企業(yè)檔案信息化建設(shè)與管理探討

摘要：隨著以計(jì)算機(jī)為基礎(chǔ)的現(xiàn)代科技的普遍發(fā)展以及企業(yè)運(yùn)用計(jì)算機(jī)處理管理問題的迫切需要，東方電氣（廣州）重型機(jī)器有限公司的檔案信息化建設(shè)日益提上日程。文章對(duì)企業(yè)檔案信息化建設(shè)與管理進(jìn)行了探討。

關(guān)鍵詞：企業(yè)管理；檔案管理；信息化建設(shè)；基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)；電子文件；信息安全 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

中圖分類號(hào)：TP391 文章編號(hào)：1009-2374（2016）21-0154-02 DOI：10.13535/j.cnki.11-4406/n.2016.21.075

1 信息化建設(shè)的基本內(nèi)容

1.1 基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施是檔案信息化建設(shè)不可缺少的基本條件，是檔案信息資源開發(fā)利用和信息技術(shù)應(yīng)用的基礎(chǔ)，而其核心是檔案信息網(wǎng)絡(luò)，它是檔案信息傳輸交換和資源共享的必要手段。

檔案信息網(wǎng)絡(luò)是一個(gè)資源性網(wǎng)絡(luò)、廣域性網(wǎng)絡(luò)、開放性網(wǎng)絡(luò)。它是在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案業(yè)務(wù)的重新設(shè)計(jì)，是檔案技術(shù)與檔案業(yè)務(wù)模式的有機(jī)結(jié)合。它應(yīng)具有網(wǎng)上信息服務(wù)、網(wǎng)上文檔管理、檔案行政管理、網(wǎng)上檔案宣傳、網(wǎng)上檔案教育等功能。檔案網(wǎng)建設(shè)的基本任務(wù)

包括：

1.1.1 硬件環(huán)境建設(shè)。包括檔案館局域網(wǎng)建設(shè)、檔案網(wǎng)站的建設(shè)等。局域網(wǎng)的建設(shè)應(yīng)根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況選擇合適的網(wǎng)絡(luò)拓?fù)浣Y(jié)構(gòu)（星型結(jié)構(gòu)、總線結(jié)構(gòu)、環(huán)形結(jié)構(gòu)、網(wǎng)狀結(jié)構(gòu)），對(duì)等網(wǎng)絡(luò)與基于服務(wù)器。檔案網(wǎng)站是在檔案館（室）相互聯(lián)系的公共服務(wù)的網(wǎng)絡(luò)上建立的站點(diǎn)，以主頁方式提供相關(guān)信息和相關(guān)服務(wù)（WEB服務(wù)）構(gòu)成公共服務(wù)網(wǎng)絡(luò)的一個(gè)結(jié)點(diǎn)。它應(yīng)是集宣傳、中介、服務(wù)、對(duì)話交流五個(gè)窗口功能為一體的開放性對(duì)外平臺(tái)。檔案網(wǎng)站內(nèi)容包括五個(gè)方面：（1）檔案館（室）職能信息，包括檔案館（室）及其管理機(jī)構(gòu)的基本職能、部門設(shè)置、主要領(lǐng)導(dǎo)、崗位職責(zé)、聯(lián)系途徑等；（2）檔案館（室）資源信息、庫藏全宗名冊(cè)、系列案卷目錄、特種館藏目錄、專題目錄索引等介紹性信息和檢索性信息；（3）檔案利用、服務(wù)信息；（4）檔案工作信息；（5）相關(guān)資源信息。

以我公司目前的情況，檔案室網(wǎng)站建設(shè)也可以從五個(gè)方面來考慮：（1）檔案室的職能信息。在這一板塊可以介紹檔案室的基本職能以及需要協(xié)助的相關(guān)部門的相應(yīng)責(zé)任、主要負(fù)責(zé)人及其職責(zé)、聯(lián)系方式、值班安排情況等，這樣有利用明確分工，落實(shí)責(zé)任；（2）檔案室的資源信息?？梢栽O(shè)置館藏系列案卷目錄。如產(chǎn)品類案卷目錄、設(shè)備儀器類案卷目錄、基建案卷目錄等。此外還可以設(shè)置專題目錄索引，以方便專門項(xiàng)目方面資料的查詢與利用，如嶺澳二期項(xiàng)目；（3）檔案利用、服務(wù)信息，可以設(shè)置用戶問答界面，根據(jù)用戶的需求，提供有針對(duì)性的服務(wù)，如資料的借閱。利用者可以在網(wǎng)上提出借閱申請(qǐng)，在通過計(jì)算機(jī)權(quán)限審核或身份認(rèn)證后，就可以在網(wǎng)上直接查閱資料了；（4）檔案工作信息。在這一板塊，一部分可以介紹目前檔案工作的概況、重點(diǎn)，必要的話還可以開辟評(píng)論區(qū)，以便交流經(jīng)驗(yàn)，改進(jìn)工作。一部分還可以介紹一些在檔案工作方面的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和制度（國家的、行業(yè)的、公司的）；（5）相關(guān)信息資源，可以公布最近公司以及集團(tuán)公司的檔案管理動(dòng)態(tài)，還可以涉及最近國內(nèi)外的先進(jìn)管理理念、手段、軟件等。

