溝通就要一對(duì)一

信息的采集、傳送、整理、交換，無一不是溝通的過程。良好的溝通如同一條通暢的血管，可以為企業(yè)源源不斷地輸血，讓企業(yè)保持活力。

作為一個(gè)人力資源專業(yè)人士，我經(jīng)常被問到這個(gè)問題：大多數(shù)創(chuàng)業(yè)型公司每天都只是忙著發(fā)貨或完成交易，每周花幾個(gè)小時(shí)坐下來和員工開會(huì)，感覺像是很大的公司才會(huì)做的事，根本不能解決眼前的日常問題。

杰克·韋爾奇曾說，“管理就是溝通、溝通再溝通?！弊鳛轭I(lǐng)導(dǎo)者，最好的溝通方式就是一對(duì)一。面對(duì)面的互動(dòng)溝通，使員工能夠及時(shí)了解管理者的想法，第一時(shí)間將自己的想法傳達(dá)給領(lǐng)導(dǎo)，避免信息在流通過程中變質(zhì)。同時(shí)，這樣的溝通也會(huì)強(qiáng)有力地激發(fā)出員工的工作熱情和積極性，增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)的凝聚力，避免團(tuán)隊(duì)中產(chǎn)生隔閡，掉進(jìn)“窩里斗”的惡性競(jìng)爭(zhēng)中。

有效溝通是什么樣子？

在公司的發(fā)展過程中，有幾件事情尤其重要：第一，招募最好的人加入公司；第二，讓員工有歸屬感，工作富有成效；第三，做出高明的決策，讓員工以之為工作目標(biāo)。

但在這個(gè)過程中，管理者卻只有很少幾樣工具能幫助他們做好這幾件事，而一對(duì)一溝通就是最強(qiáng)大的一種。

舉個(gè)例子，有一家小公司，他們接下來幾周的會(huì)議日程如下。我們看一下一對(duì)一溝通是如何在公司運(yùn)作系統(tǒng)中，起決定性作用的。

如果你的公司很小，所有人都直接向CEO匯報(bào)，那么星期一的會(huì)議就應(yīng)該讓整個(gè)團(tuán)隊(duì)參加，一對(duì)一溝通也應(yīng)該是CEO與每一個(gè)團(tuán)隊(duì)成員進(jìn)行，不存在部門會(huì)議。

如果你有更多的管理層級(jí)（副總裁或是部門經(jīng)理），那么CEO就應(yīng)該與每一個(gè)部門經(jīng)理進(jìn)行一對(duì)一溝通，而各部門經(jīng)理則應(yīng)該與每一個(gè)為他/她工作的團(tuán)隊(duì)成員進(jìn)行一對(duì)一溝通。

假如你是某個(gè)有幾個(gè)層級(jí)的公司的工程副總，你每周的工作節(jié)奏會(huì)是這樣的：

你的每一個(gè)經(jīng)理要與他的直接下屬做一對(duì)一溝通，也許這一周要花上6～8個(gè)小時(shí)。與你其他要做的日常工作（例如面試、救火、項(xiàng)目會(huì)議）相比，這件事花的時(shí)間可能會(huì)最多。

但你可以從中得到很多關(guān)乎企業(yè)發(fā)展的重要信息。

什么是好的反饋

我們都知道教練和反饋非常重要，但大部分人都做不好這兩件事。好的反饋應(yīng)該及時(shí)、持續(xù)并且來源渠道多。

及時(shí)：在觀察到工作表現(xiàn)之后能夠立刻給予反饋，是最好的時(shí)機(jī)。如果有人在某個(gè)會(huì)議上表現(xiàn)很好，散會(huì)之后你應(yīng)該馬上告訴他。

持續(xù)：在一年的工作時(shí)間里，你要持續(xù)給予員工反饋，而不是等到績效考核時(shí)才這樣做。

多渠道：同級(jí)、下屬甚至客戶都可以是反饋的來源，不能只依賴你自己的觀察。

在保持固定節(jié)奏的一對(duì)一溝通后，能夠讓你持續(xù)給予員工反饋，并且保證你的反饋能夠吸收其他團(tuán)隊(duì)成員的意見。

這樣一來，你就可以根據(jù)團(tuán)隊(duì)會(huì)議中發(fā)現(xiàn)的問題，進(jìn)行一對(duì)一解決。

當(dāng)你發(fā)現(xiàn)有個(gè)項(xiàng)目進(jìn)度滯后時(shí)，趙明給了你如何解決這個(gè)問題的建議；而在你與錢多多和孫小毛的一對(duì)一溝通中，你又分別給予了他們反饋意見。讓我們想想看，這其中發(fā)生了什么？

