論高校教務(wù)辦公室行政職能與科學(xué)管理

趙蕾 （西安科技大學(xué) 陜西西安 710054）

論高校教務(wù)辦公室行政職能與科學(xué)管理

趙蕾 （西安科技大學(xué) 陜西西安 710054）

隨著本科教學(xué)審核評(píng)估工作在高等院校中的深入開展，教務(wù)處作為學(xué)校日常教學(xué)運(yùn)行的組織者和管理者，其行政職能工作更應(yīng)得到科學(xué)的管理。本文結(jié)合西安某高校教務(wù)處辦公室工作，通過對高校教務(wù)處辦公室行政職能的現(xiàn)狀分析，探索新時(shí)期教務(wù)管理工作的新內(nèi)涵。

辦公室；教務(wù)管理；行政職能

【DOI】10．19312/j．cnki．61-1499/c．2016．09．035

隨著國家教育部新一輪本科教學(xué)審核評(píng)估工作的開展，學(xué)校更以此為契機(jī)，努力促進(jìn)學(xué)校各項(xiàng)教學(xué)工作又好又快的發(fā)展。為了進(jìn)一步鞏固和延伸我校評(píng)建成果，促進(jìn)教學(xué)質(zhì)量保障長效機(jī)制的不斷完善，教務(wù)處的辦公人員，以“借鑒世界上先進(jìn)的辦學(xué)經(jīng)驗(yàn)和管理經(jīng)驗(yàn)”為基礎(chǔ),以“體制科學(xué)、文化民主、理念高遠(yuǎn)”為核心進(jìn)行高校教務(wù)辦公室管理的創(chuàng)新[1]。

一、教務(wù)處行政職能及組織構(gòu)成

教務(wù)處各辦公室作為高等學(xué)校的綜合管理機(jī)構(gòu),是承上啟下、聯(lián)系內(nèi)外、溝通左右的樞紐。隨著國家科教興國戰(zhàn)略的確立和教育教學(xué)體制改革的不斷深入,辦公室工作面臨著許多新情況、新問題。

教務(wù)處的主要職能是根據(jù)大學(xué)教學(xué)過程的規(guī)律和特點(diǎn)，對教與學(xué)進(jìn)行有效的組織、管理、協(xié)調(diào)和監(jiān)督，以確保教學(xué)過程順利進(jìn)行和教學(xué)質(zhì)量不斷提高。目前西安某高校教務(wù)處共有一名處長和三名副處長，下設(shè)教務(wù)科、教學(xué)研究科、質(zhì)量控制與評(píng)估科、實(shí)踐教學(xué)科、教材科、電化教學(xué)科和綜合科7個(gè)科室。教務(wù)處各辦公室人員在具體的工作環(huán)節(jié)中實(shí)施著辦公室的崗位職責(zé),在細(xì)節(jié)中落實(shí)著“工作內(nèi)容繁多，服務(wù)意識(shí)要濃；政策水平要高，法紀(jì)觀念要強(qiáng)；辦事效率要高，敬業(yè)精神要強(qiáng)”的辦公室工作特點(diǎn)（如圖1所示）。

圖1 教務(wù)處辦公室工作流程圖

二、建立科學(xué)規(guī)范的教務(wù)處辦公室管理制度

為了使教務(wù)處辦公室能正確行使各項(xiàng)教學(xué)運(yùn)行管理的行政職能，必須制定出相關(guān)教學(xué)管理制度加以規(guī)范和實(shí)施。同時(shí)，也要嚴(yán)格按照科室的工作職責(zé)范圍，認(rèn)真負(fù)責(zé)的完成各項(xiàng)工作任務(wù)。其中重點(diǎn)是對教務(wù)處的“教務(wù)、教學(xué)文件的收發(fā)與處理”、“教學(xué)檔案歸檔”、“教務(wù)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)”及“辦公室事務(wù)”進(jìn)行規(guī)范，制定工作流程，規(guī)范辦公事務(wù)的處理。如建立《教務(wù)處收文處理制度》、《教務(wù)處卡片使用登記制度》、《各科室辦公用品/耗材登記制度》、《教務(wù)處發(fā)文制度》、《教務(wù)處教學(xué)檔案管理制度》、《教務(wù)處事務(wù)會(huì)議通知制度》、《綜合科工作流程圖》等，力爭使以上涉及的教務(wù)處辦公室各項(xiàng)事務(wù)的處理逐步走上正規(guī)和規(guī)范。