1.1.2 信息資源建設(shè)。能作為在檔案信息網(wǎng)絡(luò)上使用的資源是NIR，是電子化的檔案信息。要及時(shí)、適時(shí)地對(duì)公司日常運(yùn)行中形成的紙質(zhì)文件、電子文件進(jìn)行收集、整理、鑒定、管理、歸檔。工作人員要明確分工，確定責(zé)任。各部門形成的電子文件必須按時(shí)上報(bào)，由專人管理，按年度、部門、類別由專用微機(jī)存儲(chǔ)。避免了電子文件的丟失，保證了年度電子文件的完整性。

1.2 應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)

在這里主要指的是標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理軟件。所謂標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理軟件是指符合國家檔案管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的，適用于政府機(jī)關(guān)，企事業(yè)單位和各級(jí)各類檔案館用于對(duì)檔案信息和檔案實(shí)體進(jìn)行輔助管理的計(jì)算機(jī)應(yīng)用軟件系統(tǒng)，如OA、MIS、GIS和電子文件管理系統(tǒng)（ERKS）信息系統(tǒng)（IS）文件管理系統(tǒng)（DMS）檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)（ACAMS）等。它應(yīng)具備以下四種功能：

1.2.1 實(shí)現(xiàn)有快速檢索和查找功能的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。要對(duì)檔案信息進(jìn)行快速檢索和查找就要建立合理靈活的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)。企業(yè)檔案信息化建設(shè)就相當(dāng)于將紙質(zhì)的資料在電腦中進(jìn)行備份，這樣就可以有序地將企業(yè)檔案分門別類地歸納好。在建立起企業(yè)檔案目錄數(shù)據(jù)庫之后，要檢索和查找所需資料就可以直接輸入關(guān)鍵詞，以此來得到自己需要的檔案資料。并且企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)還可以直接進(jìn)行修改或者刪除，因此也能加快企業(yè)檔案的更新。

1.2.2 文件檔案管理一體化。如果企業(yè)的檔案管理與建設(shè)還是和之前傳統(tǒng)的方式一樣，那么相比于企業(yè)檔案信息化建設(shè)就需要更多的人力。但是如果企業(yè)檔案建設(shè)和管理可以實(shí)現(xiàn)一體化，那么工作流程將減少一些不必要的麻煩，比如文書部門的文件可以通過計(jì)算機(jī)的輔助實(shí)現(xiàn)歸檔，工作人員可以在網(wǎng)上接收整理，企業(yè)檔案從電子文件形式到電子歸檔都只需要工作人員運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行操作。由此可見企業(yè)檔案的管理就實(shí)現(xiàn)了前端控制，操作過程也更加簡(jiǎn)單。

1.2.3 檔案的保存功能。企業(yè)檔案信息化建設(shè)與管理有助于保存企業(yè)信息，并且更易于工作人員將文字信息轉(zhuǎn)化成不同形式的資料，如Excel、不同形式的圖片文件等。如果檔案部門將檔案信息儲(chǔ)存到計(jì)算機(jī)中，企業(yè)的工作人員就可以通過服務(wù)器上的身份認(rèn)證，在企業(yè)內(nèi)部對(duì)檔案信息進(jìn)行查詢，這樣在一定程度上有利于工作人員提高工作效率。

1.2.4 企業(yè)檔案信息的記錄功能。為了避免企業(yè)檔案的泄露所造成的麻煩，對(duì)檔案進(jìn)行信息化的建設(shè)和管理可以有效地對(duì)查閱和檢索檔案的時(shí)間、內(nèi)容進(jìn)行嚴(yán)格的記錄。檔案業(yè)務(wù)管理的自動(dòng)化，可以對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控和管理，同時(shí)也有助于工作人員對(duì)檔案進(jìn)行進(jìn)基本的情況統(tǒng)計(jì)，并且這種統(tǒng)計(jì)方式更加簡(jiǎn)單精準(zhǔn)，使檔案管理更加規(guī)范化、科學(xué)化。

1.3 標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)

標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的一項(xiàng)重要的工作，要將公司內(nèi)部的信息資源有序、協(xié)調(diào)組織，通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)共享，關(guān)鍵在于標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)。要遵循國家標(biāo)準(zhǔn)，《電子文件歸檔與管理規(guī)范》和《電子公文歸檔管理暫行辦法》，結(jié)合其行業(yè)的管理標(biāo)準(zhǔn)和特點(diǎn)，加快制定切實(shí)可行的檔案信息化相關(guān)規(guī)范、制度、標(biāo)準(zhǔn)，明確電子檔案信息的歸檔標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范檔案信息收集、整理、存儲(chǔ)傳送和發(fā)布程序，真正做到步步有章可循、件件標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，保證檔案信息的真實(shí)性、完整性、安全性。

