機構電子文件管理能力體系的構建

薛四新 徐華 楊艷 王改嬌 籍淑麗 張曉

摘要：本文在分析電子文件管理工作的主要職能和關鍵活動的基礎上，提出基于職能域的組織管理電子文件的能力體系結構，并重點從組織運作、文件管控、技術實現(xiàn)和信息服務四個維度闡述電子文件管理能力的通用要求，為機構培育和提升電子文件管理的能力提供思路。

關鍵詞：電子文件職能域組織運作文件管控技術實現(xiàn)信息服務

Abstract：On the basis of major functions and critical analysis of electronic records management activities， this paper proposed the capacitys sys？ tem architecture of electronic records management based on the functional domain and described the general requirements from four dimensions such as capacity of organizations operation， capacity of re？ cordskeeping， capacity of ITS realization and capac？ ity of Information services.The purpose is to provide ideas and methods for the organization while im？ provingits ability of electronic records management.

Keywords： Electronic records；Functional do？ main；Organization operation；Recordskeeping；Technology realization；Information service

社會信息化的普及形成了大量的數(shù)字資源，其中最具業(yè)務證據(jù)屬性和文化傳承價值的電子文件受到國家和社會各界的高度重視。目前，美國、英國、加拿大、澳大利亞和中國等國家已經(jīng)將電子文件管理上升到國家戰(zhàn)略高度進行部署、實施和治理。[1]美國國家檔案局與文件署（NARA）建立了百人以上的、專門開展電子文件管理工作的部門，[2]任命電子文件首席執(zhí)行官并由其統(tǒng)一指揮，負責制定聯(lián)邦政府電子文件管理政策與制度，引導和推動聯(lián)邦政府電子政務活動中形成的電子文件的系統(tǒng)化管理工作。中國于2011年，建立了跨十個部委的電子文件管理部際聯(lián)席會議制度，設立了電子文件管理工作協(xié)調(diào)辦公室，并先后組織、制定和發(fā)布了《電子文件管理暫行辦法》《電子文件管理標準體系框架》《電子文件管理系統(tǒng)的通用功能要求》《電子文件系統(tǒng)測試規(guī)范》等國家層面的規(guī)章制度和標準規(guī)范，在中央部委、中央企業(yè)和省市級地方檔案局等多個單位開展電子文件管理（簡稱ERM）的試點工程，推動電子文件管理國家戰(zhàn)略的實施。國家層面的政策、制度與標準的制定推動了電子文件管理工作的有序開展。然而，由于組織管理電子文件不僅需要克服技術上的障礙，而且需要培育管理人員的IT素養(yǎng)和專業(yè)技能，甚至需要跨越現(xiàn)有社會分工在體制機制上的組織邊界和職能約束，來解決跨職能部門間甚至是跨機構間的資源整合和溝通協(xié)作的問題，這就要求機構內(nèi)部具有跨部門的組織（簡稱ER？ MO）擁有管理電子文件的能力，負責開展電子文件管理工作。本文正是即基于這樣的認識展開研究，即基于電子文件管理的職能域，提出四個維度的能力體系構建設想。

一、電子文件管理的職能域分析

ERMO的主體業(yè)務是圍繞其管理對象即電子文件而展開的各項活動，需要借助網(wǎng)絡技術環(huán)境中的管理信息系統(tǒng)來開展。首先，核心業(yè)務內(nèi)容應始于電子文件的創(chuàng)建甚至是文件模板的設計階段，貫穿于電子文件生命周期各個關鍵節(jié)點，如電子文件的審核、簽發(fā)、流轉、發(fā)布、歸檔、鑒定、使用、審計、保護和長期保存等，止于電子文件的銷毀處置。[3]其次，電子文件產(chǎn)生于信息技術環(huán)境，管理人員對其實施科學管理無法離開網(wǎng)絡技術環(huán)境。再次，需要跨越以往的部門甚至機構的邊界進行資源的調(diào)度與配置、管理的溝通與協(xié)調(diào)，制度的制定與實施，政策的推進與落實，ERM文化氛圍的建設與宣貫，以及電子文件管理質量的督察與審計等工作。最后，電子文件的數(shù)字形態(tài)及其IT環(huán)境依賴性等特征，使得檔案的檢索利用、編纂編研等業(yè)務工作發(fā)生變革，搜索引擎和數(shù)據(jù)挖掘將廣為使用。由此，ERMO的工作可劃分為管理運作、文件控制、技術實現(xiàn)和信息服務四大職能域，如圖1所示。

這四大職能域因工作重心不同而相對獨立，因業(yè)務協(xié)同而相互支撐。其中，管理運作職能域的工作重點是組織全局的運行控制，解決體制、機制、資金、設施、人員等問題；文件控制職能域則是圍繞電子文件管理的業(yè)務活動而開展工作，解決電子文件生命周期全過程的憑證留存和歸類處理等問題；信息服務職能域是圍繞用戶對文件使用的需求而開展的文件公開、查閱檢索和基于文件背景和內(nèi)容提供更細的內(nèi)容服務等工作，解決基于文件的信息消費需求問題；技術實現(xiàn)職能域則是通過使用各種信息技術手段和工具，建立信息化工作平臺，將管理運作、文件控制和信息服務的職能盡可能地通過信息系統(tǒng)的方式將其進行關聯(lián)。

