淺談信息系統(tǒng)的發(fā)展和其對(duì)未來(lái)組織和社會(huì)的影響

龔厚寬

【摘要】信息、物資和能源是人類社會(huì)發(fā)展的三大資源。而任何管理工作的成敗，取決于能否做出有效的決策，決策的正確與否則在很大程度上取決于信息的質(zhì)量。信息系統(tǒng)是一個(gè)人造系統(tǒng)，它由人、硬件、軟件和數(shù)據(jù)資源組成，目的是及時(shí)、正確地收集、加工、存儲(chǔ)、傳遞和提供信息，實(shí)現(xiàn)組織中各項(xiàng)活動(dòng)的管理、調(diào)節(jié)和控制。管理信息系統(tǒng)不僅是一個(gè)技術(shù)系統(tǒng)，而且同時(shí)是一個(gè)社會(huì)系統(tǒng)。

【關(guān)鍵詞】信息；數(shù)據(jù)交換；管理系統(tǒng)；未來(lái)發(fā)展

[文章編號(hào)]1619-2737（2016）01-25-558

隨著環(huán)境的變遷與科學(xué)技術(shù)的發(fā)展、信息系統(tǒng)的內(nèi)容、工具與作用都發(fā)生了很大的變化。今天的信息系統(tǒng)不僅廣泛的應(yīng)用了信息技術(shù)，還深入地融入了現(xiàn)代管理思想、數(shù)學(xué)方法和系統(tǒng)方法。它包括常規(guī)的數(shù)據(jù)處理、綜合信息分析及決策支持等多層次的內(nèi)容，不僅對(duì)管理還對(duì)組織的各方面產(chǎn)生影響，并且承擔(dān)著組織結(jié)構(gòu)與組織運(yùn)作方式的設(shè)計(jì)，甚至還被認(rèn)為隱含著管理制度與管理模式。

首先先談信息系統(tǒng)的發(fā)展，近幾十年來(lái)，信息系統(tǒng)與相關(guān)的科學(xué)技術(shù)相結(jié)合發(fā)展出許多用于企業(yè)某一管理領(lǐng)域的新型系統(tǒng)或信息處理技術(shù)，例如電子數(shù)據(jù)交換、經(jīng)理信息系統(tǒng)、戰(zhàn)略信息系統(tǒng)、Intranet和電子商務(wù)等，以下我們逐一探討。

1. 電子數(shù)據(jù)交換

（1）電子數(shù)據(jù)交換（Electronic Data Interchange，簡(jiǎn)稱EDI，是企業(yè)之間業(yè)務(wù)往來(lái)的商業(yè)交易資料用標(biāo)準(zhǔn)的格式以電子方式在計(jì)算機(jī)之間自動(dòng)進(jìn)行的傳送。EDI是隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)的發(fā)展，企業(yè)信息系統(tǒng)日趨成熟而產(chǎn)生的用于商務(wù)管理的新技術(shù)。

（2）企業(yè)之間的交易需相互傳遞繁多的文件，例如定單、發(fā)票、運(yùn)單、采購(gòu)單、銀行賬單等，國(guó)際間的還有報(bào)關(guān)單、商檢證明、保單等更多的單證。在企業(yè)交易量與信息量日益擴(kuò)張的情形下，交易文件靠傳統(tǒng)的郵寄傳遞及人工處理已不能相適應(yīng)。使用EDI，交易文件只需在起源企業(yè)一次性地輸入計(jì)算機(jī)，并轉(zhuǎn)換成標(biāo)準(zhǔn)格式，然后通過(guò)計(jì)算機(jī)通信網(wǎng)絡(luò)傳送至異地的貿(mào)易伙伴的計(jì)算機(jī)，再轉(zhuǎn)換成接受企業(yè)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)所采用的格式，不需要重復(fù)輸入就可以在計(jì)算機(jī)上作交易文件的處理。EDI的工作原理見(jiàn)圖1。