標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)應(yīng)該是公司檔案信息化建設(shè)之初工作的一個(gè)重點(diǎn)。目前，標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系還未建立，現(xiàn)有的國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)并不能全面指導(dǎo)檔案工作的進(jìn)行，公司的相關(guān)文件制度還不夠完善，大大降低了檔案工作的效率以及服務(wù)的質(zhì)量。

1.4 人才隊(duì)伍建設(shè)

企業(yè)中檔案管理的工作好像在企業(yè)建設(shè)中并沒有受到社會(huì)各界的廣泛關(guān)注，尤其是在信息化建設(shè)沒有正式實(shí)行之前。但是如今的社會(huì)科技發(fā)展迅速，要使信息化技術(shù)真正走進(jìn)企業(yè)檔案的建設(shè)和管理，就應(yīng)該大力建設(shè)人才隊(duì)伍。目前，一些企業(yè)對(duì)檔案管理的工作人員都要求其具備運(yùn)用計(jì)算機(jī)解決檔案管理工作中的問題，但是我國大型企業(yè)和中小型企業(yè)之間對(duì)檔案信息化建設(shè)和管理中還是存在較大的差距，這使得市場(chǎng)對(duì)企業(yè)檔案管理人員有更加迫切的需要。人才隊(duì)伍的建設(shè)應(yīng)該從各個(gè)方面著手，比如加大培訓(xùn)力度、提高人員素質(zhì)和業(yè)務(wù)水

平等。

2 信息化建設(shè)應(yīng)注意的問題

隨著社會(huì)科技的快速發(fā)展和企業(yè)市場(chǎng)的需求，我國企業(yè)信息化建設(shè)與管理已經(jīng)逐漸走上正軌，但是與一些發(fā)達(dá)國家相比，我國的檔案信息化建設(shè)還是稍顯落后，并且在管理方面還是存在一些問題，我們可以從以下方面來分析：

2.1 政府企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案信息化建設(shè)和管理認(rèn)識(shí)不到位

一些企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)忽視檔案信息化建設(shè)和管理的重要性是因?yàn)樗麄冋J(rèn)為信息化的管理并不會(huì)為企業(yè)帶來經(jīng)濟(jì)效益，這樣的思想觀念使得他們不會(huì)對(duì)檔案信息化管理人才給予太多的關(guān)注，由此就會(huì)導(dǎo)致人才的供求不平衡。

2.2 企業(yè)檔案信息化管理缺乏保密意識(shí)

如上文所說，企業(yè)檔案信息化建設(shè)與管理使得工作人員對(duì)檔案的查找更加便捷，但是由于計(jì)算機(jī)并不能保證檔案信息的完全安全，因?yàn)橛?jì)算機(jī)是聯(lián)網(wǎng)設(shè)備，企業(yè)的檔案信息很有可能會(huì)被竊取，所以企業(yè)一定要加強(qiáng)對(duì)檔案管理的保密意識(shí)與計(jì)算機(jī)的安全保障系統(tǒng)。

2.3 企業(yè)檔案信息化管理的工作人員缺少專業(yè)性

檔案信息化管理的工作人員并不是只要會(huì)用基本的計(jì)算機(jī)操作將檔案進(jìn)行整理和歸納就可以了，而是需要通過專業(yè)的培訓(xùn)，使他們有能力發(fā)現(xiàn)檔案管理中存在的問題并且能夠提出相應(yīng)的解決措施，這也正說明企業(yè)檔案信息化建設(shè)與管理需要的是高素質(zhì)、專業(yè)的復(fù)合型

人才。

2.4 檔案信息化管理的設(shè)備不夠完善

因?yàn)樵谖覈钠髽I(yè)檔案信息化建設(shè)與管理中還是存在很多的不足，其中計(jì)算機(jī)等設(shè)備作為信息化管理中最重要的組成部分，在現(xiàn)實(shí)中企業(yè)對(duì)這些設(shè)備的利用還不夠完善。這些基礎(chǔ)條件差，就會(huì)導(dǎo)致信息化管理在企業(yè)的建設(shè)與發(fā)展中不能發(fā)揮其最大的功能，這樣雖然對(duì)企業(yè)檔案實(shí)行了信息化管理，但是它對(duì)企業(yè)真正的效益就會(huì)大大降低。所以計(jì)算機(jī)等設(shè)備作為企業(yè)檔案信息化管理的前期投資，必須得到企業(yè)的高度重視。

3 結(jié)語

隨著公司的日益發(fā)展以及現(xiàn)代化管理的迫切需要，檔案信息化管理顯得越來越重要。基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、人才隊(duì)伍建設(shè)應(yīng)該在信息化系統(tǒng)建立之前就予以全面、客觀的考慮，這樣才能在系統(tǒng)運(yùn)行中避免和減少失誤，即使出現(xiàn)問題，也有相應(yīng)的措施及時(shí)、有效地解決，全面提高檔案工作效率以及服務(wù)質(zhì)量，為公司日常工作的開展以及戰(zhàn)略性發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

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作者簡(jiǎn)介：丁蘭蘭（1985-），女，廣東廣州人，東方電氣（廣州）重型機(jī)器有限公司助理館員，研究方向：檔案

管理。

（責(zé)任編輯：周 瓊）