探討有效改善目前檔案信息化管理現(xiàn)狀的策略

摘 要： 目前，信息化、數(shù)字化社會的發(fā)展越來越快，檔案管理也不再像原來一樣，而是漸漸朝著信息化的方向發(fā)展著。企業(yè)在發(fā)展的過程中存在著大量的電子文檔、數(shù)碼以及聲像等等文檔，因此檔案信息化也越來越重要了。目前的檔案信息化管理實(shí)際上滿足不了企業(yè)的需求，總的來說也還面臨著許多的問題，本文詳細(xì)分析了檔案信息化面臨的各方面問題并將有效措施以及解決方案提了出來。

關(guān)鍵詞：檔案信息化 管理 問題 策略

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1003-9082（2016）05-0042-01

一、檔案信息化的涵義

現(xiàn)代化的檔案信息管理指的是每個行業(yè)在提高檔案技術(shù)水平的主要是通過運(yùn)用現(xiàn)代化的信息技術(shù)，解決那些在檔案管理過程中出現(xiàn)的問題和情況，根據(jù)出現(xiàn)的問題和情況再進(jìn)行考慮信息管理化當(dāng)中需要注意哪些方面，從而考慮相關(guān)的新理論和新原則之后運(yùn)用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)構(gòu)建一個關(guān)于檔案管理的基本框架，最后把檔案管理的社會化服務(wù)最終實(shí)現(xiàn)出來。

二、現(xiàn)階段檔案信息化管理的不足之處

1.落后的檔案信息化管理理念。手工工作整理是傳統(tǒng)檔案管理的主要特點(diǎn)，這是經(jīng)過很長的一段時間從而形成的。由于目前現(xiàn)代化信息技術(shù)的快速發(fā)展促使著傳統(tǒng)檔案管理朝著信息化方向發(fā)展，但是就目前來看，高投入低產(chǎn)出是檔案信息化管理應(yīng)用水平的形勢。

2.不夠重視檔案信息化管理。沒有深刻認(rèn)識檔案信息化建設(shè)管理導(dǎo)致信息化建設(shè)的需求得不到滿足，這是存在于絕大數(shù)企業(yè)當(dāng)中的一個問題。由于檔案信息化管理在大部分企業(yè)中出現(xiàn)并且發(fā)展態(tài)勢良好，使得大部分檔案管理部門在沒有深刻認(rèn)識檔案信息化管理的情況下硬著頭皮跟著形式去管理建設(shè)檔案工作。這樣做所導(dǎo)致的后果就是嚴(yán)重缺乏檔案信息化管理的基礎(chǔ)設(shè)施、檔案信息管理資金以及專業(yè)檔案信息管理人才。

3.信息化管理的推進(jìn)威脅到檔案保密與檔案安全?，F(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展越來越快，檔案保密以及檔案安全已經(jīng)悄悄的被信息化管理人為因素和技術(shù)因素的存在威脅到。檔案管理部門自身沒有強(qiáng)烈的保密意識和安全意識是形成認(rèn)為因素的主要原因，不僅如此，管理部門有關(guān)人員沒有對檔案的重要性形成深刻認(rèn)識，座椅有時候會在本部門檔案網(wǎng)頁上發(fā)表一些信息，這也是造成檔案管理信息泄露的一個主要原因。在目前互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)非常發(fā)達(dá)的形勢下，會有一些病毒或者黑客對檔案信息進(jìn)行攻擊，檔案信息的安全性沒有得到切實(shí)保障，這些都是技術(shù)因素的形成原因。

4.繁重的檔案信息化管理任務(wù)。檔案內(nèi)容繁雜、數(shù)量多、案卷時間跨度長任務(wù)繁重等等都是目前各個行業(yè)當(dāng)中檔案管理部門中存在的一個普遍問題。由于受到傳統(tǒng)檔案管理的影響，所以檔案信息化管理沒有得到很好的效果。各個檔案部門的管理目的都是保證檔案完好，但是由于每個時間段的信息檔案都不一樣，工作人員在整理的時候也比較麻煩，沒有按照不同的要求在進(jìn)行整理工作，以至于檔案信息化管理質(zhì)量不高。要想徹底解決以上問題，就要通過現(xiàn)代化的信息技術(shù)手段來對信息檔案進(jìn)行管理，對于目前現(xiàn)存的相關(guān)文書和資料要通過數(shù)字化技術(shù)來進(jìn)行整理。