二、電子文件管理的環(huán)境要素分析

電子文件管理的需求源于社會、國家和機構內(nèi)信息化環(huán)境的漸進式形成、應用系統(tǒng)的滾動式建設、電子文件數(shù)量的規(guī)?；鲩L和機構戰(zhàn)略目標實現(xiàn)的知識化支撐。任何機構和組織開展ERM工作需要在國家ERM戰(zhàn)略規(guī)劃和法規(guī)政策的引導下，針對機構的信息化水平和運營目標，明確電子文件管理工作的戰(zhàn)略定位，成立跨部門的電子文件管理工作組織（如ERMO）。通過宣傳和滲透ERM的理論、思想和方法，在機構內(nèi)部營造ERM文化氛圍，逐步建立、健全和完善ERM的領導體制、組織架構、管理模式和運行機制，制定機構層面的ERM戰(zhàn)略目標和工作規(guī)劃，明確電子文件的價值定位和ERM工作的環(huán)境與條件，如圖2中圓形虛線框定的區(qū)域。主要包括機構層面信息化環(huán)境、機構對ERM的戰(zhàn)略定位、機構ERM領導體制和機構ERM文化的形成等?？梢哉f，機構的信息生態(tài)環(huán)境為ERMO架構其核心能力與履行其職能提供了設施環(huán)境、資源對象、文化氛圍和戰(zhàn)略指導。

（一）機構信息化環(huán)境

機構信息化環(huán)境是指機構在信息技術基礎設施建設情況、應用系統(tǒng)實施與使用范圍、電子文件信息資源形成與留存等方面的基礎軟硬件和電子文件資源的狀況，它是開展ERM的基礎支撐條件和制約條件，機構的ERM戰(zhàn)略規(guī)劃、行動部署等都要以機構信息化環(huán)境和水平為基準。因此ERMO開展ERM工作應針對機構的信息化發(fā)展戰(zhàn)略和應用現(xiàn)狀制定切合實際的ERM模式和應用系統(tǒng)。

（二）機構ERM定位

機構ERM定位是ERM在機構全局業(yè)務中的戰(zhàn)略地位，是反映機構對ERM工作的重視程度，是決定機構ERM業(yè)務開展和持續(xù)發(fā)展的重要前提和關鍵因素，它決定機構ERM文化建設、機構ERM領導體制形成和ERM專業(yè)業(yè)務能力體系的構建。ERM定位應明確電子文件在機構信息資源中的價值和特性，ERM工作的作用和意義，以及ERM組織與機構其他業(yè)務部門之間的協(xié)作關系。通?？梢詮碾娮游募Y源定位、ERM工作定位、ERM主管領導重視程度等方面來反映機構ERM工作在機構層面的戰(zhàn)略定位。

（三）機構ERM文化

機構ERM文化是機構及其人員在國家、行業(yè)ERM戰(zhàn)略的指導下，依據(jù)機構內(nèi)部信息化發(fā)展水平和信息資源管理戰(zhàn)略，逐步形成對電子文件價值的判斷和認識，以及開展ERM的思想、理念、行為和習慣，它體現(xiàn)了機構及其人員對電子文件價值的判斷和認識，及其了解、支持或開展ERM工作的態(tài)度、行為和習慣。機構ERM文化與機構整體文化制度建設密切相關，應與相關的國家基本制度相吻合，反映機構及其人員的意識形態(tài)。ERM文化氛圍的形成一方面取決于機構自上而下確立的ERM戰(zhàn)略目標、工作規(guī)劃、理念宣傳和行動引導；另一方面取決于機構ERMO自下而上開展的ERM專業(yè)活動的業(yè)務能力、技術能力和信息服務能力。

（四）ERM領導體制

ERM領導體制是指機構在組織機構設置、領導隸屬關系及其管理的責權劃分等方面的體系、制度、方法、形式等總稱，是機構建立在ERM的戰(zhàn)略目標、指導思想、基本理念與管理規(guī)范等規(guī)定性之上的領導責任和權力結構，是機構內(nèi)部其他相關部門與ERM部門、ERM領導者與被領導者之間發(fā)生作用的橋梁，對于機構ERM文化的形成和管理業(yè)務的開展具有重要促進作用。ERM領導體制在機構內(nèi)部應形成相對獨立的組織系統(tǒng)，負責ERM工作與其他相關工作的協(xié)同，并具有嚴格的制度規(guī)范以保證ERM領導活動的完整性、一致性、穩(wěn)定性和連貫性。該組織系統(tǒng)應能夠根據(jù)國家和行業(yè)ERM的戰(zhàn)略思想與整體要求，引導和促進機構ERM文化的形成，明確電子文件資源的價值及其管理意義，開展決策指揮、資源部署、人員調(diào)度和監(jiān)督檢查等管理活動。

