淺議原始憑證規(guī)范化管理

楊會茹

【摘 要】合法、有效的原始憑證是會計核算的基礎(chǔ)，是企業(yè)繳納稅款的主要依據(jù)。但是，在日常財務(wù)管理中，很多企業(yè)自制、開具或取得的原始憑證存在不合法、不合規(guī)現(xiàn)象，導(dǎo)致無法抵扣、無法計入成本以及進(jìn)行偷逃稅款等，給國家稅收和企業(yè)都帶來損失。本文介紹了原始憑證管理的意義和基本要求，分析了現(xiàn)階段原始憑證管理存在的問題，并提出加強(qiáng)原始憑證管理的對策建議。

【關(guān)鍵詞】原始憑證；規(guī)范化；憑證管理

一、企業(yè)加強(qiáng)原始憑證管理的重要意義

原始憑證是重要的會計信息資料，包含著重要的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)來往雙方的基本交易信息，也是具有法律效力的書面證明，對會計核算的有效性有直接影響。目前加強(qiáng)原始憑證管理具有以下意義：

1.有利于規(guī)范企業(yè)會計核算管理工作，提高會計核算質(zhì)量。原始憑證管理是企業(yè)會計工作開展的重要基礎(chǔ)依據(jù)，企業(yè)加強(qiáng)原始憑證管理提供準(zhǔn)確的會計信息，對企業(yè)管理有著基礎(chǔ)的指導(dǎo)作用。

2.有利于企業(yè)準(zhǔn)確核算經(jīng)營業(yè)績，反映真實的經(jīng)營成果。能有效的控制生產(chǎn)經(jīng)營各環(huán)節(jié)的成本費用，避免各環(huán)節(jié)的貪污、浪費盡可能減少，真實的成本費用給企業(yè)管理者和股東提供準(zhǔn)確的財務(wù)信息，給企業(yè)長期發(fā)展戰(zhàn)略提供可靠的參考依據(jù)。還可以增強(qiáng)外部信息使用者對企業(yè)誠信度的認(rèn)可，促進(jìn)企業(yè)健康持續(xù)發(fā)展。

二、原始憑證管理的基本要求

1.內(nèi)容完整、填寫規(guī)范。原始憑證中規(guī)定的項目填寫完整、印章齊全。要用藍(lán)色或黑色筆書寫，字跡清楚、規(guī)范，填寫支票必須使用碳素筆，屬于需要套寫的憑證，必須一次套寫清楚，凡填有大、小寫金額的原始憑證，大寫與小寫金額必須相符。

2.手續(xù)完備。支付款項時，有相應(yīng)付款審核、審批程序及付款銀行憑據(jù)，支付現(xiàn)金的有收款人的親筆簽名。收到款項時，應(yīng)取得相應(yīng)的銀行憑據(jù)，收到現(xiàn)金時應(yīng)開據(jù)相應(yīng)的收款收據(jù)給對方。物資出入庫有相應(yīng)的驗收清單和審批單據(jù)。

3.業(yè)務(wù)真實。各項經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)必須保證三流一致：資金流、票據(jù)流、貨物流都是一個經(jīng)銷商。

4.報銷及時。在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成時及時填制，并按規(guī)定的程序和手續(xù)傳遞至相關(guān)業(yè)務(wù)部門和會計部門，以便及時辦理后續(xù)業(yè)務(wù)，并進(jìn)行審核和記賬。

三、目前原始憑證管理存在的問題

1.原始憑證內(nèi)容不真實

在實際的經(jīng)營管理中存在著原始憑證的業(yè)務(wù)內(nèi)容與實際交易不相符，原始憑證不僅有套開、涂改的痕跡，而且發(fā)票業(yè)務(wù)登記的業(yè)務(wù)內(nèi)容與實際內(nèi)容張冠李戴。更有甚者，采用廢棄不用的發(fā)票和逾期舊版發(fā)票報銷，增加了企業(yè)涉稅風(fēng)險。

2.原始憑證審核不規(guī)范

企業(yè)未建立健全的財務(wù)內(nèi)控制度和獎罰制度，或由于企業(yè)負(fù)責(zé)人對執(zhí)行制度和財經(jīng)法規(guī)的意識談薄，造成原始憑證管控不夠，從而導(dǎo)致財務(wù)人員對原始憑證的審核把關(guān)不嚴(yán)。未建立起合理有效的財務(wù)審核、審批流程，報銷隨意性大，存在無相關(guān)崗位人員審核和審批、實物無驗收證明等等；對外不及時收回付款憑據(jù)和相對應(yīng)的發(fā)票，造成不能及時進(jìn)入成本、費用，或進(jìn)入了成本、費用由于證據(jù)不足需納稅調(diào)增，造成企業(yè)多納稅。未建立辦公自動化審批程序的企業(yè)，有些人員利用崗位之便，采用移花接木的手法抽出個別原始憑證重復(fù)報銷、模仿領(lǐng)導(dǎo)筆跡簽字、涂改原始憑證的內(nèi)容等進(jìn)行舞弊。

