企業(yè)檔案綜合管理分析

劉巖堅(jiān)

摘 要：檔案管理工作一直都有一個(gè)誤區(qū)存在，人們認(rèn)為檔案管理工作的重要性不高，對(duì)其重要性了解不多，覺(jué)得是一項(xiàng)可有可無(wú)的工作。檔案管理工作是我國(guó)企業(yè)制度完善和發(fā)展的重要基礎(chǔ)。怎樣提升檔案管理工作質(zhì)量，是檔案工作者關(guān)注的焦點(diǎn)，需要通過(guò)吸收和借鑒經(jīng)驗(yàn)以及研究成果，應(yīng)對(duì)當(dāng)前新形勢(shì)的要求，指導(dǎo)檔案管理工作順利進(jìn)行。檔案工作者必須有責(zé)任感，肩負(fù)使命，富有激情和熱情。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案 管理 綜合分析

中圖分類號(hào)：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2016）05（c）-0079-02

現(xiàn)代辦公使用自動(dòng)化設(shè)備，社會(huì)對(duì)信息的需求也急劇增加，檔案管理工作是企業(yè)生產(chǎn)和發(fā)展的基礎(chǔ)，能夠?yàn)槠涮峁﹨⒖己托畔ⅲ髽I(yè)的改革和發(fā)展離不開(kāi)檔案資源的利用，讓檔案為企業(yè)的生產(chǎn)服務(wù)，解決企業(yè)運(yùn)行過(guò)程中遇見(jiàn)的實(shí)質(zhì)性問(wèn)題，文章就筆者自身對(duì)企業(yè)檔案管理的認(rèn)識(shí)進(jìn)行粗略淺談。

1 企業(yè)檔案存在的問(wèn)題

1.1 企業(yè)檔案工作長(zhǎng)期性和連續(xù)性不足

領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作引起重視后，進(jìn)行了相關(guān)工作的升級(jí)，可是在考核完成后，短期內(nèi)加班加點(diǎn)的工作，獲得了一定的呈現(xiàn)，符合標(biāo)準(zhǔn)要求就不會(huì)繼續(xù)保持，長(zhǎng)期性和連續(xù)性不足，一些檔案綜合管理參與程度較低，對(duì)檔案的重要性認(rèn)識(shí)不足，部分企業(yè)認(rèn)為檔案室是堆放廢紙的倉(cāng)庫(kù)，檔案工作沒(méi)有有計(jì)劃地開(kāi)展，檔案工作必須具備的長(zhǎng)期性和連續(xù)性得不到保障，導(dǎo)致檔案工作的發(fā)展緩慢。

1.2 檔案工作缺乏制度化的管理程序

目前企業(yè)檔案管理不規(guī)范的方面主要是：（1）檔案收集不規(guī)范。在收集檔案這個(gè)過(guò)程中，制度形同虛設(shè)，交與不交全憑感覺(jué)，檔案收集考核不明確；（2）檔案整理不規(guī)范?？焖侔l(fā)展的企業(yè)，檔案人員的不斷增加，于是就產(chǎn)生了檔案工作者的素質(zhì)參差不齊的情況，立卷的時(shí)候沒(méi)有根據(jù)圈內(nèi)文件來(lái)排序，導(dǎo)致和實(shí)際的整理文件存在差異性，圈內(nèi)資料丟失的情況較為嚴(yán)重。而且，立卷的時(shí)間往往是積累在一起的，一次性完成，這樣和事畢立卷的宗旨要求相違背，對(duì)檔案的利用產(chǎn)生了阻礙；（3）檔案綜合管理力度不夠。因?yàn)榫C合檔案管理室現(xiàn)在都是班組的形式組成，行政上不能夠?qū)Ω鞔蟛糠止芾?，而且要匯報(bào)給主管領(lǐng)導(dǎo)。領(lǐng)導(dǎo)通常都不是專職的，自身的工作繁忙，時(shí)間有限，檔案人員要和領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作中的問(wèn)題和事項(xiàng)的難度還是較大的，所以管理工作的開(kāi)展并不順利，一些部門(mén)自己設(shè)立資料庫(kù)也造成了檔案綜合管理的困難；（4）四是檔案利用不規(guī)范。檔案管理者對(duì)檔案的借閱內(nèi)外限制條件不一，檔案不按時(shí)歸還的情況較為嚴(yán)重。