（3）EDI不僅可以免去重復(fù)勞動(dòng)，減少工作量，還可大大提高交易文件傳輸速度，減少差錯(cuò)，實(shí)現(xiàn)無(wú)紙交易，顯著地降低交易成本。使用EDI對(duì)增強(qiáng)企業(yè)與供應(yīng)商之間的關(guān)系，提高企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)能力，改觀企業(yè)的形象都具有重要作用。

（4）EDI是一種跨地區(qū)跨組織的系統(tǒng)，必須有多家企業(yè)或組織共同參與組建，并制定出可行的各方認(rèn)可的交易文件的標(biāo)準(zhǔn)格式。其在我國(guó)的應(yīng)用是從90年代初起步的，隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的穩(wěn)步快速發(fā)展，國(guó)際貿(mào)易的增長(zhǎng)，EDI的應(yīng)用正在迅速地推開(kāi)，并必將成為我國(guó)企業(yè)交易的重要手段。

2. 經(jīng)理信息系統(tǒng)

（1）經(jīng)理信息系統(tǒng)（Executive Information Systems，簡(jiǎn)稱EIS）是20世紀(jì)80年代中期出現(xiàn)的面向組織高層領(lǐng)導(dǎo)，能支持領(lǐng)導(dǎo)管理工作，為他們提供高效率和改善有效性的信息管理系統(tǒng)。我們有時(shí)也將EIS稱為總裁信息系統(tǒng)或高層管理信息系統(tǒng)等。

（2）根據(jù)組織高層領(lǐng)導(dǎo)的工作特性，EIS的概念結(jié)構(gòu)大至如圖2：

（3）EIS與其它信息系統(tǒng)相比有重疊，也有區(qū)別，這些區(qū)別形成了EIS的特點(diǎn)。根據(jù)系統(tǒng)形式、內(nèi)涵與功能，我們可總結(jié)出EIS的一些特點(diǎn)：用戶可以在很短的時(shí)間內(nèi)學(xué)習(xí)掌握使用方法，EIS還有豐富的辦公支持功能，例如：電子郵件、無(wú)線通信、日程安排和公文處理等等。EIS的特點(diǎn)決定了開(kāi)發(fā)過(guò)程的特殊性，EIS的分析與設(shè)計(jì)建立在對(duì)經(jīng)理和總裁等領(lǐng)導(dǎo)職能、工作狀況及個(gè)性分析的基礎(chǔ)之上。信息需求分析的重點(diǎn)在于關(guān)鍵數(shù)據(jù)的確定，郵精到細(xì)的數(shù)據(jù)層次關(guān)聯(lián)分析。由于EIS開(kāi)發(fā)難度大，費(fèi)用高，目前基本上還停留在研究和討論階段。

3. 戰(zhàn)略信息系統(tǒng)

（1）戰(zhàn)略信息系統(tǒng)（Strategic Information Systims，簡(jiǎn)稱SIS）是一種支持企業(yè)贏得或保持競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，制定企業(yè)中長(zhǎng)期戰(zhàn)略規(guī)劃的信息系統(tǒng)。當(dāng)今市場(chǎng)變化頻繁，競(jìng)爭(zhēng)日益激烈，企業(yè)在發(fā)展方向上的決策稍有失誤就會(huì)蒙受巨大損失甚至被淘汰。企業(yè)不能僅考慮眼前利益，而更應(yīng)著眼于長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展。在此背景下產(chǎn)生的SIS能為企業(yè)的經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略的分析與決策提供有力的支持。

（2）SIS利用反映環(huán)境和競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手等狀況的企業(yè)外部信息及企業(yè)內(nèi)部關(guān)鍵因素信息，借助市場(chǎng)分析預(yù)測(cè)與戰(zhàn)略決策等模型，以人機(jī)對(duì)話方式在計(jì)算機(jī)上作出供供高層管理者決斷的企業(yè)中長(zhǎng)期戰(zhàn)略發(fā)展方案。SIS的邏輯結(jié)構(gòu)如下：

