工程企業(yè)辦公室管理存在的問題及解決對策

李德敏

摘 要：辦公室作為企業(yè)的中心點，是企業(yè)決策與辦事的重要執(zhí)行部門，其對企業(yè)的生產與發(fā)展具有重要的意義。針對企業(yè)辦公室管理過程中存在的種種問題，需要堅持以人為本、與時俱進的原則，采取相應的對策來提高相關工作人員的綜合素質。本文分析了工程企業(yè)辦公室管理工作中普遍存在的問題，并探討了相應的應對措施，以期為相關工作提供一些參考借鑒。

關鍵詞：工程企業(yè) 辦公室管理 問題 對策

目前，我國的工程企業(yè)大多面臨著企業(yè)轉型改革的問題，而辦公室管理部門作為企業(yè)的決策與執(zhí)行部門對企業(yè)的發(fā)展至關重要。企業(yè)辦公室所做的各項政策的正確與否直接影響著企業(yè)的發(fā)展方向與生產效率，因此，改善辦公室的管理工作現(xiàn)狀對工程企業(yè)的長久發(fā)展具有重要的意義。

一、新時期做好工程企業(yè)辦公室管理工作的重要性

辦公室作為承上啟下、溝通內外、協(xié)調左右、聯(lián)系四面八方的樞紐，同時也是企業(yè)的一面旗幟，在一定程度上體現(xiàn)了企業(yè)的良好形象。近幾年來，隨著我國大部分工程企業(yè)的市場經(jīng)濟化與體制的不斷改革，辦公室管理工作對企業(yè)的作用愈來愈為顯著，這就要求辦公室管理工作不能僅僅著眼于瑣碎的日常事務，更要始終立足于促進企業(yè)發(fā)展，緊緊把握住市場經(jīng)濟環(huán)境下工程企業(yè)的發(fā)展趨勢，做好工程企業(yè)的服務性工作，從而推動企業(yè)取得可觀的經(jīng)濟效益與社會效益。然而，放眼于我國大多數(shù)工程企業(yè)的辦公室管理工作，仍然普遍存在著辦公室管理制度不完善、管理隊伍平均素質較低、管理人員的協(xié)調能力較弱以及事務操作表現(xiàn)不力等問題。所以，針對這些問題采取相應的解決措施來提高辦公室管理工作水平已逐步成為工程企業(yè)面臨的一大問題，亟待改善。

二、工程企業(yè)辦公室管理工作存在的問題

1.辦公室管理制度不完善。要想提升工程企業(yè)辦公室的工作效率，離不開科學規(guī)范的管理制度。然而，目前大多數(shù)工程企業(yè)的辦公室管理工作制度仍缺乏一定的規(guī)范性與合理性。比如說，有很多工程企業(yè)在日常工作以外的緊急情況應對措施制度中，盡管值班人員數(shù)量有所增加，然而當發(fā)生突發(fā)事件與緊急情況時仍不能及時有效地應對，不合理的規(guī)章制度既增加了管理工作的工作量，浪費了人力、物力及時間，還給安全生產隱患的發(fā)生提供了條件。

2.管理隊伍平均素質較低。在工程企業(yè)的管理工作中，管理人員的綜合素質是一重要的影響因素。縱觀目前的工程企業(yè)辦公室管理現(xiàn)狀，管理人員的個人素質亟待提高。工程企業(yè)辦公室管理人員缺乏足夠的專業(yè)技能培訓，有很多辦公室管理人員不具備扎實的專業(yè)理論知識，處理現(xiàn)實問題時常常憑借主觀主義與經(jīng)驗主義。此外，時間觀念淡薄、工作態(tài)度懈怠、服務意識差等也是在企業(yè)辦公室管理人員中一些比較常見的問題。

3.管理人員的協(xié)調能力較弱。企業(yè)辦公室管理的一大主要職能便是協(xié)調職能。所謂協(xié)調職能，便是對企業(yè)管理的各個渠道、各個層面進行有效溝通?，F(xiàn)在大多數(shù)工程企業(yè)的辦公室協(xié)調工作都相當不完善，在企業(yè)日常工作中經(jīng)常出現(xiàn)相互推諉責任的現(xiàn)象，給企業(yè)的有效管理與成本節(jié)約帶來了負面的影響。

4.事務操作表現(xiàn)不力。通常工程企業(yè)辦公室事物比較繁雜，執(zhí)行難度較大，若工作人員稍有疏忽與懈怠便會導致嚴重的連鎖反應，進而導致同事的埋怨與領導的批評。正因如此，工程企業(yè)辦公室管理人員在工作中經(jīng)常出現(xiàn)情緒怠倦，積極性不高的現(xiàn)象。并且，面對復雜繁瑣的辦公室日常工作，工作人員往往由于分工不到位、責任不明確而導致日常事物操作表現(xiàn)不力、辦公效率不高。