1.3 缺乏運(yùn)用辦公自動(dòng)化對(duì)檔案管理方法進(jìn)行更新改造

現(xiàn)在檔案管理是使用微機(jī)和軟件來(lái)進(jìn)行的，檔案管理手段落后導(dǎo)致了信息的不對(duì)稱，無(wú)法滿足網(wǎng)絡(luò)信息利用的需求，技術(shù)和當(dāng)前主流趨勢(shì)不符是最大的問(wèn)題。導(dǎo)致檔案技術(shù)落后的原因一個(gè)是領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的不重視，投入的財(cái)力以及精力比較少；另一個(gè)則是單位在設(shè)備購(gòu)入后沒(méi)有對(duì)檔案管理者進(jìn)行培訓(xùn)，導(dǎo)致了管理者的熟練度不夠，無(wú)法發(fā)揮出先進(jìn)設(shè)備的作用；還有就是微機(jī)和網(wǎng)絡(luò)使用后，沒(méi)有進(jìn)行電腦錄入，使用手工錄入的方式，效率低下。

2 檔案工作問(wèn)題解決方式

檔案包含的信息量非常大，它是資源信息，零散地被存儲(chǔ)在資料中，只有需要的時(shí)候，才會(huì)進(jìn)行調(diào)用，將相關(guān)信息整理出來(lái)利用，經(jīng)過(guò)加工后能夠發(fā)揮出較大的信息利用價(jià)值。檔案管理工作是為企業(yè)服務(wù)的，讓企業(yè)中心工作能夠更好地開(kāi)展。

2.1 抓好組織建設(shè)，完善管理制度

抓好組織建設(shè)是做好檔案管理工作的關(guān)鍵。一是成立由分管領(lǐng)導(dǎo)任組長(zhǎng)、辦公室主任任副組長(zhǎng)、主要科室負(fù)責(zé)人為成員的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，協(xié)調(diào)各部門(mén)間的檔案工作，為檔案工作的綜合管理提供組織保障；二是把檔案管理工作列入廠長(zhǎng)辦公室的議事日程，年初有部署，年底有總結(jié)，平時(shí)有檢查指導(dǎo)，并接受上級(jí)和地方檔案管理部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)；三是完善檔案管理制度，確保檔案管理工作協(xié)調(diào)發(fā)展，檔案部門(mén)做到統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一制度，統(tǒng)一規(guī)劃計(jì)劃，統(tǒng)一檢查指導(dǎo)和統(tǒng)一培訓(xùn)交流。

2.2 制定計(jì)劃和目標(biāo)

檔案工作是一項(xiàng)長(zhǎng)期的工作，其發(fā)展要求檔案工作具備主動(dòng)性和前瞻性。因此，領(lǐng)導(dǎo)者需要對(duì)檔案工作的重要性給予認(rèn)識(shí)，將其作為日常工作內(nèi)容開(kāi)展，對(duì)檔案的具體工作內(nèi)容進(jìn)行研究和了解，結(jié)合現(xiàn)代技術(shù)來(lái)制定檔案工作計(jì)劃，實(shí)現(xiàn)檔案管理目標(biāo)。

2.3 做好基礎(chǔ)工作，及時(shí)完成上級(jí)部門(mén)的檔案工作

檔案管理工作是需要長(zhǎng)期堅(jiān)持的工作，從管理到制度再到執(zhí)行都必須有科學(xué)、合理、完善的管理方式和計(jì)劃，為管理工作的順利進(jìn)行提供保障。檔案資源的價(jià)值在于利用，而管理是為利用提供前期條件，每年主管部門(mén)都應(yīng)該對(duì)管理工作進(jìn)行審核，督促按時(shí)完成目標(biāo)。

