辦公室計(jì)算機(jī)辦公軟件的應(yīng)用探討

宗愛(ài)華

摘 要：大量計(jì)算機(jī)軟件的產(chǎn)生，不僅革新了人們傳統(tǒng)的辦公模式，也使得很多具體的工作在落實(shí)上成效更高，并且建立了更加輕松便捷的人和人直接溝通交互的橋梁。本文對(duì)此進(jìn)行了分析研究。

關(guān)鍵詞：辦公室；計(jì)算機(jī)；辦公軟件；應(yīng)用

隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，現(xiàn)在幾乎所有辦公室的日常辦公中都會(huì)輔以相應(yīng)的計(jì)算機(jī)軟件。大量計(jì)算機(jī)軟件的產(chǎn)生，不僅革新了人們傳統(tǒng)的辦公模式，也使得很多具體的工作在落實(shí)上成效更高，并且建立了更加輕松便捷的人和人直接溝通交互的橋梁。鑒于當(dāng)前我國(guó)使用的計(jì)算機(jī)辦公軟件大部分來(lái)源于國(guó)外，因此，提升我國(guó)自主軟件開(kāi)發(fā)的能力很有必要，這樣才能夠產(chǎn)生真正符合自身需求，并且信價(jià)比更高的辦公輔助工具。

一、辦公軟件應(yīng)用的優(yōu)劣勢(shì)分析

（一）辦公軟件應(yīng)用的優(yōu)勢(shì)分析

計(jì)算機(jī)辦公軟件的應(yīng)用的優(yōu)勢(shì)主要體現(xiàn)在它的跨地域應(yīng)用，檢索快速便捷，攜帶方便以及安全系數(shù)高等方面。在辦公軟件的應(yīng)用中，我們可以實(shí)現(xiàn)跨地域的快速傳遞和檢索，只需要通過(guò)網(wǎng)絡(luò)在很短的時(shí)間內(nèi)就可以將所需內(nèi)容傳出或接入，這對(duì)于節(jié)奏相當(dāng)快的社會(huì)來(lái)說(shuō)節(jié)省了很多的時(shí)間。辦公軟件應(yīng)用的優(yōu)勢(shì)同樣也表現(xiàn)在檢索文獻(xiàn)的速度方面，它使我們摒棄了先前的一句句閱讀來(lái)檢索的習(xí)慣，而開(kāi)始利用計(jì)算機(jī)化的辦公軟件直接進(jìn)行關(guān)鍵詞檢索，就可以得到我們想要的結(jié)果。

此外，有了計(jì)算機(jī)辦公軟件后，我們?cè)谔幚砗芏嘈畔?，制作各種報(bào)告、書面總結(jié)上也十分方便。很多辦公室一族經(jīng)常需要進(jìn)行對(duì)于相關(guān)材料的歸納整理，有了office軟件后，無(wú)論是文字、圖片還是數(shù)據(jù)在處理上都會(huì)非常輕松，并且準(zhǔn)確性很高。這極大的帶來(lái)了辦公室工作實(shí)效的提升。

（二）辦公軟件應(yīng)用的劣勢(shì)分析

盡管計(jì)算機(jī)辦公軟件的應(yīng)用存在著這樣或那樣的好處，但是對(duì)于其在辦公終中的不足之處也必須引起我們的警示。

首先非法軟件和計(jì)算機(jī)病毒的存在使得企業(yè)資料、個(gè)人信息和機(jī)密文件開(kāi)始變得不是那么安全，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及，隨之而來(lái)的是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)攻擊的增加，各種文件資料被惡意竊取，這就要求我們?cè)谒阌?jì)安全技術(shù)方面要不斷實(shí)現(xiàn)突破。

其次，計(jì)算機(jī)辦公軟件的統(tǒng)一也就意味著各種特定和特殊用戶的需求不能得到有針對(duì)性的滿足，這說(shuō)明計(jì)算機(jī)辦公軟件在提高辦公效率的路上還有很長(zhǎng)的路要走。

再次，計(jì)算機(jī)辦公軟件的應(yīng)用和普及有著較高的成本，主要體現(xiàn)在物質(zhì)成本和技術(shù)成本兩個(gè)方面，這對(duì)于它的普及在一定程度上有著阻礙的作用。

