。檔案管理制度并不只是領(lǐng)導(dǎo)團體或相關(guān)項目組的工作，而應(yīng)該是整個單位的全體成員以充分的積極性和高漲的熱情共同參與建設(shè)的一項工作，只有每個單位成員都參與其中才能更加端正對于檔案管理制度信息化工作的態(tài)度，促進信息化改革工作的順利實施。

2.4 完善檔案信息化的基礎(chǔ)工程建設(shè)

基礎(chǔ)設(shè)施決定高層建筑，要想使檔案管理工作的信息化和數(shù)據(jù)化更好的在事業(yè)單位中實現(xiàn)，必須做好制度建設(shè)的基礎(chǔ)工程準(zhǔn)備，即數(shù)字化檔案館的建設(shè)工作，將所有的文字信息、數(shù)據(jù)資料、視頻音頻檔案等都進行數(shù)字化并傳輸?shù)较嚓P(guān)局域網(wǎng)，保證信息保存的長久性和查詢的便捷性。雖然數(shù)字化的檔案管理給基層工作帶來很多便利，但是同時也存在著網(wǎng)絡(luò)信息安全隱患，因此在加快檔案信息管理模式的變革的同時，也要注重本單位信息不被泄密，提高信息化檔案系統(tǒng)的安全性。

結(jié)束語

通過本文的分析可以清楚的了解到，我國現(xiàn)階段所需要處理的數(shù)據(jù)信息越來越多，在大量數(shù)據(jù)信息的影響下，我國的檔案信息管理工作也面臨著巨大的困難。而在數(shù)據(jù)化信息化不斷發(fā)展的進程中，信息化技術(shù)和數(shù)據(jù)化技術(shù)逐漸被應(yīng)用到檔案管理工作中，使得檔案存儲的時間得以延長，也使得檔案信息資源的利用率相應(yīng)的提高，這對于促進檔案管理工作的發(fā)展起到了積極的影響作用。由此就可以得出，相關(guān)的單位應(yīng)該順應(yīng)數(shù)據(jù)化信息化時代發(fā)展的潮流，合理的在檔案管理工作中應(yīng)用數(shù)據(jù)信息化技術(shù)，從而可以更好的推動單位的發(fā)展。

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