淺談檔案信息化建設(shè)的問題及建議

張飛

摘 要：檔案信息化建設(shè)是為人民群眾提供高效便捷查閱利用服務(wù)的前提，是建設(shè)數(shù)字化檔案館的重要組成部分，也是社會(huì)各類檔案館（室）需要及時(shí)開展工作之一。本文就如何開展檔案信息化建設(shè)提出意見和建議，希望能夠?yàn)闄n案信息化建設(shè)提供一些思路和方法。

關(guān)鍵詞：檔案管理 檔案信息化建設(shè) 思路

檔案是過去和現(xiàn)在國家機(jī)構(gòu)和社會(huì)組織以及個(gè)人在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)直接形成的歷史記錄，記載的是人們?cè)诮?jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展中所形成的原始資料，真實(shí)的反映了社會(huì)各領(lǐng)域發(fā)展的真實(shí)狀況。檔案館是保存這些原始資料的國家機(jī)構(gòu)，發(fā)揮著為黨管檔、為國守史、為民服務(wù)的作用。隨著檔案事業(yè)的科學(xué)發(fā)展，檔案管理工作已經(jīng)漸漸和信息技術(shù)相結(jié)合，檔案管理的工作效率和質(zhì)量實(shí)現(xiàn)長足進(jìn)步，對(duì)于檔案管理工作必須適應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展新要求，做到紙質(zhì)檔案數(shù)字化，打造高科技的數(shù)字化檔案館，同時(shí)檔案信息化建設(shè)是未來檔案事業(yè)發(fā)展的必然方向，也是各地檔案事業(yè)發(fā)展的短板。在當(dāng)前社會(huì)發(fā)展大背景下，檔案信息化對(duì)于檔案工作更加科學(xué)的開展有著重要的作用，同時(shí)也關(guān)系到在“互聯(lián)網(wǎng)+”的時(shí)代下檔案管理工作能否為當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)實(shí)現(xiàn)跨越式發(fā)展提供支持。

一、檔案信息化建設(shè)的重要性

信息化是指利用數(shù)據(jù)儲(chǔ)存技術(shù)、 數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等技術(shù)手段，將紙質(zhì)檔案數(shù)字化并建成檔案數(shù)據(jù)信息庫，為查閱利用提供無紙化服務(wù)。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案移動(dòng)性和便利性較差，尤其是檔案資料的篇幅稍大時(shí)，只能借助其它設(shè)備對(duì)其翻新或搬動(dòng)，查找年代久遠(yuǎn)的檔案資料時(shí)容易造成紙張的二次傷害，另外查閱利用紙質(zhì)檔案需要的時(shí)間通常較長，速度較慢。在經(jīng)濟(jì)社會(huì)不斷發(fā)展的過程中，電子檔案有它獨(dú)特的優(yōu)勢(shì)，占用空間小、查找速度快，數(shù)據(jù)庫的儲(chǔ)存方式讓電子檔案節(jié)約了大量空間，只需要不斷加大數(shù)據(jù)存儲(chǔ)介質(zhì)即可，在檔案數(shù)據(jù)庫中檢索所需要的檔案資料的關(guān)鍵字就能搜索出所有對(duì)應(yīng)關(guān)鍵字的檔案資料，在分別查看就能迅速找到所需要的檔案資料。在科學(xué)技術(shù)迅速發(fā)展的今天，紙質(zhì)檔案的數(shù)字化對(duì)檔案保護(hù)、查閱利用工作有重要作用，尤其是大幅度減少紙質(zhì)檔案查閱利用次數(shù)，提高了紙質(zhì)檔案的保存期限，為檔案資料保護(hù)提供了新途徑。

二、檔案信息化建設(shè)中存在的問題

1.檔案信息化建設(shè)意識(shí)不強(qiáng)。目前，有關(guān)工作人員對(duì)檔案信息化建設(shè)存在一定的誤區(qū)，仍然認(rèn)為檔案管理工作不是單位主要業(yè)務(wù)工作，僅僅是收集、整理相關(guān)檔案資料，能夠滿足日后的查閱利用工作就夠了，更不需要將檔案信息化。還有一些機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)，導(dǎo)致了檔案信息化工作難以推進(jìn)，檔案信息化的優(yōu)勢(shì)難以體現(xiàn)，新技術(shù)、新方法難以推廣，檔案工作缺乏科學(xué)化、制度化管理，常常出現(xiàn)檔案管理漏洞，嚴(yán)重影響檔案工作適應(yīng)和服務(wù)本單位中心工作。