3.原始憑證內(nèi)容填寫不規(guī)范

由于原始憑證種類繁多，憑證填寫中容易出現(xiàn)以下內(nèi)容填寫不規(guī)范的情況，具體包括：

（1）付款單位只有簡稱，如：貴林化工有限責(zé)任公司，簡寫成貴林公司，或以個人名或車牌號代替等（除飛機(jī)票、火車票外），真實的業(yè)務(wù)由于開票時不注重細(xì)節(jié)造成票據(jù)不能報銷，報銷后也不能進(jìn)入成本費用，給個人和公司都帶來損失；

（2）項目內(nèi)容未逐欄次逐項填寫完整（如型號必須是銷售貨物的實際型號，計量單位是套、臺或個須填寫清楚），有錯位和跳行填寫；

（3）金額欄大小寫金額不一致，只寫小寫或只寫大寫。大寫合計金額未頂頭寫，小寫金額欄阿拉伯?dāng)?shù)字未填寫到最高位的，在數(shù)字的前一位未填寫人民幣符號“￥”；

（4）普通手工發(fā)票的發(fā)票聯(lián)不是第一聯(lián)的取得的發(fā)票是原體，機(jī)打發(fā)票所有項目有手工增加或涂改；

（5）增值稅專用發(fā)票未按要求填開，不能通過增值稅認(rèn)證系統(tǒng)的認(rèn)證；一般納稅人應(yīng)取得增值稅專用發(fā)票而未取得，取得普通發(fā)票，導(dǎo)致增值稅不能抵扣，增加成本；

（6）開票人以“姓”或符號、代碼等代替；

（7）未在指定位置蓋章，以“財務(wù)專用章”、“公章”等代替“發(fā)票專用章”。

4.財稅人員的業(yè)務(wù)技能更新慢

現(xiàn)正處于營改增的轉(zhuǎn)型時期，由于很多企業(yè)是由營業(yè)稅轉(zhuǎn)為增值稅，企業(yè)財務(wù)人員的觀點暫未轉(zhuǎn)變，對政策學(xué)習(xí)不透。如出差到外地酒店住宿，一般納稅人要求酒店開具增值稅專用發(fā)票（因回企業(yè)報銷可以抵扣進(jìn)項稅），但酒店拒絕開具增值稅專用發(fā)票，只提供普通發(fā)票或以不是一般納稅人為由拒絕開具專用發(fā)票。

稅務(wù)部門對財稅人員培訓(xùn)、宣傳不夠，采購、接受服務(wù)等應(yīng)取增值稅專用發(fā)票，而供應(yīng)商不提供或采購商未主動索取增值稅專用發(fā)票而導(dǎo)致不能進(jìn)項稅抵扣，造成企業(yè)多繳稅款。也有可能出現(xiàn)財務(wù)人員對政策的理解不夠，對不允許抵扣的項目進(jìn)行了抵扣，不僅未減輕企業(yè)負(fù)擔(dān)，還會導(dǎo)致后期稅務(wù)稽查給企業(yè)帶來罰款和滯納金的風(fēng)險。

四、加強(qiáng)原始憑證規(guī)范化管理的對策建議

1.全面推進(jìn)原始憑證電子化，強(qiáng)化會計信息源頭管控與信息共享

目前原始憑證開具的區(qū)域廣泛，種類煩多、信息標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，很難自動查驗和比對。原始憑證中的發(fā)票希望通過各級部門的共同努力，借鑒增值稅專用發(fā)票的成功經(jīng)驗，盡快構(gòu)建覆蓋國稅地稅的信息化對比平臺，提高發(fā)票信息化共享，減少人為因素帶來的源頭錯誤率，讓不合規(guī)發(fā)票和假發(fā)票無處藏身。內(nèi)部原始憑證，企業(yè)應(yīng)建立辦公自動化信息共享流程和系統(tǒng)，減少人為操作帶來的風(fēng)險。

2.加強(qiáng)法規(guī)宣傳學(xué)習(xí)，提高財務(wù)人員的責(zé)任意識

企業(yè)應(yīng)定期和不定期的對財務(wù)人員進(jìn)行外部培訓(xùn)，讓財稅知識不斷的得到更新，提高財務(wù)人員整體素質(zhì)。財務(wù)人員把學(xué)習(xí)的新知識通過內(nèi)部講座或業(yè)務(wù)小卡片形式，對內(nèi)部對各業(yè)務(wù)項進(jìn)行針對性的進(jìn)行詳細(xì)的講解和指導(dǎo)。讓全員都了解新財務(wù)知識和原始憑證對企業(yè)經(jīng)營的重要性，并參與其中。