1. 你很快發(fā)現(xiàn)了問題，因此項(xiàng)目得以重回軌道。

2. 趙明感到你在征詢他的意見，而且他的意見是有價(jià)值的。

3. 錢多多和孫小毛得到了有價(jià)值的反饋。

4. 你或許已經(jīng)消除了錢多多和孫小毛之間正在升級(jí)的緊張氣氛。

5. 你意識(shí)到自己也需要改進(jìn)，更好地鼓勵(lì)和要求手下各位經(jīng)理之間的互相合作。

如果沒有定期的一對(duì)一溝通，也許你要花上好幾周的時(shí)間才能獲得必要的信息來解決問題。與此同時(shí)，問題有可能已經(jīng)嚴(yán)重到無法修補(bǔ)了。

更快更有效地決策

想象一下，在周一的公司級(jí)管理例會(huì)上，CEO告訴執(zhí)行團(tuán)隊(duì)成員，他很擔(dān)憂正在放緩的收入增長，想在下周一之前制定出一個(gè)計(jì)劃，減緩成本上升的速度。于是，你打算回去和團(tuán)隊(duì)成員一起研究對(duì)策。那你一周的工作可能會(huì)是這樣：

你與團(tuán)隊(duì)分享了問題所在，通過一對(duì)一溝通與他們一起解決問題，在下周一之前你將準(zhǔn)備好一個(gè)新計(jì)劃。這樣一來，一方面，你不需要打亂節(jié)奏趕時(shí)間，因?yàn)槟銈兊臅?huì)議早就定好了；也不會(huì)因此給任何人制造麻煩——你不需要臨時(shí)召開任何緊急會(huì)議。另一方面，你給了團(tuán)隊(duì)足夠的時(shí)間去貢獻(xiàn)想法，不僅了解到團(tuán)隊(duì)成員對(duì)這件事的感受，也安撫他們可能出現(xiàn)的情緒。

最后，在下周一的管理例會(huì)上，你將提交一個(gè)新計(jì)劃。更重要的是，你可以在會(huì)上討論團(tuán)隊(duì)是否能接受這個(gè)訊息，也可以做些什么來提振士氣。

增強(qiáng)溝通的透明度

對(duì)于任何創(chuàng)業(yè)期的公司來說，大家都需要迅速、準(zhǔn)確并且透明的溝通。每個(gè)人都需要了解公司的情況，才知道自己該如何做出貢獻(xiàn)。沒有人會(huì)希望自己是通過流言蜚語才得知公司的重要新聞。

如果你的公司正好在醞釀轉(zhuǎn)型，你也可以利用一對(duì)一溝通來管理這個(gè)過程。

通過這樣的傳達(dá)，高層團(tuán)隊(duì)可以得到幫助公司渡過轉(zhuǎn)型期的機(jī)會(huì)，并感受到公司對(duì)他的信任，他對(duì)公司的前途也會(huì)更加有使命感。一方面，在宣布轉(zhuǎn)型時(shí)，CEO會(huì)了解到自己可能會(huì)面對(duì)的困惑；另一方面，經(jīng)理們提前得到了培訓(xùn)，知道在接下來一周里將如何與團(tuán)隊(duì)一起消化這個(gè)大新聞。

在幫助企業(yè)轉(zhuǎn)型期間，也會(huì)讓你的直接下屬得到有價(jià)值的訓(xùn)練。如果將來他們自己運(yùn)營的團(tuán)隊(duì)要面對(duì)類似的問題，就知道該如何處理了。