圖3戰(zhàn)略信息系統(tǒng)邏輯結(jié)構(gòu)圖

（3）SIS是一個(gè)較新的概念，涉及許多非結(jié)構(gòu)化的問(wèn)題，有關(guān)SIS的結(jié)構(gòu)、人機(jī)交互方法等尚不成熟，SIS的實(shí)現(xiàn)還必須以傳統(tǒng)的管理信息系統(tǒng)為基礎(chǔ)。目前我們必須強(qiáng)調(diào)的是企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)牢固樹(shù)立長(zhǎng)遠(yuǎn)的經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略思想，重視戰(zhàn)略思想的收集與組織，在建設(shè)管理信息系統(tǒng)時(shí)就要考慮為將來(lái)實(shí)施SIS打好基礎(chǔ)、做好準(zhǔn)備。

4. 信息高速公路和Internet

4.1信息高速公路的概念是美國(guó)政府為促使經(jīng)濟(jì)新增長(zhǎng)于1993年在一份政策報(bào)告中提出的。國(guó)家信息基礎(chǔ)設(shè)施（National Information Infrastructure，簡(jiǎn)稱NII）是一個(gè)國(guó)家的信息網(wǎng)絡(luò)，通過(guò)他能使任何人在任何地點(diǎn)任何時(shí)間，將各種多媒體信息傳送給任何地點(diǎn)的任何人。我們已經(jīng)知道交通運(yùn)輸網(wǎng)對(duì)工業(yè)化社會(huì)所起的作用，類似地，我們可以肯定信息高速公路對(duì)信息化社會(huì)將起的巨大作用，可以預(yù)計(jì)NII的建設(shè)必然會(huì)給國(guó)家的經(jīng)濟(jì)、生活等許多社會(huì)領(lǐng)域帶來(lái)革命性的變化。

4.2從信息系統(tǒng)的角度來(lái)看，廣義的信息高速公路概念應(yīng)包括“路”和“貨”兩個(gè)方面，除了“路”這一基礎(chǔ)設(shè)施外，還有一個(gè)被輸送的“貨”的來(lái)源與組織的問(wèn)題，組織什么信息資源及如何組織等問(wèn)題是信息系統(tǒng)專業(yè)人員繼續(xù)解決的問(wèn)題。

4.3 Internet是一個(gè)全球的、開(kāi)放的信息互連網(wǎng)絡(luò)，它在全球范圍內(nèi)將成千上萬(wàn)個(gè)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)互連在一起，因此又被稱作網(wǎng)絡(luò)的網(wǎng)絡(luò)和網(wǎng)絡(luò)的集合。