二、辦公軟件的實(shí)際應(yīng)用分析

（一）教育科研中的有效應(yīng)用

辦公軟件在各個(gè)領(lǐng)域的使用都越來(lái)越普遍，其功效也很大程度得到認(rèn)可。首先，在教育科研領(lǐng)域辦公室軟件能夠發(fā)揮很多實(shí)際用途，最明顯的一點(diǎn)就是改變了教師教課的方式，也革新了師生間信息交互和交流探討的傳統(tǒng)模式?，F(xiàn)在幾乎各大高校的教師都會(huì)采用ppt或者各種相應(yīng)的計(jì)算機(jī)軟件進(jìn)行備課，在課堂上有了這些軟件的使用，可以讓知識(shí)的呈現(xiàn)清晰直觀且生動(dòng)有趣，能夠更好的抓住學(xué)生的注意力，提升知識(shí)教學(xué)效果。同時(shí)，教師給學(xué)生布置的各種學(xué)習(xí)任務(wù)或者作業(yè)學(xué)生也可以通過(guò)辦公軟件作為輔助來(lái)完成，比如，學(xué)生可以利用word作學(xué)科總結(jié)，可以以ppt的形式給大家分享呈現(xiàn)自己的某一個(gè)項(xiàng)目的研究成果等。

（二）政府部門中的有效應(yīng)用

政府部門的使命就是更好的為人民服務(wù)，這也是政府部門日常工作的核心。在實(shí)踐這一目標(biāo)和使命的過(guò)程中，辦公室軟件能夠起到非常好的輔助效果。比如，利用各種相應(yīng)的軟件可以制作對(duì)外公開(kāi)的網(wǎng)站，公民可以通過(guò)瀏覽政府部門的網(wǎng)站來(lái)獲取相關(guān)信息。還有，一些政府職能部門在給市民提供服務(wù)時(shí)也可以利用到辦公室軟件，如公民信息的核查，公民意見(jiàn)的征集等。有了各類實(shí)用的軟件不僅構(gòu)建了公民和政府部門相互溝通交互的橋梁，也能夠更好的實(shí)現(xiàn)相關(guān)資源的共享，還能夠讓政府部門給市民提供更加高效便捷的服務(wù)。

（三）商務(wù)辦公中的有效應(yīng)用

辦公軟件在商務(wù)辦公中體現(xiàn)出的功效同樣非常明顯。對(duì)于商務(wù)領(lǐng)域來(lái)說(shuō)，時(shí)間與效率就是金錢，很多行業(yè)和領(lǐng)域都需要第一時(shí)間對(duì)于很多事情做出反應(yīng)與處理。不少辦公室軟件都能夠給商務(wù)辦公中各種事務(wù)的處理帶來(lái)輔助。比如，利用相關(guān)軟件可以很好的處理各種圖片信息，能夠讓產(chǎn)品看上去更具吸引力；又如，現(xiàn)在的不少網(wǎng)絡(luò)購(gòu)物平臺(tái)都是借助相關(guān)軟件來(lái)直接形成客戶與商家間溝通的橋梁，也是客戶向商家咨詢的直接渠道。這很好的拉近了兩方之間的距離，也讓很多商業(yè)模式變得更加簡(jiǎn)單快捷。

三、辦公軟件的應(yīng)用發(fā)展前瞻

（一）推動(dòng)我國(guó)辦公軟件的自主發(fā)展

從當(dāng)前我國(guó)辦公室所使用的最為常見(jiàn)的一些辦公軟件來(lái)看，大部分軟件都不是我國(guó)自主開(kāi)發(fā)的，那些使用頻率最高，效用最為明顯的軟件通常都是國(guó)外的。這個(gè)問(wèn)題需要引起我們更大的注意力與關(guān)注。一方面，使用國(guó)外軟件往往需要支付較為高昂的費(fèi)用，這直接提升了辦公室使用辦公軟件的成本。另一方面，很多國(guó)外引進(jìn)的軟件和我國(guó)的一些辦公室的實(shí)際需求并不是完全匹配，造成了使用中的一些不便。因此，加大我國(guó)辦公軟件的自主開(kāi)發(fā)力度很有必要，這是讓辦公軟件的功用更充分發(fā)揮的一個(gè)前提。

（二）加強(qiáng)軟件開(kāi)發(fā)人才培養(yǎng)

很有必要加強(qiáng)我國(guó)軟件開(kāi)發(fā)的人才培養(yǎng)，要讓這個(gè)領(lǐng)域的人才隊(duì)伍建設(shè)更加充實(shí)，能夠培養(yǎng)出更多這個(gè)領(lǐng)域的專業(yè)人才。一方面，高校應(yīng)當(dāng)在這個(gè)專業(yè)的人才培養(yǎng)上進(jìn)行加強(qiáng)，比如，可以多聘請(qǐng)這個(gè)行業(yè)的專家學(xué)者來(lái)給學(xué)生講課；另一方面，很有必要給這些人才提供更多實(shí)踐的機(jī)會(huì)和平臺(tái)，這是讓他們?cè)谶@個(gè)領(lǐng)域有更深的鉆研，并且更加了解我國(guó)辦公室的真實(shí)需求的方法，這對(duì)于提升軟件開(kāi)發(fā)的質(zhì)量很有幫助。

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