公司在定期進(jìn)行了一對(duì)一溝通之后，團(tuán)隊(duì)的成員將更加會(huì)有歸屬感。公司的問題也不會(huì)惡化，員工的情緒不會(huì)被壓抑。當(dāng)你得到員工對(duì)問題的反饋之后，可以及時(shí)找到改進(jìn)的方法，有助于公司迅速做出決策，搶占市場(chǎng)。

如何進(jìn)行一對(duì)一溝通

通過上面的案例，作為CEO，你或許已經(jīng)感受到一對(duì)一溝通對(duì)于企業(yè)發(fā)展的重要性。但要想把一對(duì)一交流做好，經(jīng)營者必須轉(zhuǎn)變自己的思路，把員工看成是會(huì)面的主導(dǎo)者。因?yàn)橐粚?duì)一交流涉及的內(nèi)容可以是緊急事件，可以是新奇的想法，也可以是隱藏于表面之下的積疾。如果在一對(duì)一溝通的時(shí)候，你自己占據(jù)了主導(dǎo)地位，那可能就沒辦法獲取到重要且真實(shí)的信息。

所以，一對(duì)一溝通的時(shí)間、內(nèi)容都最好由員工來決定。當(dāng)然，在確定好的時(shí)間，員工如果有事處理的話，也可以選擇取消會(huì)談。

雖然把主動(dòng)權(quán)交給了員工，但領(lǐng)導(dǎo)者還是要盡量在交流過程中幫助員工梳理談話的中心和重點(diǎn)?？偨Y(jié)起來，在進(jìn)行一對(duì)一溝通時(shí)可以采取這些方法：

1. 每周同一時(shí)間做。

設(shè)定每周一次的會(huì)議以保持節(jié)奏。即使沒有太多事需要談，你也可以先定一個(gè)小時(shí)。

2. 不要主動(dòng)取消會(huì)面。

在面談時(shí)，由員工自己主導(dǎo)，如果不是員工自己取消的話，你最好不要主動(dòng)取消。如果團(tuán)隊(duì)需要再等上一周才能與你討論他們馬上想談的問題，你取消的話，他們會(huì)感到挫敗和不被尊重。

3. 盡量遠(yuǎn)離辦公場(chǎng)所。

待在公司的會(huì)議室里很難好好談心，既然選擇了一對(duì)一溝通，不如休息一下，離開辦公室，去散步，去吃飯，或者去公園坐一坐。

4. 一定要記好筆記，做好準(zhǔn)備。

在所有的會(huì)議上，你都應(yīng)該記下會(huì)后需要完成的事情，然后利用筆記來準(zhǔn)備下一次會(huì)議。

5. 尋求員工的啟迪。

一對(duì)一溝通不應(yīng)該是你沒完沒了地給員工評(píng)價(jià)，而是帶著學(xué)習(xí)的意愿走進(jìn)他們內(nèi)心，并且留出一些時(shí)間談?wù)勀銈冸p方的憂慮。

6. 隨機(jī)應(yīng)變。

如果溝通中出現(xiàn)了某個(gè)值得關(guān)注且有趣的話題，或者團(tuán)隊(duì)成員需要你的撫慰，一定要拋開事先計(jì)劃的議題，深入下去。

7. 記得給予反饋。

找到幾件剛剛發(fā)生的事項(xiàng)，給出你的反饋。這些反饋也包括你從與其他人的一對(duì)一中收集的信息。詢問他們對(duì)此的看法，然后討論。

8. 探尋團(tuán)隊(duì)成員對(duì)彼此的反饋。

這會(huì)幫助你更好地指導(dǎo)和管理他們，消除意外，等到需要做績效評(píng)估時(shí)，你掌握的信息就會(huì)多很多。

9. 探尋對(duì)你本人的反饋。

使用開放式的問題，允許員工說出腦子里的任何想法，同時(shí)也準(zhǔn)備好一些更具體的問題，例如：“你覺得我在會(huì)上說得足夠清楚嗎？”“你覺得我在團(tuán)隊(duì)上花的時(shí)間足夠多嗎？”

10. 放松并且享受。

經(jīng)過一段時(shí)間的一對(duì)一溝通，你將與大多數(shù)人建立起非常好的關(guān)系。盡管你可能要討論一些棘手的問題，但還是盡量互相信任、打開心靈。這樣你才能夠享受解決問題、讓公司變得更好的過程。