2.4 提升檔案管理者的素質(zhì)，建立健全的制度

首先要讓檔案管理職責(zé)明確清晰，從各部門(mén)選取優(yōu)秀的人才，檔案的收集、整理和歸檔都要覆蓋全企業(yè)。其次要建立健全檔案管理制度，結(jié)合本企業(yè)實(shí)際編制各種規(guī)章制度，并在實(shí)際工作中不斷進(jìn)行完善，對(duì)檔案的形成、收集、整理要嚴(yán)格按照檔案管理的有關(guān)要求，對(duì)歸檔范圍、保存期限，保密文件收發(fā)、存檔、銷毀等各個(gè)環(huán)節(jié)工作程序要做出明確規(guī)定。規(guī)章制度除了要制定，還需要落實(shí)和執(zhí)行，確保檔案安全性，讓檔案管理形成制度化、規(guī)范化的工作，按軌道前進(jìn)。

檔案管理者自身的素質(zhì)以及工作水平對(duì)檔案質(zhì)量產(chǎn)生了直接影響，檔案管理者的能力是檔案管理工作的基礎(chǔ)。為了能夠讓檔案管理者的技術(shù)熟練，業(yè)務(wù)素質(zhì)提升，需要對(duì)檔案管理者進(jìn)行培訓(xùn)，加強(qiáng)培訓(xùn)力度。首先，讓檔案管理者參與到地方以及上級(jí)單位所開(kāi)展的培訓(xùn)班，檔案管理新招收的工作者要進(jìn)行上崗前的培訓(xùn)。其次，調(diào)派優(yōu)秀的檔案工作者去其他先進(jìn)單位學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)規(guī)范化檔案管理模式運(yùn)作方式。特別是要提升電子檔案管理培訓(xùn)相關(guān)水平，檔案信息化是檔案現(xiàn)代化道路的必然過(guò)程，為了能夠讓檔案管理有較好的效果，需要檔案管理者具備計(jì)算機(jī)知識(shí)，能夠熟練操作。鼓勵(lì)檔案工作者自學(xué)。還要能夠利用閑暇時(shí)間學(xué)習(xí)各種有關(guān)的刊物，鼓勵(lì)檔案人員提升自我。最后，對(duì)管理制度規(guī)范化調(diào)整，檔案管理工作可以作為檔案管理著工作績(jī)效來(lái)進(jìn)行審核，與檔案工作者的福利和待遇相聯(lián)系，這樣可以督促他們?nèi)ヅμ嵘约旱墓ぷ髂芰?。要將檔案管理者的素質(zhì)培養(yǎng)作為重點(diǎn)管理內(nèi)容來(lái)進(jìn)行，提升他們對(duì)檔案工作的了解，讓他們?yōu)闄n案工作的開(kāi)展提供便利條件。

2.5 加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，合理利用檔案資源

使用現(xiàn)代科技來(lái)賦予檔案管理工作創(chuàng)新和活力，滿足檔案信息化的要求，相應(yīng)先導(dǎo)科學(xué)技術(shù)應(yīng)用的主旋律，引入先進(jìn)的管理技術(shù)和手段，對(duì)現(xiàn)有的技術(shù)進(jìn)行改革和發(fā)展。

2.6 加強(qiáng)檔案宣傳，提升全員檔案意識(shí)

參與當(dāng)?shù)貦n案部門(mén)的宣傳活動(dòng)，積極地推廣和宣傳檔案知識(shí)；在單位各類總結(jié)會(huì)議上，對(duì)檔案工作的問(wèn)題進(jìn)行總結(jié)，對(duì)檔案要求向全員宣講；創(chuàng)辦宣傳欄，對(duì)檔案的作用以及重要性進(jìn)行宣傳。

企業(yè)檔案工作是企業(yè)的發(fā)展基礎(chǔ)，也是企業(yè)發(fā)展過(guò)程的重要?dú)v史憑證，它在企業(yè)的發(fā)展中占據(jù)著非常重要的地位，能夠發(fā)揮出積極的推動(dòng)作用，要對(duì)檔案工作有足夠多的了解和認(rèn)識(shí)，對(duì)其引起重視，能夠促進(jìn)檔案管理工作的順利進(jìn)行和發(fā)展，讓企業(yè)的發(fā)展具有活力和生命力，讓檔案管理工作的質(zhì)量獲得提升。

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