三、電子文件管理的能力體系結構

（一）組織運作能力

組織運作能力是指ERMO圍繞ERM工作在宏觀和中觀層面所應具備的管理體系建設、制度規(guī)范落實和組織運行管理與控制的能力。它包括領導體制的形成、組織結構的架構、崗位職能的設置以及開展ERM工作所具備的公共資源的調(diào)度配置的能力；制度規(guī)范落實能力包括對國家、行業(yè)相關法規(guī)政策、標準規(guī)范的學習和理解能力，制定切合本單位開展ERM工作的管理制度、業(yè)務規(guī)范、工作程序和實施標準的能力，以及對制度規(guī)范的宣貫、執(zhí)行和維護能力等；組織運行管理與控制能力包括組織運作機制的健全與完善能力，人員配置與管理能力，業(yè)務過程監(jiān)管、控制、評估與改進能力等。具體可從組織部署、戰(zhàn)略規(guī)劃、戰(zhàn)術安排、制度實現(xiàn)、人員配置、溝通協(xié)作、調(diào)度監(jiān)管等方面進行能力體系的構建和培育。

（二）技術實現(xiàn)能力

技術實現(xiàn)能力是指ERMO借助技術手段為ERM工作的開展提供的IT系統(tǒng)實現(xiàn)能力和支撐組織基于網(wǎng)絡計算機系統(tǒng)開展各項文件管理工作的專業(yè)技術能力，主要包括IT系統(tǒng)架構（方案設計、IT環(huán)境整合/變遷、風險控制、安全）、系統(tǒng)實現(xiàn)、數(shù)字倉儲管理、運行維護、IT服務管理等方面的能力，是從電子文件賴以生存的信息化技術環(huán)境及其不斷發(fā)展等角度為ERM工作的開展提供技術服務和質量保障。[4]具體可從信息化工具的提供、信息系統(tǒng)的實現(xiàn)、業(yè)務數(shù)據(jù)存儲、系統(tǒng)運行維護、運行環(huán)境遷移、安全風險控制和IT服務管理等方面進行能力體系的構建和培育。

（三）文件控制能力

它是指機構及其人員圍繞電子文件生命周期全過程開展ERM所應具備的專業(yè)業(yè)務能力，主要包括ERM框架設計、ERM業(yè)務開展，即圍繞文件對象所開展的各項工作，例如文件銷毀、文件統(tǒng)計、ERM業(yè)務治理改進等方面的能力。其中，文件管理業(yè)務工作的開展基于系統(tǒng)而開展，其覆蓋系統(tǒng)中電子文件模型的構建、文件分類、文件鑒定、證據(jù)留存（整理）、文件處置、文件保存（遷移轉換格式）、文件銷毀、文件統(tǒng)計和文件管理監(jiān)控與治理等方面的綜合能力。具體可從文件鑒定、證據(jù)留存、文件分類、文件處置、文件保護、文件銷毀、文件統(tǒng)計等多個方面進行能力體系的構建和培育。[5]

（四）信息服務能力

信息服務能力是指機構面向ERMO之外的人員（如機構內(nèi)個人/部門、社會團體、社會公眾），基于電子文件及其系統(tǒng)環(huán)境所提供的信息服務能力，主要包括電子文件的公開公布、檢索利用、編纂編研、內(nèi)容開發(fā)、知識服務等方面的能力，是從電子文件傳播、使用和傳承的需求角度保障ERM終極目標的實現(xiàn)。ERM信息服務能力是ERM核心能力的重要組成部分，反映了ERM水平和發(fā)展?jié)摿?，體現(xiàn)了ERMO所能提供的專業(yè)服務能力。具體可從電子文件信息的安全保密、公開公布、檢索使用、交換共享、編纂編研、信息開發(fā)和知識展現(xiàn)等多個方面進行能力體系的構建和培育。

*本文為國家社會科學基金資助項目“云計算環(huán)境下電子文件的憑證性保障的原理與方法研究”（項目編號：15BTQ079）和“云數(shù)字檔案館風險評估指標體系研究”（項目編號：14BTQ062）的階段性研究成果之一。

注釋及參考文獻：

[1][3]馮惠玲等.電子文件管理國家戰(zhàn)略[M].北京：中國人民大學出版社.2011.21-22.

[2]Paul M. Wester，中國人民大學第二屆電子文件管理論壇發(fā)言.2011. 3.

[4]薛四新.云計算環(huán)境下電子文件管理的實現(xiàn)機理研究[M].上海：世界圖書出版社.2012. 45-49.

[5]錢毅等. GB/T29194電子文件管理系統(tǒng)的通用功能要求[M].北京中國標準出版社.2012.16-19.