論合同管理中的常見問題及改進(jìn)措施

郭惠

摘 要：本文針對(duì)新疆油田公司克拉瑪依電廠合同管理中存在的問題進(jìn)行分析，并提出應(yīng)對(duì)措施，希望在合同管理方面管理提升有所幫助。公司合同信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用，使合同管理由過去的紙質(zhì)管理模式變成現(xiàn)在的網(wǎng)上管理模式，尤其是公司合同管理辦法修訂后，對(duì)管理中的責(zé)任劃分明確，考核嚴(yán)格。

關(guān)鍵詞：合同管理;問題;措施

公司合同信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用，使合同管理由過去的紙質(zhì)管理模式變成現(xiàn)在的網(wǎng)上管理模式，尤其是公司合同管理辦法修訂后，對(duì)管理中的責(zé)任劃分明確，考核嚴(yán)格。本文針對(duì)克拉瑪依電廠合同管理中存在的問題進(jìn)行分析，并提出改進(jìn)措施。

1 克拉瑪依電廠合同管理運(yùn)行現(xiàn)狀

克拉瑪依電廠根據(jù)公司新修訂的合同管理辦法修訂了《克拉瑪依電廠合同管理細(xì)則》，為規(guī)范合同管理制定了依據(jù)。計(jì)劃科作為歸口部門負(fù)責(zé)合同管理工作，質(zhì)量安全環(huán)?？瞥修k安全類合同，運(yùn)行維護(hù)中心承辦供熱類合同，其他合同由計(jì)劃科承辦。

2 存在的問題

2.1 合同信息管理系統(tǒng)未能在全廠有效推廣 合同信息管理系統(tǒng)在電廠應(yīng)用以來，能正確使用該系統(tǒng)的部門寥寥無幾。雖然每個(gè)科室都規(guī)定了合同負(fù)責(zé)人及承辦人，并配置了合同管理賬號(hào)，但由于長期不使用，相當(dāng)一部分人的合同管理賬號(hào)已經(jīng)被鎖死。當(dāng)需要登錄處理合同管理事務(wù)時(shí)，造成合同流程無法繼續(xù)等結(jié)果，使工作不能正常進(jìn)行。

2.2 合同管理系統(tǒng)的培訓(xùn)工作不到位 合同管理的培訓(xùn)主要包括合同信息管理系統(tǒng)的使用、相關(guān)法律知識(shí)的學(xué)習(xí)、《克拉瑪依電廠合同管理實(shí)施細(xì)則》的學(xué)習(xí)、合同流程的學(xué)習(xí)。實(shí)際工作中，這幾個(gè)方面都很欠缺，各單位合同承辦人普遍缺乏合同管理的相關(guān)知識(shí)。這也是合同信息管理系統(tǒng)未能在全廠有效推廣的原因之一。

2.3 《克拉瑪依電廠合同管理實(shí)施細(xì)則》在執(zhí)行過程中形式化 在《克拉瑪依電廠合同管理實(shí)施細(xì)則》既規(guī)定了合同歸口部門計(jì)劃科的管理職責(zé)，也規(guī)定了各部門的合同管理職責(zé)。計(jì)劃科作為歸口部門負(fù)責(zé)合同的訂立、履行、結(jié)算等全過程管理，這里強(qiáng)調(diào)的是過程管理，并非承辦。在執(zhí)行過程中，只有少數(shù)部門會(huì)負(fù)責(zé)本部門的合同訂立、履行、結(jié)算等工作，其他部門的合同一律由計(jì)劃科代辦。這就導(dǎo)致了《克拉瑪依電廠合同管理實(shí)施細(xì)則》在執(zhí)行過程中形式化，合同管理沒有真正滲透到生產(chǎn)經(jīng)營管理中。

2.4 合同印章的使用沒有概念 承辦部門對(duì)合同印章的使用缺乏清晰的概念，無論哪個(gè)部門與外部單位簽訂合同，均代表電廠而非本部門簽訂合同，在簽訂時(shí)應(yīng)使用“新疆石油管理局克拉瑪依電廠合同專用章”，而不是行政公章。隨意使用行政公章不僅不符合規(guī)定，而且使合同管理脫離歸口部門計(jì)劃科的監(jiān)督管理，對(duì)電廠的合同簽訂也是一種風(fēng)險(xiǎn)行為。

2.5 合同信息管理系統(tǒng)不能穩(wěn)定運(yùn)行 公司統(tǒng)一使用的合同信息管理系統(tǒng)對(duì)電腦的系統(tǒng)要求較高，且有時(shí)會(huì)與OA系統(tǒng)沖突，在日常使用過程中，若維護(hù)不當(dāng)，就會(huì)導(dǎo)致合同信息管理系統(tǒng)不能正常使用。這種現(xiàn)象在合同辦理過程中時(shí)有發(fā)生，給日常管理工作帶來諸多不便。

2.6 合同選商與承包商推薦入網(wǎng)工作排期滯后 承辦部門在計(jì)劃簽訂合同時(shí)，未將合同選商和承包商或服務(wù)商的推薦入網(wǎng)審批時(shí)間計(jì)算在內(nèi)，導(dǎo)致合同簽訂時(shí)間超過預(yù)期，影響工期。