世界各地的計(jì)算機(jī)通?？捎靡韵氯N直接或間接的方式接到Internet，成為Internet的一個(gè)用戶：

（1）將計(jì)算機(jī)連接到一個(gè)服務(wù)器為Internet主機(jī)的居域網(wǎng)；

（2）通過(guò)電話撥叫方式進(jìn)入一個(gè)Internet的主機(jī)；

（3）通過(guò)電話撥叫方式進(jìn)入一個(gè)提供Internet服務(wù)的聯(lián)機(jī)服務(wù)系統(tǒng)。

4.4近幾年來(lái)，Internetde規(guī)模迅速發(fā)展，根據(jù)統(tǒng)計(jì)資料，1996年底接入Internet的網(wǎng)絡(luò)有6萬(wàn)多個(gè)，用戶超過(guò)5000多萬(wàn)，能在Internet上通過(guò)E-mail或通過(guò)網(wǎng)關(guān)接入的國(guó)家超過(guò)180個(gè)。目前Internet的規(guī)模仍以較大的增長(zhǎng)率擴(kuò)展。Internet的應(yīng)用已經(jīng)并將繼續(xù)影響社會(huì)的各個(gè)方面，例如人們的通信方式、組織的結(jié)構(gòu)及運(yùn)行機(jī)制等。對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)，Internet的應(yīng)用將為企業(yè)信息系統(tǒng)外部信息的開(kāi)發(fā)與利用提供強(qiáng)有力的手段。企業(yè)信息系統(tǒng)與Internet相連可使企業(yè)與同行之間、與客戶及供應(yīng)商之間在全球范圍內(nèi)方便地互通信息，加強(qiáng)聯(lián)系，促進(jìn)業(yè)務(wù)的發(fā)展，加速業(yè)務(wù)的處理。

5. 電子商務(wù)

5.1電子商務(wù)（Electronic Commerce，簡(jiǎn)稱EC）是近幾年興起的利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等信息技術(shù)在企業(yè)之間、企業(yè)與消費(fèi)者之間進(jìn)行網(wǎng)上交易，以及與此相關(guān)的企業(yè)內(nèi)部事務(wù)聯(lián)網(wǎng)處理的商業(yè)模式。

5.2電子商務(wù)涉及的商業(yè)活動(dòng)包括售前的企業(yè)廣告與客戶選貨，售中的洽談、訂購(gòu)、付款以及售后的服務(wù)等，與之相關(guān)的對(duì)象有供應(yīng)商、訂貨商或消費(fèi)者、金融部門等。由于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)特有的時(shí)空優(yōu)點(diǎn)，電子商務(wù)能使企業(yè)價(jià)值鏈的各個(gè)環(huán)節(jié)獲得增值，同時(shí)給客戶也帶來(lái)了很大的便利和實(shí)惠。

5.3除了對(duì)原有的商業(yè)環(huán)節(jié)有顯著的增值外，電子商務(wù)還延伸出許多新的交易方式，如24小時(shí)服務(wù)、個(gè)性化產(chǎn)品和服務(wù)組合、信息產(chǎn)品直接在網(wǎng)上發(fā)送等。電子商務(wù)早在提高合作效率、減少交易環(huán)節(jié)、縮短交易周期、改善企業(yè)形象、降低管理成本、密切企業(yè)間和企業(yè)與客戶間的關(guān)系等方面有顯著的作用。

5.4普及電子商務(wù)最主要的難點(diǎn)是與交易安全有關(guān)的客戶和企業(yè)身份的認(rèn)定及電子付款?？蛻羯矸莸拇_認(rèn)可以避免騙購(gòu)和抵賴；企業(yè)身份的確認(rèn)為保障貨真價(jià)實(shí)；而電子付款則是電子商務(wù)便捷交易的主要因素，一般有電子貨幣與信用卡兩大類形式。隨著我國(guó)信用消費(fèi)規(guī)模的擴(kuò)大和上網(wǎng)人數(shù)的增加，相信電子商務(wù)在我國(guó)經(jīng)過(guò)一個(gè)教艱難的過(guò)程后會(huì)很快的進(jìn)入高速發(fā)展期，其前景一定相當(dāng)可觀。

5.5企業(yè)為實(shí)現(xiàn)其目標(biāo)按職權(quán)和職責(zé)對(duì)企業(yè)內(nèi)部各種人員進(jìn)行分工安排所構(gòu)成的關(guān)系即是企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)。在一定的環(huán)境中，企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)是相對(duì)穩(wěn)定的，當(dāng)環(huán)境發(fā)生較大變化時(shí)，企業(yè)為適應(yīng)環(huán)境并求得發(fā)展，必然需要對(duì)組織結(jié)構(gòu)作調(diào)整，有時(shí)甚至要作重大的變革。信息系統(tǒng)對(duì)企業(yè)組織結(jié)構(gòu)的影響主要反映在以下四個(gè)方面：

