淺談如何做好檔案數(shù)字化工作

張海波

【摘要】檔案工作是一項(xiàng)十分重要的工作，它對(duì)我國(guó)社會(huì)的發(fā)展和經(jīng)濟(jì)的建設(shè)都有著非常重要的作用，當(dāng)前我國(guó)的科技水平也有了非常大的提升，所以在這樣的情況下，我國(guó)的檔案工作也有了很大的進(jìn)步，很多數(shù)字化設(shè)備也逐漸進(jìn)入了檔案管理工作中，本文主要分析了如何做好檔案數(shù)字化工作，以供有關(guān)人員參考和借鑒。

【關(guān)鍵詞】檔案；數(shù)字化；風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)

目前，我國(guó)檔案信息化的發(fā)展明顯越來(lái)越快，檔案數(shù)字化是檔案信息發(fā)展過(guò)程中不能忽視的一個(gè)重要因素，同時(shí)對(duì)檔案管理的傳統(tǒng)模式改變也起到相對(duì)重要的作用，也有一些問(wèn)題在檔案數(shù)字化在發(fā)展的過(guò)程中展現(xiàn)出來(lái)，提到數(shù)字化，一定是和網(wǎng)絡(luò)有關(guān)，那么檔案數(shù)字化就是要使用到網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，而網(wǎng)絡(luò)的安全性一直以來(lái)都是我們所擔(dān)心的問(wèn)題，這樣的化，如果不采取一定的措施來(lái)對(duì)數(shù)字化檔案信息進(jìn)行保護(hù)，必然也不利于我國(guó)檔案工作的發(fā)展。所以，要想要想做好檔案數(shù)字化工作，就要采取一個(gè)周全的防護(hù)措施來(lái)保證數(shù)字化檔案信息工作。

一、提高風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，積極應(yīng)對(duì)檔案數(shù)字化中的風(fēng)險(xiǎn)

在檔案數(shù)字化的發(fā)展過(guò)程中，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)干部也做出了明確的指示，要從根本提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，以加強(qiáng)對(duì)檔案信息管理的安全防范意識(shí)，檔案信息化工作的首要任務(wù)就是要保障檔案信息的安全，同時(shí)還應(yīng)用戰(zhàn)略性的高度去對(duì)待檔案數(shù)字化的信息安全，從更深層面的去保證檔案信息的安全，為了讓檔案管理人員對(duì)檔案數(shù)字化當(dāng)中所引發(fā)的不良后果和不安全因素有更清楚的了解，并且讓檔案管理者在現(xiàn)實(shí)的工作中更有效的做好各方面的準(zhǔn)備，要在檔案工作中積極開(kāi)展檔案數(shù)字化風(fēng)險(xiǎn)的一系列講座和普及知識(shí)，做好這些準(zhǔn)備使所有從事檔案工作的人員都清楚檔案信息工作的重要程度，對(duì)那些可能導(dǎo)致風(fēng)險(xiǎn)的因素有所了解，以便在風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生時(shí)可以從容地應(yīng)對(duì)，不至于慌亂手腳。

二、統(tǒng)籌規(guī)劃，將風(fēng)險(xiǎn)防控引入到檔案數(shù)字化建設(shè)的過(guò)程中

檔案數(shù)字化要涉及很多方面的內(nèi)容，是一項(xiàng)很復(fù)雜的工作，在實(shí)際工作中，要想保檔案數(shù)字化建設(shè)工作能有序的進(jìn)行，必須對(duì)所涉及的因素進(jìn)行全方位的考慮和統(tǒng)籌設(shè)計(jì)，同時(shí)還要加大工作中的管理力度。在檔案數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中要采取有效措施來(lái)防范風(fēng)險(xiǎn)，這是不可缺少的一個(gè)環(huán)節(jié)。在對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行設(shè)計(jì)時(shí)，還應(yīng)該使系統(tǒng)平臺(tái)具備良好可拓展性和安全性，并具備讓系統(tǒng)各個(gè)功能得以實(shí)現(xiàn)的子系統(tǒng)。其次在對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行設(shè)計(jì)過(guò)程中要充分考慮到各業(yè)界的標(biāo)準(zhǔn)和法律法規(guī)，以此來(lái)做好實(shí)際工作中的檔案信息系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)工作。

