高校教學(xué)檔案信息化建設(shè)探究

任志強(qiáng)

（濰坊學(xué)院，山東 濰坊 261061）

高校教學(xué)檔案信息化建設(shè)探究

任志強(qiáng)

（濰坊學(xué)院，山東 濰坊 261061）

高校教學(xué)檔案信息化建設(shè)，是學(xué)校以計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)為手段，教學(xué)檔案資料為對(duì)象，紙質(zhì)檔案數(shù)字化和電子文件管理為重點(diǎn)，進(jìn)行的高校教學(xué)檔案收集、管理、保管、利用的管理過程。本文通過對(duì)高校教學(xué)檔案信息化現(xiàn)狀進(jìn)行分析，研究教學(xué)檔案信息化中出現(xiàn)的問題，對(duì)教學(xué)檔案信息化建設(shè)的方向、方法進(jìn)行了探討。

高校教學(xué)檔案信息化建設(shè)；現(xiàn)狀分析；建設(shè)方向

一、高校教學(xué)檔案信息化建設(shè)的重要性和緊迫性

國(guó)家檔案局2002年發(fā)布了《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》，提出“本著統(tǒng)籌規(guī)劃、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、分級(jí)建設(shè)、安全保密的原則，加快檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，加強(qiáng)電子文件歸檔和電子檔案的規(guī)范化管理，推動(dòng)館藏檔案的數(shù)字化和數(shù)據(jù)庫建設(shè)，在部分中心城市建設(shè)示范性數(shù)字檔案館，開展公眾網(wǎng)上查詢檔案信息服務(wù)，加快推進(jìn)檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系、安全保障體系和人才隊(duì)伍建設(shè)。”山東省檔案局2014年印發(fā)的《山東省檔案工作科學(xué)化管理規(guī)范》測(cè)評(píng)中，對(duì)示范單位的信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)占到了15%。

近年來，電子檔案大量增多，同時(shí)由于干部學(xué)歷認(rèn)證、身份認(rèn)定、學(xué)生出國(guó)留學(xué)、士兵提干等原因，教學(xué)檔案的利用頻率和數(shù)量急劇上升。以濰坊學(xué)院檔案館教學(xué)類檔案查詢利用情況（見表1）為例，2015年教學(xué)類檔案查詢利用數(shù)量比2013年增加了90.2%；教學(xué)類檔案查詢利用數(shù)量在查借閱總數(shù)中的比例由11.9%提高到18.3%，提高了6.4%。而建立在手工基礎(chǔ)上的傳統(tǒng)型檔案管理模式，不僅增加了檔案的磨損，而且效率低下。據(jù)統(tǒng)計(jì)，傳統(tǒng)檔案管理模式下，查詢、利用檔案的效率僅為信息化后的30%。原有的以紙質(zhì)檔案為主的狀況越來越不適應(yīng)檔案保管、利用的需求，教學(xué)檔案信息化建設(shè)勢(shì)在必行。

表1 濰坊學(xué)院檔案館近三年教學(xué)檔案查詢利用情況

二、高校教學(xué)檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀分析

繼2002年國(guó)家檔案局發(fā)布《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》之后，教育部、檔案局2008聯(lián)合年發(fā)布《高等學(xué)校檔案管理辦法》，高校檔案信息化工作逐步開展，檔案數(shù)字化工作有了較快發(fā)展，但在教學(xué)檔案信息化開展過程中依然存在許多亟待解決的問題。

1.教學(xué)檔案信息化建設(shè)缺乏資金投入

基于教育部現(xiàn)行的評(píng)估理念：“對(duì)國(guó)家負(fù)責(zé)，為學(xué)校服務(wù)”和“以學(xué)校為主體，以學(xué)生發(fā)展為本位”《教育部關(guān)于開展普通高等學(xué)校本科教學(xué)工作審核評(píng)估的通知》（教高【2013】10號(hào)），使得高校將辦學(xué)經(jīng)費(fèi)更多的傾斜到到教學(xué)、科研、大學(xué)生創(chuàng)業(yè)就業(yè)等工作中，更為關(guān)注教學(xué)設(shè)備、教學(xué)質(zhì)量等方面。高校對(duì)檔案信息化建設(shè)缺乏足夠的重視，在高校年度工作規(guī)劃中將檔案工作排在最后。高校過快擴(kuò)張，基建建設(shè)、設(shè)備購置、科研投入已經(jīng)讓學(xué)校的財(cái)務(wù)狀況捉襟見肘；檔案工作信息化工作從前期建設(shè)到后期維護(hù)，都需要大量的資金投入，如此大量的資金投入讓學(xué)校財(cái)務(wù)無法負(fù)擔(dān)。對(duì)排在學(xué)校工作末位的檔案工作而言，高校在財(cái)力、物力投入上只能維持基本的日常業(yè)務(wù)運(yùn)轉(zhuǎn)。