2.檔案信息化建設(shè)缺乏專業(yè)人才。隨著國家信息化技術(shù)的推廣和普及，檔案工作不再是單純的管理紙質(zhì)檔案，更要求紙質(zhì)檔案的數(shù)字化，同時(shí)完成紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案的進(jìn)館保存，在這一過程，需要懂得一定信息化技術(shù)的人才來完成，但實(shí)際情況是從事檔案管理工作的專業(yè)技術(shù)人才相當(dāng)缺乏，制約了檔案管理工作的整體發(fā)展，嚴(yán)重影響了檔案查閱利用的效率，導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)工作整體存在跟不上時(shí)代發(fā)展的問題。近年來，多所大學(xué)撤銷了檔案專業(yè)，導(dǎo)致檔案管理人才更加匱乏，加之大部分企事業(yè)單位從事檔案工作的人員很少是檔案專業(yè)畢業(yè)的，限制了檔案信息化建設(shè)的整體發(fā)展。

3.檔案信息化建設(shè)投入不足。很多機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位對(duì)檔案信息化建設(shè)的資金投入不足，檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施不完善，檔案信息化建設(shè)的設(shè)備配置缺少，直接影響了檔案信息化建設(shè)的開展，整體來看檔案信息化建設(shè)硬件建設(shè)相對(duì)落后。檔案信息化建設(shè)軟件投入也相對(duì)較少，缺乏檔案信息化相應(yīng)的管理軟件，沒有開展檔案信息化建設(shè)的平臺(tái)，缺少檔案信息化建設(shè)的工作制度和相關(guān)執(zhí)行的規(guī)程。同時(shí)有些一部分單位的分管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作認(rèn)識(shí)不夠，覺得檔案工作只是管理一些資料，不丟失即可，很少開展檔案管理人員繼續(xù)教育和業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)。

4. 檔案信息化建設(shè)有償服務(wù)不多。2002年國家檔案局中央檔案館印發(fā)了《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》的通知，標(biāo)志著檔案信息化建設(shè)正式開始納入到檔案管理工作中，但由于歷史原因，一些檔案館（室）已經(jīng)存有大量紙質(zhì)檔案，再加上檔案信息化建設(shè)初期，信息化建設(shè)經(jīng)費(fèi)投入不足和檔案管理人員缺乏，在面對(duì)大量的歷史檔案，紙質(zhì)檔案數(shù)字化進(jìn)程緩慢，導(dǎo)致很多地方到現(xiàn)在還存有大量紙質(zhì)檔案未完成數(shù)字化轉(zhuǎn)換。一些地區(qū)成立了數(shù)量不多檔案數(shù)字化服務(wù)公司，專門從事紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作，收取一定的費(fèi)用，但部分公司專業(yè)化層度不高，難以完成檔案信息化建設(shè)的全部任務(wù)。

三、加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的對(duì)策

1.增強(qiáng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和工作人員的檔案管理意識(shí)，重視檔案信息化建設(shè)工作。對(duì)于檔案信息化建設(shè)想要構(gòu)建一個(gè)高效的體系，首先應(yīng)該增強(qiáng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理和檔案信息化建設(shè)工作的重視，在人員、資金方面增加相應(yīng)的投入，檔案是不可再生資源，一旦錯(cuò)過了收集、整理的良好時(shí)機(jī)，那么再就沒有機(jī)會(huì)進(jìn)行完整有效的檔案管理工作。所以說，有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和工作人員應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)檔案管理和檔案信息化建設(shè)的重要性，切實(shí)肩負(fù)起應(yīng)該承擔(dān)的責(zé)任，加強(qiáng)與檔案監(jiān)管部門和相關(guān)部門的溝通，構(gòu)建起檔案管理工作大發(fā)展機(jī)制，從而有效的保存機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位所產(chǎn)生的珍貴檔案資料并及時(shí)開展有效的檔案信息化工作。