三、建立和健全風(fēng)險(xiǎn)管理制度，將風(fēng)險(xiǎn)管理貫穿在數(shù)字化建設(shè)的全過(guò)程中

在檔案風(fēng)險(xiǎn)管理的制度中，還有多方面的內(nèi)容在其中：1.工作人員的安全管理，要在檔案數(shù)字化的管理過(guò)程中，對(duì)各個(gè)崗位的相關(guān)責(zé)任講清楚，讓所有工作人員都明確檔案信息的重要性，并要求檔案工作人員與用人單位簽訂保密協(xié)議，一旦發(fā)生機(jī)密泄漏的情況，以便付出相應(yīng)的法律責(zé)任。2.檔案交接制度也是數(shù)字化檔案信息管理工作中的一個(gè)重要內(nèi)容，工作人員不光要對(duì)檔案數(shù)字化的工作環(huán)節(jié)都清楚了解之外，還要對(duì)相關(guān)的工作內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)的清點(diǎn)，然后簽字，這樣做更明確保證了責(zé)任制的重要性，這項(xiàng)工作是要落實(shí)到個(gè)人的。3.圖像處理制度，主要是指在對(duì)檔案中的圖像管理過(guò)程中，對(duì)圖像去污、拼接，為防止由于圖像的失真而導(dǎo)致檔案信息泄露，要求工作人員在操作中嚴(yán)格遵守相關(guān)的要求及規(guī)定工作。4.數(shù)據(jù)校驗(yàn)制度，主要指對(duì)實(shí)體檔案和電子檔案進(jìn)行相信比對(duì)的工作，為保證檔案信息的準(zhǔn)確性去校正檔案中不相符的地方，實(shí)現(xiàn)檔案信息的完全準(zhǔn)確度。5.機(jī)房管理制度，是指保證機(jī)房的安全、整潔以及檔案信息的安全，以此為原則，規(guī)范工作人員出入機(jī)房的制度，還有對(duì)機(jī)房鑰匙、機(jī)房設(shè)備、機(jī)房衛(wèi)生以及文件管理等這一系列的制度，6.系統(tǒng)管理制度，是指運(yùn)用雙人負(fù)責(zé)制度。密碼制度、還有風(fēng)機(jī)操作系統(tǒng)等措施來(lái)制定的制度，以規(guī)范系統(tǒng)操作的規(guī)范性。7.備份制度，是以應(yīng)對(duì)檔案數(shù)字化信息系統(tǒng)，由于設(shè)備故障、病毒、火災(zāi)地震等這一系列因素，造成可能引發(fā)數(shù)據(jù)丟失的風(fēng)險(xiǎn)，所做的明確數(shù)據(jù)備份的責(zé)任者、內(nèi)容以及保管和管理等要求的內(nèi)容。

四、建立完備的風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控體系

在數(shù)字化檔案信息管理工作中，還要做好風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)測(cè)工作、排查和分析評(píng)估等工作，在發(fā)生風(fēng)險(xiǎn)時(shí)，能夠采取有效的措施及去應(yīng)對(duì)突發(fā)的事件。首先，要建立自動(dòng)化的消防系統(tǒng)、技術(shù)防控系統(tǒng)。如果經(jīng)濟(jì)允許的情況下，還可以在數(shù)字化檔案場(chǎng)所安裝防盜報(bào)警系統(tǒng)、電視實(shí)時(shí)監(jiān)控系統(tǒng)、門(mén)禁系統(tǒng)等一系列的安全消防設(shè)備裝置。其次，要建立數(shù)字化檔案信息的全方位安保系統(tǒng)，裝入計(jì)算機(jī)病毒檢測(cè)和入侵檢測(cè)等安保功能。此外，為阻止非法訪問(wèn)和網(wǎng)絡(luò)的攻擊行為，還要及時(shí)更新殺毒軟件和操作系統(tǒng)的安裝，更新漏洞補(bǔ)丁程序。三是為確保涉密檔案信息系統(tǒng)與互聯(lián)網(wǎng)的物理隔離，要做好檔案數(shù)字化的日常安全保密管理和定期的檢查，在發(fā)生問(wèn)題時(shí)要及時(shí)上報(bào)、及時(shí)處理，保證數(shù)字化檔案的監(jiān)控體系的完善。

五、加強(qiáng)存儲(chǔ)介質(zhì)和設(shè)備的選擇和管理

選用技術(shù)成熟和質(zhì)量可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)和設(shè)備，并且要適時(shí)做好載體更新、數(shù)據(jù)遷移和異質(zhì)異地備份工作。首先在檔案數(shù)字化信息系統(tǒng)上，應(yīng)選用主流的技術(shù)成熟和質(zhì)量可靠的設(shè)備和儲(chǔ)存介質(zhì)。其次為避免在技術(shù)升級(jí)、載體老化的情況下丟失文件數(shù)據(jù)，要做好數(shù)據(jù)遷移和載體的更新工作。最后，要定期備份和異地保存，以此來(lái)避免天災(zāi)人禍和重大突發(fā)事件對(duì)數(shù)字檔案所造成毀滅性破壞，對(duì)有些特別重要珍貴的檔案，則應(yīng)該利用不同的介質(zhì)、格式等做好異質(zhì)和異地備份保存的方法。

六、結(jié)語(yǔ)

在我國(guó)，檔案管理工作一直特別受到人們的重視，無(wú)論在工作內(nèi)容上還是管理體系中。雖然，數(shù)字化檔案信息處在逐步擴(kuò)大的趨勢(shì)，但是在實(shí)際的管理工作中依然存在很多問(wèn)題，要從根本提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，以加強(qiáng)對(duì)檔案信息管理的安全防范意識(shí)，檔案信息化工作的首要任務(wù)就是要保障檔案信息的安全。最后，要想提高檔案數(shù)字化建設(shè)的質(zhì)量，就要不斷的對(duì)其改進(jìn)和加強(qiáng)管理，同時(shí)這也能幫助檔案工作者更出色的發(fā)揮自己的職能。

參考文獻(xiàn)

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