2.教學(xué)檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)不規(guī)范

《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》中對(duì)于檔案信息化法制建設(shè)提出了具體要求：“集中力量研究制訂一批急需的檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)，采取切實(shí)措施進(jìn)行宣傳與貫徹。要優(yōu)先制訂電子文件歸檔，檔案信息采集、整合和安全管理等方面的標(biāo)準(zhǔn)，加快建立健全檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施機(jī)制。”目前，高校教學(xué)檔案信息化建設(shè)已普遍開展，但是檔案信息化法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)一直滯后于檔案信息化建設(shè)的整體水平，包括檔案綜合管理系統(tǒng)、電子文件歸檔與管理規(guī)范、電子公文歸檔管理暫行辦法、電子文件儲(chǔ)存機(jī)制、檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)、依據(jù)、數(shù)據(jù)的儲(chǔ)存、管理方式、檔案信息安全在內(nèi)的規(guī)范多次調(diào)整，沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)制的現(xiàn)狀制約著檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。

3.教學(xué)檔案信息化建設(shè)專業(yè)人才的匱乏

教學(xué)檔案的特殊性，使得從事教學(xué)檔案收集整理的人員除具備專業(yè)的檔案知識(shí)外，還要熟悉學(xué)校教學(xué)工作。高校在選配教學(xué)檔案管理人員時(shí)：專職檔案員年齡偏大，女性偏多；兼職人員多由新進(jìn)教師、行政人員擔(dān)任，更換頻繁。高校檔案信息化建設(shè)的從業(yè)人員則需要相關(guān)的計(jì)算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ)知識(shí)、數(shù)字化技術(shù)知識(shí)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識(shí)等相關(guān)技能。從事檔案工作為教輔崗位，職務(wù)職稱晉升時(shí)不具備競(jìng)爭(zhēng)力，對(duì)專業(yè)人才缺乏吸引力度，從而導(dǎo)致具有相應(yīng)計(jì)算機(jī)知識(shí)的人員不愿從事繁瑣的檔案工作，更傾向于教學(xué)一線或者從事科學(xué)研究。高校形成了教學(xué)檔案業(yè)務(wù)人員缺乏相關(guān)的計(jì)算機(jī)技術(shù)，具有計(jì)算機(jī)知識(shí)人員不愿從事教學(xué)檔案工作的不利局面。

由于信息化建設(shè)專業(yè)人員的匱乏，檔案信息化建設(shè)同時(shí)要熟悉計(jì)算機(jī)的軟件升級(jí)、系統(tǒng)維護(hù)、數(shù)據(jù)資源開發(fā)等后期檔案信息資源維護(hù)工作無法開展。

4.教學(xué)檔案信息化建設(shè)發(fā)展不均衡

高校教學(xué)檔案信息化建設(shè)受到高校的整體發(fā)展水平的不均衡性的影響，包括學(xué)校經(jīng)費(fèi)投入、整體科研水平等因素，導(dǎo)致高校教學(xué)檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)不一、形式各樣。在檔案數(shù)字化處理階段也表現(xiàn)各一，據(jù)山東檔案局統(tǒng)計(jì)的情況：約有30%的高校檔案館只對(duì)館藏的特殊檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，如山東大學(xué)檔案館的《山東大學(xué)報(bào)》；剩余的高校只對(duì)館藏極少數(shù)檔案進(jìn)行了數(shù)字化處理。整體科研水平高的高校自行研發(fā)檔案綜合管理系統(tǒng)，如南京大學(xué)研發(fā)使用了南大之星檔案管理系統(tǒng)；多數(shù)高校則購買檔案綜合管理系統(tǒng)。在檔案信息的利用方面差距也比較明顯：檔案綜合管理系統(tǒng)可以同學(xué)校其他辦公系統(tǒng)對(duì)接使用，如山東大學(xué)檔案館通過檔案綜合管理系統(tǒng)，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)學(xué)生學(xué)籍信息、考試成績(jī)等內(nèi)容的直接提取、使用；而有部分高校檔案綜合管理系統(tǒng)使用還在停留在單機(jī)版階段。