三、教務(wù)處綜合辦公室的工作現(xiàn)狀

從上世紀(jì)八十年代初的在校生約兩千多人，發(fā)展為今天在校生將近二萬人的管理規(guī)模。西安某大學(xué)教務(wù)處在學(xué)校履行著對17個(gè)二級(jí)教學(xué)單位的教學(xué)運(yùn)行統(tǒng)籌管理工作，而教務(wù)處辦公室工作人員多年來維持在兩人左右，承擔(dān)著大量的事務(wù)性與隨機(jī)性性工作的落實(shí)與實(shí)施。教務(wù)處辦公室的工作，一方面參與學(xué)校相關(guān)教學(xué)管理決策，檢查督辦；另一方面對相關(guān)教學(xué)信息上傳下達(dá),迎來送往；另外還有，處理教學(xué)文檔，接聽電話，會(huì)務(wù)安排等等繁多瑣碎工作，最終“服務(wù)”則成了高校教務(wù)辦公室工作的出發(fā)點(diǎn)，也是教務(wù)辦公室工作的歸宿[3]。換言之，工作范圍具體是“為部門服務(wù)、為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為教學(xué)服務(wù)和為師生服務(wù)”，是教務(wù)辦公室義不容辭的宗旨和職能[2]。

四、教務(wù)處辦公室在本科教學(xué)審核評(píng)估工作中的重要作用

西安某大學(xué)教務(wù)處全體同志，在迎接審核評(píng)估工作的準(zhǔn)備過程中,本著以“以評(píng)促建，以評(píng)促改，以評(píng)促管”的宗旨,在主管校領(lǐng)導(dǎo)、處領(lǐng)導(dǎo)的直接領(lǐng)導(dǎo)下創(chuàng)建和完善了教務(wù)處的相關(guān)制度。如完善了教務(wù)處處長、副處長的崗位職責(zé)、各科室的工作職責(zé)；完善了教務(wù)處年度工作計(jì)劃、工作目標(biāo)等；與此同時(shí),辦公室完成了《西安科技大學(xué)教學(xué)管理文件匯編》的主要組稿和排版工作；參與了教學(xué)科《2016版人才培養(yǎng)方案》的格式校對工作；協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)完成《畢業(yè)設(shè)計(jì)（論文）評(píng)價(jià)指標(biāo)體系》的建立；做好教務(wù)櫥窗等教務(wù)宣傳工作；完成評(píng)估期間專家走訪教務(wù)處的會(huì)場布置，并做好評(píng)估期間的值班，認(rèn)真做好調(diào)閱材料時(shí)的記錄等等。教務(wù)處辦公室人員圓滿完成了在評(píng)估期間的各項(xiàng)工作任務(wù)，為學(xué)校評(píng)估工作做出了自己的一份貢獻(xiàn)。

五、探索績效考核方法，增強(qiáng)辦公室人員的工作積極性

高校教務(wù)處辦公室人員的績效考核，應(yīng)根據(jù)學(xué)校的教育目標(biāo)和教務(wù)處辦公室人員所應(yīng)承擔(dān)的工作職責(zé),對辦公室人員個(gè)體的工作質(zhì)量進(jìn)行價(jià)值判斷[4]。此類探索，可以為辦公室人員改進(jìn)工作,為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)和改進(jìn)人員隊(duì)伍的管理與建設(shè)提供決策的依據(jù)。其目的在于通過評(píng)價(jià), 客觀科學(xué)地對工作人員做出價(jià)值判斷, 為其改進(jìn)工作, 發(fā)展自身, 提供有效信息和指導(dǎo)[5]。提高教務(wù)處辦公室工作人員的積極性，從而提高教學(xué)辦公工作效率，正確行使其行政職能，從而，使學(xué)校的教學(xué)管理及運(yùn)行能夠得以順利進(jìn)行。

[1]冉紅梅．高校教務(wù)辦公室管理實(shí)踐新論[J]．高教論壇，2007 （6）．

[2]王超．關(guān)于高校學(xué)院辦公室人員評(píng)價(jià)初探[J]．教育科學(xué)論壇，2007，5（3）．

[3]熊匡漢．本科教學(xué)工作水平評(píng)估相關(guān)問題探析[J]．高教發(fā)展與評(píng)估, 2005,(7)．

[4]梁克東,論高校辦公室工作的六項(xiàng)基本原則[J],高教論壇,2006,(2)．

[5]孫榮,辦公室管理[M],上海:復(fù)旦大學(xué)出版社,1999（3）．

趙蕾（1981--）女，河北唐山人，工程師，碩士，主要從事高校教學(xué)管理工作。