三、做好工程企業(yè)辦公室管理工作的對策

1.完善工程企業(yè)辦公室管理機制。俗話說的好：“人管人累死人，制度管人管好人”，只有對工程企業(yè)辦公室管理能力進行不斷優(yōu)化，建立健全企業(yè)內部的長效機制，利用制度的引導與規(guī)范來推動建立現(xiàn)代化辦公體制，才能切實推進工程企業(yè)辦公室工作的有效實踐。首先，管理者需要從思想上高度重視工程企業(yè)辦公室的基礎管理工作，站到促進企業(yè)長久發(fā)展的高度來審視企業(yè)發(fā)展過程中存在的種種弊端，從根源上來肅清辦公室管理機制存在的問題。其次，要建立公開、公正、公平的員工獎懲機制，將企業(yè)辦公室的基本工作情況與企業(yè)的業(yè)績相掛鉤，增強員工的責任心與積極性，提升辦公室的管理工作效率。再者，需要建立針對突發(fā)事件與緊急情況的應急機制，明確應急機制責任人，成立應急小組，確立全面、規(guī)范的應急處理流程，并且積極引入信息化應急處理手段，通過科學的規(guī)劃與部屬來提升應急處理能力，實現(xiàn)在最短時間內完成最為科學有效的管理。

2.加強能力建設，提高隊伍整體素質。不斷增強能力建設，提升隊伍的整體素質是做好工程企業(yè)辦公室管理工作的基礎與前提。為此，我們可以從以下幾方面來著手：（1）首先要增強辦公室管理人員的道德修養(yǎng)與政治素質，逐步培養(yǎng)其對企業(yè)的責任感與榮譽感，通過樹立先進個人典型來激發(fā)員工的積極性，通過定期組織思想培訓與設立辦公室政治思想輔導員來強化員工的政治素養(yǎng)與事業(yè)心，并且結合一定的物質獎勵手段來激勵員工。（2）為員工提供參加學習與培訓的平臺，鼓勵員工自覺參加相關專業(yè)的系統(tǒng)學習，有組織、有計劃地對工作人員進行企業(yè)內部培訓，對于一些特別突出的員工，為其組織更高層次的專業(yè)培訓，并將培訓機制與晉升機制結合起來，以此來帶動全體人員主動參加各種學習與培訓。（3）為提升辦公室管理人員的綜合業(yè)務素質與辦公服務能力，還應該組織各種專業(yè)的基礎知識講座，比如電力工程企業(yè)，可以積極組織供電經(jīng)營管理、電力產業(yè)政策、供電生產技術等電業(yè)基礎知識講座。

3.推進創(chuàng)新管理工作，提升綜合協(xié)調能力。企業(yè)辦公室的管理工作通常比較復雜、繁瑣，其需要交涉與溝通的部門也往往比較多。為此，辦公室管理人員需要具有良好的綜合協(xié)調能力、服務決策能力以及服務管理能力，辦公室管理人員上述能力的高低直接決定著企業(yè)部門的管理工作質量以及企業(yè)的外在形象。因此，辦公室管理人員需要堅定不移地以企業(yè)發(fā)展為核心，以遵守規(guī)章制度為基礎，主動與其他部門搞好工作關系，加強與企業(yè)各部門的溝通與了解，盡可能地發(fā)揮自身的協(xié)調能力與能動性，爭取能夠順利地處理各種“疑難雜癥”，充分地發(fā)揮出自身的協(xié)調職能。此外，企業(yè)辦公室管理人員還需要具有一定的創(chuàng)新思維與創(chuàng)新意識。工程企業(yè)領導應該要求辦公室管理人員定期收集企業(yè)管理資料，全面調研多角度信息，從而可以制定多個科學的方案以供領導決斷。

4.合理有效的分配工作，實施責任化。由于工程企業(yè)辦公室管理工作的任務量較大，如果辦公人員工作不得力，效率不高，則會導致事物的積壓而影響到企業(yè)的正常運轉。為此，企業(yè)需要結合辦公室工作的實際情況，積極引進綜合素質較高、工作能力較強的人才，還應該根據(jù)工作人員的具體特點來合理劃分工作內容，比如說可以根據(jù)辦公室管理人員的工作特長將處理文件、召開會議、參謀決策等不同的工作內容劃分給不同的工作人員。此外，還應該進一步明確辦公室管理人員的責任制，利用制度來嚴格督促員工恪守工作本分，促使辦公室人員認真負責地處理好每一件事物，減少工作失誤的發(fā)生，杜絕同事間互相推諉責任的現(xiàn)象，為提升工作效率與減少人力浪費提供機制支持。

四、結語

隨著我國經(jīng)濟轉型的日益深化，我國工程企業(yè)也在進行不斷地改革與探索，因此，工程企業(yè)的辦公室管理人員正面臨著相當嚴峻的挑戰(zhàn)。如何做好辦公室管理工作，使之促進企業(yè)的發(fā)展，從而取得可觀的經(jīng)濟效益與社會效益，已經(jīng)成為新形勢下對工程企業(yè)的迫切要求。為此，需要針對目前工程企業(yè)辦公室管理工作中存在的問題，從宏觀策略上與日常細微工作處采取相應的應對措施，有目標、有計劃、有步驟地做好辦公室管理工作。

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