2.加大對(duì)檔案信息化建設(shè)人才培養(yǎng)，為檔案現(xiàn)代化管理提供強(qiáng)大的技術(shù)支持。對(duì)于檔案信息化建設(shè)極為重要的一點(diǎn)就是檔案信息化建設(shè)人才的培養(yǎng)，檔案信息化的較高技術(shù)決定了需要掌握現(xiàn)代化信息技術(shù)的人員去開展相關(guān)工作，雖然近幾年相關(guān)部門加大了相關(guān)人才培養(yǎng)，但與檔案信息化建設(shè)所需要的人才相差甚遠(yuǎn)，還遠(yuǎn)遠(yuǎn)滿足不了檔案信息化的需要。應(yīng)該進(jìn)一步加強(qiáng)人才引進(jìn)和培訓(xùn)，赴先進(jìn)地區(qū)學(xué)習(xí)當(dāng)?shù)貦n案信息化建設(shè)工作的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，在不斷的學(xué)習(xí)培訓(xùn)和實(shí)踐中，提高檔案信息化建設(shè)工作人員的自身素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力，為檔案現(xiàn)代化管理和檔案信息化建設(shè)工作提供強(qiáng)大的技術(shù)支持。

3.增加檔案信息化建設(shè)相關(guān)工作的投入力度，強(qiáng)化持續(xù)投入意識(shí)。要建立一個(gè)先進(jìn)、科學(xué)、強(qiáng)大和安全的檔案信息化建設(shè)管理體系，需要大量的資金、技術(shù)等的支持，最主要的是要科學(xué)配置好檔案信息化建設(shè)的相關(guān)設(shè)備，這是實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的物質(zhì)基礎(chǔ)。同時(shí)也要規(guī)劃長遠(yuǎn)的檔案信息化建設(shè)的方案，將檔案信息化建設(shè)工作全部納入檔案管理工作的重要部分，分批次、分步驟有序開展檔案信息化建設(shè)，建立健全檔案信息化建設(shè)完整的考核體系，對(duì)相關(guān)工作人員進(jìn)行考核，保證檔案信息化建設(shè)工作不斷科學(xué)、有序開展下去。

4. 鼓勵(lì)民間資本投資檔案管理有償服務(wù)，依法依規(guī)開展檔案信息化建設(shè)。按照《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》中相關(guān)要求，鼓勵(lì)民間資金創(chuàng)立檔案信息化公司，專門從事紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作，申請(qǐng)保密資質(zhì)審核，完善檔案信息化建設(shè)工作制度，打造一支可以承包檔案信息化工作的專業(yè)隊(duì)伍，加速一些檔案館（室）紙質(zhì)檔案數(shù)字化進(jìn)展，為建設(shè)數(shù)字檔案館，實(shí)現(xiàn)電子檔案查閱利用和無紙化辦公提供多元化的選擇，不斷壯大繁榮檔案信息化建設(shè)有償服務(wù)公司創(chuàng)業(yè)，提供更多科學(xué)、先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)。

四、結(jié)語

檔案信息化建設(shè)對(duì)于機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的跨越式發(fā)展有著重要的影響，是檔案管理工作的重中之重，也是需要長期構(gòu)建開展的工作，需要相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和工作人員的高度重視和各相關(guān)部門的積極配合，以及檔案信息化設(shè)備的科學(xué)管理為支持，還需要檔案信息化建設(shè)的軟硬件不斷投入，為檔案信息化建設(shè)的開展提供一個(gè)良好的環(huán)境。我們還應(yīng)該根據(jù)推進(jìn)檔案信息化建設(shè)中產(chǎn)生的新問題，結(jié)合檔案工作實(shí)際，不斷進(jìn)行調(diào)整，從而保證檔案信息化建設(shè)工作能夠?yàn)闄C(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的實(shí)現(xiàn)跨越式發(fā)展提供不斷的支持。

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