三、高校教學(xué)檔案信息化建設(shè)對(duì)策

1.加大教學(xué)檔案信息化建設(shè)資金投入

學(xué)校要按照《檔案法》和《高等學(xué)校檔案管理辦法》的要求，切實(shí)增強(qiáng)檔案意識(shí)，高度重視學(xué)校檔案工作，將檔案信息化納入“數(shù)字校園”建設(shè)的總體格局，根據(jù)高校實(shí)際制定檔案信息化發(fā)展方案。按照檔案信息化發(fā)展要求，保證信息化建設(shè)所需資金。不僅僅保證信息化建設(shè)必須的計(jì)算機(jī)、掃描儀、移動(dòng)存儲(chǔ)器材等硬件設(shè)施配備，還要在軟件更新、系統(tǒng)維護(hù)、使用利用等軟件設(shè)施上加大資金投入力度。

2.加速教學(xué)檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)

盡快研究制定并出臺(tái)一批急需的檔案信息化法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)。這些法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)要涵蓋包括檔案綜合管理系統(tǒng)、電子文件歸檔、檔案數(shù)字化、數(shù)據(jù)庫建設(shè)、檔案信息利用、檔案信息安全在內(nèi)的教學(xué)檔案信息化建設(shè)的各個(gè)方面。

3.加快教學(xué)檔案數(shù)字化進(jìn)程

高校應(yīng)對(duì)現(xiàn)有的館藏檔案資源進(jìn)行系統(tǒng)的登記統(tǒng)計(jì)，根據(jù)統(tǒng)計(jì)結(jié)果，結(jié)合學(xué)校檔案工作實(shí)際制定檔案數(shù)字化方案，分門別類的進(jìn)行數(shù)字化工作。對(duì)新生成的教學(xué)檔案：將檔案綜合管理系統(tǒng)與學(xué)校OA辦公系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)，使得各教學(xué)管理和職能部門形成的教學(xué)檔案形成數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上輸入、網(wǎng)上查詢、網(wǎng)上利用。對(duì)原有老舊教學(xué)檔案根據(jù)不同全宗、保管期限、保存狀況、使用頻率等因素綜合制定數(shù)字化規(guī)劃，安排專人、專項(xiàng)資金逐步進(jìn)行數(shù)字化處理。數(shù)字化同時(shí)進(jìn)行數(shù)據(jù)庫建設(shè)，保證數(shù)字化的實(shí)用性。

4.加強(qiáng)檔案人才隊(duì)伍選配和培養(yǎng)

一是合理選配檔案人員隊(duì)伍。檔案工作人才選配時(shí)除了考慮政治覺悟、責(zé)任心、業(yè)務(wù)素質(zhì)方面的因素，還要考慮檔案組成人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)、年齡結(jié)構(gòu)和開拓意識(shí)，必要時(shí)和可以引進(jìn)計(jì)算機(jī)專業(yè)人才。二是加強(qiáng)對(duì)檔案人員繼續(xù)教育。為檔案人員提供在職學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，有計(jì)劃的組織檔案人員進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)知識(shí)、理論知識(shí)和計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)的培訓(xùn)學(xué)習(xí)。三是切實(shí)提高檔案人員的待遇和地位。使用合理的工作機(jī)制吸引和激勵(lì)檔案工作人員，在職務(wù)晉升和職稱評(píng)價(jià)時(shí)充分考慮在職檔案人員的工作性質(zhì)和工作能力，激發(fā)其工作熱情。

[1]梁建梅,陳少慧.教學(xué)檔案的管理與信息化建設(shè)【M】.北京：中國(guó)書籍出版社.2012.

[2]王新才,江善東.基于業(yè)務(wù)規(guī)則的檔案信息資源管理【M】.武漢大學(xué)出版社.2014.

[3]教育部高等教育教學(xué)評(píng)估中心.普通高等學(xué)校本科教學(xué)工作審核評(píng)估工作指南【M】.教育科學(xué)出版社.2014.

責(zé)任編輯：孫延波

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1671-4288(2016)03-0117-02

2016-04-03

任志強(qiáng)（1976—），男，山東濰坊人，濰坊學(xué)院檔案館檔案員。