（1）信息資源觀念和信息系統(tǒng)地位的確立，使企業(yè)組織結(jié)構(gòu)向菱形結(jié)構(gòu)發(fā)展。信息資源的開(kāi)發(fā)和利用成為企業(yè)的一項(xiàng)戰(zhàn)略任務(wù)；越來(lái)越多的企業(yè)設(shè)立了信息管理機(jī)構(gòu)；信息管理成為企業(yè)中不可缺少的職業(yè)。為了保證對(duì)信息資源的有效管理與充分開(kāi)發(fā)利用，不少發(fā)達(dá)國(guó)家的大企業(yè)還設(shè)置了作為企業(yè)核心人物之一的首席信息經(jīng)理的職位。這一趨勢(shì)進(jìn)一步確立信息系統(tǒng)在企業(yè)中的地位，使白領(lǐng)工作者的數(shù)量迅速增長(zhǎng)，藍(lán)領(lǐng)工作者數(shù)量減少，進(jìn)而使企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)由原來(lái)的寶塔形結(jié)構(gòu)向菱形結(jié)構(gòu)發(fā)展。

（2）信息與決策支持功能的開(kāi)發(fā)和利用，使企業(yè)組織結(jié)構(gòu)向扁平化方向發(fā)展。信息系統(tǒng)能向企業(yè)各類管理人員提供越來(lái)越多的企業(yè)內(nèi)外部信息和各種經(jīng)營(yíng)分析與管理決策功能，信息系統(tǒng)的可能，已使企業(yè)中許多不同職能不同技能的各類管理與技術(shù)人員參與決策工作，使許多決策問(wèn)題也不必再由上層或?qū)Ｈ私鉀Q。這種趨勢(shì)導(dǎo)致企業(yè)決策權(quán)力向下層轉(zhuǎn)移并逐步分散化，使企業(yè)組織結(jié)構(gòu)由原來(lái)的立式的集權(quán)結(jié)構(gòu)向臥式的扁平化分權(quán)結(jié)構(gòu)發(fā)展。

（3）基于信息網(wǎng)絡(luò)的信息交流與共享，提高了企業(yè)組織結(jié)構(gòu)的靈活性與有效性。網(wǎng)絡(luò)化的信息系統(tǒng)使用了先進(jìn)的信息交流與信息共享技術(shù)，企業(yè)管理人員與技術(shù)人員之間的信息發(fā)送與獲取已不受時(shí)間與地域的限制，信息源的通一與信息的共享使管理問(wèn)題的分析與判斷有了共同的基礎(chǔ)。信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)除去了組織結(jié)構(gòu)中僵化與滯延的不利面，添入了靈活與積極的有利面。

（4）信息系統(tǒng)對(duì)企業(yè)變革的使能器作用，增加了企業(yè)過(guò)程重組及組織結(jié)構(gòu)優(yōu)化的成功率。由于企業(yè)外部環(huán)境眾多因素的快速變化，企業(yè)的對(duì)策已不能僅停留在原管理過(guò)程上的處理速度提高等要求上，而應(yīng)考率運(yùn)作方式及管理過(guò)程等的徹底重新設(shè)計(jì)，其中也包括組織結(jié)構(gòu)的重新設(shè)計(jì)。信息系統(tǒng)除了對(duì)企業(yè)管理的效率與質(zhì)量的提高、成本的降低具有明顯的作用外，實(shí)際上還有深層次的促使企業(yè)運(yùn)作方式和管理過(guò)程的變革等作用。

5.6人們?cè)谡務(wù)撔畔?duì)社會(huì)的影響時(shí)一般都集中于信息技術(shù)的作用，但信息、信息技術(shù)與信息人員中任何一個(gè)都不可能單獨(dú)存在與發(fā)揮作用，必須把它們按一定的原則加以配置組成一個(gè)有機(jī)的整體——信息系統(tǒng)，信息系統(tǒng)是人們應(yīng)用信息技術(shù)開(kāi)發(fā)與利用信息資源的系統(tǒng)化手段，信息系統(tǒng)對(duì)社會(huì)較顯著的影響主要反映在經(jīng)濟(jì)發(fā)展、人們生活與工作方式、科研與教育、法規(guī)與政策等方面。