三、對于檔案信息化管理提出的對策

1.通過現(xiàn)代化技術(shù)手段來實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理是各個行業(yè)的最終目的。各個行業(yè)要將實(shí)現(xiàn)檔案管理信息的的社會化服務(wù)樹立在現(xiàn)代化的檔案信息化管理工作中。要用信息化的管理手段來整理或者儲存繁雜的檔案數(shù)據(jù)資料，以便于今后檔案管理工作。運(yùn)用信息化管理手段還有很多好處，它可以幫助企業(yè)建立一個良好的數(shù)據(jù)循環(huán)系統(tǒng)，從而提供了一個相對快捷的途徑給工作當(dāng)中的查詢和統(tǒng)計分析，這對單位或者企業(yè)的運(yùn)用提供了有效的資料基礎(chǔ)。

2.轉(zhuǎn)變轉(zhuǎn)念。信息化社會發(fā)展的速度非常之快，隨著帶來的就是檔案信息化管理的發(fā)展。目前，人們獲取知識和信息的主要渠道就是通過網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的網(wǎng)上信息資源，因此檔案信息服務(wù)要完全開放才能體現(xiàn)出自身的優(yōu)勢。因此要轉(zhuǎn)變思想觀念樹立現(xiàn)代化的檔案信息管理思想，全面展開檔案信息化管理。

3.提高檔案信息化管理技術(shù)水平?，F(xiàn)代化的計算機(jī)技術(shù)的信息技術(shù)是全面展開檔案信息化管理工作的重要支撐點(diǎn)。因此，為了能夠在檔案信息管理工作中能夠徹底解決掉一系列的技術(shù)威脅等相關(guān)問題，就必須依靠于強(qiáng)大的技術(shù)性建設(shè)基礎(chǔ)。除此之外，在相對開放的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案信息管理會有一個相對寬松的環(huán)境來發(fā)展，這樣才能將檔案數(shù)據(jù)信息和信息社會化服務(wù)充分實(shí)現(xiàn)起來，在建設(shè)檔案信息化管理的過程中必須要重視智能檢索建設(shè)，因?yàn)槿绻幸欢ǖ募夹g(shù)水平支持智能檢索，就能夠在一定程度上解決存在于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境當(dāng)中檔案數(shù)據(jù)信息的潛在威脅，不過智能檢索還需要逐漸的完善以便于更好的保證檔案的保密性和安全性。

4.盡快建立檔案信息資源數(shù)據(jù)庫。在進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)工作信息化的過程中，要重視資源合理配置的建立，只有建立好相關(guān)的資源配置工作，在進(jìn)行檔案信息管理工作的時候就可以利用其特色更好的開展工作。除此之外，在檔案信息化管理的過程中不可以忽視館藏檔案信息的相關(guān)工作，要在開展檔案信息管理工作的同時深入開發(fā)館藏檔案信息的特色和優(yōu)越性，之后要將文件級著錄標(biāo)引擴(kuò)大范圍的開展，最后將結(jié)果錄入到微機(jī)當(dāng)中。

5.增強(qiáng)檔案信息化管理的責(zé)任感。為了能夠更好更高效的將檔案信息化管理的最終目標(biāo)徹底實(shí)現(xiàn)，要長期并且堅持不懈的推動檔案信息化管理建設(shè)。相關(guān)工作人員要適時地更新檔案信息化管理觀念，在工作中不能一層不變的去處理任務(wù)。管理人員要全面落實(shí)相關(guān)檔案信息管理工作任務(wù)，切實(shí)開展好檔案信息化管理的相關(guān)工作。

四、結(jié)語

檔案信息管理人員要通過充分運(yùn)用現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)服務(wù)來適時地更新或者樹立檔案管理信息化的新理論與新原則從而將檔案管理以及檔案服務(wù)的基本框架構(gòu)建起來，最終將檔案管理的社會化服務(wù)徹底實(shí)現(xiàn)好，這就是現(xiàn)代化檔案信息管理的主要內(nèi)容含義。對于在檔案信息化管理過程中存在的文書以及資料，要針對性的采取不同措施去推動檔案信息化進(jìn)程，全面的展開檔案信息化管理工作。

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作者簡介：楊梅，女，（1984.1-），漢族，籍貫：天津，學(xué)歷：本科長期從事檔案管理方面的研究。