很多企業(yè)單位負(fù)責(zé)人主要抓生產(chǎn)和營銷，覺得財務(wù)只是個后勤部門，實際上財務(wù)管理不重點抓，抓不好，很容易出現(xiàn)很大的安全風(fēng)險。不光是企業(yè)的形象受損，還會承擔(dān)很多的罰款和滯納金，嚴(yán)重的單位負(fù)責(zé)人會承擔(dān)刑事責(zé)任。所以企業(yè)負(fù)責(zé)人應(yīng)把財務(wù)安全與生產(chǎn)營銷安全一同抓，讓公司樹立起好的財務(wù)形象，讓企業(yè)的全面管理得到不斷完善。

財政、稅務(wù)部門通過多形式、多渠道對財稅法規(guī)和新政策進(jìn)行宣講和專項培訓(xùn)，提升財稅人員綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力，提高企業(yè)誠信納稅意識，營造一個和諧的誠信納稅環(huán)境。

3.事前用心服務(wù)，事中精心管控，事后細(xì)心稽核

首先，事前用心服務(wù)。根據(jù)企業(yè)組織結(jié)構(gòu)及管理的特點，編制合理、可操作性的財務(wù)內(nèi)控制度和簡單明了的固化流程，流程制作成服務(wù)手冊，以便更好的指導(dǎo)前端業(yè)務(wù)。編制時要強(qiáng)化編制依據(jù)，提高制度和服務(wù)手冊的權(quán)威性和執(zhí)行力。

其次，事中精心管控。建立暢通的溝通渠道，讓財務(wù)崗位與業(yè)務(wù)崗位的點對點溝通。預(yù)防前端盲目操作造成的錯誤，無謂增加各崗位的工作量，增加企業(yè)成本、費用的投入。財務(wù)加強(qiáng)和引導(dǎo)各業(yè)務(wù)崗位對原始憑證規(guī)范意識，將會大大提升工作效率。加強(qiáng)財務(wù)審核，比如，對收到的原始票據(jù)進(jìn)行網(wǎng)上校驗或聯(lián)系當(dāng)?shù)囟悇?wù)部門進(jìn)行驗證和辨別真?zhèn)巍?/p>

最后，事后精心稽核。通過事后開展稽核和交叉檢查方式，提高各崗位的責(zé)任心。對發(fā)現(xiàn)的錯誤及時給予糾正，對容易麻痹和出現(xiàn)錯誤的點建立防范措施。開展總結(jié)活動，及時調(diào)整工作策略，保證制度的可實施性。

4.強(qiáng)化監(jiān)查力度，防范憑證風(fēng)險

企業(yè)要建立起有效可執(zhí)行的內(nèi)審制度，定期開展內(nèi)審工作，檢查報銷票據(jù)是否存在不嚴(yán)格執(zhí)行內(nèi)控制度和流程等情況，把好原始憑證稽查的第一道關(guān)。審計部門要突出會計資料真實性的審計，并注重邊審邊督促被審計單位規(guī)范原始憑證，對不符合會計制度要求或有疑點的原始憑證要加以延伸審計。稅務(wù)部門要不定期對企業(yè)進(jìn)行抽查，對原始憑證不規(guī)范管理的的企業(yè)和個人進(jìn)行引導(dǎo)和處罰，減少因原始憑證不規(guī)范給企業(yè)、個人和國家?guī)淼膿p失。財政部門要加強(qiáng)財務(wù)規(guī)范管理，開展會計基礎(chǔ)工作檢查，完善財務(wù)會計制度。

5.建立獎懲措施，實施考核管理

企業(yè)應(yīng)針對各崗位開展考核管理，強(qiáng)化原始憑證管理中的問責(zé)。重點在于加強(qiáng)前端業(yè)務(wù)發(fā)起崗位與財務(wù)各審核崗位的績效考核。制定合理、有效的考核條款，按月根據(jù)財務(wù)審核和稽核工作，計算審核崗位未糾正錯誤率及業(yè)務(wù)崗位發(fā)起錯誤率。綜合分析與評價財務(wù)審核崗位和業(yè)務(wù)發(fā)起崗位的工作情況，對成績突出的進(jìn)行獎勵，對工作不負(fù)責(zé)，影響會計信息質(zhì)量的進(jìn)行問責(zé)和懲罰。

參考文獻(xiàn)：

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