（1）對(duì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的影響。信息系統(tǒng)使信息技術(shù)得以真正的為社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展產(chǎn)生新的增長(zhǎng)點(diǎn)，這主要是由新生產(chǎn)部門的出現(xiàn)和發(fā)展來(lái)體現(xiàn)的。信息系統(tǒng)在服務(wù)業(yè)、工業(yè)和農(nóng)業(yè)等部門中的應(yīng)用顯著地提高了工作效率，減低了成本，對(duì)傳統(tǒng)經(jīng)濟(jì)的新增長(zhǎng)也有重要作用。信息技術(shù)與信息系統(tǒng)的應(yīng)用使就業(yè)結(jié)構(gòu)也發(fā)生變化，在信息職業(yè)及對(duì)信息知識(shí)有一定要求的職業(yè)新就業(yè)機(jī)會(huì)增多的同時(shí)，經(jīng)驗(yàn)型和體力型職業(yè)的就業(yè)機(jī)會(huì)日益減少。

（2）對(duì)生活與工作方式的影響。信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)廣泛的影響著人們的生活方式，通過(guò)國(guó)家的和國(guó)際的通信系統(tǒng)，人與人之間的信息交流不再時(shí)間和地域的阻礙，信息系統(tǒng)的應(yīng)用使團(tuán)體工作不必座在一起，人們可以在家里參加單位的工作。信息系統(tǒng)透到人們的生活與工作中，給社會(huì)帶來(lái)了有利的影響，但也有不利的影響。例如：全球文化交流范圍的擴(kuò)大、內(nèi)容的豐富與方式的便捷會(huì)使民族文化受到?jīng)_擊等等。

（3）對(duì)科研與教育的影響。全球或全國(guó)范圍的信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)使科研工作者之間的距離與信息傳遞時(shí)間幾乎縮小到零，大家都可以座在一間虛擬的工作室里共同科研活動(dòng)。利用遠(yuǎn)程教育系統(tǒng)，位于各地的師生可同時(shí)地進(jìn)行模擬教室的聽(tīng)講問(wèn)答式教學(xué)，這對(duì)偏遠(yuǎn)地區(qū)的學(xué)生和成年人的教育或老年人的學(xué)習(xí)有特殊的意義。

（4）對(duì)政策與法規(guī)的影響。信息系統(tǒng)規(guī)模與應(yīng)用范圍的日益擴(kuò)大，對(duì)人類活動(dòng)的影響越來(lái)越大，從而對(duì)法規(guī)與政策提出新的要求。為了有序的開(kāi)展信息活動(dòng)，保護(hù)組織和個(gè)人的合法權(quán)益國(guó)家應(yīng)制定相應(yīng)的信息法規(guī)和政策，國(guó)際組織則要為國(guó)際間的信息流轉(zhuǎn)制定必須共同遵守的規(guī)則。

信息系統(tǒng)在組織中的應(yīng)用對(duì)組織各方面都有影響。信息系統(tǒng)不僅對(duì)組織具有重要影響，而且對(duì)社會(huì)的各領(lǐng)域也會(huì)產(chǎn)生巨大作用和深遠(yuǎn)影響。信息系統(tǒng)使信息技術(shù)得以真正地改變社會(huì)的經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)，產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)發(fā)展的新增長(zhǎng)點(diǎn)，促使信息經(jīng)濟(jì)于信息社會(huì)的形成。信息系統(tǒng)還改變了人們的生活及工作方式與格局，給人們的習(xí)慣、習(xí)俗與心理帶來(lái)深遠(yuǎn)的影響。

參考文獻(xiàn)

[1]黃梯云主編、高等教育出版社出版的《信息管理系統(tǒng)》