3 改進(jìn)措施

公司新修訂的合同管理辦法中對(duì)原來未明確規(guī)定的內(nèi)容進(jìn)行了補(bǔ)充，并細(xì)化了合同訂立、合同履行方便的內(nèi)容，同時(shí)加強(qiáng)了考核力度。因此，克拉瑪依電廠的合同管理必須規(guī)范化，切實(shí)按照公司的合同管理辦法執(zhí)行，以確保合同管理的合法合規(guī)，符合內(nèi)控流程的規(guī)定。

3.1 修訂《克拉瑪依電廠合同管理實(shí)施細(xì)則》 根據(jù)公司新修訂的合同管理辦法修訂《克拉瑪依電廠合同管理實(shí)施細(xì)則》。明確合同承辦部門是合同訂立的責(zé)任主體，完善合同的訂立、履行、終止和歸檔等內(nèi)容。

3.2 加強(qiáng)對(duì)各部門合同管理的培訓(xùn)工作 合同管理的培訓(xùn)工作主要體現(xiàn)在兩方面：第一，明確各部門合同承辦人，制定培訓(xùn)計(jì)劃，加強(qiáng)對(duì)各部門在法律法規(guī)、相關(guān)管理制度、合同信息管理系統(tǒng)的使用、合同流程等方面的培訓(xùn);第二，對(duì)各部門合同承辦人進(jìn)行與合同相關(guān)的法律知識(shí)培訓(xùn)，這既可以提高合同承辦人員的法律知識(shí)水平，對(duì)個(gè)人自身素質(zhì)的提高也有積極的意義。

3.3 加速合同信息管理系統(tǒng)在全廠的推廣應(yīng)用 首先，各部門負(fù)責(zé)人及合同承辦人的電腦必須安裝油田公司合同信息管理系統(tǒng)，并能正常使用;其次，為各部門負(fù)責(zé)人及合同承辦人統(tǒng)一分配CNPC合同系統(tǒng)管理賬號(hào)，開通管理權(quán)限;最后，各部門負(fù)責(zé)人及合同承辦人應(yīng)按照規(guī)定定期用分配的CNPC合同系統(tǒng)管理賬號(hào)登陸合同信息管理系統(tǒng)，確保賬號(hào)的正常使用，此項(xiàng)應(yīng)作為考核內(nèi)容納入《克拉瑪依電廠合同管理實(shí)施細(xì)則》的修訂范圍。

3.4 切實(shí)加強(qiáng)合同印章的使用管理 由于各科室合同長期由計(jì)劃科代辦，部分科室對(duì)合同印章的使用概念不清，在對(duì)外合同上加蓋行政公章，這既違反內(nèi)控流程，也使合同管理脫離計(jì)劃科的監(jiān)督管理，因此必須加強(qiáng)合同印章的使用管理。首先，各科室簽訂的所有對(duì)外合同必須報(bào)備歸口部門計(jì)劃科;其次，加強(qiáng)行政公章管理部門對(duì)合同管理知識(shí)的培訓(xùn)，提高印章使用的辨別能力;最后，加強(qiáng)對(duì)各科室合同基礎(chǔ)知識(shí)的培訓(xùn)，清晰科室印章的使用范圍。

3.5 提前做好合同簽訂的準(zhǔn)備工作 合同簽訂前要經(jīng)歷合同策劃、合同選商、合同談判、合同文本起草、雙方共同確認(rèn)等流程，因此在計(jì)劃一項(xiàng)合同簽訂工作前，要為這些前期工作預(yù)留必要的時(shí)間，使計(jì)劃工作按期執(zhí)行，同時(shí)避免事后合同的發(fā)生。

3.6 細(xì)化合同管理考核細(xì)則 合同系統(tǒng)不能有效推廣，還在于長期以來形成的習(xí)慣：合同由計(jì)劃科上傳管理。而公司新修訂的合同管理辦法增加了“合同承辦部門是合同訂立的責(zé)任主體”的內(nèi)容，即誰訂立，誰履行，誰負(fù)責(zé)，這也是減少合同履行風(fēng)險(xiǎn)的有效途徑。因此，在修訂《克拉瑪依電廠合同管理實(shí)施細(xì)則》時(shí)，應(yīng)細(xì)化對(duì)合同管理考核細(xì)則，加強(qiáng)對(duì)合同管理工作的重視。

3.7 加強(qiáng)對(duì)合同信息系統(tǒng)的使用維護(hù) 合同信息管理系統(tǒng)的正常運(yùn)行不僅需要靠技術(shù)人員的管理維護(hù)，還需要使用人員的配合。首先技術(shù)人員應(yīng)加強(qiáng)自身維護(hù)水平，在系統(tǒng)故障時(shí)能正確處理，及時(shí)恢復(fù)系統(tǒng)的正常使用功能;其次，技術(shù)人員應(yīng)對(duì)使用人員進(jìn)行簡單的技術(shù)培訓(xùn)，說明合同系統(tǒng)在使用過程中的注意事項(xiàng)，避免影響系統(tǒng)正常運(yùn)行的操作。對(duì)此，使用人員應(yīng)積極配合，只有雙方的共同努力才能保證合同信息系統(tǒng)的正常運(yùn)行。