承前啟后工作法在銀行個貸檔案管理工作中的應用

仲璟

【摘 要】個人貸款業(yè)務是商業(yè)銀行資產(chǎn)業(yè)務的重要組成部分，而個貸檔案管理工作又在個貸業(yè)務中處于舉足輕重的位置。筆者在長期銀行工作特別是個人貸款檔案管理工作中，總結出了“承前啟后”工作法，本文詳述此工作法在個貸檔案管理工作中的應用。

【關鍵詞】檔案管理；承前啟后工作法；應用

建設銀行青島分行個貸中心檔案管理工作主要負責一般檔案和重要單證管理。檔案人員現(xiàn)設置崗位為檔案管理一崗、檔案管理二崗、權證管理崗（臺賬）、權證管理崗（實物）及一般檔案掃描崗。

青島分行個貸中心檔案庫房共有二個，重要單證庫房和一般檔案庫房：其中重要單證庫房面積約100平米，共有200柜，現(xiàn)庫存6.3萬份，最大容量18萬份；一般檔案庫房面積300平米，共有700柜，現(xiàn)庫存9.6萬份，最大容量15萬份。

由以上描述可知個貸檔案管理工作對于分行個貸業(yè)務發(fā)展起著舉足輕重的作用。筆者在長期銀行工作特別是個人貸款檔案管理工作中，總結出了“承前啟后”工作法，現(xiàn)將此工作法內(nèi)容詳述如下。

一、承前啟后工作法

1.所謂“承前”，包含兩個方面的含義：

（1）充分利用本崗位前任工作人員的工作成果，少走彎路，提高工作效率；

（2）在充分熟悉個貸流程中前一環(huán)節(jié)工作崗位工作內(nèi)容的基礎上，充分共享前一崗位的工作信息或充分利用本崗位已完成部分的工作信息，減少不必要的重復勞動，同時對前一崗位的工作信息或本崗位已完成部分的工作信息進行復核，提高準確性，實現(xiàn)“一舉兩得”。

2.所謂“啟后”，也包含兩個方面的含義：

（1）在主動熟悉個貸流程中后一崗位工作流程的基礎上，通過本崗位工作流程的改善優(yōu)化，盡可能使下一崗位的工作或本崗位后續(xù)工作更加準確方便快捷，通過本崗位的一點工作，使下一崗位提高遠大于一點的工作效率，從而提高整體工作效率。

（2）平時注意做好工作信息的備份及工作經(jīng)驗的積累，以便因工作需要調(diào)離本崗位工作時能使接任者盡可能在較短的時間內(nèi)勝任本崗位工作。

二、承前啟后工作法應用實例

筆者總結出承前啟后工作法后，帶領檔案全體人員認真學習了“承前啟后”工作法，之后在檔案管理工作各崗位全面推行此工作法。通過此工作法的推行，使檔案人員人人都能熟練掌握此工作法，并能在工作實踐中自覺運用，從而較大提高了檔案工作質(zhì)量和工作效率。

以下為此工作法在檔案管理工作中的應用實例：

實例1：把檔案中的“重要單證臺賬”、“一般檔案入庫臺賬”、“一般檔案結清臺賬”三個臺賬各自獨立記賬的狀況完善為“在三個臺賬之間建立密切關聯(lián)，實現(xiàn)信息共享”。

實例2：對于已經(jīng)見回執(zhí)放款的卷宗，把“抵押外勤定時來檔案崗位領取已見回執(zhí)放款卷宗”的做法調(diào)整為“檔案管理崗主動把已見回執(zhí)放款卷宗送至抵押內(nèi)勤處”，從而方便抵押外勤在最短的時間內(nèi)取得卷宗。

實例3：把“檔案管理一崗整卷發(fā)現(xiàn)缺失他項權證復印件時，再由權證管理崗（實物）出庫權證進行復印”的做法調(diào)整為“由檔案管理二崗在權證入庫前提前檢查檔案中是否缺失他項權證復印件并及時補齊缺失的復印件”，從而減少了權證管理崗（實物）權證出入庫的次數(shù)，即防范了風險，又提高了相關崗位的整體工作效率。

實例4：權證管理崗（臺賬）在個貸流程支持系統(tǒng)中錄入重要單證入庫信息時，從已完成的重要單證臺賬中復制借款人信息，這樣既可以提高錄入支持系統(tǒng)的效率，又可以對重要單證臺賬信息進行校核。

實例5：他項權證因結清出庫時，權證管理崗（實物）在結清材料上注明“重要單證臺賬”的子臺賬分類名稱，檔案管理崗根據(jù)以上注明信息可以非常快捷地到相應“一般檔案臺賬”中查到一般檔案的編號，并把結清資料歸檔。

實例6：一般檔案高速掃描過程中，掃描員在觀注掃描質(zhì)量的同時要留意檔案分類是否有誤，以便即時改正錯誤并提示下一環(huán)節(jié)作出調(diào)整，從而在保證質(zhì)量的基礎上提高了工作效率。

實例7：已結清一般檔案臺賬的要素格式要與向辦公室移交結清檔案的表格要素格式盡量一致，而且已結清一般檔案歸檔號前后保持一致。這樣每年在向分行辦公室移交結清檔案時，移交表格的大多數(shù)據(jù)都可從已結清一般檔案臺賬中快速取得，極大提高了移交結清檔案的工作效率。

實例8：檔案管理二崗人員與權證管理崗（實物）人員每月底針對“因改證等原因未能及時入庫的他項權證”進行核對，檔案管理二崗人員負責落實上述權證的及時回證和入庫，從而避免了上述他項權證遺失風險。

實例9：權證管理崗（臺賬）對于“因預轉現(xiàn)原因已出庫但由于某種原因未辦理上述業(yè)務而又原證歸還入庫的他項權證”，在重要單證臺賬中著重加以標注。當此類權證再次因預轉現(xiàn)原因出庫時，就可以較快地有針對性地分別在“支持系統(tǒng)”和“重要單證臺賬”中予以登記，避免差錯。

實例10：權證管理崗（實物）定期更換庫房中部分重要單證保管袋，規(guī)范保管袋封面書寫內(nèi)容，這樣既整潔美觀，同時又提高了權證出庫及權證對賬效率。

實例11：檔案掃描過程中，每一崗位都使用“工作流轉單”，既能將工作責任落實到人，提高各崗位責任心，減少差錯頻率，同時又方便在出現(xiàn)問題時及時查找問題所在，為下一環(huán)節(jié)節(jié)約時間，從而提高掃描工作整體效率和質(zhì)量。

三、結束語

承前啟后工作法的應用，既提高了個貸檔案管理工作的工作質(zhì)量，又極大提高了工作效率。在青島分行房金部開展的“創(chuàng)新在我身邊”活動中，此工作法被評為最佳獎項“金星獎”。同時，青島分行檔案管理工作的突出業(yè)績受到建設銀行總行的表揚，并在總行《住房金融與個人信貸業(yè)務參考》刊發(fā)了青島分行檔案管理工作的先進經(jīng)驗。